Vastleggen of vertrouwen

  • 08 september 2014
  • Jenny Kamstra

Neerlands diep organiseerde samen met Logeion, beroepsorganisatie voor communicatie-professionals, een bijeenkomst bij het project weguitbreiding Schiphol-Amsterdam-Almere (SAA). De bijeenkomst had als onderwerp de consequenties van nieuwe contractvormen voor de werkwijze van communicatie en omgevingsmanagement. De steeds vaker gebruikte contractvorm ontwerp, bouw, financiering en instandhouding bijvoorbeeld, vraagt bij communicatie en omgevingsmanagement om een intensievere samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Maar hoe kom je tot een goede samenwerking? Hierover sprak onder andere Ben Böing, coördinator omgevingsmanagement bij aannemer Heijmans.

Wegwerkzaamheden Ringweg A10

‘Ik wil alleen discussie over de issues’

In zijn verhaal benadrukte Ben dat hij in zijn samenwerking met opdrachtgevers discussie over wie of welke professie er aan de lat staat altijd probeert te voorkomen. ‘Ik wil geen discussie over of het bouwcommunicatie of publiekscommunicatie is, ik wil alleen discussie over de issues zelf.’

Andere uitgangspunten voor Ben zijn:

  • altijd uitgaan van wat het beste is voor het project
  • niet alles van tevoren in het contract vast willen leggen, maar bouwen aan en op wederzijds vertrouwen. Zeker doordat projecten lang lopen is niet alles van tevoren te overzien. Dat maakt het ook moeilijk alles voor te schrijven.
  • Best Value Procurement (BVP). Een instrument dat goed werkt om de gewenste houding en het gewenste gedrag in het contract te brengen. Bij BVP gaat het er om de best beschikbare expert te vinden die de opdracht kan uitvoeren. Om tot een maximaal resultaat te komen is het daarnaast van belang om los te laten en te vertrouwen in plaats van te controleren en beheersen. De opdrachtnemer neemt het voortouw.

Als laatste benoemde de coördinator omgevingsmanagement een boek dat hem helpt in zijn werk. Het boek ‘Succesvol samenwerken’ van Maarten Reinking. Hierin beschrijft Reinking een model met acht aspecten die in zijn beleving cruciaal zijn om tot een succesvolle samenwerking te komen.

Denkproces

Herald van Heerde van de provincie Flevoland nam deel aan de bijeenkomst bij SAA. Hij zegt naar aanleiding van de presentatie van Ben Böing: ‘De provincie Flevoland staat aan de vooravond van de aanbesteding van een aantal grote projecten. We willen hierbij met nieuwe contractvormen werken en proberen te achterhalen welke consequenties dat heeft. Wat moeten we ten aanzien van communicatie en omgevingsmanagement vastleggen en wat niet? Hoe ver moet je gaan in je voorschriften? De bijeenkomst heeft me verder gebracht in mijn denkproces over de contractering. Waarbij ik wel vermoed dat Heijmans als aannemer voorloper is en dat kleinere aannemers zich nog volop aan het aanpassen zijn aan de veranderende vraag van opdrachtgevers en de benodigde competenties nog in huis aan het halen zijn.’

Ritual dissent

Als afsluiting van de bijeenkomst bij SAA presenteerde communicatieadviseur Hanneke Hoorneman van dit project een case uit het project. De aanwezigen konden daar vervolgens gezamenlijk de tanden in zetten. Hierbij werd gebruik gemaakt van de ritual dissent methode, een methode om ideeën snel te testen en te verbeteren. In groepen worden oplossingen gezocht voor de case, vervolgens gaat van iedere groep een afgevaardigde naar een andere groep, de afgevaardigde legt uit wat zijn of haar groep bedacht heeft en draait zich daarna met de rug naar de tweede groep toe. Deze groep kan vervolgens bespreken wat er goed en minder goed  is aan de ideeën. De afgevaardigde luistert ondertussen natuurlijk heel goed naar alles dat gezegd wordt, gaat daarna terug naar de eigen groep en brengt verslag uit waarna het eerste plan aangescherpt kan worden.

Deze methode kende Melanie Osther, adviseur Strategisch Omgevingsmanagement project A27/A1 Rijkswaterstaat, nog niet. ‘Ik vond het een leuke werkvorm en één die ik in mijn werk goed kan gebruiken. Iets waar ik het mee eens ben is de uitspraak van Ben Böing over onder wiens verantwoordelijkheid wat valt. Wij zijn vaak tijd kwijt aan deze discussie. Ik zeg voortaan ook dat ik het wil hebben over de issues en niet over de rollen en verantwoordelijkheden. We zijn gezamenlijk verantwoordelijk.’

Op herhaling

Vanuit het netwerk van Neerlands diep was erg veel belangstelling voor deze bijeenkomst en we hebben diverse mensen teleur moeten stellen. Daarom proberen we op korte termijn nog een bijeenkomst te organiseren over de consequenties van nieuwe contractvormen in de praktijk. Zodra hier meer over bekend is, berichten we hierover. Meer informatie: programmamanager Guido Kwikkers.

Reageer

Ook interessant

  • Nieuws
  • Deel 3 Stress & Veerkracht – Jim Leersum ervaringsdeskundige

Projectmanager Jim van Leersum ging onderuit in 2015: burn-out. Jim vertelde Neerlands diep wat er misging, wat hem hielp bij zijn herstel en welke steun hij kreeg van ProRail en zijn leidinggevende. Dit interview is de laatst in een reeks van drie interviews over stress en veerkracht. Eerder spraken we programmamanager bij Neerlands diep, Luc Boekesteijn en veranderkundige Shirine Moerkerken.

lees meer
  • Nieuws
  • Certificaatuitreiking Nd Brug 11: ‘Verlegt je grenzen en verrijkt je vakmanschap’

Op 29 maart was het zover. In het indrukwekkende Paushuize te Utrecht werden de certificaten uitgereikt aan de deelnemers van het 11e Nd Brug programma. Het was een feestelijke bijeenkomst, waar de deelnemers konden terugblikken op een energiek en grensverleggend trainingsprogramma van Neerlands diep. Verbinding, vertrouwen, samenwerking en loslaten zijn de kernbegrippen van deze editie van Nd Brug.

lees meer
  • Nieuws
  • Duurzaamheidsprogramma’s en de projectenpraktijk – Lerend netwerk

De vervolgbijeenkomst van het lerend netwerk Duurzaamheid in projecten op 9 maart 2018, ging over de relatie tussen overkoepelende duurzaamheidsprogramma’s en de praktijk van projecten. We lieten beleidsmakers en duurzaamheidsprogrammamanagers aan het woord over waar zij aan werken. Op basis daarvan maakten we een (beeldende) vertaling van wat het verduurzamen van bouw- en infraprojecten betekent voor het vak projectmanagement.

lees meer