• 26 augustus 2015
• Saskia van der Kam

Na een concurrentie gerichte dialoog van anderhalf jaar met vijf consortia, gaat er eind september, als het goed is, bij een van hen de vlag uit. Dat consortium mag namelijk de Rotterdamsebaan in Den Haag gaan maken. Paul Janssen is de eigenzinnige projectdirecteur van dit project en heeft deze aanbesteding dan ook op zijn eigen wijze geleid. ‘We hebben zo min mogelijk technische specificaties vastgelegd, behalve over de kwaliteit van de espressomachine, daar kun je natuurlijk geen risico mee nemen.’

Projectmanager Paul Janssen bij voorbereidende werkzaamheden voor de Rotterdamsebaan. Fotograaf: Jorrit ’t Hoen.

Het is geen grapje, dat van de espressomachine. Janssen heeft er echt een van zijn medewerkers op uitgestuurd om een goede Italiaanse machine uit te zoeken, om die specificaties vervolgens in de voorwaarde op te kunnen nemen. Behalve dat we nu weten dat Janssen van goede koffie houdt, zegt zijn keuze voor zo’n apparaat ook iets over zijn filosofie op aanbesteden en samenwerken. En die luidt: als opdrachtgever zorg je voor goede randvoorwaarden en daarbinnen geef je zoveel mogelijk vrijheid. ‘Wees duidelijk over zaken waarvan je precies weet hoe je ze hebben wilt en laat de markt doen waar die goed in is. Denk niet slimmer te zijn dan een aannemer, maar ken ook je eigen verantwoordelijkheden en probeer die niet weg te delegeren. Dat spel vraagt om een goede relatie en samenwerking.’ Janssen lacht: ‘En iedereen weet, samenwerken gaat nu eenmaal beter met een goede kop koffie dan met een slappe bak.’

Vijf goede partijen

De contractvorm waar bij de Rotterdamsebaan voor gekozen is, is een Design Built & Maintain-contract. Met 15 jaar onderhoud waarin de aannemer ook verantwoordelijk is voor het betalen van de energierekening. Bij de gunning wordt uitgegaan van de laagste prijs, na aftrek van een fictief bedrag dat de deelnemers tijdens de dialoog op vier verschillende EMVI (Economisch Meest Voordelige Inschrijving) criteria konden scoren. Bij de hoogste score konden de partijen een maximale fictieve aftrek van 75 miljoen halen. Daarnaast is er een plafondbedrag meegegeven. ‘Na een voorselectie zijn we ruim een jaar in dialoog gegaan met vijf hele goede consortia.’

Niet filteren

Aanvankelijk was het idee om dit aantal op basis van de EMVI’s duurzaamheid en risicomanagement terug te brengen naar drie partijen. Maar gaandeweg de rit kwamen we er achter dat dat eigenlijk heel onhandig was,’ zegt Janssen. ‘In zo’n dialoogfase geldt, dat als je partijen laat afvallen op basis van informatie die ze van ons krijgen, dat je al in een heel vroeg stadium die informatie moet bevriezen. Dus ook de informatie waarvan je nog niet helemaal zeker bent of waar je liever langer over na zou willen denken.’ Hierdoor loop je volgens Janssen de kans dat je te vroeg dingen vastlegt waardoor je later kansen mist. ‘Zonde’, vindt hij. Omdat Janssen bij alle vijf de partijen een buitengewoon goed gevoel had, en de noodzaak om daarop te filteren er dus niet was, besloot hij zijn dilemma eerlijk aan de partijen voor te leggen en ze een voorstel te doen. ‘Wat vinden jullie ervan als we met alle vijf doorgaan tot aan het eind?’ Na een korte bedenktijd stemde iedereen hiermee in.

