Meer kaders, minder regels – De lessen van een Spiegel

  • 11 januari 2017
  • Saskia van der Kam

In het buitengebied van Breda op het landgoed van kasteel Bouvigne is het hoofdkantoor van de Brabantse Delta. We zitten in het koetshuis van het kasteel. Het is 8 uur ‘s ochtends. Buiten vriest het dat het kraakt, binnen staat de koffieautomaat op te warmen. Kasper Nipius is hoofd van de afdeling bouwprojecten en een goede gastheer. Heb je het niet te koud? Wil je vast wat anders drinken? Neem mijn pen maar. Hij is ook trots. Op zijn werk. Op zijn mensen. Op de waterschappen. Ze doen bijzonder veel en veel bijzonders. Toch kan het ook nog beter, vindt hij, maar geldt dat uiteindelijk niet voor alles en iedereen? Wie niets te leren heeft, staat stil. Dat de waterschappen dit leren nu ook bij Neerlands diep kunnen doen, spreekt hem erg aan. Met veel plezier volgde hij dan ook het leertraject Intern Opdrachtgeverschap en deed hij twee Opdrachtgever – Spiegels. In dit interview deelt hij zijn ervaring.

Kasper Nipius Foto: Jorrit ’t Hoen

Wie op de afdeling bouwprojecten van Kasper Nipius komt werken, ontvangt op de eerste dag een welkomstdocument. Door hemzelf bedacht én gemaakt. Het is een soort tourguide door de Brabantse Delta. Met zo’n veertig onderwerpen die als medewerker handig zijn om te weten. Hij heeft zelfs kleurcodes aan de onderwerpen gegeven zodat je als nieuwe medewerker in één oogopslag kunt zien met welke zaken je direct de eerste week al te maken zult krijgen en welke je het komende half jaar rustig tot je kunt nemen. De medewerker kan met deze tourguide zelf aan de slag. Verder zitten er praktische handleidingen in van programma’s, maar ook waar je een uitleg vindt van hoe de kantine werkt en een persoonlijk briefje van hem zelf, met zijn telefoonnummer en de opmerking dat je hem altijd mag whatsappen. ‘Mensen vinden het heel prettig om op deze manier bij de hand genomen te worden. En voor mij was het maar een dagje werk – een kleine moeite waar we al heel veel plezier van gehad hebben. En ik vind het leuk om te doen. Visualiseren, verbeelden en schematiseren is mijn ding.’

Ben jij een manager die vertelt hoe zijn medewerkers moeten werken?

‘Nee, in tegendeel. Ik zie het als mijn taak om de kaders te scheppen, afspraken te maken over de te behalen doelen en resultaten. Maar hóe mensen hun werk doen, moeten ze helemaal zelf weten. We hebben samen een missie en een visie ontwikkeld als leidraad. Ik haal er wel heel veel energie uit als ik een bijdrage kan leveren aan de ontwikkeling van mensen. Als ik de samenwerking kan verbeteren. Als ik er voor kan zorgen dat mijn medewerkers hun werk zo goed mogelijk kunnen doen.’

Door bijvoorbeeld een uitgebreid welkomstdocument voor ze te maken?

‘Bijvoorbeeld ja. “Zoek het maar uit”, is niet de boodschap die ik mijn medewerkers wil geven. Ik vind het belangrijk dat mensen goed in hun vel zitten. Dat ze het beste uit zichzelf kunnen halen en geen energie hoeven steken in zaken die onduidelijk zijn. Het scheppen van die duidelijkheid zie ik als mijn verantwoordelijkheid. Maar ook het geven van ruimte en het creëren van verbinding met elkaar en met het werk.’

