Programmamanager Steven van Luipen van Neerlands diep neemt de deelnemers in gedachten mee naar het jaar 2025. Het lijkt dan of de Noord/Zuidlijn er al altijd is geweest, er rijden overal zelfrijdende auto’s rond, de renovatie van het Binnenhof is (nagenoeg) voltooid en één miljoen huishoudens zijn van het gas af. Wat betekent dit voor de rol van de deelnemers? De meningen blijken uiteen te lopen. “Bij de ontwikkelingen die jij schetst, verandert de kern van het projectmanagement niet”, vindt de een. Een collega ziet het anders. “Als projectmanager ben je nu al veel minder de baas van je project dan voorheen het geval was. De rol van politiek en omgeving wordt almaar bepalender. Je bent steeds meer een dienend projectmanager. Ik verwacht dat die ontwikkeling zich verder zal doorzetten.”

Ondernemend

Tijd om nader in te zoomen. Dit gebeurt aan de hand van drie thema’s. De opgave komt als eerste aan de orde. Projecten draaien in toenemende mate niet (alleen) meer om het voldoen aan een strakke scope; het project moet ook bijdragen aan het vervullen van een (maatschappelijke) opgave. Duurzaamheid kan zo’n opgave zijn. Het is een onderwerp dat een steeds grotere rol gaat spelen bij projecten. Vreemd is dat niet, maakt spreker Lennart Kerpel duidelijk. In 2050 moet de Nederlandse economie klimaatneutraal, circulair en duurzaam zijn. “Dat is een enorme opgave, waarvoor we nu al de handen uit de mouwen moeten steken”, zegt het hoofd van de sectie duurzaamheid & comfort van het Rijksvastgoedbedrijf. “Gebouwen die we nu neerzetten, moeten al aan de normen van Parijs voldoen. Want anders moeten we ze straks alsnog aanpassen, met alle extra kosten van dien.” Het betekent volgens Kerpel dat projectmanagers de ruimte moeten krijgen om dergelijke opgaven de aandacht te geven die ze verdienen. Maar er is volgens hem ook een ander type projectmanager nodig, die samenwerking zoekt, flexibel, ondernemend en actief is en continu in staat is de visie van een organisatie te verbinden met zijn of haar project.

Van Luipen vraagt de deelnemers met behulp van methodiek 1-2-4-all te onderzoeken wat het werken vanuit een opgave voor hen betekent. Eerst denken ze een minuut na over het onderwerp. Daarna bespreken ze het twee minuten met een collega en vier minuten met nog twee collega’s erbij. Een plenaire terugkoppeling is het sluitstuk. Er vinden gepassioneerde gesprekken plaats, met de nodige armgebaren. Werken vanuit de opgave en ook het thema duurzaamheid blijken sterk te leven onder de deelnemers. De plenaire terugkoppeling vindt online plaats, via de Mentimeter. Gaandeweg verschijnt suggestie na suggestie op de schermen in de zaal. Ideeën variëren van ‘Koffie met collega’s drinken’ tot ‘Over de opdracht heen kijken’ en van ‘Integrale aanpak’ tot ‘Met andere partijen samenwerken aan een flexibele scope, die constant wordt aangepast’. Het is input die Neerlands diep gaat gebruiken om bestaande programma’s en activiteiten aan te passen en nieuwe te ontwikkelen. Een hartenkreet van veel deelnemers: de opdrachtgever en de achterliggende organisatie moeten projectmanagers de ruimte geven om flexibel om te gaan met planning en kosten. Alleen dan kan een opgave als duurzaamheid de aandacht krijgen die ze verdient.

Minder hinder

Het tweede thema van de bijeenkomst is samenspel. Projectmanagers hebben met steeds meer partijen en ontwikkelingen te maken bij het realiseren van hun project. Een ontwikkeling waarvan het belang alleen maar zal toenemen, is digitalisering. Manager Vernieuwing Asset Informatie Thymo van den Brug van ProRail schets de kansen die digitalisering biedt. Door bijvoorbeeld naast de meettreinen ook 26 reizigerstreinen van sensoren te voorzien, wordt het mogelijk om de spoorkwaliteit volcontinu te meten. Minder storingen en daarmee minder hinder voor de reiziger is het doel. En een techniek als BIM (Bouwwerk Informatie Management) maakt het mogelijk om veel meer en beter toegankelijke data te verzamelen dan met de klassieke bouwtekeningen. Deze informatie kan digitaal bovendien eenvoudig worden gedeeld door ProRail, aannemers en ingenieursbureaus. Dat biedt kansen om het samenspel tussen deze partijen te verbeteren. Ook op het gebied van digitalisering is de mens vaak de remmende factor, stelt Van den Brug. “Maar als je de conservatievere assetmanagers laat zien wat er allemaal mogelijk is, gaan ze er zelf om vragen.”

