Een goed begin is het halve werk

  • 05 januari 2014
  • Jenny Kamstra

12 november was er een Atelier Omgevingsmanagement waarbij ervaringsdeskundigen uit het netwerk hun kennis en bevindingen deelden met een projectteam dat aan de vooravond staat van de uitvoering van een aantal grote projecten. Centraal stond de vraag: ‘Hoe regel je het omgevingsmanagement met je opdrachtnemer?’ We belden met omgevingsmanagers Ard van Eck van Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier en Marita Cals van Ruimte voor de Rivier. Hoe blikken ze terug op de ochtend?

Atelier Omgevingmanagement Hoogwaterbeschermingsprogramma

Atelier Omgevingmanagement Hoogwaterbeschermingsprogramma

Wat waren jullie verwachtingen van tevoren?

Ard: “Ik wilde graag weten hoe collega’s, zoals Marita, met veel ervaring op het gebied van omgevingsmanagement ervoor zorgen dat je samen met de opdrachtnemer op één lijn zit. De komende jaren zal het Hoogheemraadschap een aantal grote projecten uitvoeren. Dat doen we samen met Rijkswaterstaat onder het programma Hoogwaterbeschermingsprogramma 2. Voor ons zijn het realiseren van deze grote projecten nieuw. Als omgevingsmanager ben je er voornamelijk voor de burger en wil je geen beloftes maken die je uiteindelijk niet kunt nakomen. Aan de andere kant wil je ook niet dat er aan de aannemerszijde keuzes gemaakt worden die je niet kunt verkopen. Dat kan een spanningsveld opleveren en ik was benieuwd hoe andere vakgenoten van King-projecten dit voorkomen.”

Marita: “Ik ben naar de bijeenkomst gekomen om de ervaringen op het gebied van omgevingsmanagement bij Rijkswaterstaatprojecten te delen. Ik ben omgevingsmanager bij vier Ruimte voor de Rivier-projecten langs de Neder-Rijn en bij het programma Stroomlijn. In deze projecten is het omgevingsmanagement van zowel de planvorming, vergunningsaanvragen en de uitvoeringswerkzaamheden bij de opdrachtnemer belegd. De vier Neder-Rijn projecten worden bijna opgeleverd, dus we hebben inmiddels de nodige ervaring met omgevingsmanagement door de opdrachtnemer. Ik wilde graag kennis brengen, maar tegelijkertijd ook leren van de discussie tussen de verschillende partijen.”

Is de centrale leervraag wat jou betreft beantwoord?

Ard: “Wat voor mij werd onderstreept, is hoe belangrijk duidelijke afspraken met de opdrachtnemer zijn; een goed begin is het halve werk. Ook daarna is intensief contact belangrijk. Dat een project nooit helemaal gaat als je verwacht, dat is een zekerheid waar je samen mee moet dealen. In plaats van elkaar af te vallen, moet je in zo’n situatie weer de overeenkomsten die je in de eerste instantie verbond, opzoeken. Je hebt in principe hetzelfde doel, maar in the heat of the moment kan dat wel eens vergeten worden. Als er goede (en veel) afspraken zijn gemaakt, heb je een tastbaar document om op terug te vallen. En ook aan de opdrachtnemerskant zijn het net mensen hè … grapje hoor.”

Marita: “Dat is ook meteen de ervaring die ik wilde delen: goede afspraken vanaf het eerste begin en samen goed blijven communiceren. Het is ook heel belangrijk dat de opdrachtgever helder aangeeft wat hij belangrijk vindt en verwacht. Het begint met een goede selectie aan de poort. Als je omgevingsmanagement belangrijk vindt, moet dat ook uit je selectiecriteria blijken. En als je dan een partij geselecteerd hebt, is een intensieve communicatie in die eerste opstartfase cruciaal. Open naar elkaar uitspreken en vastleggen wat je van elkaar verwacht, zowel inhoudelijk qua opdracht, maar ook ten aanzien van verantwoordelijkheden, attitude en gedrag. 
Ook werd door één van de aanwezige aannemers benadrukt dat er in een contract tal van eisen zijn opgenomen die voor meerdere interpretaties vatbaar zijn. Elkaar scherp houden en aanspreken op wederzijdse verwachtingen en de overeengekomen rolverdeling is dan een eerste vereiste. En je moet elkaar weten te vinden als er in de omgeving ‘reuring’ is. Omgevingsmanagement en communicatie bij de opdrachtnemer leggen kan dan zeker goed gaan.”

