Dilemma sharing helpt deze projectmanager om te gaan met het onverwachte

  • 23 maart 2015
  • Desiree Hoving

Ze begon met kleine civiel technische projecten en werkt nu aan het meest complexe project van haar carrière: het stationsgebied in Utrecht. Op papier lijken alle ontwerpen naadloos op elkaar afgestemd, maar in de praktijk gebeurt veel onverwachts. Hoe gaat Erica van Dijk daar mee om? Wat is haar grootste uitdaging? En waarom kan deze voormalig schrijfster van waterplannen niet tegen kabbelende beekjes? Een gesprek met de projectmanager van Stationsplein Oost, die er twee banen op nahoudt.

Erica van Dijk. Foto: Jorrit 't Hoen

Erica van Dijk. Foto: Jorrit ’t Hoen

Erica van Dijk stapt uit de lift op de elfde etage van het Stadskantoor Utrecht, dat aan de Jaarbeurskant van treinstation Utrecht Centraal ligt. “Wit groot gebouw, net nieuw”, sms’t ze ter toelichting als we een paar weken daarvoor de afspraak maken. Van Dijk werkt nog maar kort in dit gebouw, sinds oktober vorig jaar om precies te zijn. Toch baant ze zich geroutineerd een weg door een haast eindeloze hoeveelheid banken en tafels. Op de vroege morgen ligt de kantine er nog verlaten bij. Net als de vergaderruimtes erachter. Voordat Van Dijk gaat zitten aan een smetteloos witte tafel waar zestien groene stoelen omheen passen, kijkt ze nog even naar buiten.

Pal langs het gebouw liggen de sporen en het treinstation, daarachter staat Hoog Catharijne en daar weer achter ligt de binnenstad van Utrecht. Een fijn overzicht voor een manager van een omvangrijk project als het stationsgebied. “Het is leuk om uit het raam te kijken en mijn projectgebied te zien: daar ben ik enorm trots op. Het meest trots ben ik dat we eigenlijk een open-hart-operatie doen, terwijl alles doorgaat: de treinen, bussen, fietsers blijven rijden en de winkels blijven open en bereikbaar. Ondertussen bouwen we iets heel nieuws. Ik wil niet bagatelliseren dat het altijd soepel loopt, maar over het algemeen gaat het hartstikke goed”.

Als ze even later aan tafel zit, zegt ze meteen dat niet het hele stationsgebied haar projectgebied is, maar dat ze het samen met zes andere managers doet, die elk voor een ander deelgebied verantwoordelijk zijn. Veel van die mensen werken met haar op de negende etage. Maar daar is ze nu bewust niet gaan zitten. “Ik heb zoveel overleggen en op de negende is het zo druk dat er teveel prikkels zijn. Daarom vind ik het wel prettig om af en toe in een rustige omgeving te zitten, anders loop ik helemaal over”, zegt Van Dijk, die goed haar grenzen aan lijkt te kunnen geven. Voordat haar gesprekspartner een vraag heeft gesteld, zegt ze: “Even voor de tijd: ik heb twee banen. Ik ben projectmanager, maar ook moeder, dus ik moet over anderhalf uur de trein hebben”.

Wat doe je als projectmanager van de Project Organisatie Stationsgebied precies?

“Vanuit de gemeente Utrecht hebben we de Project Organisatie Stationsgebied, die globaal gezien opgedeeld is in twee poten: vastgoedontwikkeling en openbare ruimte. Ik zit in het pootje openbare ruimte, dat is opgedeeld in zes deelgebieden met elk een projectmanager. Ik heb het deelgebied Stationsplein Oost, onder m’n hoede”.

