Samenwerken omdat het werkt. Marie-Claire Horden (ProRail) over bouw Station Breda

  • 30 juni 2016
  • Florence Tonk

Vanuit een klein, petrolkleurig kantoorgebouw vlak naast het spoor, werkt Marie-Claire Horden (ProRail) sinds 2012 als projectmanager van het nieuwgebouwde centraal station van Breda. Midden tussen de bouw huist de projectorganisatie die Marie-Claire sinds 2012 leidt, met medewerkers van de NS, de gemeente Breda en ProRail. Een verhaal over de grote voordelen van echte samenwerking.

Marie-Claire Horden op station Breda. Foto door Jorrit 't Hoen.

Marie-Claire Horden op station Breda. Foto door Jorrit ’t Hoen.

Toen Marie-Claire in Breda startte in 2012, vond ze het best spannend om als projectmanager vanuit ProRail een project te gaan leiden dat voor het grootste deel werd gefinancierd door de NS en de gemeente Breda. Het was bovendien haar eerste grote project in de uitvoering. “Ik was vanuit ProRail, met een beperkte financiële bijdrage van het Ministerie van IenM, wel verantwoordelijk voor het project en daarmee ook voor het budget van de twee andere partijen. Dat is niet erg gebruikelijk.”

Steeds meer nadruk op samenwerking

Met de projectdirecteur van de NS en de procesmanager van de gemeente Breda ging zij een hecht samenwerkingsverband aan, waarbij beslissingen en verantwoordelijkheden, voor het project en het team, door alle drie de managers werden gedragen. In het begin gingen de wenkbrauwen nog weleens omhoog: Zou deze samenwerking ook werken als er iets misging? Inmiddels heeft de aanpak zich ruimschoots bewezen en ziet Marie-Claire deze manier van werken als onderdeel van een steeds breder gedragen ontwikkeling in projectmanagement: “Vier jaar geleden was dit niet de gebruikelijke manier om een groot project op te pakken. Daar kon ik me destijds ook wel onzeker over voelen. Mensen vroegen dan bijvoorbeeld of het niet naïef was om zoveel samenwerking te willen. Dat is het niet. De laatste jaren zie je dat projectmanagement steeds meer gericht raakt op samenwerking. Met de opdrachtnemer, omwonenden, de opdrachtgever. Ook in het Kernprogramma van Neerlands diep, dat ik dit jaar afrond, hoor ik steeds meer nadruk op samenwerking. Omdat het werkt.”

Weerstand bij de start

Toen zij in 2012 startte bij station Breda liep er nog een procedure bij de Raad van State. Omwonenden waren bang dat het nieuwe station een barrière zou gaan vormen in de stad. “Het nieuwe stationsgebouw werd niet als verbinding tussen het noorden en zuiden van de stad ervaren, terwijl het wel zo ontworpen was.” Inmiddels is de 36 meter brede passage onder het nieuwe station aangelegd. Deze verbindt de wijk Belcrum met het stadscentrum via een passage met winkels. De passage is een groot deel van de dag open, alleen in de nacht 4 uur gesloten, waardoor er vaak mensen zijn, dus ook sociale controle. “Voorheen had Breda er een onprettig, smal spoortunneltje. Zelf word ik heel blij van deze oplossing, en ik hoop de bewoners van Breda ook.”

De stationspassage is ook aan centrumzijde van het station open gegaan. Foto door Nine Creative Agency.

De stationspassage is ook aan centrumzijde van het station open gegaan. Foto door Nine Creative Agency.

Uitgaan van jezelf

“Hoe zou ik het zelf vinden als dit in mijn achtertuin gebeurde?” Die manier van denken levert Marie-Claire belangrijke inzichten op in haar werk. Het bepaalt haar aanpak, zowel richting de omgeving van het project, maar ook richting medewerkers en samenwerkingspartners. “Een participerende aanpak spreekt me daarbij erg aan, waarbij iedereen een verantwoordelijkheid heeft. Wat wij hier maken is ter verbetering van de stad. Dat moet je samendoen.”

