Nd Topics Voorkomen van gedoe in de samenwerking: ‘Contact is belangrijker dan contract’

30-11-2017
Noel Houben

‘Gedoe’ en soms ook juridische escalatie in de samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer: er is geen projectmanager die hier geen ervaring mee heeft. Vaak is er veel tijd, energie en geld mee gemoeid. Zeker na juridische escalatie zijn er meestal alleen maar verliezers. Niet verbazingwekkend dus dat het op dinsdag 28 november stormliep bij de Nd Topics over het voorkomen van gedoe. De bijeenkomst in het Muntgebouw in Utrecht was in een mum van tijd volgeboekt.

Remmert Sluijter tijdens Nd Topics foto: Jorrit ‘t Hoen

Naast de herkenbaarheid van dit onderwerp is ook de aanwezigheid van ‘eregast’ Remmert Sluijter een reden voor de hoge opkomst. De bouwadvocaat en gecertificeerd mediator trekt als ‘zendeling’ het land door om juridische escalatie zoveel mogelijk te voorkomen. “Een jurist die juist gespecialiseerd is in het tegengaan van juridische geschillen: ik ben erg benieuwd wat hij gaat inbrengen”, vertolkt portfoliomanager Rob Peschier van Rijkswaterstaat het gevoel van veel aanwezigen.

Sluijter kan zich daardoor met een gerust gevoel in het hol van de leeuw begeven. “Als advocaat vertegenwoordig ik meestal de opdrachtnemer”, zo opent hij in de rijk met schilderijen, boeken en andere ornamenten gedecoreerde zaal. “Ik heb tegen bijna iedere partij hier aanwezig wel eens geprocedeerd.” Toch is Sluijter meer dan een procestijger. In het begin van zijn carrière schreef hij enthousiast dikke pleitnota’s; liefst ook net wat dikker dan die van zijn opponent. Maar naarmate hij ouder werd, groeide het inzicht dat dit zelden leidt tot een bevredigende oplossing. “Dan had ik bijvoorbeeld drie jaar geprocedeerd, en ging de tegenpartij vervolgens failliet. Vaak vinden procedures ook pas plaats na oplevering. Dat is tijdrovend en daarmee ook kostbaar.”

Foto: Jorrit ‘t Hoen

Investeren aan voorkant

Sluijter volgde een opleiding tot mediator. “Mijn idee is nu: als projecten de tijd die advocaten en andere juristen besteden aan conflicten aan de voorkant zouden investeren, zou 90 procent van de geschillen nooit ontstaan.” De Project Start-Up (PSU), waarbinnen opdrachtgever en opdrachtnemer afspraken maken over de uitvoering van het project, is een sleutelmoment. “Volgens de Marktvisie maak je dan afspraken over escalatie. Maar je zou bij een project met ingewikkelde technische installaties dan bijvoorbeeld ook al één of enkele deskundigen kunnen aanstellen. Die kunnen knopen doorhakken als er een meningsverschil ontstaat over de techniek. Stel je de deskundigen pas aan als er een conflict is? Dan krijg je vaak veel discussie over hun onafhankelijkheid.”

Wanneer er tijdens de realisatie toch conflicten optreden, dan hoeft dit niet te leiden tot een gang naar rechtbank of Raad van Arbitrage. Sluijter: “Je kunt er vaak prima onderling uitkomen. Bestook elkaar alleen niet met e-mails. Dat leidt meestal slechts tot verharding van de standpunten. Je kunt beter je standpunt op 2 A4’tjes zetten en vervolgens met elkaar in gesprek gaan. Mediation kan uitkomst bieden als dit niet het gehoopte resultaat heeft. Advocaten kunnen ook helpen om de kloof te overbruggen. Ik heb een keer met de advocaat van de opdrachtgever een sheetpresentatie gemaakt over de oplossing van een conflict. De projectmanagers vanuit overheid en markt waren niet meteen overtuigd. Maar nadat ze het even hadden laten bezinken, hebben ze op basis van ons advies geschikt.” Als een geschil toch voor rechter of Raad van Arbitrage komt, dan zijn er andere en snellere procedures mogelijk dan de gebruikelijke bodemprocedures. Sluijter noemt onder andere een fast-track bindend advies, een spoedbodemprocedure en het inschakelen van de kantonrechter. Ze bieden allemaal mogelijkheden om geschillen al voor oplevering te beslechten. Meer over de visie van Sluijter kun je hier lezen.

