Karin van Helmond is sinds 2000 projectmanager bij ProRail, onder meer als projectmanager bij de bouw van het stationsgebouw (fase 2) in Arnhem: “Lastige opdrachten laten slagen, dat motiveert mij. Focus op de dingen die wél kunnen, dat is het belangrijkst.” (foto: Jorrit ’t Hoen)

Wat maakt jullie project bijzonder?

“Duurzaamheid,” zegt Karin van Helmond. “Dat zit tot in de haarvaten van dit project.” Dit heeft alles met de omgeving te maken. Station Driebergen-Zeist vormt een belangrijke entree tot het Nationaal park Utrechtse Heuvelrug en ‘De Stichtse Lustwarande’. Het team is daarom trots dat het onlangs de Duurzaamheid Award van ProRail kreeg toegekend. Bastiaan Logtmeijer speelde hierbij een belangrijke rol, vertelt Karin. Hij zette alle duurzame aspecten van het project op een rij en inventariseerde onder meer de communicatie over duurzaamheid. Albert Hazeleger licht toe: “We hebben hier onder meer ingezet op zero waste, hergebruik van materialen. Zo is er een tijdelijke parkeerplaats aangelegd op het puin van een gesloopt kantoorgebouw. Ook de ballast in het spoor hebben we kunnen zeven en mogen we nu hergebruiken. Het enige wat we hier weggooien is het huisvuil.”

Bastiaan Logtmeijer is bouwadministrateur en adviseur duurzaamheid. “Werken in dit team is een positieve ervaring. Je eigen inbreng wordt op waarde geschat en ik kan verdiepen in een thema als duurzaamheid.” (foto: Jorrit ’t Hoen)

Wat kenmerkt jullie als team en samenwerkingspartner?

“Het team is de sleutel tot het slagen van het project,” aldus Karin. Daarmee doelt zij op het ProRail-team, maar ook de collega’s bij de opdrachtnemer en de stakeholders. “De investeringen die je moet doen in de menselijke kant van projecten zijn net zo belangrijk als de projectbeheersing. Wij hebben een hecht en warm team, met goede samenwerking waarbinnen we elkaar aanvullen maar ook de weerstand organiseren. Ieders mening en observatie is van waarde. Iedereen krijgt ruimte voor de eigen talenten, initiatieven en om om zijn of haar ideeën op tafel te leggen,” aldus de projectmanager. Een tastbaar voorbeeld hiervan is het bijzondere fotoboek dat projectcoördinator Eveline Braak maakte over het project, waarbij zij haar beeldende, creatieve achtergrond kon inzetten.

Eveline Braak is projectcoördinator. Ze heeft een creatieve achtergrond en maakte onder meer een fotoboek over project Driebergen-Zeist: “Ik krijg hier de ruimte om me te ontwikkelen en voel me sterk verbonden met dit project.” (foto: Jorrit ’t Hoen)

Over het project

Project Stationsgebied Driebergen-Zeist is een samenwerkingsverband van het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat, provincie Utrecht, gemeente Utrechtse Heuvelrug, gemeente Zeist, NS, ProRail en Arcadis. Hoofdaannemer BAM bouwt tussen 2017-2021 het nieuwe stationsgebied. De spoorinfrastructuur krijgt twee extra inhaalsporen. Fietsen kunnen in de toekomst gestald worden in een ondergrondse fietsenkelder in het nieuw te bouwen stationsgebouw. In het gebied worden nieuwe fietspaden aangelegd en ook de weginfrastructuur wordt aangepast. Het nieuwe station wordt zoveel mogelijk energieneutraal. Zo komen er zonnepanelen op de perronkappen, wordt het stationsgebied groen ingericht, worden er bomen geplant en herplant, en worden diverse flora- en faunavoorzieningen aangebracht. Daardoor krijgt het station en stationsgebied een landgoeduitstraling die aansluit bij de omgeving.

Verschil aan de zachte kant

Dankzij deze teamgerichte projectcultuur bestaat er een goede samenwerking tussen alle betrokken partijen bij de vernieuwing van het stationsgebied: opdrachtgever, opdrachtnemers, ingenieursbureau maar ook de stakeholders. Albert: “Goede samenwerking en vertrouwen, daarmee kunnen we het contract op de zachte manier afhandelen, met een gunfactor naar beide kanten toe.” Manager projectbeheersing Ton vat het samen: “Als je de basis op orde hebt in je project, dan ga je het verschil maken aan de zachte kant.” Wat ook helpt, vertelt Eveline, is dat iedereen samen in één gebouw werkt, zowel aannemer, ingenieursbureau als ProRail: “We kunnen snel schakelen en er is veel onderling contact.” Karin: “Wederzijds vertrouwen, dat is een sleutelbegrip binnen ons project.”

Albert Hazeleger is bouwmanager van project Stationsgebied Driebergen-Zeist. Vanaf 1991 is hij betrokken bij grote projecten, waaronder de ombouw Woerden, Utrecht en Gouda: “Het begint met vertrouwen, daaruit komt een goede samenwerking voort.” (foto: Jorrit ’t Hoen)

Wat is jullie grootste uitdaging?