Bouwtijdverlenging

Een van de moeilijkste perioden uit het project was de discussie over bouwtijdverlenging met de aannemer. Dat is waar de nauwe samenwerking tussen de NS, ProRail en de gemeente zich het sterkst heeft bewezen, vertelt Marie-Claire. “Alle drie onze juristen, de drie projectmanagers en directies hebben voortdurend samen de strategie bepaald. Ook zorgden we bij ieder overleg dat onze standpunten hetzelfde waren. Bij gesprekken met de aannemer waren de drie opdrachtgevende partijen allemaal aanwezig. “Soms was dat lastig want het kostte extra tijd. De een heeft ook andere regels dan de ander, wij moesten bijvoorbeeld ook het gesprek aangaan bij IenM. Maar door elkaars expertise aan te spreken zijn we eruit gekomen.”

Pittige gesprekken

De discussie over bouwtijdverlenging was pittig. Het ging om veel geld, met veel impact voor partijen. Toch heeft dit traject uiteindelijk veel opgeleverd, aldus Marie-Claire. “Onze intensieve samenwerking kwam hier helemaal tot z’n recht. Door het samen uit te werken en door onze ‘geen gezeur garantie’ heeft dit veel rust gebracht. Het is geen van ons in de koude kleren gaan zitten want het waren zware gesprekken. Wat echt bijzonder is, is dat de relatie met de opdrachtnemer is hersteld. Bovendien heeft de uitvoering er nooit onder geleden, de bouw en het werk gingen perfect door. Ik heb veel respect voor de projectdirecteur en zijn team bij de aannemer. Door hoe wij in gesprek zijn gebleven en hoe hij dit heeft aangepakt.”

Knopen doorhakken

Voor collega projectmanagers die in zwaar weer terechtkomen heeft Marie-Claire dit advies: “Op een gegeven moment kom je met emotie te zitten. Dan raak je te overtuigd van je eigen gelijk en kun je blinde vlekken krijgen. Daarom was het goed dat onze directies de gesprekken overnamen om met de opdrachtnemer tot overeenstemming te komen. Zij hakten op hoofdlijnen knopen door: deze koers gaan we varen. Als projectmanager ken je zoveel details, die blijf je ook maar zoeken om je gelijk te onderbouwen. Ik zei op een zeker moment tegen mijn manager: ‘Ik zoek alles voor je uit om het gesprek aan te gaan, de uitkomst is aan jou.’ Maar dat kostte wel heel veel moeite.”

De noordzijde van station Breda met rechts de fietsenstalling. Foto door Nine Creative Agency.

De noordzijde van station Breda met rechts de fietsenstalling. Foto door Nine Creative Agency.

Projectorganisatie

Ze kijkt met de meeste trots terug op de projectorganisatie die in Breda werd neergezet. De samenwerking, de openheid. “Er wordt hier veel gezegd en toch valt er zelden een onvertogen woord. Als dat toch gebeurd wordt het ook meteen uitgepraat. Vertrouwen is een belangrijk element.” In een van de seminars van het Kernprogramma viel onlangs dat woord ‘vertrouwen’, met de vraag wanneer ze die term voor het laatst had gebruikt. “Het woord zelf gebruik ik nauwelijks, maar het zit wel in mijn doen en laten. Binnen deze projectorganisatie kan ik iedereen blindelings vertrouwen. Natuurlijk worden hier ook weleens fouten gemaakt, maar dit wordt ook uitgesproken en opgelost. Dat is prettig werken.”

Wat zou ze in een nieuw project anders doen?

“Veel meer de samenwerking met de uitvoering opzoeken. Al bij de projectstartup, waar je veel in moet investeren. Bij de startup moet je sowieso veel meer mensen betrekken, door de hele organisatie.” Ze wijst op een poster op de deur, uit 2011: ‘OVT Breda kiest voor Samenwerking.’ Onder die titel staan afspraken zoals ‘Elkaar live zien = belangrijk’ en ‘We zetten geen negatieve emoties in de mail.’ Prima regels, constateert Marie-Claire, maar ze werden lang niet altijd nageleefd, omdat niet iedereen ze had meegekregen. En als de emotie oploopt is het makkelijk om op zekerheden terug te vallen. Dan gingen mensen toch mailen in plaats van bellen, met een negatief bericht. Met een poster ben je er niet, is haar conclusie. “Een volgende keer zou ik breder investeren in de startup. De aannemer vanaf het begin laten meedenken over de uitvoering, dat is waar ze goed in zijn.”