Remmert Sluijter tijdens Nd Topics Foto: Jorrit ‘t Hoen

Mensen zijn de sleutel

Geïnspireerd door het betoog van de gastspreker gaan de deelnemers aan de Nd Topics is zes groepen uiteen. Onder leiding van ervaringsdeskundigen Huib de Ridder, Adrie FrankenJan Derks, Jiska Beelen, Paul de Gorter en Maarten Reinking wisselen ze ervaringen, maar vooral ook tips, tricks en potentiële verbeteringen uit. Enkele suggesties komen in meerdere groepen terug. Zo vinden veel projectmanagers dat je al voor de PSU zou moeten beginnen met het voorkomen van conflicten. Tijdens de aanbestedingsfase zou je moeten onderzoeken of opdrachtgever en aanbestedende partijen elkaar echt goed hebben begrepen en of de opdrachtnemer een reële prijs biedt. Onderbieden is immers een garantie voor conflicten later in het project.

“Je kunt ook alleen maar tot een gezonde samenwerking komen als je oog hebt voor elkaars belangen.”

Deelnemers in gesprek tijdens Nd Topics Foto; Jorrit ‘t Hoen

Investeren in de relatie met de opdrachtnemer is een andere veelgehoorde aanbeveling. “Contact is belangrijker dan contract” en “Ga regelmatig koffiedrinken met je counterpart bij de aannemer”, zijn daarbij gevleugelde kreten. “Mensen zijn de sleutel”, zo verwoordt een andere groep het. “Denk daarom aan een herstart of herijking als er veel wisselingen zijn in het projectteam van opdrachtgever of aannemer. Je zou in ieder geval één keer per jaar of anderhalf jaar met elkaar de hei op moeten.”

Over de rol van de PSU verschillen de meningen. Volgens de één moet je die vanuit de inhoud aanvliegen: deel de risicoanalyses en maak afspraken hoe je risico’s oplost als ze daadwerkelijk optreden. “Bij de Project Follow-Up (PFU), als je elkaar beter kent, kun je dan los van de inhoud naar de samenwerking kijken.” Anderen zouden dit juist in de omgekeerde volgorde aanpakken. Een opvallende oplossing is dat je een probleem ook kunt verbreden als je er samen niet uitkomt. Door meerdere conflicten in één mand te doen en zaken tegen elkaar uit te ruilen, kun je tot een voor ieder aanvaardbaar compromis komen. Het is een aanpak die de architecten van het VVD/PvdA kabinet Rutte II bekend zal voorkomen. Ook opvallend is de oproep aan interne opdrachtgevers en de lijnorganisatie om afstand te bewaren. Overheidsprojectmanagers kunnen geschillen vaak zelf wel oplossen met de aannemer.

Deelnemers in gesprek tijdens Nd Topics. Foto: Jorrit ‘t Hoen

Voorbeeldgedrag

De deelnemers blijken zich ervan bewust dat er ook voorwaarden en beperkingen zijn in het streven om conflicten anders aan te pakken. Gekozen oplossingen moeten immers rechtmatig zijn en je moet ze kunnen verantwoorden richting de interne organisatie. Projectmanagers dienen bovendien voorbeeldgedrag te vertonen en een voortrekkersrol te vervullen. “Anderen binnen het project zitten vaak te diep in de inhoud om het grotere plaatje te kunnen zien.” Deze en andere overwegingen verhinderen enkele deelnemers niet om ambitie te tonen. “Wij hebben afgesproken om niet naar de rechter of de Raad van Arbitrage te stappen, maar problemen samen met de markt op te lossen. We beseffen dat we hier een en ander voor moeten doen.”