Tijd voor een nieuwe 1-2-4-all. Deze keer buigen de deelnemers zich over de vraag wat het nieuwe samenspel vanuit het werken aan de opgave voor hen betekent. De digitale oogst bevat pareltjes als ‘Niet denken in onmogelijkheden, maar in kansen’ en ‘Samen de opgave bedenken’. Maar de discussie gaat ook over het leggen van verbindingen. “Tegen de beheerder moet je een andere taal spreken dan tegen je collega. Je moet ook uitleggen dat vernieuwing niet betekent dat hij of zij het in het verleden fout deed.”

Elke dag lerend

De laatste gastspreker is Tjeerd Roozendaal, hoofdingenieur-directeur Programma’s, Projecten en Onderhoud (PPO) bij Rijkswaterstaat. In een persoonlijk essay met een hoofdrol voor filosoof en wetenschapper Goethe geeft hij het thema houding & gedrag vlees en bloed. Hij schetst zijn groei van een competitieve projectmanager die graag wil controleren en beheersen naar iemand die vooral wil leren, verandering omarmt en kan genieten van het succes van een ander. Een meester in het vak durft iedere dag lerend te zijn, stelt Roozendaal. De HID houdt zijn gehoor voor dat duurzaam geluk niet alleen binnen handbereik van alle aanwezigen ligt, maar ook gewoon behoort tot de projectscope. Roozendaal sluit zijn gloedvolle betoog af met een oproep: “Neem uw verantwoordelijkheid en verleg iedere dag de grenzen van ons vak. Niet omdat het kan, maar omdat het moet.”

De woorden van de HID echoën nog na in menig hoofd als Van Luipen zijn openingsvraag herhaalt. Een meerderheid van de deelnemers is er nu van overtuigd dat zijn of haar rol in 2025 veranderd is. “Ik denk dat de impact van alle veranderingen die plaatsvinden, groter is dan we nu beseffen”, stelt een intern opdrachtgever. “Ik vind veranderen en leren leuk, dus ik kijk uit naar de toekomst. Als opdrachtgever wil ik projectmanagers de ruimte geven om in te spelen op al die ontwikkelingen.”

Programmatische aanpak

Arjen Zoeteman van ProRail en Robert-Jan van Bottenburg van het Rijksvastgoedbedrijf praten geanimeerd na tijdens de afsluitende borrel. “Het was voor mij de eerste keer dat ik meedeed aan een Nd Topics”, vertelt Zoeteman. “Ik vond de aanpak verfrissend. Er waren geen ellenlange presentaties, maar ik ga wel naar huis met genoeg stof om over na te denken. En de gelegenheid om nieuwe mensen te ontmoeten en te spreken is ook mooi meegenomen.” “Er was geen afgebakend programma en ik ging hier blanco heen”, brengt Van Bottenburg in. “Ik vond het een actieve en interessante bijeenkomst. Het draaide niet om het formuleren van pasklare oplossingen, wat ook niet kan in zo’n bijeenkomst. Het ging om het verzamelen van ideeën en meningen. Ik heb hier noties aan overgehouden waarmee ik wat mee kan voor onze eigen organisatieontwikkeling. Ik denk bijvoorbeeld dat digitalisering nog een grotere opgave is voor het Rijksvastgoedbedrijf dan duurzaamheid. Duurzaamheid kun je deels uitbesteden, door hierover eisen op te nemen in de aanbesteding. Digitalisering moet je in de eigen organisatie aanpakken. Dat in samenhang en organisatie breed realiseren is een lastig proces.”

De begrenzingen qua scope, tijd en geld waarmee projectmanagers te maken hebben, maken het lastig om een doorbraak te realiseren voor de digitalisering in de projecten, merkt Zoeteman. “Ik denk dat er een programmatische, projectoverstijgende aanpak nodig is om echte innovaties te realiseren op dit gebied.” “Het blijft een kwestie van én én”, reageert Van Bottenburg. “Projecten kunnen zich niet alleen richten op vernieuwing, ze moeten ook een projectresultaat realiseren.” “Maar zonder adaptief te zijn en aan te sluiten op nieuwe ontwikkelingen, kom je er ook niet meer”, zegt Zoeteman. “Overheidsorganisaties zijn in beginsel risicomijdend en er ligt een sterk accent op controle”, stelt Van Bottenburg. “Als je echt wilt vernieuwen, moet je die cultuur doorbreken. Het lukt niet als je steeds een nota moet schrijven als je het eens anders wilt doen. Of als er telkens iemand naar je toekomt die zegt dat dit zo niet mag. De organisatie moet bereid zijn om risico’s te nemen als ze vernieuwing echt wil omarmen.”

Fotografie: Jorrit ’t Hoen