Slimmer omgaan met VTW’s, een jaar later: ‘Verspilling tegengaan, daar draait het om’

  • 17 oktober 2016
  • Noel Houben

Soms zijn verzoeken tot wijziging (VTW’s) niet te vermijden: bijvoorbeeld als ze samenhangen met een wetswijziging. Soms zijn ze zelfs gewenst, omdat het project er beter van wordt. Maar vaak leiden deze (verzoeken tot) contractwijzigingen tot verstoring van een project. Hoge kosten, tijdverlies en spanningen tussen opdrachtgever en opdrachtnemer kunnen hier het gevolg van zijn. Ger Minholts van Rijkswaterstaat en Johan de Vries van ProRail vertelden in september 2015 tijdens een Café College wat hun werkgevers doen om slimmer om te gaan met VTW’s. Wat is er sindsdien gebeurd en bereikt? Neerlands diep vroeg het beide heren in Utrecht.

nd-germinholts-johandevries-003web

Ger Minholts en Johan de Vries

Gebouw Westraven baadt deze septemberdag in de hete nazomerzon. Het kwik stijgt langzaam maar zeker richting een recordtemperatuur. Het verhindert Minholts en De Vries niet om in het gebouw van Rijkswaterstaat met passie te vertellen over een onderwerp dat al enkele jaren hun aandacht heeft.

Hoe staat het er nu voor wat de VTW’s betreft?

Ger: “Het proces van de groene kamers, waarover ik tijdens het Café College vertelde, wordt inmiddels breed toegepast binnen Rijkswaterstaat. Een groot aantal realisatie- en onderhoudsprojecten werkt nu met het verbeterde proces. Daaronder ook grote projecten en programma’s als het Programma Sluizen en Schiphol-Amsterdam-Almere. Uiteindelijk zullen alle projecten aan de slag gaan met de werkwijze die is ontwikkeld door ervaringsdeskundigen. Binnen het management van Rijkswaterstaat is het principe van de groene kamers omarmd, maar het leeft ook echt bij de projecten. De groene kamers zijn trouwens maar één voorbeeld van de instrumenten waarmee we het VTW-proces stroomlijnen. Ook het visueel management is hierbij onmisbaar. Op steeds meer projectlocaties staan borden die de voortgang van VTW’s weergeven. De doorlooptijden halen we uit onze systemen en delen we met de projecten. Het geeft medewerkers meer inzicht in het aantal en de voortgang van contractwijzigingen binnen het project. De VTW’s worden op deze manier echt van iedereen.”
Johan: “Dat is ook de richting die we binnen ProRail opgaan. De VTW’s worden een standaard onderdeel van het dashboard van projecten. Blijkt op dit sturingsinstrument dat het aantal VTW’s sterk stijgt of buiten een bepaalde bandbreedte komt? Dan kan het project zelf bepalen of er maatregelen genomen moeten worden om terug te komen binnen die bandbreedte. Daarnaast zie je dat de ingeslagen weg bij ProRail om VTW’s te voorkomen leidt tot initiatieven in de organisatie. Zo zijn mensen op verschillende plekken bezig om de kwaliteit van producten te verbeteren die onderdeel uitmaken van het contractdossier. Het centrale VTW-programma zal naar verwachting eind dit jaar stoppen. Dan verwachten we lopende verbeterinitiatieven te hebben afgerond of overgedragen aan de staande organisatie.”

