- 14 juni 2016
- Florence Tonk
Helene Möllersted is programmamanager van het KLIVA-programmet, de Zweedse versie van het Kernprogramma binnen het opleidingsinstituut van het Zweedse Rijkswaterstaat en ProRail (Trafikverket). Helene en consultant Karl Andersson zijn meerdere malen op bezoek geweest bij Neerlands diep om inspiratie op te doen. Afgelopen april hielden ze hun eerste bijeenkomst. Hoe werd ‘Kern’ ontvangen door de Zweden en wat zijn daar de uitdagingen in projectmanagement?
Rijksweg 75 in provincie Stockholm
Waarom zijn jullie met een Zweeds ‘Kernprogramma’ gestart?
Helene: “De meeste programma’s die we hadden binnen het opleidingsprogramma van Trafikverket waren gericht op nieuwe medewerkers of midlevel projectmanagers. We hadden nog niets voor onze senior projectmanagers.”
Karl: “In Zweden waren er weinig opleidingsmogelijkheden voor senior projectmanagers. Ook op de commerciële markt is er weinig te vinden.”
Helene: “Daarom zijn we nu ook aan het nadenken over een Zweedse versie van het Brugprogramma. Wat we meteen goed vonden aan Kern was dat het deelnemers de tijd geeft om professioneel te groeien en veranderen. Als je jezelf wilt ontwikkelen is het goed daar de tijd voor te nemen. Een of twee cursussen is niet genoeg.”
Karl: “Onze klankbordgroep binnen Trafikverket was het hier mee eens: om te leren en te veranderen heb je zo’n tijdspad van twee jaar nodig.”
Helene: “We vinden het reflectie-instrument in Kern erg goed. Deelnemers leren door te reflecteren op hun werk, door hun ervaringen te delen en feedback te krijgen van hun collega’s. Ze bouwen ook een netwerk op van andere senior projectmanagers. Als een projectmanager in grote bouw- en infraprojecten werk je vaak alleen. Maar als professionals hebben we mensen om ons heen nodig om te reflecteren en te delen. In die zin lijken de Zweden erg op de Nederlanders: als we onszelf eenmaal openstellen, winnen we ook vrij snel elkaars vertrouwen.”
Wat was jullie eerste indruk van het Kernprogramma toen jullie in Nederland waren?
Karl: “We zagen dat het programma mensen stimuleerde om open te zijn en een groep op te bouwen. We zagen een nadruk op het delen van dagelijkse ervaringen in het werk in plaats van alleen maar theorie. We vonden de opzet goed met verschillende lezingen door mensen uit alle hoeken van de samenleving, van universiteiten tot de markt. Een goeie mix. In het begin was het even moeilijk voor ons om de rode lijn in het programma te zien maar na een tijdje begonnen we het idee te zien achter die minder rechtlijnige, iteratieve aanpak.”
Helene: “Op die manier kan iedere deelnemer ook datgene uit het programma halen wat hij of zij nodig heeft. Kern was precies wat we zochten. Wij dachten: waarom een nieuw programma vanaf de grond opbouwen als de Nederlanders als een programma hebben dat wij ook kunnen inzetten? Bovendien maakt het Kernprogramma een sterk leerinstrument van reflectie. Dat hadden wij nog niet eerder als tool ingezet.”
Afgelopen april hielden jullie het eerste seminar voor twaalf senior projectmanagers van Trafikverket. In hoeverre lijkt jullie programma op dat in Nederland en hoe ging die eerste bijeenkomst?
Karl: “We hebben het framework van Kern gekopieerd: het aantal bijeenkomsten, de hoeveelheid dagen per seminar, de administratieve aspecten. Het interviewen van deelnemers, hen een motivatiebrief laten schrijven, al die elementen waren voor ons min of meer ‘copy-paste’ en dat scheelde een hoop tijd.”
Helene: “De deelnemers vonden het een goede start van een goed programma. Wij hielden de intake-gesprekken na afloop van de eerste bijeenkomst. Zo kwamen we achter ieders individuele leerdoelen en wat de belangrijke thema’s zijn waar deze groep mee wil gaan werken. We vonden het prettig die gesprekken achteraf te houden, in tegenstelling tot Kern in Nederland. Op die manier hadden we iedereen al in het eerste seminar leren kennen.”
Karl: “De deelnemers waren het meest enthousiast over het bouwen van een netwerk van collega’s en het delen van ervaringen.”
Tunnels verbinden verschillende delen van Stockholm met elkaar.
Wat willen senior projectmanagers in Zweden leren, waar is behoefte aan?
Karl: “Een van de grootste thema’s in het huidige Zweedse projectmanagement is het feit dat er veel, zeer grote projecten tegelijkertijd lopen. Er is daardoor een grote behoefte aan goede en efficiënte projectmanagers en daardoor is er ook grote behoefte aan opleiding.”
Helene: “De regering wil dat we efficiënter worden in onze organisatie. Daardoor worden de eisen die we stellen aan projectmanagers ook steeds hoger. Maar we zijn zo druk dat er weinig tijd overblijft voor onze eigen opleiding en professionele ontwikkeling.”
Karl: “Een groot deel van de gesprekken tijdens de eerste bijeenkomst ging over het gevoel dat we tussen de overheid en het publiek in zitten. Veel stakeholders zijn niet gelukkig met de projecten die de regering is gestart en proberen te voorkomen dat wij ons werk kunnen doen.”
Helene: “Communicatie is daarom een groot thema, want de media zit bovenop onze projecten. Het is niet altijd even gemakkelijk om als projectmanager in de publieke sector te werken.”
Karl: “We hebben ons ‘Kernprogramma’ in vijf verschillende thema’s opgedeeld: communicatie, leadership, stakeholder management, uitdagingen, analyse en planning. Ieder thema heeft zijn eigen inhoudelijke manager die de stof selecteert. Onder deze ‘inhoudsmanagers’ zitten mensen van Trafikverket zoals een van onze senior communication professionals. Voor de andere thema’s hebben we ook hoogleraren en lectors van Zweedse onderwijsinstellingen zoals het KTH Royal Institute of Technology, Chalmers University of Technology en LTU Luleå University of Technology.”
