• 06 november 2015
• Jenny Kamstra

‘We hebben acht aannemers die allemaal een stukje van het project doen. Maar er is maar één omgeving, die kan je niet in stukjes opknippen’

Het zit ‘m niet in de touwtjes in handen houden. Niet om elke komma controleren die je de wereld instuurt en al helemaal niet om feiten mooier te presenteren dan ze zijn. Nee, de belangrijkste reden waarom Kitty L’Abée, communicatieadviseur bij ProRail, niet gelooft in het volledig uitbesteden van communicatie bij grote infrastructurele projecten is een andere, ietwat onverwachte reden: ‘Als je realistisch en eerlijk wil communiceren, moet je ook impopulair durven zijn. Alles wat wij doen, heeft direct invloed op mensen hun dagelijkse ritme. Ze komen later op hun werk, moeten overstappen. Loopt bij ons iets uit, dan rijden er maandagochtend geen treinen. Een strakke planning en een omgevingsbewuste uitvoering is essentieel en dan ontkom je er niet aan om soms keuzes te moeten maken waar mensen ronduit van balen. ‘s Nachts werken bijvoorbeeld. Heel vervelend voor direct omwonenden, maar het belang van de treinreiziger gaat dan in die situatie voor. Je krijgt vaak geen zegen voor dingen die niet leuk zijn, maar die wel nodig zijn om een gemeenschapsdoel te bereiken. Dan is het zaak realistisch, transparant en vooral eerlijk te blijven. Dan klinkt het uit reputatieafwegingen wellicht aantrekkelijk om de communicatie af te wentelen op de aannemer, maar die maakt vanuit zijn belangen hele andere afwegingen. De gebruikers van het spoor komen vroeg of laat toch bij ons aan de balie en dan moeten wij onze verantwoording nemen.’

Lead uit handen geven

Diverse aspecten van de communicatie kan je natuurlijk prima uitbesteden, zegt l’Abée. ‘Zaken die je SMART kunt maken, bijvoorbeeld de doe-dingen, kan je uitstekend aan de bouwer overlaten. Bouwborden opmaken en plaatsen, een brief naar omwonenden sturen, bewegwijzering, teksten voor in een krant, bouwhekken neerzetten; allemaal makkelijk uit te besteden. Mits je vooraf duidelijke kaders, met bijvoorbeeld een stringente huisstijl, hebt afgesproken.’
Een groot zorgpunt bij het uitbesteden bij OV SAAL, is het groot aantal aannemers dat bij de lijn betrokken is. ‘We hebben acht bouwers die allemaal een stukje doen. Voor de buitenstaander is dat onnavolgbaar als die allemaal een deel van de communicatie voor ‘hun’ stukje doen. Je hebt maar één omgeving, dus hoe ga je begrenzen wie wat doet? Bij een afgebakend project als Zuidasdok is meer mogelijk, maar het wordt direct ingewikkeld zodra een project grensoverschrijdend is en je met verschillende gemeenten en overheidsorganen te maken krijgt.’
Voor ProRail blijft de tevreden treinreiziger prioriteit nummer één. L’Abée: ‘Als de trein naar Schiphol door werkzaamheden niet rijdt, staan de kranten de volgende dag vol. De communicatie daarover zullen we nooit uit handen geven. Dat is een samenspel met de NS, de lead daarin zullen we nooit weggeven. De betrokken aannemers kunnen wel hele goede ambassadeurs zijn en zich profileren met hun omgevingsbewuste en het bewonderingswaardige werk dat zij doen: heel graag zelfs. Maar uiteindelijk vind ik dat ProRail het waarom en waartoe zélf moet uitleggen.’

Helikopterview

Ze ziet dat het uitbesteden van communicatie een hot item is binnen de bouwwereld en vindt ook dat je soms wat moet durven uitproberen. ‘Laatst hadden we een teamdag en dan komt dit onderwerp ook ter sprake. We zien die beweging, willen niet onnodig aan oude werkwijzen blijven vasthouden. Des te belangrijker is het om je motivatie en drijfveren duidelijk voor ogen te hebben, dat je weet waarom je de dingen doet. Is het om het fte’s te beperken en neem je de onvermijdelijk hogere kosten dan voor lief? Denk je dat het efficiënter is als de bouwer communiceert? Die helikopterview – even boven de materie uitstijgen om te zien waarom je bepaalde keuzes maakt – is belangrijk bij dit soort afwegingen. Tegelijkertijd moet je ook kritisch reflecteren op je eigen ideeën en emoties. Waar zit die weerstand in? Is dat omdat je gewend bent dingen op een vertrouwde manier te doen, omdat je bang bent dat jouw werk minder relevant gaat worden, ben je bang dingen los te laten? Pas als je afwegingen ontdoet van emoties, kan je echt op basis van de inhoud keuzes maken.’
Persoonlijk twijfelt L’Abée of uitbesteden van communicatie echt de toekomst heeft. ‘Ik denk dat er hele andere dingen gaan spelen. Steeds meer communicatie wordt digitaal, we werken aan apps en andere vormen van interactie met gebruikers van het spoor. Daar zit volgens mij de grote winst, zowel inhoudelijk als financieel. Nieuwe vormen, die sneller en directer zijn, zullen een steeds grotere rol krijgen. De haken en ogen daaraan, dat is mijns inziens een veel interessantere discussie.’

Wat is OV SAAL?

De rijksoverheid heeft ProRail gevraagd de spoorlijn tussen Schiphol en Lelystad om te bouwen tot een moderne ‘spoorsnelweg’, met ruimte voor meer treinverkeer. Doel van het project OV SAAL (Schiphol – Amsterdam – Almere – Lelystad) is het per trein beter bereikbaar maken van de ‘noordelijke Randstad’. Tegelijkertijd werkt Rijkswaterstaat in het project SAA aan de bereikbaarheid voor autoverkeer, met een verbreding van de snelwegen tussen Schiphol, Amsterdam en Almere (A9, A10 oost, A1 en A6).
De plannen voor het aanpassen van het spoor tussen Schiphol en Lelystad zijn verdeeld in twee fasen:
– Op de korte termijn (2010-2016) neemt het aantal treinen en reizigers toe. Voor deze termijn heeft het Rijk 900 miljoen euro beschikbaar gesteld.
– Op de middellange termijn (na 2020) wil het kabinet het spoor in Weesp uitbreiden en het beveiligingssysteem ERTMS op het SAAL-traject mogelijk maken. Voor deze plannen heeft het Rijk 500 miljoen euro beschikbaar gesteld.