Het verkrijgen van Treinvrije Perioden (TVP’n) – Opgave Kernprogramma 2014-2016

25-07-2017
Janine van Oosten

Hans van der Lit – ProRail

In het kader van ‘de Opgave’ heb ik beschreven waar ik hinder van ondervind in mijn dagelijkse werkzaamheden als Projectmanager bij ProRail, te weten het verkrijgen van treinvrije perioden (TVP’n). Ik zie twee problemen rondom het aanvragen van TVP’n. In de eerste plaats is het storend dat de doorlooptijd voor het aanvragen van een TVP zo lang duurt. In de tweede plaats leidt de huidige wijze van het clusteren van projecten tot problemen in de uitvoering van de projecten. Als casus in dit onderzoek is de Havenspoorlijn als onderdeel van de Betuweroute gekozen met in totaal vijftien projecten in de periode 2015-2017.

De onderzoeksvraag waar Hans op ingaat: “Hoe komt het dat we jaarlijks een uitdaging hebben om de TVP’n vastgesteld te krijgen?”

Foto van de Betuweroute door Ronald Tilleman.

Probleemanalyse

Als eerste stap om de problemen in kaart te brengen, heb ik de intern afgesproken norm voor het verkrijgen van TVP’n uitgeschreven. Een eerste blik op de normstelling laat zien dat er drie partijen binnen ProRail (AM, Projecten en CM) uiteindelijk betrokken zijn bij het proces. Hierbij valt op dat er twintig maanden nodig zijn om alles intern duidelijk te krijgen en dat er dan nog maar vier maanden overblijven voor aanbesteding en uitvoering.

Vervolgens heb ik de gegevens van de projecten op de Havenspoorlijn als onderdeel van de Betuweroute opgevraagd om inzicht te krijgen in hoe de norm zich verhoudt ten opzichte van het werkelijke proces. Dit proces heb ik vervolgens onderverdeeld in drie deelactiviteiten. Activiteit 1 betreft de overdracht van AM naar Projecten, activiteit 2 is de vaststelling van de scope door beide partijen en activiteit 3 is de aanvraag van TVP-kaders voor deze projecten. De uitkomsten van de analyse laten zien dat er, zowel in positieve- als negatieve zin, sterk van de norm wordt afgeweken in de voorbereiding door AM. Daarnaast blijkt het vaststellen van de scope tussen AM en Projecten een proces waar geen eenduidige structuur in te herkennen is terwijl dit wel noodzakelijk lijkt om op tijd de aanvragen voor de TVP’n vast te stellen. Daarentegen wordt de harde norm van 1 december voor het aanvragen van de TVP’n, ondanks het gebrek aan een eenduidige structuur, in veel gevallen toch wel gehaald.

Tot slot worden er over het algemeen door de projecten te veel TVP’n aangevraagd waardoor CM de gemaakte afspraken met de vervoerders en verladers niet na kan komen. De oplossing wordt nu veelal gezocht in het clusteren van projecten. Het probleem is echter dat de Vakdeskundige alleen naar zijn scope kijkt en vooraf nog geen zicht heeft op de clustering naar projecten. Wat ook meespeelt, is dat verschillende Vakdeskundigen geen inzicht hebben in het totale pakket dat wordt overgedragen aan Projecten. Voor de Planco, die uiteindelijk verantwoordelijk is voor de overdracht en het vaststellen van het pakket, is het daarom op basis van de scope niet of nauwelijks te bepalen hoeveel TVP-kaders nodig zijn om het werk in het vooraf vastgestelde jaarplan uit te voeren.

Oplossingen

Om deze problemen op te lossen zijn twee oplossingen verder uitgewerkt, namelijk ‘Stel de scope samen vast’ en ‘Cluster de scope aan de ontwerptafel’. Beide oplossingen kunnen naast elkaar worden ingevoerd. De eerste oplossing heeft als voordeel dat afstemming betreffende de scope van de projecten op één plek binnen de organisatie plaatsvindt. Hiermee kan een kwalitatief goed ontwerp vastgesteld worden en de opdracht in de markt gezet en aanbesteed worden. Daarnaast wordt er op tijd een goed onderbouwde aanvraag van TVP-kaders aan CM voorgelegd voor haar gesprekken met de vervoerders en verladers.

De tweede oplossing zorgt ervoor dat projecten geclusterd worden op een wijze die zowel wenselijk is voor CM en Projecten als voor de uitvoerend aannemer. CM en Projecten kunnen met minder TVP-kaders het gesprek aangaan met de vervoerders en verladers en de uitvoerend aannemer kan haar werk uitvoeren in een TVP zonder last te hebben van bijvoorbeeld het niet kunnen aan- en afvoeren van werktreinen over de (werk)sporen. Met beide oplossingen kunnen de door mij eerder beschreven knelpunten (de duur van het proces en het clusteren van projecten) op een adequate manier worden aangepakt.