Nd Topics over Organisaties in Beweging – Terug naar de menselijke maat

23-03-2017
Noel Houben

Hoe ga je om met de enorme hoeveelheden informatie die je over je heen gestort krijgt? Kun je nog wel resultaat halen als allerlei regels en voorschriften je in de weg zitten? En hoe kun je als projectorganisatie meer gevoel krijgen voor bestuurlijke afwegingen op lokaal niveau? Over deze en andere vragen buigt een intiem gezelschap zich op donderdag 16 maart tijdens de Nd Topics in Utrecht.

Foto: Jorrit ‘t Hoen

Het onderwerp Organisaties in Beweging heeft deelnemer aan het Kernprogramma Rob van Aarsen op deze zonnige maartdag verleidt om naar Stadskasteel Oudaen te komen. “Dat veranderingen in de moederorganisatie grote invloed kunnen hebben op je project, weet ik uit eigen ervaring”, vertelt de projectmanager. “Bij Rijkswaterstaat willen we de externe inhuur beperken. Tegelijkertijd moet het werk toch gedaan worden. Dat betekent dat we meer werkzaamheden uitbesteden. Een ingehuurde medewerker werkt gewoon op locatie. Je kunt eenvoudig met deze medewerker bespreken en afstemmen wat je van hem of haar verwacht. Als je werkzaamheden uitbesteedt, is de controle minder. Dat betekent dat je heel goed moet nadenken over je wensen en verwachtingen voordat je een opdracht uitzet. Ik hoop vandaag handvaten te krijgen hoe je als project kunt omgaan met dergelijke organisatieveranderingen.”

Drie invalshoeken

In die hoop staat Van Aarsen niet alleen. Tijdens activiteiten van Neerlands diep lieten deelnemers regelmatig weten in gesprek te willen over veranderingen in de moederorganisatie en hoe je hiermee kunt omgaan. De Nd Topics voorziet dus in een behoefte. Wie met het warme weer rustig achterover denkt te leunen, komt deze donderdag bedrogen uit. Tijdens de bijeenkomst komen drie invalshoeken aan bod in een mengeling van plenaire discussie en gesprekken in groepjes. HR-manager Jeannet van der Velde van ProRail begeleidt de discussie over invalshoek menskracht & teams. Programmamanager Bouwwerk Informatie Management (BIM) Herman Winkels van Rijswaterstaat neemt de invalshoek data & informatiemanagement voor zijn rekening. Jan Freie van de gemeente Maassluis staat aan de lat voor de invalshoek governance. Bij iedere invalshoek zijn drie prikkelende stellingen geformuleerd om het gesprek te faciliteren.

Foto: Jorrit ‘t Hoen

Overboord

Hoe ga je als projectmanager om met het almaar groeiende aantal regels en voorschriften? Het is een belangrijk gespreksonderwerp bij menskracht & teams. Bij wet- en regelgeving is het simpel, vinden de deelnemers unaniem: daar moet je gewoon aan voldoen. Anders is dat bij interne regels. “Ik ga het gesprek aan als zo’n regel het vervullen van mijn opdracht in de weg staat. Als niemand vervolgens een overtuigende reden heeft waarom de regel nodig is, gaat ie bij mij overboord”, stelt een projectmanager van Rijkswaterstaat. Een collega is voorzichtiger. “Ik kies mijn gevechten. In 90 procent van de gevallen signaleer ik het probleem wel, maar ga ik vervolgens mee. In 10 procent van de gevallen ga ik ervoor liggen. Je moet je namelijk altijd afvragen waar je meer last van hebt. Voor je het weet, heb je maanden discussie over een regel die jij onzinnig vindt. Dan bespaar je je project tijd en energie door mee te bewegen.”

Foto: Jorrit ‘t Hoen

Verantwoordelijk

Bij de invalshoek data & informatiemanagement gaat het gesprek onder andere over de rol van de projectmanager op dit gebied. Moet je van de hoed en de rand weten, omdat data steeds belangrijker zijn en projecten steeds meer IT-organisaties worden? Of kun je dit gerust overlaten aan bijvoorbeeld de markt? “Ik begrijp Excel nog wel, maar dan houdt het al snel op”, laat een deelnemer weten. “Ik wil me dan ook zo weinig mogelijk bemoeien met een onderwerp als BIM. Ik zorg liever dat dit op een goede manier wordt ondergebracht bij de markt en dat ik op hoofdlijnen wordt geïnformeerd.” Inleider Herman Winkels plaatst er kanttekeningen bij. “Wat valt er nog te regisseren als je alles bij de markt neerlegt en weinig van data weet? Wij blijven als organisatie hoe dan ook verantwoordelijk voor onze bouwwerken. Je hebt kwalitatief goede data nodig om deze verantwoordelijkheid waar te maken.” “Ik wil wel bepaalde basisinformatie hebben, maar ik hoef niet alles te hebben”, kiest een projectmanager van ProRail de middenweg. “De hoeveelheid data is zo groot; dat kun je nooit allemaal bijhouden en controleren.”

