• 01 december 2015
• Jenny Kamstra

Foto: Caro Bonink

Op 8 juni was er al een eerste kennissessie met een kleinere groep communicatiedeskundigen. Deze eerste verkenning leverde veel mooie inzichten op (zie hieronder). Ook was er behoefte aan een nieuwe bijeenkomst om de inzichten verder te verspreiden en verdiepen met andere vakgenoten. Neerlands diep en Metro en Tram hebben samen deze vervolgbijeenkomst op 12 november georganiseerd. Hieronder volgt een verslag van deze bijeenkomst:

Welke inzichten hebben we al?

Gespreksleider Ruben Mensink gaf een inkijk in de inzichten uit deze eerste bijeenkomst, als basis voor de kennisuitwisseling van 12 november:

• Geen krijtlijnen maar samenwerken
• In plaats van blauwdrukken, maatwerk per project
• Niet het contract maar gedeelde belangen en kernwaarden zijn de sleutelfactor.
• Bij belangenbotsing prevaleert het omgevingsbelang
• Opdrachtgever wordt uiteindelijk aangesproken
• Dus: omgevingscommunicatie = waardenverbond tussen opdrachtgever en opdrachtnemer

Het doel van de bijeenkomst op 12 november was om deze inzichten op basis van een praktijkcase verder te onderzoeken.

Om de verschillend standpunten in het debat te verduidelijken, lichtten een paar deelnemers uit de sessie van 8 juni hun standpunten toe in korte filmpjes:

• Kitty l’Abee, ProRail > “Als je realistisch en eerlijk wilt communiceren, dan moet je ook impopulair durven zijn. Wat wij doen, heeft invloed. Verwacht dus geen hoera-geroep als je doet wat je moet doen. Wees realistisch, transparant er eerlijk. Ook al besteed je communicatie uit, gebruikers komen vroeg of laat aan jouw balie om tekst en uitleg te vragen. Als professionele en zichzelf respecterende organisatie moet je het ‘waarom’ zelf kunnen uitleggen.”
• Luuk Hajema, ringweg Zuid Groningen > “Als je ter plaatse gaat kijken bij de werkzaamheden, dan zie je hoe dichtbij de bewoners je aan de slag gaat. Communicatie met de omgeving is belangrijk. Als openbaar bestuur moet je de regie nemen, de opdrachtnemer heeft een volgende rol.”
• Sacha van Anraat, Noord/Zuidlijn > “Wij hebben er voor gekozen de communicatie in hoofdzaak te beleggen bij de opdrachtgever. Wij geloven dat je de meerwaarde van communicatie alleen optimaal kunt benutten als je dat zelf doet. Eén communicatievisie voor intern, omgeving en online vereist een centrale rol voor de opdrachtgever, zodat de afzonderlijke onderdelen op elkaar afgestemd kunnen worden en elkaar zo kunnen versterken.”
• Patrick Voet, BAM Infra Strategie Management> Samenwerking opdrachtnemer en opdrachtgever en sturingskracht omgevings- en communicatieteam is belangrijker dan trekken van krijtstreepje; maatwerk en geen blauwdruk. Ik ken drie succesverhalen (A12, A2, Noord/Zuidlijn), die alle drie een totaal andere aanpak hadden. Tegenstanders van aanbesteden zeggen dat dit niet werkt, omdat bouwers geen duurzame relatie met de omgeving hebben. Dat vind ik te makkelijk, voor ons is reputatie ook belangrijk. Sterker nog, ik zou mijn werk niet goed kunnen doen als de bouwsector geen positief imago zou hebben.”

‘Omgevingscommunicatie is een waardenverbond’

Gespreksleider Ruben Mensink concludeerde: “Het gaat niet zozeer om de afspraken op papier die ervoor gaan zorgen dat de omgevingscommunicatie zinvol is en bijdraagt aan de beeldvorming van het project en de opdrachtgever. Omgevingscommunicatie is een waardenverbond tussen de opdrachtgever en de opdrachtnemer, of zou dit moeten zijn. Om de samenwerking in communicatie bij grote bouwprojecten verder te brengen moeten we dit concreet maken.

‘Na het verleiden en verliefd worden, komen de mitsen en maren’

Alex Sheerazi (Metro en Tram) scherpte dit verder aan: “Om te voorkomen dat we het de hele middag hebben over hoe we geweldig gaan samenwerken, en zo een mooie wereld creëren, wil ik graag wat scherpte inbrengen ten behoeve van de discussie. Als opdrachtgever en opdrachtnemer elkaar ontmoeten, elkaar verleiden en verliefd worden, maken ze allerlei beloften over en weer. Totdat de uitwerking van het contract begint en men nog eens goed kijkt naar wat ie beloofd heeft. Dan begint het mitsen en maren, blijkt er te weinig budget, begint het bijschaven van de ambities en voor je het weet wordt gesneden in het budget voor communicatie. Communicatie is voor verreweg de meeste opdrachtnemers slechts instrumenteel, wat vroeger of later leidt tot verschraling van de communicatie.”

‘Denk aan mij’

Om niet blind te staren op de werkzaamheden en op de samenwerking, veroverde Iwan het toneel. Iwan is een burger die verontwaardigd zijn verhaal deed en ervoor pleitte niet vergeten te worden. ‘Waarom gaat het in discussies nooit over de burger?’, wilde hij weten. “Google maps is niet de waarheid, ga zelf die omleiding eens fietsen en kijk dan of het nog net zo logisch is als het op je computerscherm leek!”