De discussies zijn zo geanimeerd dat Nd-organisatoren Hélène Kleijne en Steven van Luipen hun best moeten doen om iedereen weer bij elkaar te krijgen voor de plenaire afsluiting. Gelukkig biedt de aansluitende borrel voldoende gelegenheid om verder te praten over dit en andere onderwerpen. Voor Neerlands diep levert de bijeenkomst overigens ook stof tot nadenken op. Sluijter suggereert om een klankbordgroep met ervaringsdeskundigen in te stellen. Hier kunnen projectmanagers dan terecht voor de beste oplossing voor het probleem waar zij mee kampen. Want het ene geschil is het andere niet. “Organiseer nog eens zo’n bijeenkomst, maar dan ook met vertegenwoordigers uit de markt erbij”, is het advies van de deelnemers.

Hélène Kleine tijdens Nd Topics Foto: Jorrit ‘t Hoen

Soft skills

Projectmanager Sandra van Stigt van het Rijksvastgoedbedrijf maakt enthousiast aantekeningen tijdens de Nd Topics. “Een erg leerzame en interessante bijeenkomst”, blikt zij na afloop terug. “Het viel mij op dat er bij de samenstelling van de teams nog weinig wordt geïnvesteerd in soft skills. Als de bewustwording groter is van elkaars werkstijl en drijfveren, dan krijg je een betere samenwerking en een succesvoller project. Daar geloof ik erg in.” Van Stigt denkt verder dat het loont als je elkaar buiten de formele bijeenkomsten ook eens in een andere setting ontmoet. “Ga bijvoorbeeld eens de kroeg in met je counterpart bij de opdrachtnemer. Je krijgt dan een heel ander gesprek. Misschien heb je allebei kinderen, deel je interesses, ben je op dezelfde plek op vakantie geweest. In zo’n informele setting kom je nader tot elkaar. Daar heb je profijt van als het later wat minder gaat in het project.”

Sluijter is onder indruk van de gedrevenheid van de aanwezige projectmanagers om gedoe en juridische escalatie te voorkomen. “Maar op een bijeenkomst als deze zie je de voorlopers op dit gebied, de mensen die bijzonder bevlogen zijn op dit onderwerp. De kunst is nu om de rest mee te krijgen. ‘Dus er is een conflict? Wat heb je gedaan om dat te voorkomen?’ Dat soort vragen zou de top bij opdrachtgever en opdrachtnemer eigenlijk moeten stellen aan projectmanagers. Zo kan deze denk- en werkwijze meer momentum krijgen.”

Geef je reactie

Update – verder met lerend netwerk Duurzaamheid in projecten in 2018

19-01-2018

In 2017 bleek er tijdens Nd Zomergast behoefte om kennis en ervaringen uit te wisselen over de toepassing van duurzaamheidsmaatregelen in bouw- en infraprojecten. We organiseerden vervolgens met een gemotiveerde groep projectmanagers en beleidsadviseurs een co-creatieve sessie en een ontwerpatelier over het onderwerp, van waaruit het lerende netwerk Duurzaamheid in projecten ontstond en invulling kreeg. We stelden in deze twee sessies de veranderopgave scherp en bepaalden daarmee ons doel en onze volgende stappen. Daarmee gaan we nu in 2018 aan de slag.

Deel 2 Kijken in de Spiegel over ervaringen binnen Nd Brug

18-01-2018

Wat is de succesformule van Nd Brug? Kunnen een paard en een kudde schapen je helpen om meer inzicht te krijgen in jezelf? En hoe ga je om met de discrepantie tussen je ideaalbeeld en je perceptie van de werkelijkheid? Over deze en andere onderwerpen vertellen vier projectmanagers van drie organisaties in deel 2 van de korte film ‘Kijken in de Spiegel’. In dit deel staan hun (leer)ervaringen tijdens het volgen van Nd Brug centraal.

Maarten Reinking neemt afscheid als directeur Neerlands diep

21-12-2017

Na een kleine drie jaar zit mij avontuur bij Neerlands diep erop. Drie jaar die voor mij gepaard gingen met pieken en dalen, waarin ik veel geleerd heb en bovenal met trots op terug kan kijken. Met veel plezier en vertrouwen heb ik het stokje de afgelopen maand mogen overdragen aan Alex Vermeulen. Hij start per 1 januari als interim directeur van Neerlands diep. Voor nu wens ik jullie allen heerlijke feestdagen, met veel reflectie en een inspirerend en vooral ook weer lerend 2018.