Een Opmerkzaamheidsspiegel brengt je naar de ‘next level’

  • 14 december 2015
  • Jenny Kamstra

Een Opmerkzaamheidsspiegel van Neerlands diep, wat houdt dat in? Wat leer je ervan en hoe gaat het in zijn werk? We vroegen het aan projectmanager Ingeborg Ligtenberg en omgevingsmanager Ramon Kuipers. Ingeborg deed een Opmerkzaamheidsspiegel met haar projectmanagementteam van het project A6 Almere, Programma SAA (Schiphol-Amsterdam-Almere). Ramon was een van de reflectoren tijdens de spiegel. Hij is zelfstandig omgevingsmanager verbonden aan het project OV SAAL bij ProRail.

12113-KW50-Cam01.RGB_color.0000-e1362404063554

Ingeborg, wat is een Opmerkzaamheidsspiegel?

“Deze spiegel ging over hoe je signalen kunt oppakken in je projectmanagementteam. Het uitgangspunt is dat iedereen weleens iets ziet, of weet en daar vervolgens onvoldoende mee kan of doet. Zwakke signalen, bijvoorbeeld over een partij waarmee je samenwerkt, die iets heeft gezegd. Feitelijk gaat het over de samenwerking binnen je team maar ook met partijen daarbuiten. Wanneer ben je voldoende opmerkzaam binnen die samenwerking? Het zit in ons jaarplan om periodiek de samenwerking te verdiepen. We gingen al jaarlijks naar de Neerlands diep teamevents in januari, maar ik wilde kijken of we een vorm konden vinden om verdieping aan te brengen en door te pakken in ons lerend vermogen als team.”

Ramon, wat was jouw rol als reflector?

“Ik moest ervoor zorgen dat de teamleden uit hun comfortzone werden gehaald. Ingeborgs team had van tevoren vragenlijsten ingevuld. Ik ging in op hun antwoorden en nam die als aanleiding om door te vragen. Waar zijn ze vastgelopen in hun eigen denkproces binnen het project? Door de dialoog vanuit verschillende invalshoeken te benaderen, hoop je de mate van “opmerkzaamheid” van het team op tafel te krijgen en ze handvatten te geven om dit te vergroten.

Het was mijn eerste keer als reflector en het lukte me om een klik te bewerkstelligen. Ik heb ook geleerd dat ik moet waken om niet teveel van mijn kennis en ervaring naar voren te brengen in mijn spiegeling. Verder heb ik goed gekeken hoe mijn collega-reflectoren het deden en zou dit graag nog een keer doen! Als reflector moet je buiten de begane paden treden en niet alleen basisvragen stellen. Het is waardevol om dieper in te gaan op gevoeligheden en goed te anticiperen op wat er dan gebeurt. Het was ook mooi om te merken dat wij als reflectoren elkaar goed aanvulden, qua persoonlijkheden en de manier waarop we vragen stellen.”

Ingeborg, wat kwam er uit de Spiegel?

“Gemiddeld genomen zijn we als team voldoende opmerkzaam maar het kan altijd beter. Ons project gaat goed en de samenstelling van het projectmanagementteam is al zo’n jaar stabiel. Je kent elkaar inmiddels en dan is het een mooi moment om te kijken: wat zijn de zwakke signalen? Een van de uitkomsten uit de Opmerkzaamheidsspiegel was bijvoorbeeld dat het ons opvalt dat teamleden soms hun mond houden als een bepaald onderwerp wordt besproken. Vaak zeg je niets als je het ergens niet mee eens bent, of je denkt dat het niet jouw portefeuille betreft. Dan bespreek je wel je mening bilateraal maar als groep neig je naar het volgen van de agenda zodra je met het team bij elkaar zit. Sinds deze Spiegel hebben we daarom een terugkerend agendapunt opgenomen: een vast moment om dingen te bespreken die we hebben gehoord. Bijvoorbeeld dat gemeente iets heeft gezegd. Zou daar meer achter kunnen zitten? We hebben ook afgesproken om dit agendapunt kort te houden. Zodra er naar oplossingen wordt gezocht moeten we dat agenderen. Feitelijk brengt een Opmerkzaamheidsspiegel je naar ‘the next level’ om je project in de klauwen te houden. En dat gaat eigenlijk zo makkelijk, dat is ongelooflijk.”

