• 20 november 2015
• Desiree Hoving

Michiel Ruis. Foto: Suzanne Blanchard

Waarom heb je het Topprogramma gedaan?

“Ik vind het belangrijk om af en toe echt te investeren in mezelf. Om dingen te leren, wil ik graag dingen ervaren in een groep die ik vaker zie. Dan krijg je feedback en kun je experimenteren met je eigen gedrag. Dat geldt trouwens voor alle programma’s van Neerlands diep. Dat is de eerste reden”.

En de tweede?

“Ik werkte 15 jaar bij het ministerie van infrastructuur en milieu (I&M) en dacht na over mijn volgende carrièrestap. Ik ben als politicoloog opgeleid, kom uit de beleidswereld en had het gevoel dat ik weer de uitvoering in wilde. Maar ik wist het niet zeker. Bovendien wilde ik zorgen dat het beleid van het ministerie beter aansluit bij uitvoeringsorganisaties zoals Rijkswaterstaat. Door een cursus te gaan doen met mensen die meer in de uitvoering zitten, wilde ik kijken of ik me daar zelf ook tot aangetrokken voelde”.

Waarom voelde je je aangetrokken tot die uitvoering?

“Ik ben best goed in het zorgen dat iedereen binnen het ministerie op één lijn zit, maar toch voelde het soms alsof ik in de Haagse kaasstolp zat opgesloten, terwijl de wereld breder is. In Den Haag wordt te vaak gedacht: iets is een succes als we geen politiek gedoe hebben. Dat vind ik te mager. Het mag meer gefocust op de buitenwereld zijn: voor wie willen we wat gaan veranderen en hoe pakken we dat zo goed mogelijk aan? Na de eerste bijeenkomst van het Topprogramma, was voor mij duidelijk dat ik zo’n overstap zou kunnen en willen zetten”.

Hoe heeft het Topprogramma je geholpen bij je dagelijkse werk bij het ministerie?

“Ik was hoofd van het Meerjarenprogramma Infrastructuur, Ruimte en Transport (MIRT), en koppelde het MIRT aan een vernieuwingsprogramma. Ik zei: ik heb het programma zo en zo opgezet, maar niet iedereen ziet het zitten. Een cursusgenoot vroeg me toen of ik had nagedacht over wat de positieve prikkel voor andere partijen is om eraan mee te doen. Want waarom zouden ze? Daar moet ik wat mee doen, dacht ik toen. Ook leerde ik dat het belangrijk is om goed na te denken over storytelling, het verhaal rond je project. In het Topprogramma zaten een paar directeuren van ingenieursbureaus van grote steden. Die hebben ook tig projecten en zitten in een vergelijkbare situatie als ik nu zit. Daardoor ging ik m’n eigen werk van meerdere kanten bekijken. Als je om je project heen gaat cirkelen, dan zie je altijd meer”.

Zou je dat ook aan andere programmamanagers willen leren?

“Ja. De klassieke manier hoe we projecten doen is: je maakt een projectplan en gaat aan de slag met stap één. Als dat klaar is, ga je naar stap twee. De meeste mensen vinden dat ze het goed hebben gedaan als ze zich aan de opdracht hebben gehouden. Soms vindt een projectmanager dat hij een project goed gedaan heeft, maar dat de omgeving dwars ligt waardoor hij niet tot een goed resultaat kan komen. Hij legt de schuld buiten hemzelf. Operatie gelukt, patiënt overleden, denk ik dan. Dat schiet dus niet op. Project- of programmamanagers neem vaak niet de tijd om met enige afstand naar hun eigen project te kijken. Hoe ziet mijn omgeving er uit en hoe staat mijn project op de kaart? Ben ik wel genoeg in de picture bij de mensen die er straks toe gaan doen? Is er genoeg draagvlak bij die en die partij? Het hier en nu is vaak heel dominant in projecten, en vaak winnen de urgente zaken het dan van de belangrijke zaken”.

Toppers worden gestimuleerd hun kennis over te dragen. Wat zou jij willen overdragen?

“Ik zou drie dingen willen overdragen. Ten eerste: bij integrale projecten ook integraal werken en besluiten. Als je projecten hebt die water, recreatie, bereikbaarheid en verstedelijking raken, dan moet je die sectoren er ook bij betrekken. Je kunt niet een weg aanleggen en de verstedelijking buiten beschouwing laten of vice versa. Ten tweede: samenwerken. Ik heb meegemaakt dat sommige projectleiders niet met andere partijen praten, omdat ze denken dat het uiteindelijk alleen maar tot meer wensen leidt en dus extra geld kost dat er niet is. Deze struisvogelhouding is niet erg productief. Het rijk is steeds meer van andere partijen afhankelijk. En bovendien kan je in het gesprek prima de (financiële) kaders aangeven. Tenslotte duiken we te snel in oplossingen terwijl we de opgaven nog niet helder hebben. Zo hebben we tot 2028 in het MIRT vastgelegd welke infra en welke activiteiten er precies nodig zijn. Eigenlijk is dat absurd, omdat de wereld er dan heel anders uit ziet. Wat zijn over tien jaar de wensen, de risico’s en de technologische mogelijkheden? We zouden met z’n allen veel meer programmatisch moeten sturen. Dus niet geld te vroeg aan een oplossingsrichting koppelen, maar aan een opgave. Wat dat betreft kan het Infrafonds nog wel wat van het Deltafonds leren”.

Inmiddels ben je directeur bij de gemeente Haarlemmermeer. Welke les uit het Topprogramma pas je dagelijks toe?

“Wat ik heel leuk vond, waren de fysieke oefeningen. Zo moesten we boksen. De eerste keer ging dat bij mij voor geen meter, ik sloeg er maar wat op los. Toen zei de instructeur: kijk eens naar die ander, maak eens contact met die persoon. Ga dan nog eens verder met die bokswedstrijd. Het ging daarna veel beter! Deze les pas ik ook toe in mijn werk. Eerder had ik nogal de neiging om bij een overleg meteen ter zake te komen en meteen met het eerste agendapunt te beginnen. Ik gunde mezelf niet de ruimte om contact met degene tegenover me te maken, dat doe ik nu wel”.

Welke lessen die je bij het ministerie leerde, breng je weer in bij de gemeente?

“Ik werd mede aangenomen vanwege mijn grote netwerk bij het Rijk, de provincie Noord-Holland, Amsterdam en andere grote steden. Ik ben iemand die veel naar buiten gaat om contacten te leggen. Één van de opdrachten die ik hier heb is te zorgen dat deze organisatie ook meer naar buiten gaat. Overigens kan I&M daar ook nog sterk in verbeteren”.

Helpt het Topprogramma daar ook bij?

“Ja. We hebben ook aikido gedaan. Daar let je op hoe de ander beweegt en je kijkt welke krachten je kunt versterken. Dat is eigenlijk hetzelfde als hoe je een projectleider probeert te motiveren om dingen te doen. Ik kijk en luister beter naar waar iemand zelf mee komt. Als dat net niet de goede richting is, dan ga je in gesprek over een andere richting. Dat is een andere benadering. In theorie wist ik dat ook wel, maar tijdens het Topprogramma leerde ik om m’n gedrag te veranderen. Doordat je met een gemotiveerde groep bent die zich kwetsbaar opstelt, worden dingen benoemd, durf je kritisch naar jezelf te zijn en te experimenteren. Daar komen mooie dingen uit”.