Voordelen van Asset op orde zichtbaar

  • 16 maart 2015
  • Jenny Kamstra

Tijdens de webinar op 4 maart vertelden projectmanager Frans Hendrikx van Rijkswaterstaat en Rob van Kouwen, organisatieadviseur bij Multividuals, over de door hen ontwikkelde methodiek voor oplevering en overdracht; Asset op orde. Ook Annika Hesselink, technisch manager bij het Ruimte voor de Rivier-project Noordwaard vertelde over haar ervaringen met het inzetten van Asset op orde. Programmamanager Guus Pieters van Neerlands diep was gespreksleider.

Aanleiding

Frans Hendrikx, nu projectmanager bij Maaswerken, stelde een aantal jaar geleden bij zijn toenmalig project de toekomstig beheerder de vraag: “Stel nu eens dat dit de oplevering is. Ik moet overdragen aan jou als beheersorganisatie. Weet je dan wat je krijgt? En weet je wat je destijds gevraagd hebt?” Uit de discussie die daarop volgde kwamen geen duidelijke antwoorden.

Dat was voor Frans aanleiding om hiermee aan de slag te gaan. Hij ging om tafel met de beheerder. Samen analyseerden ze wat nodig was om de oplevering zo goed mogelijk te laten verlopen. Het leverde interessante inzichten op, onder andere de ‘namen en rugnummers’, de mensen die vanuit beide organisaties betrokken waren bij de oplevering.

Frans besloot direct te starten met het overdrachtsmoment. De ervaringen die hij daarbij opdeed, legde hij vast in het boek Asset op orde.

Levenscyclus-denken

In het boek staat onder andere de ASSET Levenscyclus. Een handige ondersteuning voor de projectorganisatie, maar ook inzichtelijk voor de beheerders. “Als een beheerder het onderhoud doet, moeten zij net zo goed zorgen dat het ‘op orde blijft’”, zegt Frans. “Wij komen even langs als projectorganisatie. Wij knutselen wat aan een object, of voegen een nieuw object toe, maar zij blijven altijd beheerder.”

 

Levenscyclus

Proces organiseren

Rob van Kouwen, organisatieadviseur bij Multividuals, werd bij Asset op orde betrokken. Al snel bleek dat er onduidelijkheid was over wat er precies opgeleverd moest worden. Er werd apart gesproken met de projectorganisatie, beheerder en aannemer (de driehoek). Aan hen werd gevraagd hoe zij aankeken tegen oplevering en overdracht en wat ze nodig hadden om dat goed te doen. De beelden die daaruit naar voren kwamen, bleken verschillend te zijn.

Van Kouwen en project Maaswerken organiseerde daarop een Oplevering en Overdracht StartUp (OOSU) waarin de drie partijen informeel met elkaar konden overleggen over wat elk van de partijen nodig had en kon leveren. Om helder te maken wat moest worden opgeleverd, ontwikkelden de Multividuals en Maaswerken samen de Y-as. Hierin wordt duidelijk welke objecten moeten worden opgeleverd, aan welke eisen ze moeten voldoen en in welk systeem ze moeten worden opgeleverd. Uit de matrix wordt duidelijk welke kennis nodig is. Aan deze gegevens kunnen verantwoordelijke personen worden gekoppeld en een planning met deadlines.

Vervolgens werd de game BEST Practice ontwikkeld. Van Kouwen hierover: “Daarmee kun je doorleven wat er nodig is, en daarna kun je het heel snel in je project doorzetten in een actieplan oplevering en overdracht.” Wanneer andere projecten deze methode willen gebruiken, helpt Rob van Kouwen ze met een actieplan en een helder proces. De projectorganisatie gaat daarna zelf verder binnen de driehoek. Van Kouwen is vaak alleen nog betrokken bij de reguliere Oplevering en Overdracht Follow-Up (OOFU).