“Als programma hebben we de afgelopen periode voortgeborduurd op de verbeteringen die we in het verleden al hadden ingezet. Naar aanleiding van onderzoek naar de oorzaken van VTW’s zijn bijvoorbeeld eisen aangepast die vaak leiden tot wijzigingen. Deze aangepaste eisensets worden gebruikt bij nieuwe projecten. Daarbij monitoren de verantwoordelijkheden zelf of de bewuste wijzigingen niet meer voorkomen door de aanpassingen. Ze kijken bovendien of de projecten in totaliteit verbeteren door de veranderingen. Ook als een contract al in de markt is gezet, proberen we VTW’s te voorkomen. Moeten we een wijziging per se binnen dit contract regelen, vragen we ons steeds vaker af. Of kunnen we dit ook in een later contract oplossen? Dan voorkom je immers de vertraging en kosten die een contractwijziging met zich mee kan brengen. Als het echter noodzakelijk of efficiënter is om wijzigingen onmiddellijk mee te nemen, dan doen we dat natuurlijk.”
Ger: “Dat is ook een van de afwegingen die wij soms maken in de eerste groene kamer. Moeten we nu extra asfalteringswerkzaamheden toevoegen aan het project door middel van een contractwijziging? Of is dit iets wat we ook later bij het onderhoud kunnen aanpakken?”

Waarin zit nou het verschil tussen die groene kamers en de traditionele werkwijze?

Ger: “In het verleden ging het al bij veel projecten goed. Maar het kwam ook voor dat we een paar maanden bezig waren met een wijziging die eigenlijk geen wijziging was. Bijvoorbeeld omdat de beoogde wijziging bij nader inzien gewoon al in het contract stond. De aannemer had vaak ook al veel tijd en energie gestoken in een raming van de kosten van het VTW. Terwijl nog niet was besproken of het wel een VTW was en of er ook geld was om de wijziging door te voeren.”

“Met de groene kamers verloopt dit proces meer gestructureerd en vaak ook sneller. In de eerste groene kamer kijkt het projectteam, waaronder experts als juristen en inkoopmanagers, of een contractwijziging nodig en gewenst is. Is het antwoord ‘nee’, dan is het einde verhaal wat het VTW-proces betreft. Is het antwoord ‘ja’, dan bespreken projectteam en opdrachtnemer in de tweede groene kamer wat ze met het VTW beogen en hoe de contractwijziging eruit moet zien. In de derde groene kamer geven projectteam en de interne opdrachtgever er vervolgens een klap op. De interne opdrachtgever, die tijdens het hele proces is aangehaakt door het projectteam, zet dan ook meteen de handtekening onder de contractwijziging. Alle relevante partijen, ook de opdrachtnemer, en alle rollen binnen het project zijn betrokken bij dit proces. Gemiddeld duurt het doorlopen van de groene kamers tien tot twaalf weken. Maar het gaat meestal aanmerkelijk sneller bij VTW’s waar veel tijdsdruk op staat.”

Foto: Ton Borsboom

Werkzaamheden SAA Foto: Ton Borsboom

Wat willen jullie andere overheidsorganisaties meegeven die hun eigen VTW-proces onder handen willen nemen?

Johan: “Dit artikel en het artikel over het Café College geven een globaal beeld van wat er mogelijk is. Als er nog vragen zijn of als mensen een gesprek willen, dan kunnen ze Ger of mij benaderen. Na het Café College heb ik vorig jaar nog met TenneT van gedachte gewisseld over hoe je slimmer kunt omgaan met VTW’s.”
Ger: “Verspilling tegengaan, daar draait het om. Zowel bij ProRail als bij Rijkswaterstaat. Of dat nu gebeurt door het aantal VTW’s terug te dringen of door de doorlooptijden te versnellen. Met deze manier van denken kunnen ook andere organisaties hun voordeel doen. En dan niet alleen bij de VTW’s, maar ook als ze andere processen onder de loep nemen.”
Johan: “Belangrijk is dat je het zo tastbaar mogelijk maakt. Zoals Rijkswaterstaat doet met de planborden en wij met de dashboards. En houdt vooral ook zicht op de achterliggende doelstelling. Het aantal VTW’s terugdringen is leuk. Maar uiteindelijk gaat het om kwaliteitsverbetering, efficiënter werken, minder onnodige kosten maken. Verspilling terugdringen zoals Ger het noemt.”

Wat kan Neerlands diep doen om dit soort ontwikkelingen verder te helpen?