Voldeed de bijeenkomst aan jullie verwachtingen?

Ard: “Ik was vooral over het eerste deel van de meeting erg te spreken. We werden ingedeeld in kleine groepjes van een man of vier, uit diverse disciplines. Ik merkte dat iedereen onbevangen met elkaar praatte, leuk en leerzaam! Het was goed dat er contractmanagers van diverse aannemers aanwezig waren; anders ben je misschien geneigd om de centrale vraag teveel vanuit je eigen perspectief te bekijken. Bovendien had iedereen het hart op de tong, omdat er geen werkrelatie was die in de weg stond. Het tweede gedeelte van de ochtend vond ik wel wat tegenvallen. Waar het piekte in het eerste gedeelte van de ochtend, kroop iedereen daarna bij het plenaire gedeelte weer in zijn schulp.”

Marita: “Het eerste deel met het werken in kleine groepjes verliep heel goed en er ontstond een mooie dynamiek waarin iedereen vragen aan elkaar en over het project kon stellen. Dat leverde veel inspiratie en een snelle uitwisseling van ideeën en ervaringen op. In het tweede gedeelte werd er plenair teruggekoppeld en dan zie je dat de discussie weer algemener wordt. Eerdere standpunten en beelden komen dan ook weer naar voren en het blijkt toch lastig om de project-specifieke ideeën uit het eerste deel te vertalen naar meer algemene leer- en aandachtspunten zonder in open deuren te vervallen. Maar bovenal vond ik het een zeer effectieve en leuke bijeenkomst. In slechts één dagdeel is er veel nuttige info over de tafel gegaan. Dat hebben de organisatoren goed gedaan!”

Meer weten

Wil je meer weten over het  Atelier? Of wil je in contact komen met een van de omgevingsmanagers die ervaring hebben met omgevingsmanagement met en door de opdrachtnemer? Neem dan contact op met Guus Pieters, programmamanager, via 06 – 52 46 16 89 of guus@neerlandsdiep.nl.

Ook interessant

  • Nieuws
  • Deel 3 Stress & Veerkracht – Jim Leersum ervaringsdeskundige

Projectmanager Jim van Leersum ging onderuit in 2015: burn-out. Jim vertelde Neerlands diep wat er misging, wat hem hielp bij zijn herstel en welke steun hij kreeg van ProRail en zijn leidinggevende. Dit interview is de laatst in een reeks van drie interviews over stress en veerkracht. Eerder spraken we programmamanager bij Neerlands diep, Luc Boekesteijn en veranderkundige Shirine Moerkerken.

lees meer
  • Nieuws
  • Certificaatuitreiking Nd Brug 11: ‘Verlegt je grenzen en verrijkt je vakmanschap’

Op 29 maart was het zover. In het indrukwekkende Paushuize te Utrecht werden de certificaten uitgereikt aan de deelnemers van het 11e Nd Brug programma. Het was een feestelijke bijeenkomst, waar de deelnemers konden terugblikken op een energiek en grensverleggend trainingsprogramma van Neerlands diep. Verbinding, vertrouwen, samenwerking en loslaten zijn de kernbegrippen van deze editie van Nd Brug.

lees meer
  • Nieuws
  • Duurzaamheidsprogramma’s en de projectenpraktijk – Lerend netwerk

De vervolgbijeenkomst van het lerend netwerk Duurzaamheid in projecten op 9 maart 2018, ging over de relatie tussen overkoepelende duurzaamheidsprogramma’s en de praktijk van projecten. We lieten beleidsmakers en duurzaamheidsprogrammamanagers aan het woord over waar zij aan werken. Op basis daarvan maakten we een (beeldende) vertaling van wat het verduurzamen van bouw- en infraprojecten betekent voor het vak projectmanagement.

lees meer