Europese subsidie aanvragen op grote projecten, lessen van een professional

11-05-2017
Florence Tonk

Europese subsidies binnenhalen op grote infrastructurele werken, hoe werkt dat? Rob de Jong deed het tien jaar geleden voor Project Maasroute waar hij als manager projectbeheersing werkte. Op dat moment was het voor grote projecten nog niet gebruikelijk om een Europese subsidie aan te vragen. Toch heeft Rob het gedaan. En met succes. De EU kende het project 74 miljoen euro toe en heeft inmiddels nog een extra beschikking van 14 miljoen euro vrijgegeven. Rob, die inmiddels alweer drie nieuwe subsidies heeft binnengehaald voor het Sluizenprogramma van Rijkswaterstaat, vertelt welke lessen hij haalde uit elf jaar lang werken met Brussel, en deelt tips en adviezen.

Inmiddels werkt Rob bij het project de Nieuwe Sluis Terneuzen en ondersteunt hij daarnaast diverse projecten bij het aanvragen, maar vooral bij het beheersen en binnenhalen, van subsidies. Hij vertelt op nuchtere maar ook gedreven wijze over zijn ervaringen met subsidie aanvragen bij de EU. Zelf zal je hem het niet horen zeggen, maar wie met hem in gesprek gaat heeft al snel in de gaten dat er een echte expert aan het woord is.

In 2006 deed Rob de subsidieaanvraag bij de EU. Hij kreeg hierbij ondersteuning van een externe adviseur, iemand met ervaring in Brussel, kennis van de Europese regelgeving en subsidieprocedures. De subsidie voor Maaswerken werd toegekend in 2007 en kwam niet geheel uit de lucht vallen, vertelt Rob. Dankzij voorbereidend werk van beleidsmensen van Rijkswaterstaat in Brussel stond de Maasroute op een Europese prioriteitenlijst van transportnetwerken.

“In Brussel willen ze de Europese infrastructuur versterken, vooral op strategisch belangrijke routes en de Maasroute werd daar een van.”

Wat zijn lessen die je kunt delen met het netwerk, als het gaat om een subsidieaanvraag bij de EU?

“De eerste les is: wees transparant, open en eerlijk. Maar wees ook strategisch. Sommige informatie moet je goed timen. De tweede les is: ga niets nieuws verzinnen en houd het simpel. Alles wat je nodig hebt voor Brussel zit al in je systemen en processen. Ze willen hele basale dingen weten: hoe ben je je beloofde planning nagekomen? Hoe heb je het geld uitgegeven? Al deze zaken houd je al bij voor Rijkswaterstaat. Die tik je over in het Europese systeem. Bij het INEA (Innovation and Network Executive Agency, zij gaan over subsidies voor infrastructurele projecten, red.) van de EU werken hele praktische mensen. Zij willen geen stapels papier. Ze stellen simpele vragen en willen ook simpele antwoorden, zo kort mogelijk.”

Bestempeld tot Best Practice voor de EU

Rob en zijn collega hanteerden deze nuchtere en bondige aanpak in eerste instantie vanuit onbevangenheid. Maar hun manier van werken en verslagleggen werd zo gewaardeerd, dat het begon op te vallen. Voor ze het wisten waren hun Strategic Action Plan en Voortgangsrapportage bestempeld tot Best Practice voor de EU. “Daarna zijn we ook gaan kijken naar Europese subsidies voor het sluizenprogramma van RWS,” vertelt Rob. “Frans Hendrikx, projectmanager Maasroute, was daar ook bij betrokken en ze vroegen mij of ik voor dit programma ook de subsidieaanvragen wilde doen.” Van de vijf aanvragen voor het sluizenprogramma, die Rob met dezelfde externe adviseur deed, werden er drie goedgekeurd. Een goede score, beaamt hij ook zelf. Die drie subsidies voert hij nu zelf ook uit voor drie verschillende deelprojecten uit het Sluizenprogramma, waaronder de Nieuw Sluis Terneuzen.

Sluis Terneuzen

Welke persoonlijke competenties heb je nodig voor dit werk?