Ervaringen bij Noordwaard

Annika Hesselink sluit aan bij het gesprek. Ze is technisch manager bij het Ruimte voor de Rivier-project Noordwaard, en heeft daar goede ervaringen met het inzetten van de methodiek Asset op orde: “Noordwaard is echt een omgevingsproject. Niet alleen de mensen die er wonen zijn nauw betrokken, maar ook de toekomstige beheerders: het waterschap, de gemeente en Rijkswaterstaat. Die hebben we al in de contractfase bij het project betrokken. Dat wilden we zo goed mogelijk voortzetten, ook met de overdracht.”

Annika heeft nu een lijst van 700 objecten die ze op 1 oktober 2015 moet overdragen aan de toekomstig beheerders. Samen met de beheerders vulde ze de Y-as-matrix, bepaalde ze hoe de objecten opgeleverd moesten worden, en vulde het proces in. Elke 6 weken is er overleg met de aannemer en de beheerder om de objecten door te nemen.

De voordelen ziet ze nu al. Zo zijn de vooropnames bij alle gemalen nu al gestart, en verwacht ze daarbij bijna geen restpunten meer te hebben voor de overdracht. Een ander voordeel ziet ze bij het toekomstig onderhoud. Ze kon de toekomstig beheerder de juiste gegevens leveren voor de aanbesteding van het onderhoud. Ze hoopt dat de aannemers voor het project en voor het onderhoud straks gezamenlijk in het veld actief kunnen zijn om de overdracht goed te organiseren.

De aannemer van het project is blij met deze aanpak, vertelt Annika. Hij wil graag na oplevering zo snel mogelijk door naar een ander project.

Vroeg beginnen

De bewustwording rond het onderwerp groeit, merkt Frans: “Er moet een soepele overgang zijn naar beheer en onderhoud. Wat we niet willen is dat het project er ligt en niemand zich verantwoordelijk voelt om het te onderhouden.” Een vertraging van de overdracht betekent dat veel mensen aan het project gebonden blijven vanuit de opdrachtgever, aannemer en beheerder. Een jaar vertraging kost dan al snel 2,5 miljoen euro, schat hij.

“Je kunt niet vroeg genoeg beginnen met de oplevering en overdracht. Je kunt zeggen dat je bij start realisatie, start met de overdracht” zegt Frans. Er wordt nu getest of het zelfs al in de aanbestedingsfase kan worden meegenomen, door de beheerder bewust te laten nadenken over de overdracht, dit vertalen in het contract en ook de daarbij behorende documenten mee te leveren. Je kunt bijna spreken van een overdracht van beheerder naar projectorganisatie!

Kennisdelen

Tussen Rijkswaterstaat en ProRail wordt over en weer kennis gedeeld over oplevering en overdracht, vertelt Frans. Bij ProRail is het onderwerp zo’n 10 jaar geleden op de agenda gekomen naar aanleiding van de ervaringen bij de Betuweroute.

Leerprogramma

Voor projecten in het Neerlands diep-netwerk is een leerprogramma opgezet, om de kennis over het onderwerp te delen en borgen. Wie meer over dit leerprogramma wil weten kan contact opnemen met programmamanager Guus Pieters via guus@neerlandsdiep.nl of 06-52461689.

Reageer

Ook interessant

  • Nieuws
  • Projectmanagement: een vak in beweging

Neerlands diep wil actief en verfrissend bijdragen aan betere resultaten in publieke bouw- en infraprojecten. Sinds 1 januari 2018 is Alex Vermeulen directeur. Na bijna een jaar in functie deelt hij zijn reflecties en de visie van Neerlands diep op het vak van projectmanagement.

lees meer
  • Nieuws
  • Certificaatuitreiking Nd Brug 12 – chaordisch projectmanagement

Donderdag 29 november kregen 16 deelnemers aan het twaalfde Brugprogramma, Nd Brug 12, hun certificaat uitgereikt in Paushuize in Utrecht. Nd Brug is een leer- en ontwikkelprogramma voor projectmanagers met 5 tot 7 jaar ervaring in het managen van projecten.

lees meer
  • Nieuws
  • Nd Webinar: No one is in charge terugkijken

Hoogleraar Geert Teisman en ProRail-manager Marie-Claire Horden gingen in het Nd Webinar No One is In Charge met elkaar in gesprek over “meer doen als manager dan waarvoor je besteld bent” in een samenleving waar niemand over gaat.

lees meer