Ramon, wat neem je mee naar je eigen team bij OV SAAL?

“Omdat OV SAAL (Alliantie Amstelspoor) grotendeels klaar is, ben ik het team sterk aan het afbouwen. We zijn nu allemaal nog in deeltijd aan het werk. Ik vertel mijn collega’s wel over mijn ervaringen als reflector en deel mijn enthousiasme. We hebben nog een grote buitendienststelling op de Zuidas te gaan, dus ‘opmerkzaamheid’ binnen mijn team is van groot belang. De constateringen van het SAA-team heb ik daarbij zeker in mijn achterhoofd zitten.”

Ingeborg, waarom zo’n spiegelsessie met externe reflectoren?

“Zonder reflectoren waren wij niet echt verder gekomen in dit proces. Onze ambitie is leren en verbeteren. Natuurlijk was het ook spannend met die reflectoren: zij zien dingen die wij zelf ook zien maar niet altijd benoemen. En omdat de reflectoren ook praktijkmensen zijn, zag ik soms dat het ook moeilijk kan zijn om echt te spiegelen. Maar ze hebben het heel goed gedaan, er hing een veilige sfeer. Die opzet geeft meerwaarde.”

Ramon, wat is jou specifiek opgevallen tijdens de Spiegel?

“Wat me opviel is dat het SAA-team een grote openheid had. Wij konden daar als spiegelteam goed gebruik van maken. Ik kende de mede-reflectoren niet en toch voelden wij snel aan hoe wij die openheid konden benutten. We hadden ook al snel echte resultaten in de ochtendsessie. In de middagsessie werden concrete acties binnen het SAA-team voor de toekomst benoemd. We zijn allemaal zeer ervaren in ons vakgebied en hebben een flexibele en open wijze van communiceren. Wellicht is daardoor de openheid sneller bereikt.”

Heb je nog tips, Ingeborg, voor collega’s die een Spiegel overwegen?

“Wij hebben die ochtend eerst een paar oefeningen gedaan om elkaar beter te leren kennen. Hoewel je al een jaar samenwerkt is dat goed, zo’n oefening, daarmee was het een minder koude start. Ook zijn we naar een locatie buitenshuis gegaan. Je moet niet in je eigen vergaderzaal gaan zitten. Verder zou ik een Spiegel aanraden als je al een keer met dezelfde groep een soort hei-sessie hebt gedaan. Het werkt bij uitstek goed voor een team dat al een tijdje samen draait. De een is wat meer procesgericht de ander wat meer inhoudsgericht. De een komt altijd zijn afspraken na, de ander is wat creatiever. Als je die verschillen inmiddels kent kun je een Opmerkzaamheidsspiegel doen. Teams die al langer bij elkaar zijn kunnen echt wakker geschud worden.”

 

Reageer

Ook interessant

  • Nieuws
  • Slotsymposium Ruimte voor de Rivier en Maaswerken: ‘Doorstromen, Sturen en Ruimte geven’

De eindevaluaties zijn naar de Kamer gestuurd, het gros van de projecten is afgerond. Hoog tijd dus om de kennis die is opgedaan binnen de ‘natte’ Rijkswaterstaatprogramma’s Ruimte voor de Rivier en Maaswerken door te geven aan andere projecten en programma’s. Dit gebeurt tijdens het dynamische symposium Doorstromen, Sturen en Ruimte geven, dat op 25 juni 2018 plaatsvindt in Gorinchem.

lees meer
  • Nieuws
  • Nd Webinar over de betekenis van macht voor de projectmanager van morgen

Oscar David, organisatie-psycholoog en spreker en adviseur op het gebied van leiderschap en verandering, ging in het Nd Webinar op 26 juni 2018 in op het fenomeen macht en wat macht betekent voor de projectmanager van morgen. Reflectie uit de praktijk kwam van Christa Kempenaar, projectmanager bij Rijkswaterstaat.

lees meer
  • Nieuws
  • Ontwikkelprogramma De Verbinders ‘Samen aan de slag om het beter te maken’

Om de manier van samenwerken vanuit de Marktvisie een impuls te geven, hebben BOB, het opleidingsinstituut voor de bouw, en Neerlands diep, het ontwikkelprogramma De Verbinders opgezet. In juni wordt de eerste editie van het programma afgerond. Wij spraken een ontwikkelteam over hun ervaring en geleerde lessen.

lees meer