“Je moet in staat zijn om net zoveel gewicht te geven aan het formele, als informele gedeelte van je relaties met Brussel,” zegt Rob, en licht dit verder toe: “Met informeel bedoel ik niet een gesprekje over de kinderen, maar wel echt een relatie onderhouden met je contactpersoon bij de EU. Je mailt eens een krantenartikel over je project, je gaat twee tot drie keer per jaar naar een congres, je geeft andere updates los van de rapportages. Ook is het belangrijk om te weten dat je iedere vraag die je hebt rond de subsidie ook eerst informeel kunt stellen. Ieder project heeft een vast contactpersoon in Brussel en daar moet je een band mee opbouwen. Als je dat goed doet dan gaan ze ook voor jou aan het werk binnen hun Europese achterban. En ze willen graag met ons werken want een succesvol project waaraan zij subsidie hebben verleend, is ook goed voor hun prestige.”

“Je moet echt langer op dezelfde functie blijven zitten om dit werk goed te kunnen doen.”

Doorzettingsvermogen is een andere competentie die je nodig hebt als je met subsidies wilt werken, vertelt Rob. Ook kan het carrière technisch lastig zijn. “Je moet langer op dezelfde functie zitten om dit werk goed te kunnen doen. Binnen Rijkswaterstaat is het heel gebruikelijk om iedere twee tot drie jaar een nieuwe functie te vervullen maar in mijn geval zou dat niet werken. Ik moet dat weleens verdedigen. ‘Je kent het trucje nu wel,’ kan de eerste indruk van mensen zijn. Maar dat klopt niet, ik leer iedere dag nieuwe dingen en ga iedere dag nieuwe uitdagingen aan als het om subsidies gaat.”

Heb je nog meer adviezen, over de omgang met en werkwijze van de Europese subsidieverlener?

“Soms vraag je subsidie aan terwijl er nog onzekerheden zijn rond het project. Als je dan een beschikking krijgt en die gaat vervolgens afwijken op zes van de twintig punten, heb je een probleem. De concurrentie binnen Europa om subsidies is groot, en de regelgeving is erg strikt. Dat moet ook. Je zult nooit worden gematst, het moet gewoon kloppen. Daarom moet je open en eerlijk blijven, juist als er een probleem ontstaat. Je contactpersonen hebben dan ook een probleem en je moet hen voeren met goede argumenten om te laten zien dat een subsidiebeschikking nog steeds terecht is. Dat moet je altijd inhoudelijk onderbouwen. Op zulke momenten is je relatie met de contactpersonen binnen de EU heel belangrijk, net als je prestaties in het verleden.”

Bocht bij Steyl

“Je integreert het in je werk binnen een project.”

Contactpersonen van INEA bezoeken een project eens in de twee jaar, vertelt Rob. Zij mogen absoluut niet gefêteerd worden maar een leuke eettent met een informeel gesprek na afloop mag wel. Dat is ook verstandig, zegt Rob. “En trek er geen twee uur maar vier uur voor uit. “Nog een les: “Projectmanagers willen graag hun scope beheersen. ‘Het is al complex genoeg,’ hoor je vaak. Daarom is het belangrijk dat ik als RWS’er dit verhaal uitdraag in plaats van iemand van een adviesbureau. Ik doe dit werk nu zo’n elf jaar en doe dit naast mijn werk als Manager Projectbeheersing. Als ik mijn planning krijg, houd ik rekening met de activiteiten die ik voor de diverse subsidietrajecten moet doen. Je hoeft niets nieuws op te stellen maar moet wel een aantal keren per jaar gaan zitten om de rapportages te maken. Je integreert het in je werk binnen een project, dat werkt het beste.” Negentig procent van het werk volgt na de subsidieaanvraag. Als de aanvraag wordt goedgekeurd krijg je een subsidiebeschikking. Dan moet je laten zien waarom en waar je het geld gaat inzetten. Het is belangrijk dat dit werk gedaan wordt door iemand uit het project zelf. Alleen dan zit je dicht op de informatie en de mensen die je daarbij nodig hebt. De Manager Projectbeheersing is eigenlijk de meest geschikte rol, mijn collega-managers projectbeheersing begeleid ik nu ook hierop.”

Wat waren voor jouw moeilijke momenten de afgelopen jaren?

“Dat was toen een voortgangsrapportage tot twee keer toe werd afgekeurd. Met vragen erbij: waarom de vertraging, waarom loopt het niet zoals gepland, waarom gaan jullie het anders doen?” Rob licht toe waarom het kan voorkomen dat een project afwijkt van de voorgenomen planning waar de subsidiebeschikking op is gebaseerd. “Bij een aanvraag moet een project ‘mature’ zijn, zoals dat heet. Maar tegelijkertijd zijn er maar weinig momenten om mee te dingen naar een subsidie en de concurrentie is groot. Als je er niet op tijd bij bent kan de subsidiepot leeg zijn. Gelukkig beseffen ze dat in Brussel ook. En wij hebben dat er netjes bij vermeld: het is nog wat vroeg voor een aanvraag, de aanbestedingsfase moet nog beginnen. Daar is ook begrip voor.”

