- 11 september 2013
- Jenny Kamstra
Gerrit ten Klooster is projectmanager bij ProRail voor het project VleuGel/DSSU (DoorStroomStationUtrecht). Dit voorjaar liet hij zijn team in de Spiegel kijken. In twee dagen tijd zijn zij door zichzelf en door zes collega’s uit verschillende projecten eens kritisch onder de loep genomen. Hoe hebben zij de sessies ervaren? En zijn er concrete dingen uitgekomen waar ze direct mee aan de slag konden? We belden Gerrit en vroegen hem naar zijn bevindingen.
Waarom wilde jij team VleuGel in de Spiegel laten kijken?
‘Ik had zelf al eerder meegedaan in het spiegelteam voor IJsei en had daar gemerkt dat het een hele constructieve manier is om naar je eigen functioneren te kijken en op zoek te gaan naar verbeterpunten.’
Was iedereen in je team meteen enthousiast?
‘Er leefde vooraf wel wat scepsis. Heeft het wel zin? Kunnen buitenstaanders in zo’n korte tijd wel een goed beeld van ons krijgen? Hebben we daar wel tijd voor? Moeten we niet gewoon aan het werk? Dat soort vragen zijn wel gesteld.’
Hoe heb je ze toch kunnen overtuigen?
‘Door mijn eigen ervaring te delen en door een goed moment te kiezen. 2013 is het jaar waarin we met de uitvoering van het DSSU beginnen. Dat is een mooi moment om er eens bij stil te staan hoe goed we alles op orde hebben. Hoe zit het met onze bedrijfsvoering? Met de contractering van onze aannemers? En zijn we goed aangehaakt op onze bestuurlijke omgeving? Het is goed om daar zelf over na te denken, maar je hebt altijd blinde vlekken waar anderen je op kunnen wijzen. Hierdoor werd de Spiegel een heel concreet en praktisch instrument dat we konden inzetten voor de opgave waar we op dat moment met elkaar voor stonden.’
Zijn er nog verrassende dingen uit de spiegelsessies gekomen?
‘Een van de verrassendste dingen vond ik dat we in de eerste sessie zelf tot de conclusie kwamen dat we ook wel wat trotser op ons zelf mogen zijn. Iedereen had de vragenlijst die bij de zelfspiegel hoort behoorlijk kritisch ingevuld, maar toen we daar met elkaar het gesprek over aan gingen kwamen we tot de conclusie dat er ook heel veel heel goed gaat en dat we niet moeten vergeten daar ook bij stil te staan.’
En wat waren de punten van de collega’s uit andere projecten?
‘Ook zij kwamen met de opmerking dat we niet moesten vergeten onze zegeningen te tellen. Een ander punt was: zorg goed voor jezelf door als team ook je eigen behoeften aan te geven in de lijnorganisatie. Probeer niet alles zelf op te lossen, maar geef aan wat je nodig hebt. Als wij tegenstrijdige vragen uit de organisatie krijgen, hebben we de neiging zelf naar een middenweg te zoeken, de collega’s kwamen met het advies: doe dat niet en leg het probleem terug bij de eigenaren. En een derde advies was: kies je strijd. Wij zijn best strijdvaardig als team. We willen voortmaken en obstakels uit de weg ruimen. Maar dat kost ook veel energie en tijd terwijl niet elke strijd het waard is om te voeren. Sommige dingen kun je ook laten gaan.’
Zijn er ook concrete acties geweest waar jullie gelijk mee aan de slag zijn gegaan?
‘Ik heb een gloeiende hekel aan actielijsten. Dus van alle tips en adviezen die we tijdens de Spiegel hebben gekregen, hebben we met elkaar drie onderdelen uitgekozen waar we ons nu op focussen. In 2014 pakken we de lijst er nog eens bij om te zien of er nog meer aandachtspunten zijn waar we wat mee kunnen.’
Welke drie onderwerpen waren dat?
‘Zorg voor een stabiele scope, was het advies dat we kregen voor de uitvoering van het DSSU project. Als team gedreven techneuten zijn wij gewend om voor alle problemen die anderen aandragen een oplossing te zoeken. Dat is mooi, maar het geeft ook onrust. Het advies van onze collega’s was om daar wat strenger in op te treden en dat hebben we gedaan. De stabiele scope is ons eerste focuspunt geworden. Nu naar het einde toe zijn we gestopt met het opnemen en inbrengen van vragen en opmerkingen van anderen. En dat heeft gewerkt. Er ligt nu een helder en duidelijk omlijnd verhaal.
Het tweede focuspunt werd ons strategisch omgevingsmanagement. Operationeel zijn wij heel sterk, onze communicatie met de omgeving wordt hoog gewaardeerd. Maar nu willen we kijken hoe we dit bij de plannen die er aan komen, nog wat pro-actiever kunnen inzetten. Welke contacten hebben we nodig op bestuurlijk niveau? Welke partijen zijn betrokken? Wat vinden zij belangrijk en waar maken ze zich zorgen over? Hoe framen wij de onderwerpen? Met andere woorden hoe nemen we zelf iets meer de regie? En het laatste punt waar we direct mee aan de slag zijn gegaan, is het advies te zorgen dat onze checks and balances op orde zijn.’
Hoe ga je dat doen?
‘We zijn hiervoor op zoek naar een manager projectbeheersing. Bij Rijkswaterstaat is die functie al heel bekend, maar bij ProRail veel minder. Ik denk dat het bij grote complexe projecten essentieel is dat er iemand is die inzichtelijk houdt hoe tijd, geld en risico’s zich tot elkaar verhouden. Tijdens de Spiegel werd deze gedachte bevestigd.’
Hoe kijken jij en je team nu terug op de Spiegel?
‘Positief. Ik ben blij en tevreden dat we hier tijd en energie in hebben gestoken. Het heeft blinde vlekken zichtbaar gemaakt en ons geholpen bij een aantal focuspunten. En dat in slechts twee dagen.’
Meer informatie
Bij vragen over de Spiegel kun je contact opnemen met Jaap Verkade via jaap@neerlandsdiep.nl of 06 – 55 19 55 91.
