Wel of niet aanbesteden van communicatie

  • 15 oktober 2015
  • Jenny Kamstra

Op 12 november organiseert Neerlands diep in samenwerking met Metro en Tram van de gemeente Amsterdam een bijeenkomst met als thema de inrichting van communicatie in grote bouw- en infrastructurele projecten. Deze bijeenkomst is een vervolg op een reeks artikelen over dit thema die door Metro en Tram zijn gepubliceerd. In de artikelen komen communicatieadviseurs en omgevingsmanagers van grote projecten aan het woord over hoe opdrachtgever en opdrachtnemer samen kunnen werken op het gebied van communicatie.

Open dag bij de Noord/Zuidlijn. Foto: Gé Dubbelman

Open dag bij de Noord/Zuidlijn. Foto: Gé Dubbelman

Wel of niet aanbesteden van communicatie

De eerste die haar ervaringen deelde was Sacha van Anraat, communicatieadviseur bij Metro en Tram waar het project Noord/Zuidlijn onder valt. Hieronder kan je het artikel dat Metro en Tram publiceerde lezen. Wil je met Sacha en andere communicatieadviseurs en omgevingsmanagers in gesprek over of de communicatie volledig bij opdrachtgever hoort of juist door opdrachtnemer opgepakt moet worden? De bijeenkomst is op donderdagmiddag 12 november 2015 in het informatiecentrum van de Noord/Zuidlijn in Amsterdam van 13:30 tot 17:00 uur. Je kunt je aanmelden via info@neerlandsdiep.nl.

Interview met Sacha van Anraat

Houd je de communicatie als opdrachtgever bij jezelf of laat je het aan je aannemer over? Met de groeiende trend van de geïntegreerde contracten gaan er steeds vaker stemmen op om de communicatie ook bij de aannemer te beleggen. Wat zijn hiervan de consequenties? Waarom zou je dit als opdrachtgever wel of juist niet doen? Moet je de communicatie integraal of op onderdelen de verantwoordelijkheid maken van de aannemer? En zo ja, welke dan? Zijn er projecten die zich hier beter of minder goed voor lenen? Zijn er ook tussenvormen denkbaar? En wat vinden aannemers er eigenlijk zelf van? In dit discussiedossier gaan we opzoek naar ervaringen van voor- en tegenstanders en naar hun antwoorden op deze vragen.

Het is een actueel onderwerp merkt Sacha van Anraat, communicatieadviseur van de gemeente Amsterdam voor het onderdeel Metro en Tram waar het project Noord/Zuidlijn onder valt. ‘De toename van geïntegreerde contracten, heeft invloed op de organisatie van projecten. Zowel aan de kant van de aannemer als aan die van de opdrachtgever.’ Wat werkt goed en wat minder? En in welke mate hebben aspecten als duur van het project, de ligging, de context en de voorgeschiedenis daar invloed op? ‘Het lijkt me interessant om dat met elkaar eens te evalueren en ervaringen over uit te wisselen.’ Van Anraat opent de discussie en vertelt in dit eerste interview over de aanpak bij de Noord/Zuidlijn. ‘Mijn zorg bij deze trend, is dat het tot een verschraling van de communicatie kan leiden.’

Grofweg drie vormen

Voor de inrichting van communicatie bij grote bouw- en infraprojecten zijn grofweg drie vormen te ontdekken. Met aan de ene kant van het spectrum de ‘ouderwetse’ manier waarbij de communicatie geheel in handen van de opdrachtgever ligt. Aan de andere kant vinden we de trend die een aantal jaar gelden is ingezet, door met name Rijkswaterstaat, om de bouwcommunicatie helemaal de verantwoordelijkheid van de aannemer te maken. En dan is er nog een soort tussenvorm waarbij communicatie een gezamenlijke opgave van opdrachtgever en opdrachtnemer is geworden. In dit dossier willen we de verschillende ervaringen verkennen en evalueren.

Duurzame relaties

Bij de aanleg van de Noord/Zuidlijn is voor de eerste vorm gekozen. Voor een langdurig en grootstedelijk project als de Noord/Zuidlijn lijkt het Van Anraat zelfs onmogelijk om als opdrachtgever de communicatie uit handen te geven. De essentie van communicatie is volgens haar namelijk het aangaan van duurzame relaties met alle partijen in en om het project. Daar begin je zo vroeg mogelijk mee en daar zul je tot aan het eind in moeten investeren. Van Anraat: ‘Als je op die manier naar communicatie kijkt, past daar niet in dat je je relaties in de belangrijke uitvoeringsfase van je project ‘weggeeft’ aan een partij waarvan de aanwezigheid tijdelijk is.’

Jarenlange investering

‘Bij grote risico’s of calamiteiten, zul je bovendien als opdrachtgever altijd zelf een belangrijke rol blijven spelen’, zegt Van Anraat ‘En dan heb je die relaties nodig.’ Maar niet alleen dan. Ook als het niet mis gaat, heb je ze volgens haar nodig. ‘Bij de oplevering, het moment dus dat je het project overdraagt aan de stad, is een goede relatie met alle partijen in die stad van cruciaal belang.’ Je ziet volgens haar maar al te vaak gebeuren dat projecten op dit punt vertraging oplopen omdat omgevingspartijen op een totaal andere lijn blijken te zitten. ‘Moet je in de eindfase nog aan het opbouwen van die relaties beginnen dan ben je te laat. Een goede relatie is de uitkomst van een jarenlange investering.’