Wat is haar stijl als projectmanager?

“Ik zeg vrij makkelijk wat ik denk of voel. Ik vind ook dat ik mijn mening mag geven, als ik dat op een nette manier doe en de mening goed is onderbouwd. Als een beslissing grote gevolgen heeft, kan ik het soms moeilijk vinden om zo’n knoop door te hakken. Maar ik heb veel geleerd van een voormalige opdrachtgever die ooit tegen me zei: ‘Liever een foute beslissing dan geen beslissing.’ Ik ben daarom wel erg van het mensen opzoeken om te sparren, voordat ik een beslissing neem. Ook vertrouw ik steeds meer op het zogenaamde ‘onderbuikgevoel.’ Dat heeft zich de afgelopen jaren ook wel bewezen, bijvoorbeeld in de samenstelling van het projectteam. Bij een sollicitatiegesprek had ik weleens het gevoel ‘deze persoon past niet in het team.’ Daar heb ik niet naar geluisterd en die persoon toch aangenomen. De volgende keer ga ik toch weer op dat gevoel af.”

Nieuwe stap: lijnfunctie

In het najaar is haar werk in Breda afgerond en start ze fulltime als hoofd bouwmanagement in de regio Zuid van ProRail. Vanwaar deze nieuwe stap, niet in een project maar in een lijnfunctie? “Ik heb in dit project de afgelopen jaren heel veel geleerd. In deze functie kan ik die ervaring breder delen binnen ProRail. Daarbij werd ik erg gesteund door mijn afdelingsmanagement om deze stap te maken. De mensen zijn voor mij erg belangrijk in het werk. Het is fijn als ik kan bijdragen aan het werkplezier van anderen, onder meer door goed naar hen te luisteren. Dan zie je hoe anders ze de deur uitgaan na zo’n gesprek. Dat soort momenten zijn voor mij echt een beloning. Het zit ‘m vooral in elkaar begrijpen en respect hebben voor elkaar. Dat merk ik ook bij mijn collega’s in het Kernprogramma, iedereen is daar op zijn eigen manier mee bezig in dit werk.”

 

De stationspassage gezien vanaf het perron in Breda. Foto door Nine Creative Agency.

De stationspassage gezien vanaf het perron in Breda. Foto door Nine Creative Agency.

 

Reageer

  1. Gert-Jan Goelema schreef:

    Marie-Claire, leuk en interessant interview!

  2. Simone van de Velde schreef:

    Marie-Claire, wat leuk om te lezen hoe het verder met het project is gegaan en hoe je/jullie bent gekomen tot het prachtige station. Samen werken loont!

Ook interessant

  • Nieuws
  • Ontwikkelprogramma De Verbinders ‘Samen aan de slag om het beter te maken’

Om de manier van samenwerken vanuit de Marktvisie een impuls te geven, hebben BOB, het opleidingsinstituut voor de bouw, en Neerlands diep, het ontwikkelprogramma De Verbinders opgezet. In juni wordt de eerste editie van het programma afgerond. Wij spraken een ontwikkelteam over hun ervaring en geleerde lessen.

lees meer
  • Nieuws
  • Nd Topics over toekomst van projectmanagement: ‘Verleg iedere dag de grenzen van ons vak’

Hoe ziet de toekomst van het projectmanagement eruit? Wat betekent dit voor projectteams? En waar moet Neerlands diep accenten leggen om de ontwikkeling van het vak een duwtje in de juiste richting te geven? Om deze vragen draait de Nd Topics op dinsdag 29 mei in het Utrechtse Muntgebouw.

lees meer
  • Nieuws
  • Project Oosterweelverbinding Linkeroever (Antwerpen) sluit aan bij Neerlands diep

Neerlands diep gaat internationaal: het project Oosterweelverbinding Linkeroever uit Antwerpen sluit aan bij ons netwerk. We spraken drie leden van het projectteam, Els van Parijs (projectmanager), Luc Hellemans (COO van BAM en opdrachtgever) en Leo Kuepers (adviseur vanuit RWS) over hun uitdagingen, ervaringen en ambities.

lees meer