Risico verhogende persoonlijkheidsfactoren voor burn-out:

• Perfectionisme
• Sterk verantwoordelijkheidsgevoel
• Angst niet te voldoen
• Grenzen onvoldoende aangeven
• Te veel hooi op de vork nemen

Confronterend

Hij bleef drieënhalve maand fulltime thuis en richtte zich op aardse zaken zoals koken, het huishouden, de zorg voor de kinderen. Maar in het begin waren zelfs de boodschappen moeilijk: “Mijn hoofd deed het echt niet meer. Ik kon niets meer vinden in de supermarkt. Dat was erg confronterend, normaalgesproken ben ik een wandelende encyclopedie.” Alles wat hij leuk vindt, en vond, deed Jim met zijn hoofd, zoals het arrangeren van muziek voor twee orkesten waar hij al tweeëndertig jaar deel van uitmaakt.

Ruimte en steun

Met de bedrijfspsycholoog ging hij zijn gedragspatronen na. Wat bleek: zijn agenda zat al jaren veel te vol, zonder enige gaten, momenten van rust. “Dat was niet normaal en is ook niet goed voor je. Op zo’n moment heb je een ander nodig om je dat te helpen inzien.” Zijn baas, Mark Wienbelt, maakte het grote verschil bij zijn herstel, zegt Jim. Mark zei: “Wij bepalen samen wanneer jij weer aan het werk gaat.” Dat zijn directe leidinggevende hem zoveel ruimte en steun gaf, was erg belangrijk voor zijn herstel. Uiteindelijk re-integreerde Jim op een schema van twee keer twee uur per week. Ging dat goed dan kreeg hij de week erop twee uur erbij. “Zo kon ik er langzaam weer ingroeien.”

Jims preventietips voor projectmanagers

Hoe voorkom je overbelasting en burn-out?

• Prop je tijd niet vol met taken en fte’s. Niet denken: “O, ik heb nog 0,1 fte over, daar past dit nog wel in.”
• Adrenaline is je beste vriend als je gezond bent, maar je ergste vijand als het misgaat. Sta daarom ook regelmatig uit! Het is niet normaal om iedere avond door te werken.
• Zorg dat je regelmatig ontspant, niet maar een keer per week.
• Zorg voor een sterk team met talent dat elkaar versterkt.
• Als je eenmaal een goed team hebt: vraag hen mee voor een nieuw project.
• Zorg dat je eerst een team hebt, of in ieder geval de rollen hebt toebedeeld, voordat je een project aanneemt.
• Wees alert op de juiste condities waarbinnen je een klus aanneemt, anders krijg je hem dubbel en dwars terug.
• Hou zelf de regie in handen door beargumenteerd ja of nee te zeggen.
• Heb ook oog voor het proces. Niet alleen het resultaat telt. Een project is pas succesvol als het proces ook goed verlopen is.
• Accepteer, en geef toe, dat iedereen (continu) fouten maakt.
• Leer meer kijken vanuit een meervoudig perspectief.
• Probeer voldoende te slapen. Ik bouwde een slaapschuld op door tijden lang maar vijf uur per nacht te slapen en dit in het weekend in te halen, dan raak je door je reserves heen.
• Ga na waar je energielekken zitten (ook bij hobby’s) en zeg deze af.

Ander soort projectmanager

Na terugkeer op het werk ging hij weer aan de slag met hetzelfde team als voorheen, maar zijn manier van werken is aanzienlijk veranderd, vertelt Jim. Hij is een ander soort projectmanager geworden sinds zijn burn-out. “Softer,” noemt hij het zelf, met een knipoog. Een ondersteunender soort leidinggevende, die meer luistert, opener is en meer vertrouwen schenkt. Hoewel hij wel het gevoel wil hebben dat het zíjn project is: “Ik wil de klappen helpen voorkomen of opvangen. Dat doe ik nu door mijn team meer en beter te informeren, en ook door beter naar hen te luisteren en zo geïnformeerd te blijven.”

Contracteren

Een tip die hij leerde tijdens het Nd Brug van Shirine Moerkerken, zou hij ook met anderen willen delen: (her)contracteren. “Dat deed ik in het verleden niet. Ik ben projecten begonnen terwijl ik nog niet eens een team had. Dat kan niet. Je moet eerst een team hebben, of op z’n minst de rollen hebben verdeeld. Dat advies van Shirine onderschrijf ik dus van harte. En hercontracteren is lastig, maar je krijgt ‘m dubbel en dwars terug als je niet eerst de juiste condities creëert. Voor mijn burn-out was ik daar minder alert op.”