Verschraling van de communicatie

Haar zorg bij deze trend, is dat het een verschraling van de communicatie tot gevolg kan hebben. Dat het gereduceerd wordt tot een instrumentele vorm van zenden en informeren. Waarbij precies voldaan wordt aan wat er in het contract met de aannemer gedefinieerd staat, maar waar geen stap extra wordt gezet. ‘Dat is wat anders dan nadenken over en uitvoering geven aan het opbouwen van een duidelijke identiteit, gebaseerd op gedeelde waarden’, zegt van Anraat. ‘En het is ook wat anders dan werken aan een scherpe en passende positionering en profilering van het project en het met focus werken aan een reputatie die tegen een stootje kan. Terwijl dat nu juist je meerwaarde als communicatieadviseur is.’ En die meerwaarde kun je volgens haar alleen optimaal benutten wanneer je communicatie in je eigen organisatie belegt. ‘En dan het liefst in het hoogste gremium.’

Integraliteit

Zelf de regie houden betekent volgens haar ook dat je vanuit één hand en vanuit één visie kunt sturen op de uitvoering van je strategie. ‘Alleen dan kun je maximale invloed uitoefenen op een proactieve en tijdige verstrekking van informatie aan de omgeving, op tijdige beantwoording van vragen, op een correcte en empathische afhandeling van klachten en op het aangaan en faciliteren van interactie en dialoog.’ Communicatie gaat namelijk over integraliteit,’ vindt ze. ‘De relatie met mevrouw Janssen van drie hoog achter, is net zo belangrijk als die met de wethouder. Wanneer het op individueel niveau met stakeholders niet lekker loopt dan heb je in het totaalbeeld last. Voor het juiste evenwicht moet je dus op al die niveaus kunnen bijsturen.’

Verhogen van omgevingssensitiviteit

Voorstanders van het uitbesteden van de bouwcommunicatie, noemen als voordeel dat de aannemer op detailniveau het beste ingevoerd is in het werk en daardoor over dat werk en die werkzaamheden ook het best de communicatie kan voeren. Bovendien kan het een goed instrument zijn om de omgevingssensitiviteit te verhogen. Zolang het goed gaat, kan het volgens Van Anraat nog werken wanneer de aannemer de omgeving informeert over de werkzaamheden en de planning. ‘Maar als het echt misgaat, neemt de omgeving geen genoegen met de aannemer als enige gesprekspartner. Ze zullen altijd de opdrachtgever ter verantwoording roepen. En dat kun je alleen op een goede manier doen als je zelf net zo goed bent ingevoerd als de aannemer.’ Wat we daarnaast volgens haar weleens vergeten, is dat het aangaan van die relaties voor opdrachtgevers ook een kans is. ‘We denken vaak in termen van tijd, kosten en risico’s, maar het aangaan en onderhouden van die relaties levert vaak ook een grote meerwaarde, extra draagvlak en interessante verbindingen en kansen op voor je project.’

Verschuiving van de rollen

Als ze zo’n duidelijke mening over het aanbesteden van communicatie heeft, waarom start ze dan toch deze verkennende discussie? ‘Ook in de ‘ouderwetse’ vorm, waarin de Noord/Zuidlijn is georganiseerd, merken we een verschuiving’, zegt Van Anraat. Ook bij de aanleg van deze metrolijn worden er steeds meer geïntegreerde contracten in de markt gezet. En ook al wordt communicatie daarin niet aanbesteedt, in die contracten wordt volgens haar wel steeds meer van de aannemer gevraagd. ‘We verwachten dat ze sensitief zijn en dat ze over de bouwhekken heen kijken. Maar dat ze dat vervolgens wel helemaal op onze manier doen en zich aan onze strategie en kernwaarden aanpassen. Dat brengt spanning met zich mee.’ Hoe organiseer je dat optimaal? Wat kun je wel of niet vragen? En is er misschien wel een tussenvorm te bedenken waarin je dat nog beter kunt organiseren? ‘Ik ben benieuwd naar ervaringen van anderen daarin.’

 

 

 

Reageer

Ook interessant

  • Anders samenwerken met je stakeholders in de Nd Opgave-impuls

In de Nd Opgave-impuls staat het werken aan een complexe opgave samen met het stakeholderveld centraal. Het programma helpt teams het veld in kaart te brengen, stakeholders uit te nodigen en collectief eigenaarschap te creëren rond een opgave. Vijf teams rondden het programma – tot dan nog de Nd Transitiechallenge – begin van dit jaar […]

lees meer
  • Zuidasdok OVT gespiegeld door collega’s

Station Amsterdam Zuid groeit snel en wordt naar verwachting het op een na grootste station in Amsterdam. Een gezamenlijk programma van Rijkswaterstaat, ProRail en Amsterdam richt zich op het ondergronds brengen van de A10-zuid bij de Zuidas. Het project Zuidasdok is in 2020 omgevormd tot een programma-organisatie met afzonderlijke projectonderdelen. Het eerste project, de OV […]

lees meer
  • Nieuws
  • Er was eens… Nd Teams 2024

De laven sliepen nog, Holle Bolle Gijs had zijn buik nog vol. De Efteling lag er nog stil bij toen een Arabische poortwachter op de vroege morgen de deelnemers van Nd Teams 2024 naar hun bestemming begeleidde. Sommigen konden hun bijna kinderlijke enthousiasme niet bedwingen. En terecht. Hoe vaak komt het nou voor dat je […]

lees meer