• 03 juli 2014
• Jenny Kamstra

Yvonne Vijverberg en Erik Wagener na uitreiking certificaat. Foto: Jorrit ’t Hoen

Hoewel in de programma’s van Neerlands diep keer op keer duidelijk wordt dat een goede intern opdrachtgever het verschil kan maken voor een projectmanager, is er over de term zelf veel onduidelijkheid. In de literatuur is er weinig over te vinden en overal lijkt de positie anders te worden ingevuld. De behoefte om het vak verder te professionaliseren ontstond al een tijdje geleden bij partners van Neerlands diep. De precieze doelgroep en wat precies van mensen wordt verwacht in hun rol als intern opdrachtgever was niet helder. Jaap Verkade, programmamanager bij Neerlands diep en één van de bedenkers zegt hierover: ‘Deze onduidelijkheid heeft er een tijd lang voor gezorgd dat de discussie al strandde bij het formuleren van de definitie. Daarom hebben wij gezegd: laten we er juist vanuit gaan dat het niet helder is en dat de opheldering, en daarmee ook de zoektocht naar een eenduidige taal en inhoud, onderdeel uit gaat maken van het traject.’

Expeditie

Zo ontstond het idee om het programma de vorm van een expeditie te geven. Een kopgroep van veertien mensen die door zichzelf en soms vooral door anderen als intern opdrachtgever worden gezien. Een gezamenlijke verkenning naar waar goed opdrachtgeverschap aan moet voldoen. Naar welke kennis en vaardigheden er nodig zijn om een goed opdrachtgever te zijn. En welke overeenkomsten en verschillen er per organisatie zijn en wat we daarvan kunnen leren. Na de eerste twee bijeenkomsten met de kopgroep, ging een groep van elf deelnemers in iets gewijzigde samenstelling door. Middels Action Learning zijn de deelnemers vervolgens met de dagelijkse praktijk aan de slag gegaan. Dus geen fictieve cases, maar vraagstukken waar ze in hun werk tegenaan lopen. Erik Wagener en Yvonne Vijverberg hebben beiden aan het programma deelgenomen en het vorige week vrijdag met succes afgerond. Wat ze ervan vonden, vertellen ze hier. Maar eerst stellen we ze even voor.

Rolzuiverheid voor Yvonne

Yvonne is klantgroepmanager bij het Rijksvastgoedbedrijf, tot voor kort de Rijksgebouwendienst. Dat betekent dat zij samen met vijf anderen de verbindende schakel is tussen de klanten – dat zijn de huurders en gebruikers van de Rijksgebouwen die de opdracht geven voor een project -, de projectteams en de staande organisatie. Volgens Yvonne is een intern opdrachtgever de spil waar alles samenkomt die vooral goed moet kunnen schakelen en verbinden. Rolzuiverheid is daarbij voor haar essentieel. ‘Om te voorkomen dat je jezelf in die rol ondersteboven loopt is het van groot belang dat je heel helder bent over ieders rol en de bijbehorende verantwoordelijkheden. Alleen dan ben je in staat om de aap op de schouder te laten bij wie die hoort.’

Eigenaarschap voor Erik

Als directielid van het waterschap Groot Salland heeft Erik waterveiligheid in zijn portefeuille en is daarmee intern opdrachtgever voor twee Ruimte voor de Rivier projecten en verschillende projecten binnen het Hoogwaterbeschermingsprogramma. Intern opdrachtgeverschap is een onderwerp waar Erik ook in vorige functies mee te maken heeft gehad. Zo is hij in de gemeente Amsterdam nauw betrokken geweest bij het instellen van vrijgestelde, gespecialiseerde opdrachtgevers voor infraprojecten. Intern opdrachtgeverschap gaat volgens hem over eigenaarschap. ‘Hier is meer verstand en commitment voor nodig dan we vroeger dachten. Intern opdrachtgeverschap is dus niet iets wat een lijndirecteur er even bij doet.’

Hoe vonden jullie het eigenlijk om aan een programma mee te doen waarbij je zelf nog mee moest denken over wat het onderwerp eigenlijk inhoudt? Is dat niet de taak van de programmamanagers?

Yvonne: ‘Nee ik vond dit juist de grote meerwaarde van dit programma. De rol en de invulling ervan wordt bij bijna iedereen anders geïnterpreteerd. Door niet de rol, maar ieders individuele speelveld waarbinnen die rol ingevuld moet worden te verkennen, kwamen we veel beter tot de kern.’

Erik: ‘Het is geen beschermd beroep, iedereen is in zijn eigen situatie aan het uitvinden wat het inhoudt. Dan is het handig als je het onderwerp ook vanuit die verschillende situaties aanvliegt. Sommige deelnemers hebben de zoektocht naar de definitie en invulling van hun rol zelfs tot hun algemene leervraag van het programma gemaakt.’

Wat was jullie leervraag?