Comeback van een burn-out

Wat zijn Jims ervaringen en voorwaarden geweest voor een goede re-integratie en herstel?  Het staat of valt met de volgende elementen, aldus Jim:

• Manage je verwachtingen én spreek ze uit: dit heb ik nodig.
• Wees open naar je team: vertel hoe het met je gaat.
• Kijk waar je team jou kan helpen, en waar jij hen kunt helpen.
• Probeer druk te voorkomen: zowel op jezelf als op je teamleden.
• Leer je team goed kennen en leer hen vertrouwen. Vertrouwen werkt beter dan controleren. In tegenstelling tot het bekende credo ‘Vertrouwen is goed, controleren is beter.’ Mensen waarderen het als je meer loslaat en vertrouwen schenkt.
• Leer op je handen zitten. Ik heb het geleerd en durf te beweren dat mijn projecten nu zelfs beter gaan.
• Ik ben een stuk ‘softer’ geworden door meer te luisteren naar mijn teamleden. Ik vraag nu zelfs weleens: “Wat vind je eigenlijk van me?” Ik ben een meer ondersteunende leidinggevende geworden.

Terugval voorkomen

Tijdens de veerkracht-module in Nd Brug scoorde Jim op vier van de vijf eigenschappen van mensen die gevoelig zijn voor overbelasting. Hoe zorgt hij ervoor dat dit niet nog eens gebeurt? Met andere woorden: hoe voorkom je terugval in oude patronen die opnieuw tot overbelasting zouden kunnen leiden? “Toen ik weer honderd procent aan het werk was vroeg ik me af: hoe voorkom ik terugval? Mijn collega Eelco Krakau wees me toen op een interne pool van coaches binnen ProRail. In eerste instantie was ik wel even klaar met het ‘geneuzel’ over mezelf. Maar een half jaar later merkte ik dat het toch lastig was om niet in dezelfde valkuilen te trappen en om mijn grenzen duidelijk te bewaken. Diezelfde dag heb ik met Eelco gebeld en zijn we in de auto gestapt om samen wat stations te bekijken in Noord-Nederland waar ik toch aan moest werken. Inmiddels heb ik eens in de twee tot drie maanden een gesprek met hem. Eelco stelt de juiste vragen en hoeft daar verder niets mee omdat we niet in dezelfde hiërarchie zitten. Maar hij kent mijn werk, hij weet heel goed wat ik doe.”

Gouden tip

De gouden tip ter preventie van overbelasting of burn-out is er niet, volgens Jim. Of misschien toch: reflectie. “Vraag jezelf af en toe af of je nog wel met de goede dingen bezig bent. Ga niet maar door als een blind paard.” Dat is misschien wel de allerbelangrijkste.

Stress in een team: Wees sfeer verhogend en druk verlagend

Waar let je als projectmanager op binnen je eigen team, als het gaat om overbelasting en stress?

• Niet iedereen is hetzelfde, wat de een als druk ervaart, beleeft de ander helemaal niet zo. Hou daar rekening mee.
• Zorg dat het binnen je team veilig is om alles te kunnen bespreken: “Wees als projectmanager sfeer verhogend en druk verlagend.”
• Denk niet: Het gaat vanzelf wel piepen en kraken. Sommige mensen piepen of kraken niet.
• Schep als projectmanager de randvoorwaarden waarbinnen je teamleden tot volle bloei kunnen komen.
• Ga ook eens buiten de deur een kop koffiedrinken met een collega en vraag oprecht: “Hoe gaat het met jou?”
• Weet van al je directe collega’s meer dan alleen wat ze in het werk doen. “Hoe was dat concert?” Daarmee maak je het verschil.
• Stel het gaat fout bij een collega: geef hem of haar dan de ruimte en de aandacht. Onderzoek waar de behoefte ligt van degene die is omgevallen.
• Zoek een (interne) coach. Iemand op enige afstand waarmee je open over je werk kunt praten, iemand die de juiste vragen kan stellen, die je werkveld kent en begrijpt. Het is belangrijk dat hij of zij begrijpt in welke context je je staande moet houden. Als dat intern kan, is dat mooi. Maar het kan ook een coach van buiten zijn.