Erica pakt een wit A4’tje uit haar tas en schetst daar een plattegrond van het gebied op. Een nog betere visualisatie toont ze aan het eind van het interview: de spierwitte maquette van het Stationsplein Oost in de hal van het Stadskantoor. Van Dijk legt uit dat het stationsplein nu een gebied is met een busstation en een taxistandplaats; geen plek waar je graag verblijft. Ook loopt de hoofdroute vanaf het centraal station naar de binnenstad via Hoog Catharijne. Er zijn wel andere routes, maar die zijn onaantrekkelijk. Om daar verandering in te brengen zullen Hoog Catharijne en het station meer van elkaar worden gescheiden. Daarvoor in de plaats komt een groot verhoogd plein met bomen, terrassen en horeca, zodat je vandaar naar Hoog Catharijne of naar de binnenstad kunt lopen. Aan de zuidkant van het plein komen de taxi’s, aan de noordkant winkels. Onder het plein komt een drielaagse fietsenstalling voor 12.500 fietsen, waar je bovendien helemaal doorheen kunt fietsen.

Hoe lang ben je nu projectmanager van het stationsgebied?

“
Vanaf 2011 zit ik op dit project. Ik werk bij het Ingenieursbureau van de gemeente Utrecht en zij hebben me gedetacheerd bij de projectorganisatie. Eerst deed ik nog een ander project ernaast, maar vanaf 2013 doe ik het volledig. Voor mij heeft iemand het ontwerptraject getrokken, maar toen de uitvoering helemaal los ging, heb ik van hem het stokje overgenomen”.


Wat is je grootste uitdaging?

“Als alles volgens planning loopt, zijn in 2018 het plein en de fietsenstalling af. Dan kunnen we aan de inrichting van de openbare ruimte beginnen. Mijn grootste uitdaging is om alles binnen de tijd en het geld wat ervoor staat te doen. Daarvoor ben ik sterk afhankelijk van andere partijen die hier ook hun project hebben: ProRail is nog het station aan het verbouwen, we hebben vastgoedontwikkelaars in de hand genomen en Corio gaat Hoog Catharijne nog renoveren. Dat moet allemaal op elkaar afgestemd worden, want uiteindelijk raakt alles elkaar. Naast je eigen projectuitdaging moet je dus zorgen dat je afstemt met anderen. Iedereen wil natuurlijk zo snel mogelijk klaar zijn, want dat kost het minste geld, maar tegelijkertijd kun je niet zonder elkaar”.

Wat is jouw sterke punt dan, in dat afstemmen?

“Ik heb snel inzicht in de belangen van anderen. Ook heb ik door dat je er met een halsstarrige houding niet komt. Uiteindelijk moet je het wel masseren en bespreekbaar maken en gezamenlijk zoeken naar een oplossing daar waar je elkaar tegen komt en last hebt van elkaar. Daar zit wel mijn sterke punt. Daarnaast ben ik ook heel resultaatgericht; ik wil ook mijn eigen project gerealiseerd krijgen. Die twee dingen botsen af en toe wel eens. Soms denk ik wel eens: waarom kan ik nou niet m’n poot stijf houden? Maar dat komt het projectresultaat niet ten goede, dus dat moet je gewoon niet doen. Dat geldt ook voor de andere projectmanagers; niemand kan heel star zijn. Toch heb ik altijd in m’n achterhoofd: wat betekent dit voor mijn eigen project?”

Heb je dat soms geleerd tijdens het Brugprogramma van Neerlands diep, waarmee je in 2011 begon, toen je ook bij het stationsgebied startte?

“Eerst was ik vooral in m’n eigen projectbelang dingen aan het oplossen: dit is mijn project en ik moet verder. Dan ben je vaak al drie stappen vooruit. Maar eigenlijk is het beter om een stapje terug te doen en terug te gaan naar de feiten: wat wil jij, wat wil ik? Daarna kun je samen kleine stapjes vooruit nemen, stapje-voor-stapje, want dat is nodig in een complexe omgeving als dit. Binnen het Brugprogramma heb ik wel een slag gemaakt, waar ik vaak op terugval. Alle thema’s die daar aan bod kwamen, zoals regie over je team, regie over jezelf, de markt, de omgeving, waren allemaal van toepassing op wat ik allemaal meemaakte”.