“Steeds weer de balans te vinden bij tegenstrijdige belangen,” aldus Karin. “Er wordt al dertig jaar over dit project gesproken,” legt zij uit. Daarom zet het project niet alleen in op goede communicatie, heeft het z’n omgevingsmanagement en stakeholdersmanagement goed op orde, maar wordt er ook aan ‘intern omgevingsmanagement’ gedaan. “Korte lijnen met alle partijen zijn daarom belangrijk,” aldus Ton, die anderhalve dag per week in het hoofdgebouw in Utrecht werkt om ook de lijnen binnen ProRail kort te houden. Karin: “De tweede uitdaging is om in 2020 dit station aan de beheerorganisatie over te dragen en de afwikkeling daarvan vlot te laten verlopen. Veel van ons werk is daar nu al op gericht.”

Ton Bruijnen is manager projectbeheersing. Sinds begin 2017 is hij betrokken bij de metamorfose van het stationsgebied Driebergen-Zeist: “Als je de basis op orde hebt in je project, dan ga je het verschil maken aan de zachte kant.” (foto: Jorrit ’t Hoen)

Veiligheid

Maar de allerbelangrijkste uitdaging is dat ze met het hele team gezond en wel de eindstreep van het project halen. De harmonie die het project heeft bereikt, intern, en extern, moet behouden blijven. Dat betekent dat het project veilig blijft, dat reizigers en omwonenden tevreden blijven, en dat alle partijen blij zullen zijn met het eindresultaat. Veiligheid is daarmee een belangrijk thema en tevens een uitdaging voor dit project dat omringd en doorkruist wordt door wegen, fiets- en looproutes, woongebied, verkeer en sporen. Ton: “Iedereen moet veilig kunnen blijven reizen, lopen en fietsen, dwars door ons projectgebied.” Binnen de hekken van de bouwplaatsen is de veiligheid goed te controleren, daarbuiten liggen de meeste risico’s. Albert: “Daarom moeten wij extra goed opletten.” Vandaar de spreuk aan de muur op dit projectkantoor: Wij zorgen voor elkaar.

Welke specifieke ervaring en knowhow hebben jullie andere projecten te bieden?

Het project kan kennis en ervaring delen over het aanbestedingstraject, technisch overleg en de intensieve samenwerking met de aannemer, vertelt Karin. Albert: “We hebben het contract getekend op basis van een 3D-ontwerp. Omissies in het contract worden dan duidelijk.” Albert: “We werkten daarnaast met een transitiefase, zo’n vijf tot zes maanden voor we buiten gingen bouwen. Dat is heel nuttig geweest.” Ook kan het projectteam kennis en ervaringen delen over de voorbereiding en begeleiding van grootschalige buitendienststellingen.

Impressie van nieuwe station Driebergen-Zeist

Wat willen jullie graag van andere projecten weten? Wat wil je uit het netwerk halen?

Het team wil graag sparren over de zin en de onzin van administratie en de ‘papierwinkel’. Karin: “Daar gaat veel tijd en geld in zitten. Je ziet het ook elders in de samenleving, bijvoorbeeld in de zorg. Kan dat niet minder?” Op alle niveaus is het project steeds gericht op hoe iets kan, en wat daarvoor nodig is, niet zozeer op hoe het moet. “Regels en procedures zijn belangrijk maar vormen daarbij een routekaart,” aldus Karin.

Bastiaan wil graag praten over de gegevens die nodig zijn voor beheer: “Hoe zorg je ervoor dat er niet te veel overbodige gegevens moeten worden vastgelegd?” En kunnen besluitvormingstrajecten korter? “Deze duren soms tientallen jaren,” aldus Karin. ”Hier is drie keer een compleet nieuw ontwerp gemaakt omdat er geen consensus werd verkregen tussen de verschillende partijen. De governancestructuren die dit in de hand werken, zijn we daar als samenleving bij gebaat?”

Waarom treden jullie toe tot Neerlands diep?

Karin kent het netwerk goed, zij volgde Nd Top en Nd Kern, wat haar veel heeft opgeleverd: “Inzichten, kennis en een netwerk van mensen waarmee ik nog altijd regelmatig contact heb. Ik geloof in deze manier van leren, van en mét elkaar, in een veilige setting.” Neerlands diep draagt nieuwe onderwerpen aan die van belang zijn voor grote projecten, en werkt vanuit de verwondering en dat waardeert Karin. Net als de de link met wetenschappers die zij inspirerend vindt. Ton kijkt uit naar een spiegelsessie over projectbeheersing, die het projectteam binnenkort heeft met Neerlands diep. Karin zou het mooi vinden als er ook Brug- of Kernprogramma’s zouden zijn voor de strategische rollen binnen een projectteam, zoals bouwmanagement of projectbeheersing/contractmanagement. “Er is een leerbehoefte en ik gun mijn team ook zo’n netwerk en uitwisseling van kennis op hun specifieke terrein.”

Werk in uitvoering bij project Driebergen Zeist.