Foto: Jorrit ‘t Hoen

Gewaardeerd

Bij governance zijn de verschillen tussen lokale overheden en grote, landelijke organisaties als Rijkswaterstaat en ProRail een belangrijk gespreksonderwerp. Bij lokale overheden zitten bestuurders veel dichter op de materie dan de minister bij bijvoorbeeld Rijkswaterstaat, weet een deelnemer van een waterschap. “De dagelijks bestuurder leest alles en ook zijn achterban bemoeit zich soms tot in detail met je project.” De kunst is bij een lokale overheid dan ook dat je je bestuurder aanvoelt en je flexibel opstelt, weet Jan Freie. Die flexibiliteit is des te belangrijker omdat de bestuurder vanwege verkiezingen in theorie iedere vier jaar kan veranderen.

Een ander groot verschil tussen lokale overheden en landelijke uitvoeringsorganisaties is de schaalgrootte. Dat kan tot wrijving leiden als een lokale overheid gezamenlijk met ProRail of Rijkswaterstaat een project uitvoert of betrokken wordt bij een RWS- of ProRailproject. Het is voor een gemeente logischerwijs lastig om tegengas te geven als deze een halve fte beschikbaar heeft voor een project en de counterpart een veelvoud daarvan. Organisaties spreken ook elkaars taal niet altijd. Ze verstaan dan bijvoorbeeld iets heel anders onder een contractmanager. Verdiep je in elkaar en zoek elkaar op, is daarom het devies. “Wij zijn voor een gezamenlijk project twee dagen per week in het gemeentehuis gaan zitten”, vertelt een RWS-projectmanager. “Dat werd zeer gewaardeerd. De wethouder kwam dagelijks bij ons langs.”

Foto: Jorrit ‘t Hoen

Complexiteit

De bijeenkomst levert nog wel meer inzichten op, zo blijkt tijdens een inventarisatie aan het eind van de Nd Topics. “Complexiteit is het centrale thema van deze tijd”, observeert een deelnemer. “We hebben het steeds ingewikkelder gemaakt met zijn allen. Het is daarom zaak dat we de essentie weer opzoeken waar we het allemaal voor doen. Ik hoop dat de jonge mensen van nu, die wars zijn van structuren en hiërarchie, een andere manier van werken ontwikkelen. Een manier van werken waarin de menselijke maat weer terugkomt.”

Een medewerker van het Rijksvastgoedbedrijf komt met een vierde invalshoek die nadere uitdieping verdient. “Hoe ga je als project om met de voortdurende reorganisaties en structuurveranderingen bij de moederorganisaties? Bij het Rijksvastgoedbedrijf komen de oude Rijksgebouwendienst en een Defensiepoot bij elkaar. Dat betekent één geheel maken van organisaties met een heel andere cultuur. En dat terwijl de winkel gewoon open blijft. Daar zou ik graag nog eens over in gesprek gaan.”

Foto: Jorrit ‘t Hoen

Geïnspireerd

De twee uur die het officiële deel van de Nd Topics duurt, vliegt voorbij. De gesprekken gaan hierna op informele wijze verder tijdens de borrel. Rob van Aarsen toont zich tevreden over de oogst van de dag. “Ik ben geïnspireerd door een collega bij de gemeente Amsterdam. Hij ziet regelgeving niet als bedreiging, maar als uitdaging. Hij weet slim regels en projectdoelen aan elkaar te koppelen en liet zien dat je regels soms zelfs kunt gebruiken om projectdoelen dichterbij te brengen. Ik ga zeker nadenken hoe ik dit kan toepassen in mijn eigen praktijk.”

Foto: Jorrit ‘t Hoen

 

Geef je reactie

Serious gaming bij de Noord/Zuidlijn; spelen alsof het echt is

22-06-2017

Oefenen alsof het al helemaal echt is: afgelopen maanden werd realtime het proces tot indienststellen van de Noord/Zuidlijn gesimuleerd. Ze delen de lessen van deze ‘game’. Wat kunnen we leren van deze manier van testen? En wat zou er volgende keer anders moeten? Initiatiefnemers Kirsten Teulen en Jan-Peter Lourens vertellen.

De invloed van de lijnorganisatie op samenwerking OG-ON

14-06-2017

Anders samenwerken met de markt is een van de belangrijkste thema’s bij Neerlands diep. Het zit sterk verweven door de individuele programma’s en teamactiviteiten. Op 27 juni organiseren we een Nd Webinar over de samenwerking van opdrachtgever Gerard Scheffrahn en opdrachtnemer Harold van Steeg bij project Noord/Zuidlijn, en dan specifiek over de invloed van de lijnorganisaties op die samenwerking. Want hoe groot is de invloed van de lijnorganisatie eigenlijk, en waar bevordert en waar belemmert die de samenwerking?

Marker Wadden bewandelt olifantenpaadjes bij Nd Topics: ‘We hebben risicogericht gewerkt’

8-06-2017

Als je af en toe de gangbare paden verlaat, kun je grote resultaten behalen. Dat is de les van het project Marker Wadden, dat Rijkswaterstaat en Natuurmonumenten samen uitvoeren. Niet alleen de nauwe samenwerking tussen een publieke uitvoeringsorganisatie een gedreven belangenorganisatie is uniek. Het projectteam durft ook procedures, formats en mores los te laten, zo blijkt tijdens een boeiende Nd Topics in Zeist