Zo functioneel mogelijk

‘Vervolgens zijn we dus met die vijf consortia het hele spel van vraag en antwoord gestart’, vertelt Janssen. Waarbij wij ze zo min mogelijk naar de technische uitwerking van het plan hebben gevraagd. ‘Ik hoef niet nu al te weten hoe dik het beton wordt of hoeveel wapening erin komt. Dat komt allemaal wel.’ Zijn doel was dan ook om de vraagspecificatie zo functioneel mogelijk te houden. ‘Al die partijen hebben stuk voor stuk meer tunnels gemaakt dan wij als opdrachtgever ooit gaan doen. Ik ben ervan overtuigd dat je al die ervaring, kennis en kunde het beste gebruikt wanneer je ze zo vrij mogelijk laat in de technische invulling. Welk consortium het uiteindelijk ook wordt, ik ben er 100 procent van overtuigd dat het in staat is dat werk te maken, dat is niet iets wat ik hoef te toetsen in zo’n aanbesteding.’ Zijn belangrijkste taak als opdrachtgever is volgens Janssen om zijn opdrachtnemer de ruimte te geven en hem zo goed mogelijk te faciliteren bij wat hij moet doen. ‘Ik schep de condities, hij het werk. Zo krijg je de beste kwaliteit.’

Ruimte geven

Maar pas op. Met dat geven van ruimte bedoelt Janssen niet dat je als opdrachtgever afstand neemt, zoals met het ‘de markt tenzij principe’ weleens wordt gesuggereerd. ‘Om je opdrachtnemer goed te kunnen faciliteren, moet je er juist bovenop zitten, alleen bij voorkeur niet op zijn huid.’ Maar een opdrachtgever neemt volgens Janssen wel degelijk de regie, hij denkt mee, maakt soms de weg vrij bij andere partijen, stuurt bij wanneer hij ziet dat de verwachtingen uiteen lopen. ‘En sommige dingen kun je als opdrachtgever nu eenmaal beter dan een opdrachtnemer. Omgevingsmanagement bijvoorbeeld of zaken afdwingen bij andere gemeentelijke partijen als de vervoerder of de exploitant van kabels en leidingen. Daar heb je veel meer belang en macht dan de opdrachtnemer, houdt dat dan ook vooral bij jezelf.’

Meer dan een doos met lampen

‘Waar we de deelnemers afgelopen jaar wel flink op doorgevraagd hebben, zijn natuurlijk de vier EMVI’s’, zegt Janssen. Naast een visie op duurzaamheid en risicomanagement die hij al eerder noemde, moesten de partijen aangeven hoe ze aan gingen tonen dat ze integraal konden werken. ‘Met ons, maar ook zelf. Met andere woorden: Hoe gaan ze er vanaf dag 1 voor zorgen dat we straks een werkend vervoerssysteem hebben en niet een betonnen doos met lampen erin?’ Volgens Janssen is namelijk een van de grootste factoren van vertraging bij grote projecten dat er pas in de eindfase over de integratie wordt nagedacht. ‘Als je daar niet vanaf dag 1 mee begint, blijf je altijd achter de feiten aanlopen.’ En dat geldt volgens hem net zo goed voor de opdrachtgever. ‘Ook wij moeten hiervoor onze governance op orde hebben. Alle partijen die nodig zijn voor een goede integratie en overdracht van het systeem, moeten wij nu al oplijnen. Wanneer wij dat niet goed faciliteren, zal de opdrachtnemer die integratie ook niet voor elkaar krijgen. Ook hier geldt dus weer: ieder zijn rol.’

Omgevingsmanagement

Ondanks het feit dat Janssen vindt dat omgevingsmanagement bij de opdrachtgever moet blijven is het wel opgenomen in de EMVI’s. ‘Wij onderhouden de relaties, maar van hen willen we weten hoe ze ervoor gaan zorgen dat de omgeving straks zo min mogelijk last van ze heeft.’ Hoe beperken ze luchtvervuiling en geluidsoverlast? Hoe zorgen ze er voor dat de ondernemers van de Binckhorst straks zo min mogelijk in hun bedrijvigheid worden geraakt? Hoe houden ze het veilig voor de fietsers en voetgangers daar? Wat gaan ze eraan doen om de hinder voor het verkeer op de A4 zoveel mogelijk te beperken? ‘Net als bij de andere EMVI’s, blijft het onze verantwoordelijkheid, maar we zijn wel heel benieuwd hoe zij denken ons daar zo goed mogelijk bij te kunnen helpen.’