De rode draad in je carrière is civiele techniek. Sluit deze baan aan op wat je hiervoor deed?

“Ja, in feite hield ik me in mijn vorige banen vaak bezig met een onderdeeltje uit de civiele techniek. Op een gegeven moment ben ik de breedte op gaan zoeken, want alleen waterbeheer werd me een beetje te nauw. Zo schreef ik na mijn studie civiele techniek bij de Technische Universiteit Delft eerst allerlei waterplannen bij een adviesbureau, daarna deed ik voor de gemeente Utrecht allerlei projecten in de openbare ruimte: van riolering tot parkeerplaatsen tot speeltuinen. Ook ben ik betrokken geweest bij allerlei woningbouwontwikkelingen in de Leidsche Rijn. Nu zitten er allerlei verschillende facetten van de civiele techniek in mijn project. Die complexiteit maakt het eigenlijk allemaal nieuw en anders, ondanks dat ik het sectoraal allemaal wel eens gezien heb. Bovendien zie je dat ik langzaam wat opschuif van project naar procesmanagement, om te zorgen dat alles blijft draaien”.

Als je steeds grotere projecten gaat doen, dan hou je je minder bezig met de inhoud en de techniek. Lukt het jou om dat los te laten?

“Soms wel en soms niet. Hoe beter de mensen om me heen, hoe meer vertrouwen ik heb, hoe beter ik kan loslaten. Ik vind het wel prettig om nog wat van de inhoud te weten, zodat ik kan anticiperen op wat er speelt en goede keuzes kan maken. Wat dat betreft vertrouw ik ook heel erg op m’n adviseurs en de mensen die dingen voor me doen: ik ga er vanuit dat ze met me delen waar ze tegenaan lopen en dat we gezamenlijk besluiten of ze linksom of rechtsom moeten gaan. Dat is heel leuk”.

Kom je wel eens onverwachte dingen tegen; dat mensen zich zorgen maken om dingen waar jij je totaal geen zorgen om maakt?

“Nou, dat valt eigenlijk nog wel mee. Ik ben ook wel redelijk aangehaakt bij wat er speelt. Al is het maar in de wandelgangen, van die kleine contactmomentjes. Wat ik probeer, en dat zit ook wel in de aard van dit beestje, is voor openheid, transparantie en veiligheid te zorgen om dingen te delen. Dat beoog ik voor m’n eigen project en dat probeer ik ook te bereiken bij de partners die in het gebied ook aan het werk zijn. Daar komen wel de belangen om de hoek die een ieder heeft en dat maakt het natuurlijk wel lastig”.

Hoe laat je dan zien dat jij wel open, transparant en kwetsbaar bent?

“Door gewoon het gesprek aan te gaan. Door dingen te benoemen en vooral mezelf te zijn. Ik ben geen type die de kaarten voor de borst houdt. Strategisch handelen wordt wel steeds belangrijker, maar volgens mij kom je er alleen maar uit door samen te werken. Ik geef aan: dit zijn mijn belangen, maar ik ben er wel van bewust dat dat jouw belangen zijn, hoe gaan we zorgen dat we verder komen?”

Op papier zijn de ontwerpen voor het stationsgebied perfect op elkaar afgestemd. Wat voor onverwachts gebeurt er dan in de praktijk?

“Je ontkomt er niet aan dat je in de uitvoering tegen zaken aanloopt. Het is teveel en te groot om dat allemaal voorspelbaar te krijgen. Dus anticiperen is een kernkwaliteit die je hier nodig hebt. Je moet vooral keuzes maken op basis van risico’s; je moet overzien waar je nog tegenaan gaat lopen. Je ontkomt er niet aan om van bepaalde afgesproken paden af te stappen”.

Dus jij ziet onverwachte situaties altijd wel aankomen?