Sinds de Brabantse Delta als onderdeel van het Hoogwaterbeschermingsprogramma (HWBP) aangesloten is bij het netwerk van Neerlands diep, hebben Kasper Nipius en zijn collega’s ook toegang tot de opleidingen. Iets waar hij heel blij mee is. De waterschappen hebben volgens hem van oudsher een vrij ‘blauwe’ organisatiecultuur, met een methodische manier van werken, opgeknipte taken, veel regels, strakke richtlijnen en financiële kaders. De menselijke factor is lang onderbelicht geweest. Ook zijn er grote verschillen waarin de waterschappen zich ontwikkelen en innoveren. ‘Door het HWBP worden we gedwongen daar meer een lijn in te trekken, waardoor we als vanzelf al meer bij elkaar in de keuken kijken. Maar dankzij Neerlands diep worden we nu ook echt uitgenodigd om actief kennis met elkaar uit te wisselen.’ In opdracht van het HWBP heeft Neerlands diep zelfs een apart programma ontwikkeld voor de interne opdrachtgevers bij de waterschappen. Ondanks het feit dat Nipius zelf geen intern opdrachtgever is, maar stuurgroeplid, heeft hij zich toch opgegeven voor dit leertraject. Omdat hij er in zijn dagelijks werk wel veel mee te maken heeft, omdat hij er hele duidelijke ideeën over had hoe het beter kan bij Brabantse Delta en omdat hij niet uitsluit dat hij er ooit nog eentje wordt. ‘Maar vooral ook omdat het me een hele interessante opleiding leek.’ En die verwachting kwam uit. Vooral de Spiegelsessies die onderdeel zijn van de leergang, waarbij je je team kunt laten spiegelen door collega’s van andere projecten en organisaties, vond hij heel waardevol.

Team van Opdrachtgevers spiegel Waterschap Brabantse Delta

Wat is je grootste les uit die Spiegels?

‘Dat het heel nuttig is om een probleem bewust te ontrafelen.’

In plaats van?

‘Je vooral direct te focussen op het vinden van een oplossing.’

Leg eens uit.

‘Voorafgaand aan de Spiegel had ik een probleem ingebracht: namelijk dat ik er last van had dat intern opdrachtgeverschap bij de Brabantse Delta qua stijl op erg uiteenlopende manieren wordt gedaan. Bij de ene intern opdrachtgever kan er geen brief uit zonder dat hij er naar gekeken heeft, terwijl de ander zich nauwelijks voor de inhoud lijkt te interesseren. Ik was al een tijdje bezig om dat aan te kaarten en om tot een oplossing te komen, maar dat lukte me niet goed. Door tijdens de Spiegel het probleem helemaal te ontrafelen, begrepen we beter van elkaar waar die verschillende manieren vandaan kwamen, dat hielp bij het vinden van een oplossing.’

Hoe vonden je collega’s het dat ze een hele dag doorgezaagd werden?

‘Ik heb ze wel even moeten overhalen om er een hele dag voor vrij te maken, maar uiteindelijk vonden ze het allemaal heel waardevol om bevraagd te worden door buitenstaanders met kennis van het vak, maar zonder eigen agenda in het onderwerp. En als ze dan ook nog echt de diepte in gaan en doorvragen, volgen er inzichten.’

Wil je een concreet voorbeeld geven?

‘Toen een intern opdrachtgever zei dat hij niet zo veel met projecten had, raakte mij dat echt. Zie je wel, dacht ik. Ik had zijn houding altijd al als onverschilligheid geïnterpreteerd en nu werd voor mijn gevoel bevestigd dat het hem niet interesseerde wat ik en mijn mensen deden. Maar doordat de spiegelaars er zo op doorvroegen, kwam er naar boven dat hij dit niet uit onverschilligheid deed, maar uit vertrouwen. “Ik hoef me er niet mee te bemoeien, want ik vertrouw jou volledig”, was de boodschap die hij er juist mee had willen uitstralen.’

Als je dat van elkaar weet is er dus eigenlijk geen probleem meer. Het is toch prettig voor jou om alle vrijheid te krijgen die je wil, lijkt me?

‘Vrijheid is prettig, maar onduidelijkheid niet. Wanneer niet duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is en waar je met elkaar voor gaat en staat, ervaar ik dat niet als prettig. En dat gevoel werd uiteindelijk door het hele team gedeeld.’

Dus toch meer regels en procedures?

‘Nee. Minder regels, maar meer kader. Dat is waar we uiteindelijk op uitgekomen zijn. En dat klinkt misschien logisch, maar het lukt pas als je hier echt het gesprek met elkaar over voert.’

Je hebt zelf ook een team van Rijkswaterstaat gespiegeld. Hoe vond je dat?

‘Zo’n kijkje in elkaars keuken is heel leerzaam. Je doet vergelijkbaar werk maar allebei vanuit een eigen cultuur en op een eigen manier. De vraag waarom doen we de dingen zoals we ze doen, komt dan automatisch aan de oppervlakte.’

Wat viel je op aan hun manier van doen?

