Vastleggen of vertrouwen

  • 08 september 2014
  • Jenny Kamstra

Neerlands diep organiseerde samen met Logeion, beroepsorganisatie voor communicatie-professionals, een bijeenkomst bij het project weguitbreiding Schiphol-Amsterdam-Almere (SAA). De bijeenkomst had als onderwerp de consequenties van nieuwe contractvormen voor de werkwijze van communicatie en omgevingsmanagement. De steeds vaker gebruikte contractvorm ontwerp, bouw, financiering en instandhouding bijvoorbeeld, vraagt bij communicatie en omgevingsmanagement om een intensievere samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Maar hoe kom je tot een goede samenwerking? Hierover sprak onder andere Ben Böing, coördinator omgevingsmanagement bij aannemer Heijmans.

Wegwerkzaamheden Ringweg A10

‘Ik wil alleen discussie over de issues’

In zijn verhaal benadrukte Ben dat hij in zijn samenwerking met opdrachtgevers discussie over wie of welke professie er aan de lat staat altijd probeert te voorkomen. ‘Ik wil geen discussie over of het bouwcommunicatie of publiekscommunicatie is, ik wil alleen discussie over de issues zelf.’

Andere uitgangspunten voor Ben zijn:

  • altijd uitgaan van wat het beste is voor het project
  • niet alles van tevoren in het contract vast willen leggen, maar bouwen aan en op wederzijds vertrouwen. Zeker doordat projecten lang lopen is niet alles van tevoren te overzien. Dat maakt het ook moeilijk alles voor te schrijven.
  • Best Value Procurement (BVP). Een instrument dat goed werkt om de gewenste houding en het gewenste gedrag in het contract te brengen. Bij BVP gaat het er om de best beschikbare expert te vinden die de opdracht kan uitvoeren. Om tot een maximaal resultaat te komen is het daarnaast van belang om los te laten en te vertrouwen in plaats van te controleren en beheersen. De opdrachtnemer neemt het voortouw.

Als laatste benoemde de coördinator omgevingsmanagement een boek dat hem helpt in zijn werk. Het boek ‘Succesvol samenwerken’ van Maarten Reinking. Hierin beschrijft Reinking een model met acht aspecten die in zijn beleving cruciaal zijn om tot een succesvolle samenwerking te komen.

Denkproces

Herald van Heerde van de provincie Flevoland nam deel aan de bijeenkomst bij SAA. Hij zegt naar aanleiding van de presentatie van Ben Böing: ‘De provincie Flevoland staat aan de vooravond van de aanbesteding van een aantal grote projecten. We willen hierbij met nieuwe contractvormen werken en proberen te achterhalen welke consequenties dat heeft. Wat moeten we ten aanzien van communicatie en omgevingsmanagement vastleggen en wat niet? Hoe ver moet je gaan in je voorschriften? De bijeenkomst heeft me verder gebracht in mijn denkproces over de contractering. Waarbij ik wel vermoed dat Heijmans als aannemer voorloper is en dat kleinere aannemers zich nog volop aan het aanpassen zijn aan de veranderende vraag van opdrachtgevers en de benodigde competenties nog in huis aan het halen zijn.’

Ritual dissent

Als afsluiting van de bijeenkomst bij SAA presenteerde communicatieadviseur Hanneke Hoorneman van dit project een case uit het project. De aanwezigen konden daar vervolgens gezamenlijk de tanden in zetten. Hierbij werd gebruik gemaakt van de ritual dissent methode, een methode om ideeën snel te testen en te verbeteren. In groepen worden oplossingen gezocht voor de case, vervolgens gaat van iedere groep een afgevaardigde naar een andere groep, de afgevaardigde legt uit wat zijn of haar groep bedacht heeft en draait zich daarna met de rug naar de tweede groep toe. Deze groep kan vervolgens bespreken wat er goed en minder goed  is aan de ideeën. De afgevaardigde luistert ondertussen natuurlijk heel goed naar alles dat gezegd wordt, gaat daarna terug naar de eigen groep en brengt verslag uit waarna het eerste plan aangescherpt kan worden.

Deze methode kende Melanie Osther, adviseur Strategisch Omgevingsmanagement project A27/A1 Rijkswaterstaat, nog niet. ‘Ik vond het een leuke werkvorm en één die ik in mijn werk goed kan gebruiken. Iets waar ik het mee eens ben is de uitspraak van Ben Böing over onder wiens verantwoordelijkheid wat valt. Wij zijn vaak tijd kwijt aan deze discussie. Ik zeg voortaan ook dat ik het wil hebben over de issues en niet over de rollen en verantwoordelijkheden. We zijn gezamenlijk verantwoordelijk.’

Op herhaling

Vanuit het netwerk van Neerlands diep was erg veel belangstelling voor deze bijeenkomst en we hebben diverse mensen teleur moeten stellen. Daarom proberen we op korte termijn nog een bijeenkomst te organiseren over de consequenties van nieuwe contractvormen in de praktijk. Zodra hier meer over bekend is, berichten we hierover. Meer informatie: programmamanager Guido Kwikkers.

Reageer

Ook interessant

  • Nieuws
  • Streven naar wendbaarheid én een stabiel proces: Project Blankenburgverbinding sluit aan bij Neerlands diep

In 2024 moeten de eerste auto’s door de tunnel van de Blankenburgverbinding rijden. Helene Moors, projectdirecteur, en Lucas van de Winckel, manager projectbeheersing, vertellen over hun ervaringen tot nu toe. Wat zijn hun ambities voor dit omvangrijke project en wat hebben zij al aan lessen geleerd die ze kunnen delen met het netwerk van Neerlands diep?

lees meer
  • Nieuws
  • Serie van Nd Webinars over vernieuwing van het vak

Neerlands diep wil het laatste half jaar van 2018 en 2019 actief en verfrissend bijdragen aan de ontwikkeling van het vak projectmanagement. Daarom organiseren we de komende anderhalf jaar, een serie van zes Nd Webinars waarin deze zoektocht centraal staat.

lees meer
  • Nieuws
  • Nd Zomergast 2018 over Samenwerken met de markt: ‘Uiteindelijk draait het om vertrouwen’

Het academisch jaar van Neerlands diep start op 30 augustus 2018 op een unieke locatie: de Gaasperdammertunnel in Amsterdam-Zuidoost, onderdeel van wegenprogramma Schiphol-Amsterdam-Almere (SAA). Met als hoofdgast, programmadirecteur van SAA Hans Ruijter.

lees meer