“Het helpt mij altijd om dingen te delen, ook al zijn het kleine signalen. Dat deel ik met m’n teamleden of met m’n leidinggevende, afhankelijk van wat er speelt. Dan zeg ik: ik heb dit gehoord, wat zullen we nu doen? Deels om meerdere gezichtsvelden te zien, maar ook om m’n eigen beeld bij te stellen indien nodig, want iemand anders kijkt er toch op een andere manier naar. Die ziet misschien dingen die jij over het hoofd hebt gezien. Dat doe ik trouwens ook met zorgen, risico’s, de haalbaarheid van dingen. Dilemma sharing noemt een collega van mij dat. Dat neemt de druk van je eigen schouders af, letterlijk en figuurlijk. Als je het deelt, draag je het met twee mensen. Dan wordt het lichter. Ik heb gemerkt dat dat mij helpt”.

Ben je daar in je loopbaan steeds beter in geworden, in anticiperen?

“Ik ben stabieler en minder uit het lood geslagen door onverwachte zaken. Enerzijds omdat ik er meer op voorbereid ben. Anderzijds doordat ik onverwachte zaken verwachter kan maken, door beter risico’s te managen. Als je je goed voorbereid hebt, dan zie je de helft van de onverwachte dingen al aankomen. De andere helft is in het hier en nu blijven: wat zijn de feiten en wat zijn interpretaties? Je moet bij de feiten blijven. Ook heb ik meer een helicopterview gekregen. Dat heeft te maken met rust en wijsheid; weten waar je je wel en niet op moet focussen”.

Hoe zie jij de toekomst?

“Step by step denk ik maar. Eerst de hobbels en de uitdagingen voor de komende jaren. Wat ik hierna ga doen, weet ik nog niet. Dat is op zich wel grappig aan mijn persoonlijke ontwikkeling, bij mij komen de kansen altijd vanzelf wel langs en die grijp ik dan. Verder moet ik eigenlijk altijd uitgedaagd blijven. Als iets op een gegeven moment een kabbelend beekje wordt of steeds hetzelfde is, dan word ik onrustig. Ik weet niet wat dat is, maar ik ben altijd op zoek naar nieuwe ontwikkelingen, nieuwe dingen leren en anderen mensen in een andere omgeving leren kennen”.

Reageer

Ook interessant

  • Nieuws
  • Deel 3 Stress & Veerkracht – Jim Leersum ervaringsdeskundige

Projectmanager Jim van Leersum ging onderuit in 2015: burn-out. Jim vertelde Neerlands diep wat er misging, wat hem hielp bij zijn herstel en welke steun hij kreeg van ProRail en zijn leidinggevende. Dit interview is de laatst in een reeks van drie interviews over stress en veerkracht. Eerder spraken we programmamanager bij Neerlands diep, Luc Boekesteijn en veranderkundige Shirine Moerkerken.

lees meer
  • Nieuws
  • Certificaatuitreiking Nd Brug 11: ‘Verlegt je grenzen en verrijkt je vakmanschap’

Op 29 maart was het zover. In het indrukwekkende Paushuize te Utrecht werden de certificaten uitgereikt aan de deelnemers van het 11e Nd Brug programma. Het was een feestelijke bijeenkomst, waar de deelnemers konden terugblikken op een energiek en grensverleggend trainingsprogramma van Neerlands diep. Verbinding, vertrouwen, samenwerking en loslaten zijn de kernbegrippen van deze editie van Nd Brug.

lees meer
  • Nieuws
  • Duurzaamheidsprogramma’s en de projectenpraktijk – Lerend netwerk

De vervolgbijeenkomst van het lerend netwerk Duurzaamheid in projecten op 9 maart 2018, ging over de relatie tussen overkoepelende duurzaamheidsprogramma’s en de praktijk van projecten. We lieten beleidsmakers en duurzaamheidsprogrammamanagers aan het woord over waar zij aan werken. Op basis daarvan maakten we een (beeldende) vertaling van wat het verduurzamen van bouw- en infraprojecten betekent voor het vak projectmanagement.

lees meer