Ger: “Het netwerk is de kracht van Neerlands diep. Tijdens bijeenkomsten als de Café Colleges en de Spiegels kun je een kijkje in de keuken van een ander nemen. Dat is leerzaam en inspirerend, weet ik uit eigen ervaring. Dankzij het Café College van september vorig jaar hebben Johan en ik elkaar ontmoet en zijn we op de hoogte van wat de ander doet op VTW-gebied. Neerlands diep moet vooral doorgaan met het ontplooien van dergelijke initiatieven.”
Johan: “Het is mooi dat Neerlands diep thema’s als het slimmer omgaan met VTW’s op de agenda zet. Maar de aandacht ebt na zo’n Café College ook snel weer weg in de hectiek van alledag. Ik zou het liefst zien dat het niet bij een momentopname blijft, maar dat ook de ontwikkeling op de langere termijn wordt gevolgd. Een beetje zoals dit interview doet in combinatie met het verslag van het Café College. Dat zou vaker en ook bij andere thema’s mogen gebeuren. Zo houd je deze onderwerpen levend.”

ProRail focust op het terugdringen van het aantal VTW’s, Rijkswaterstaat op het sneller verwerken van VTW’s. Dat klinkt behoorlijk complementair. Gaan jullie de handen ineen slaan?

Ger: “Je stelt het te zwart-wit. Wij kijken ook naar aantallen, ProRail ook naar doorlooptijden. Rijkswaterstaat is bijvoorbeeld begonnen om de oorzaken van contractwijzigingen te labelen. Vervolgens willen we deze oorzaken aanpakken en daarmee het aantal VTW’s terugdringen.”
Johan: “Eens. Ook binnen ProRail is er inmiddels door de meest betrokken afdeling een traject gestart om de doorlooptijd van het afhandelen van VTW’s te monitoren en te reduceren. Sneller verwerken van VTW’s is dus wel degelijk een aandachtspunt voor ons. Al klopt het wel dat de accenten bij ProRail en Rijkswaterstaat tot voor kort anders lagen.”
Ger: “Om terug te komen op je vraag: de eigen verbeterprojecten hebben de afgelopen periode onze aandacht opgeslokt. Maar ik hoor vandaag wel dingen waarvan ik denk: ‘Daar kan ik iets mee’. Dus ik sta er zeker voor open om ervaringen uit te wisselen.”
Johan: “Wat mij betreft gaan we voortaan regelmatig even bij elkaar zitten om te delen waar we mee bezig zijn.”
Ger: “Gaan we doen. We prikken meteen een datum.”

 

Reageer

Ook interessant

  • Nieuws
  • Slotsymposium Ruimte voor de Rivier en Maaswerken: ‘Doorstromen, Sturen en Ruimte geven’

De eindevaluaties zijn naar de Kamer gestuurd, het gros van de projecten is afgerond. Hoog tijd dus om de kennis die is opgedaan binnen de ‘natte’ Rijkswaterstaatprogramma’s Ruimte voor de Rivier en Maaswerken door te geven aan andere projecten en programma’s. Dit gebeurt tijdens het dynamische symposium Doorstromen, Sturen en Ruimte geven, dat op 25 juni 2018 plaatsvindt in Gorinchem.

lees meer
  • Nieuws
  • Nd Webinar over de betekenis van macht voor de projectmanager van morgen

Oscar David, organisatie-psycholoog en spreker en adviseur op het gebied van leiderschap en verandering, ging in het Nd Webinar op 26 juni 2018 in op het fenomeen macht en wat macht betekent voor de projectmanager van morgen. Reflectie uit de praktijk kwam van Christa Kempenaar, projectmanager bij Rijkswaterstaat.

lees meer
  • Nieuws
  • Ontwikkelprogramma De Verbinders ‘Samen aan de slag om het beter te maken’

Om de manier van samenwerken vanuit de Marktvisie een impuls te geven, hebben BOB, het opleidingsinstituut voor de bouw, en Neerlands diep, het ontwikkelprogramma De Verbinders opgezet. In juni wordt de eerste editie van het programma afgerond. Wij spraken een ontwikkelteam over hun ervaring en geleerde lessen.

lees meer