Deur keersluis Heumen

Als andere grote, complexe projecten overwegen subsidie aan te vragen, wat raad je hen dan aan?

“Altijd een aanvraag doen maar wel mét serieuze ondersteuning van buitenaf. Een adviseur, zoals mijn collega waarmee ik al elf jaar samenwerk. Iemand die de regelgeving, de processen en procedures in Brussel goed kent. Die ook het eisenpakket vanuit Brussel aan je achterban kan uitleggen. Dat laatste is heel belangrijk. Voor een aanvraag heb je heel veel informatie nodig uit het project. Van MER-rapportages, tot Maatschappelijke Kosten-Baten Analyses. Brussel wil zien dat een project positieve baten heeft voor de gemeenschap. Ook moet je laten zien dat je het geld echt nodig hebt, en dat is voor Nederlandse projecten nog weleens lastig vanwege onze comptabiliteitswet. Dat moet je goed uitleggen en dat weten ze ook in Brussel. Bij de aanvraag is het daarom heel belangrijk dat je hulp zoekt van mensen die dit vaker hebben gedaan.”

Wie zijn er, naast de manager projectbeheersing en een extern adviseur nog meer belangrijk als je een EU-subsidie aan gaat vragen?

“Met je contractmanager moet je een goede band hebben. Als er contractwijzigingen plaatsvinden moet dit worden getoetst aan de Europese aanbestedingswet en die wordt in de lidstaten anders geïnterpreteerd dan in Brussel. Er zijn allerlei regels over wat wel en niet mag bij contractuele wijzigingen. Dat kan voor spanning en stress zorgen, tenzij je het goed regelt en hier van tevoren rekening mee houdt. Ook de omgevingsmanager is heel belangrijk bij subsidies. Die gaat over vergunningen, kabels en leidingen, grondverwerving. Dat zijn kritische factoren in de planning, die de voortgang sterk kunnen beïnvloeden. En deze mensen heb je ook nodig bij je rapportages.”

 

 

Geef je reactie

Nd Teams 2018 – Het geheim van een gelukkig huwelijk: het recept voor meervoudig samenwerken?

3-12-2017

Het is steeds gebruikelijker om met meerdere partijen samen te werken om de opdracht voor elkaar te krijgen. Dat is mooi maar ook best ingewikkeld. Elke partij heeft zijn eigen kijk op de wereld, eigen belangen en achterban en toch moet je het samen doen. Net als in een huwelijk. Wat is nu het geheim van een goed huwelijk en wat kunnen wij daar in onze professionele praktijk van leren? Dat gaan we gezamenlijk verkennen tijdens Nd Teams 2018 op donderdag 25 januari.

Update – Ontwerpatelier lerend netwerk Duurzaamheid in Projecten

1-12-2017

Op 13 oktober was de eerste co-creatieve sessie over Duurzaamheid in projecten. Een geslaagde bijeenkomst waar we al eerder verslag van deden. Het doel was om ambities, vraagstukken en praktijkervaringen uit te wisselen en op basis daarvan te onderzoeken of en hoe we binnen een lerend netwerk duurzaamheid in projecten elkaar kunnen inspireren, van elkaar kunnen leren en samen kunnen bouwen aan een duurzame wereld. Met een kleine vertegenwoordiging van de deelnemers van de co-creatieve sessie hebben we in een ontwerpatelier nagedacht over hoe het vervolg van het lerend netwerk eruit kan zien.

Nd Topics Voorkomen van gedoe in de samenwerking: ‘Contact is belangrijker dan contract’

30-11-2017

‘Gedoe’ en soms ook juridische escalatie in de samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer: er is geen projectmanager die hier geen ervaring mee heeft. Vaak is er veel tijd, energie en geld mee gemoeid. Zeker na juridische escalatie zijn er meestal alleen maar verliezers. Tijdens de Nd Topics van 28 november bespraken we de alternatieven samen met advocaat en mediator Remmert Sluijter en zes projectmanagers en tevens ervaringsdeskundige.