Yvonne: ‘Ik wilde graag onderzoeken hoe ik meer rust krijg in het invullen van die rol’

Erik: ‘Mijn leervraag was: Hoe ga je om met vastgelopen contracten? Hoe pak je dat aan? Hoe krijg je beweging in de zaak en waar ligt mijn rol en waar die van de projectorganisatie?’

En hebben jullie er antwoorden op gevonden?

Yvonne: ‘Ja, meer dan ik van te voren ooit gedacht had. Het programma en de andere deelnemers hebben me enorm geholpen om alle rollen en bijbehorende verantwoordelijkheden binnen mijn eigen speelveld te definiëren en af te bakenen en dat brengt rust. Binnen het Rijksvastgoedbedrijf is de term intern opdrachtgeverschap een beetje besmet geraakt door de invulling ervan in het verleden. Iedereen binnen de organisatie is nog een beetje zoekende hoe het wel moet. Dit programma heeft mij erg geholpen om binnen mijn eigen organisatie te kunnen aangeven wat ik van hen nodig heb om mijn rol goed vorm te kunnen geven.’

Erik: ‘De zaak is inmiddels in beweging gekomen. Nu zou het wat ver gaan om dat geheel aan het programma te wijten. Maar het was voor mij heel prettig om aan de hand van zo’n acute casus mijn eigen rol eens goed onder de loep te nemen. En om gedurende dat traject over mijn aanpak met tien vakgenoten te kunnen sparren is natuurlijk een enorme luxe. Het programma heeft mij geholpen om mijn rol goed op te pakken in die situatie.’

Wat was jullie grootste eye-opener?

Erik: ‘Hoe belangrijk het is dat je als intern opdrachtgever echt investeert in de relatie tussen de projectorganisaties en de moederorganisatie. Door de grote verschillen in cultuur en dynamiek tussen die twee, ontstaat er dikwijls wrijving en onbegrip wat er zelfs toe kan leiden dat ze elkaar gaan tegenwerken. Als iets schadelijk voor je projecten is, dan is het wel dit soort interne conflicten, want ze zijn natuurlijk volledig afhankelijk van elkaar. Als intern opdrachtgever hoor je bij beiden en ben je dus de verbindende schakel. In die rol is het niet voldoende om je als een soort onafhankelijke pater familias op te stellen, zo van: ik zit hier en ik ben er voor jullie allebei. Je zult echt actiever aan de slag moeten om die relaties te versterken en begrip onderling te kweken. Op zoek gaan naar de pijnpunten en die benoemen en helpen op te lossen.’

Yvonne: ‘Naast mijn rol als intern opdrachtgever, ben ik binnen de lijnorganisatie ook nog verantwoordelijk voor HRM technische zaken. En dat kan elkaar nog wel eens bijten. Wanneer je bijvoorbeeld een projectmanager moet wisselen omdat een situatie onwerkbaar blijkt, is het probleem voor een intern opdrachtnemer afgedaan zodra er een nieuwe projectmanager is, maar ik heb daarna nog een HRM technisch traject met die projectmanager te gaan. Dit zijn heel duidelijk twee verschillende petten die ik op heb, dat vond ik nog wel eens lastig, maar door dit programma kan ik hier bewuster mee om gaan.’

In het najaar gaat het programma voor de tweede keer van start. Waarom moeten collega’s zich hiervoor opgeven volgens jullie?

Erik: ‘Het is een heel breed traject waarin alle aspecten van intern opdrachtgeverschap aan de orde komen. Je gaat dus niet alleen aan de slag met je eigen leervraag, maar je wordt ook flink bijgespijkerd in de moderne inzichten. En dat allemaal in een besloten en intieme sfeer waardoor je ook de zaken waar je echt mee zit in vertrouwen op tafel kunt leggen. Wij hebben natuurlijk een beetje een vreemd beroep. Als intern opdrachtgever ben je vaak een van de weinigen in je organisatie. Het is een vrij eenzame rol. Wanneer je dan ineens een jaar lang tien collega’s hebt waarmee je van gedachten kunt wisselen en ervaringen kunt delen, dan geeft dat heel veel energie.’

Yvonne: ‘Ik had dit programma absoluut niet willen missen. De oogst is veel groter dan ik had durven hopen. Het heeft niet alleen een beter inzicht in mijn rol en speelveld opgeleverd, maar ook in mijzelf. Ik vind het een absolute aanrader.’

Meer informatie

Meer informatie over dit programma vind je op: http://neerlandsdiep.nl/aanbod/individuele-programmas/intern-opdrachtgeverschap.
In september/oktober zijn de intakegesprekken voor het tweede programma waarvoor we nog op zoek zijn naar deelnemers. Ben je geïnteresseerd en wil je meer weten over de aanmeldingsprocedure of heb je andere vragen dan kun je terecht bij Jaap Verkade via jaap@neerlandsdiep.nl of op 06 55 19 55 91 en Alijd Bunge, 06 13 26 88 35, alijd@neerlandsdiep.nl.