Goed samenwerken cruciaal bij buitendienststellingen

  • 24 juni 2015
  • Jenny Kamstra

Dagelijks werken projectprofessionals hard aan de realisatie van grote bouw- en infraprojecten. Hoe doen deze projectprofessionals dat? Welke ervaringen en kennis doen zij op? We gaan langs bij de 20 projecten uit het Neerlands diep netwerk, nemen een kijkje achter de schermen en trekken letterlijk de bouwlaarzen aan. Ons eerste bezoek brengt ons bij Esther van Engelen, communicatieadviseur bij ProRail, en Ronald Hazeu, bouwmanager bij ProRail. Beide werken aan de projecten Randstadspoor en Doorstroomstation Utrecht. Esther en Ronald kennen elkaar goed. In 2008 en 2009 werkten ze samen aan de spoorverdubbeling tussen Utrecht en Vleuten. Sinds een jaar zijn ze weer herenigd. Welke ervaringen zijn ze rijker en welke kennis nemen ze mee, en passen zij nu toe in dit project.

Ronald Hazeu

Ronald Hazeu, bouwmanager Randstadspoor, op het kunstwerk over de Bleekstraat langs het spoor van Utrecht richting Den Bosch en Arnhem.

Luisteren

Voordat we goed en wel zitten vertelt Ronald over een ervaring die hij van project station Vleuten mee heeft genomen naar Randstadspoor. In Vleuten initieerde de gemeente een overleg met bewoners. “De gemeente was daar zelf hard aan het werk en wij als ProRail konden mooi aanschuiven bij dit overleg. De gemeente wilde vooral horen wat bewoners vonden van de werkzaamheden. Hier merkte ik dat het goed werkt om meer uit te leggen over waar je mee bezig bent. Over wat goed gaat, maar zeker ook over wat niet goed gaat. Door eerlijk en realistisch te vertellen, kweek je begrip. Bovendien leer je ook beter luisteren. Vaak zijn het allerlei kleine dingen die irritaties opleveren. En juist aan die kleine dingen valt vaak wel wat te doen. Bijvoorbeeld een bouwlamp anders richten zodat deze niet net de slaapkamer in schijnt, of de radio iets later aanzetten. Voor Randstadspoor en DSSU hebben we daarom nu op eigen initiatief samen met de gemeente Utrecht een bewonersoverleg en een apart ondernemersoverleg georganiseerd.”

 

Visual van station Vaartsche Rijn, onderdeel van Randstadspoor

Visual van station Vaartsche Rijn, onderdeel van Randstadspoor

Meer en meer samenwerken

Bouwen en vernieuwen van het spoor houdt vooral in dat je met veel diverse partijen moet samenwerken. Het spoor kun je tenslotte niet zomaar buiten dienst stellen. Je hebt te maken met diverse stakeholders waarmee je ver van tevoren, soms al een jaar van tevoren, afspraken moet maken opdat het spoor tijdig en veilig buiten dienst kan. Voor project DoorStroomStation Utrecht zijn er alleen al in 2015 vijftien weekenden waarin een deel van de sporen op station Utrecht Centraal buiten gebruik zijn en er werkzaamheden worden uitgevoerd. Goede afspraken met NS, gemeente en reizigersverenigingen zijn dan cruciaal. “Om elkaar niet in de weg te zitten is een nauwe samenwerking noodzakelijk. We hebben hiervoor een overleg opgetuigd waar veel betrokken stakeholders bijeenkomen en afspraken maken om dit zo goed mogelijk voor te bereiden en alle risico’s in kaart te brengen. Ook evalueren we iedere buitendienststelling. Zo zorgen we dat volgende buitendienststelling weer beter kan verlopen dan de vorige”, zegt Ronald.

Spoorwerk op Utrecht centraal. Foto: Gerrit Serné

Spoorwerk op Utrecht centraal. Foto: Gerrit Serné

Voorbereiden

Ook in de werkverdeling tussen ProRail en de aannemer is het nodige veranderd vertelt Ronald: “In het verleden lag het grootste deel van voorbereidende werk voor de buitendienststellingen vooral bij de aannemer. Maar we blijven als ProRail natuurlijk wel verantwoordelijk voor wat er gebeurd. We hebben er hier voor gekozen om intensief samen te werken met de aannemer in het voorbereiden van de buitendienststellingen. Zo maken we het integrale draaiboek zelf op basis van de informatie van de aannemer. Ook betrekken we stakeholders zoals de ProRail Verkeersleiding en NS intensief bij alle voorbereidingen zodat zij voldoende tijd hebben om hun eigen acties te regelen. Ook zijn we zelf actief aanwezig tijdens buitendienststellingen, net als storingsmonteurs. Als er dan iets mis gaat, hoeven ze niet eerst naar het werk te rijden, want ze zijn er al. Verder controleren we meer tijdens een buitendienststelling zodat we eventuele storingen of mankementen snel opmerken en kunnen oplossen.