Op basis van bovenstaande inzichten en invalshoeken gingen de deelnemers met elkaar in gesprek over de inrichting van communicatie.

Hoe gaan we samenwerken?

Op basis van een casus met veel omgevingsaspecten gingen de deelnemers in kleine groepen aan de slag met de materie. Als basis voor de casus was gekozen voor een project waarin het spoor in de bebouwde kom van een stad vernieuwd moet worden.

Aan de groepen werd gevraagd om na te denken over de inrichting van de omgevingscommunicatie, op basis van de rolopvatting van opdrachtgever en opdrachtnemer.

Een paar opvallende uitkomsten uit de groepen:

‘Eén team, één werkplek’

‘De binnenstedelijke complexiteit vereist alliantievorm van de organisatie’

‘Maak taakverdeling meetbaar en SMART’

‘Bekijk in elke fase van het project wie de ‘best man for the job’ is, en wie op dat moment het best de lead kan nemen’

‘Samenwerking en rolverdeling constant herijken rondom issues; waar staan we, wat hebben we nodig?’

‘Zeker samenwerken, maar wel als opdrachtgever de clausule hebben dat je kunt ingrijpen als dat nodig is voor het project’

‘Geef de omgeving ook een plek in de projectorganisatie. De uitwisseling met mensen die op straat werken, is belangrijk, betrek de bouwers.’

Werkt de gekozen samenwerking ook als het er op aan komt?

Een bekende Engelse uitspraak is ‘The proof of the pudding is in the eating’, wat zoveel betekent als ‘in de praktijk zal blijken of het werkt’. De uitspraken over samenwerking moesten getest worden. Dat hebben de groepen gedaan op basis van een verdere complicatie van de case: Er komt een ernstige vertraging in de werkzaamheden en de aannemer wil de afspraken met de opdrachtgever herzien. Hoe ga je daar als opdrachtgever mee om? Wie legt contact met de omgeving? Welk belang telt, de financiën, de omwonende? De samenwerking die door de groepen bedacht waren, werden in een snelkookpan getest.

De groepjes stortten zich op deze opdracht: test de gekozen organisatievorm uit en geef een plenaire toelichting.

Ook hieruit weer de meest opvallende uitkomsten:

‘Meteen een fonds in het leven roepen om compensatie te regelen, achteraf kan je wel bekijken wie wat betaalt. Op het moment zelf regel je het gewoon, geen gemier over financiën.’

‘Organiseer zo snel mogelijk een bijeenkomst voor omwonenden en kijk daar wat mensen nodig hebben om het leed te verzachten. Compensatie op maat.’

‘Ouderwets langs de deuren, één op één contact, om uit te leggen wat er nodig is om de boel weer op gang te brengen’

‘Open één loket waar mensen terechtkunnen. Maak een brief met uitleg voor omwonenden en werk desnoods tot diep in de nacht door om tot oplossingen te komen die de hinder tot een minimum beperken. Bouw social media op, sluit je woordvoerderslijn kort, doe er alles aan om te zorgen dat de omgeving weer blij is.’

‘Onze geesten zullen niet scheiden: één team en samen optreden. Bewonersbelang zeer zwaar laten meewegen, anders krijg je daar later in het project last van. Zoek de grenzen op van wat kan binnen bestaande afspraken’

‘De planning is heilig, daar gaan we niet aan tornen’

‘Ik gun elk project een crisis’

Alex Sheerazi sloot de bijeenkomst af door iedereen een ‘crisis in zijn project’ toe te wensen. “In een crisis vallen alle structuren weg, het geeft kansen om te excelleren, verrassen, creatief en flexibel te zijn. Een blessing in disguise.”

Een kritische noot als afsluiting heeft Alex ook: hij mist een meer holistische visie in de aangedragen oplossingen. “Er wordt veel binnen de bestaande kaders gedacht.”

“Over dit soort dingen zou je al helemaal in het begin moeten nadenken”, vulde Patrick Voet (BAM) vanuit de zaal aan. “Je moet niet alleen naar buiten als het mis gaat, in tijden van crisis moet je die omgeving al kennen.”

Komt er een vervolg?

Hoe moeilijk het gezien de ingewikkelde casus ook was om tot een samenwerking te komen die ook bij crisis stand houdt, in de discussie-setting is het gemakkelijker om tot overeenstemming te komen dan in de praktijk. De inzichten uit de bijeenkomst van 12 november en die van 8 juni hebben geleid tot meer inzicht in de mogelijkheden van samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Maar deze inzichten zullen in de praktijk ervaren moeten worden om tot een zinvolle verrijking van omgevingscommunicatie te leiden. Op de vraag hoe die verrijking verder tot stand kan worden gebracht, hadden deelnemers aan het einde van de bijeenkomst nog wel enkele ideeën, variërend van ‘met bewoners een dergelijke casus bespreken’ en ‘onderzoek doen naar hoe projecten en samenwerkingen zijn verlopen en hoe de contracten eruit zagen’ tot ‘werk de alliantie als nieuwe samenwerkingsvorm verder uit’. Wordt zeker vervolgd dus.