Duurzame yoghurt?

Mensen die Janssen kennen, waren vooral verrast over het feit dat hij duurzaamheid zo hoog in het vaandel van zijn aanbesteding heeft gehesen. Ze vonden Janssen te praktisch voor zo’n abstract thema. Janssen lacht: ‘Ja leuk hè? Misschien is dat ook wel de reden dat ik het heb gedaan. Het is zo’n containerbegrip. Alles is tegenwoordig duurzaam, de yoghurt bij mijn ontbijt, de pen waar ik op zit te kauwen. Maar wat is het nu eigenlijk?’ Door het op te nemen als een van de criteria, heeft het de consortia er volgens hem ook toe gedwongen om hier over na te denken en het in elk geval voor henzelf concreet te maken. Voor Janssen gaat duurzaamheid eigenlijk vooral over kwaliteit. ‘Ik wil iets moois maken. Iets dat goed is en goed werkt. Waar mensen over honderd jaar nog steeds plezier van hebben.’ Hij is er dan ook van overtuigd dat er een hele sterke relatie is tussen duurzaamheid en vormgeving. ‘Iets wat we mooi vinden, daar zijn we nu eenmaal zuinig op en dus gaat dat langer mee.’

Niet te snel beginnen

Eind september is het dan zo ver. Na anderhalf jaar weten de deelnemers eindelijk waar ze aan toe zijn en kan het echte werk gaan beginnen. Hoe de ‘winnaar’ dat gaat doen, is natuurlijk aan hemzelf. Maar Janssen hoopt dat hij eerst een grote bouwkeet neer zal zetten waar ze onder het genot van goede espresso gezamenlijk de plannen verder uit kunnen werken. ‘Ik hoop vooral dat ze niet te snel beginnen, daar heb je meestal later alleen maar last van.’ Om die reden neemt Janssen ook alleen een einddatum in het contract op en geen begindatum. ‘Eerst goed nadenken. Eerst bouwen aan een relatie met ons en daarna pas naar buiten.’

Knuppel in het hoenderhok

Ook al kijkt hij heel tevreden terug op de aanbesteding, Paul Janssen zou Paul Janssen niet zijn als hij niet op de valreep een knuppeltje in het hoenderhoek zou werpen. Want, meent hij, moeten we zo zoetjes aan met elkaar niet eens gaan nadenken over een andere vorm van aanbesteden? Het levert een hoop op zo’n uitgebreide dialoog, maar het kost ook heel veel. Met name van de markt. En bovendien kleven er ook risico’s aan deze vorm, vindt hij. ‘Wij hebben het afgelopen anderhalf jaar beslag gelegd op de ontwerpcapaciteit van vijf consortia. In elk consortium zitten zo’n drie partijen, dat betekent dat half bouwend Nederland voor ons aan het ontwerpen is en het grootste deel van die prachtige plannen die dat opgeleverd heeft, gebruiken we niet eens. Natuurlijk krijgen ze daar een vergoeding voor, maar ik maak me geen illusie dat die vergoeding de kosten die ze daar voor maken dekt.’ Wanneer de markt aantrekt, zullen die partijen zich volgens hem nog wel twee keer bedenken of ze dit er voor over hebben. ‘Bij ons is er gaande weg ook al een partij afgevallen omdat hij direct elders aan de slag kon. Dat ga je in een betere markt natuurlijk veel meer krijgen.’

Telkens weer

Wat het alternatief moet zijn weet hij ook nog niet precies, of de oplossing nu in kortere dialogen, in minder harde criteria of in het werken in bouwteams ligt, maakt hem niet zo veel uit. ‘Waar het mij vooral om gaat, is dat we ons als opdrachtgevers en opdrachtnemers weer eens afvragen of we voor elk groot project in Nederland telkens weer zo’n enorme druk op de ontwerpcapaciteit van de markt moeten leggen en daarmee ook steeds weer een heleboel nutteloze energie verstoken.’