Tell it like it is

Eén van de belangrijkste lessen van de afgelopen jaren is dat als je maar vroeg genoeg communiceert, reizigers hun plannen aanpassen. Door haar ervaringen bij projecten Sporen in Arnhem en Sporen in Den Bosch,weet Esther dat. Reizigers nemen vakantie, werken thuis, werken op een andere vestiging of reizen op een ander tijdstip. Zo kon vervangend vervoer bij project Sporen in Den Bosch worden teruggebracht, omdat veel reizigers een alternatief hadden gevonden. “Ook eerlijk zijn over hoe erg het wordt en wat de gevolgen voor reizigers zijn helpt hierbij” zegt Esther. “Deze zomer zijn op Utrecht bijvoorbeeld niet alle cross-platform overstappen (overstappen in de trein aan de andere zijde van het perron) mogelijk. Dat betekent dat de tijd die nodig is voor een overstap groter wordt en de kans dat de reizigers zijn volgende trein kan halen, minder wordt. Daar zijn we eerlijk over, hoe vervelend die boodschap ook is.

Zelf doen

Ook ProRail communicatie kijkt hoe sociale media-middelen kunnen worden ingezet bij omgevingscommunicatie. Zo wordt in Utrecht tegenwoordig een App ingezet. Esther: “We hebben een App voor bewoners waarin zij kunnen zien waar en wanneer wordt gewerkt, wat we doen en of en welke hinder ze hier van kunnen verwachten. De App wordt gevuld door de omgevingsmanager van de aannemer. Zo is de aannemer scherp op de juistheid van de informatie en letten ze er ook nog op tijdens de uitvoering of het klopt met wat ze beloofd hebben.” “Dat is ook nieuw” vult Ronald aan “we liepen er wel eens tegenaan dat een aannemer iets minder gevoel heeft voor de omgeving. Daarom hebben we bij de aanbesteding van DSSU hoge eisen gesteld aan het omgevingsbewustzijn van de aannemer. Dat heeft erin geresulteerd dat de aannemer een eigen omgevingsmanager heeft.”

 

app_spoornieuws

Meer weten?

Wil je meer weten over hoe Esther de communicatie rond grote buitendienststellingen aanpakt? Of meer weten van de manier van werken van bouwmanager Ronald Hazeu? Mail dan naar randstadspoor@prorail.nl. Via dat adres zijn beide bereikbaar.

Reageer

Ook interessant

  • Nieuws
  • Paul ’t Hart over de ‘gouden standaard’ voor het ambtelijk bedrijf in turbulente tijden

Paul ‘t Hart is hoogleraar Bestuurskunde aan de Universiteit van Utrecht en co-decaan aan de Nederlandse School voor Openbaar Bestuur.  In de reeks Nd Webinars over de toekomst van het vak projectmanagement is hij op 2 april gastspreker over een ‘gouden standaard’ die ambtelijke organisaties in de turbulente netwerksamenleving een oriëntatie biedt. In aanloop naar […]

lees meer
  • Nieuws
  • Succesvolle pilot verdiepingsprogramma organisatiedynamiek – Gemeente Amsterdam aan het woord

Het eerste blended verdiepingsprogramma organisatiedynamiek beleeft op woensdag 13 februari zijn afsluiting. De verbeterteams presenteerde hun lessen en staan nu aan de lat om deze in de praktijk te brengen. Een impressie, met speciale aandacht voor de casus van de gemeente Amsterdam.

lees meer
  • Nieuws
  • Framing van het spoor – vanuit het perspectief van Hans de Bruijn

Begin februari schreef hoogleraar Hans de Bruijn een krachtige column over framing van het spoor, hij analyseerde een bijdrage van ProRail directeur Pier Eringa bij de talkshow van Eva Jinek. Lees hier zijn analyse en bekijk het fragment van Jinek. Hans de Bruijn is hoogleraar bestuurskunde en docent in Nd Kern.

lees meer