‘Dat er heel veel impliciete regels bestonden, vooral het zakelijke aandacht krijgt en dat er erg veel vakjargon en afkortingen gebruikt werden.’

Wat zegt jou dat?

‘Het is impliciet en verhullend. We kwamen met elkaar tot de conclusie dat die drie dingen verandering in de weg kunnen staan. Om te kunnen veranderen, moet je juist heel expliciet kunnen maken wat je dwars zit en waar je heen wilt. Het was die dag mijn rol om vooral op de menselijke kant door te vragen en ik merkte dat deze in dat team wel echt onderbelicht was. Ook dat helpt naar mijn idee niet als je wilt veranderen.’

Hoe merkte je dat van die menselijke kant?

‘Toen ik iemand vroeg of zijn manager ook wel eens gewoon vroeg hoe het met hem ging, raakte hij ontroerd en zei: “nee nooit.”’

Waarom is dat voor jou leerzaam?

‘Door aan twee kanten van de Spiegel te staan, heb ik ook meer leren relativeren. Wij kregen te horen dat wij wel erg lief tegen elkaar waren en elkaar wel wat steviger aan mochten spreken, zo nu en dan. Dat heeft ons scherper naar elkaar gemaakt. Maar door het zien van de andere kant, ben ik ook meer gaan waarderen wat wel goed gaat.’

Heeft het geholpen in het omgaan me de diversiteit van intern opdrachtgevers?

‘Door dit proces hebben we niet voor één manier van werken gekozen en de andere manieren per definitie afgekeurd, waar ikzelf aanvankelijk toe geneigd was, maar de kwaliteiten van de verschillende manieren uitgelicht en effectief samengevoegd. En dan helpt het als je door anderen ook weer even gewezen wordt op de dingen die wel goed gaan.’

Wat Kasper Nipius uit de Spiegels mee naar huis nam

Door tijdens de Spiegel het probleem helemaal te ontrafelen, begrepen we beter van elkaar waar die verschillende manieren vandaan kwamen, dat hielp bij het vinden van een oplossing.

Het is heel waardevol om bevraagd te worden door buitenstaanders met kennis van het vak, maar zonder eigen agenda in het onderwerp. En als ze dan ook nog echt de diepte in gaan en doorvragen, volgen er inzichten.

Door aan twee kanten van de Spiegel te staan, heb ik ook meer leren relativeren. Door het zien van de andere kant, ben ik ook meer gaan waarderen wat wel goed gaat.’

Impliciete regels, vakjargon en afkortingen kunnen verandering in de weg staan. Het is impliciet en verhullend. Om te kunnen veranderen, moet je juist heel expliciet kunnen maken wat je dwars zit en waar je heen wil.

Dankzij de Spiegel hebben we niet voor één manier van werken gekozen en de andere manieren per definitie afgekeurd, waar ikzelf aanvankelijk toe geneigd was, maar de kwaliteiten van de verschillende manieren uitgelicht en effectief samengevoegd.

Meer weten over de Spiegel of een Spiegel aanvragen? Jaap Verkade helpt je graag verder. Je kunt Jaap bereiken via jaap@neerlandsdiep.nl. De Spiegel is beschikbaar voor alle project-, programma- en contractteams die deel uitmaken van het projectennetwerk van Neerlands diep.

Reageer

Ook interessant

  • Nieuws
  • Projectmanagement: een vak in beweging

Neerlands diep wil actief en verfrissend bijdragen aan betere resultaten in publieke bouw- en infraprojecten. Sinds 1 januari 2018 is Alex Vermeulen directeur. Na bijna een jaar in functie deelt hij zijn reflecties en de visie van Neerlands diep op het vak van projectmanagement.

lees meer
  • Nieuws
  • Certificaatuitreiking Nd Brug 12 – chaordisch projectmanagement

Donderdag 29 november kregen 16 deelnemers aan het twaalfde Brugprogramma, Nd Brug 12, hun certificaat uitgereikt in Paushuize in Utrecht. Nd Brug is een leer- en ontwikkelprogramma voor projectmanagers met 5 tot 7 jaar ervaring in het managen van projecten.

lees meer
  • Nieuws
  • Nd Webinar: No one is in charge terugkijken

Hoogleraar Geert Teisman en ProRail-manager Marie-Claire Horden gingen in het Nd Webinar No One is In Charge met elkaar in gesprek over “meer doen als manager dan waarvoor je besteld bent” in een samenleving waar niemand over gaat.

lees meer