Nd Webinar Programmamanagement terugkijken

24-04-2017
Steven van Luipen

In het Nd Webinar op 20 april gingen Roeland Hillen en Ine Waterreus in gesprek over programmamanagement. Ine is alliantiemanager van de Markermeerdijken, een project dat onderdeel is van het Hoogwaterbeschermingsprogramma-2 (HWBP-2), met Roeland als programmadirecteur. In het webinar ging het over de wisselwerking tussen programma en project, en de dilemma’s die daarbij spelen.

Je kunt het hele webinar hieronder terugkijken, of in deze afspeellijst op ons YouTube-kanaal de interessantste fragmenten terugvinden.

Meerwaarde van programma’s

Roeland begint met een introductie over het Hoogwaterbeschermingsprogramma (HWBP), een programma waarbij meer dan 1000 kilometer aan dijkvakken vervangen wordt, in een alliantie met de waterschappen en het Rijk. De ambitie is om Nederland veiliger, maar ook mooier te maken.

Voor een programma is een achterliggend doel nodig: het stopt als je het doel hebt bereikt. Een goed voorbeeld is Ruimte voor de Rivier, met als doelstelling een waterstandsverlaging op de grote rivieren van 40 centimeter. De maatregelen in zo’n programma zijn uitwisselbaar zo lang je het gezamenlijke doel maar haalt.

De opgave van het HWBP is zo groot, dat er geprogrammeerd wordt vanuit de urgentie van waterveiligheid. De uitvoerende partijen, de waterschappen, zijn zelf verantwoordelijk voor de planvorming en realisatie van de projecten, waarbij het programmabureau alleen adviseert en helpt. Verder verleent het bureau subsidie, rapporteert over de programmadoelen en bevordert kennisdelen. Het bureau stuurt op tijd, geld en risico’s, waarbij Roeland veel investeert in management- en bestuurlijke support van waterschappen voor de programmaopgave.

Hij ziet de meerwaarde van een programma vooral bij leren en ontwikkelen, elkaar helpen over de betrokken organisaties heen. Daarbij kunnen innovaties gedeeld worden tussen projecten, en dat gebeurt steeds meer samen met marktpartijen en kennisinstituten.

Projecten onder een programma

Daarna vertelt Ine over haar praktijk bij de Markermeerdijken, de versterking van een monumentale dijk van 33 kilometer van Amsterdam-Noord tot Hoorn. De grote cultuurhistorie en de zeer betrokken bewoners tegenover de technische opgave van waterveiligheid vanuit het programma maken het project erg complex. Voor het project is een alliantie gevormd van het waterschap met een privaat consortium, en heeft daar te maken met het HWBP-2 en het Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier (HHNK), dat verantwoordelijk is voor de opgave.

Ze merkt de meerwaarde van het werken onder het HWBP-2 vooral bij de innovaties: ‘Wat ik mooi aan het werken binnen het Hoogwaterbeschermingsprogramma is je niet het wiel zelf hoeft uit te vinden binnen je project.’ Het netwerk rond het HWBP helpt haar enorm om kennis te halen en delen.

Op de vraag hoe een project nog meer waarde uit een programma kan halen, antwoordt Ine dat ze dat doet door ‘kralen te rijgen’: door door te bouwen op ervaringen van een ander project binnen het programma, wat ze weer doorgeeft aan een volgend project. Roeland vult aan dat de meerwaarde ook bijvoorbeeld zit bij de mogelijkheid om risico’s in een project op te tillen naar programmaniveau, of om een innovatie met een projectoverstijgend belang binnen het programma te ontwikkelen.

Daadkracht versus stroperigheid

Projectmanager Ton Bierbooms voor het traject Meteren-Boxtel bij ProRail werkt aan zijn project als onderdeel van een programma, en deelt zijn dilemma op video: het helpt dat de besluitvorming gecentraliseerd is bij het programma, en op die plek de knopen doorgehakt worden, maar het kan ook stroperig zijn om die besluitvorming voor te bereiden vanuit het project.

Gevraagd naar die stroperigheid, zegt Roeland dat hij hoopt en denkt dat de vroegere bemoeienis vanuit het programma nu als hulp wordt ervaren door projecten. Ine vult aan dat ‘het hoort bij het leven van een volwassen project’ dat je bijvoorbeeld toetsen vanuit het programma als project goed plant en organiseert.

Bemoeienis van een programma met een project

Programmamanager Peter Stam van Spoorplan Noord-Nederland bij ProRail stelt vervolgens op video de vraag: ‘Hoe ver ga je vanuit je programma met de bemoeienis naar de projecten die je gedefinieerd hebt om de programmadoelstellingen te halen. Waar ga je nog interveniëren in de scope of inhoud in een project en waar laat je het bij de mogelijkheid om hulp te bieden?’

Voor Roeland komt het erop aan als er wijzigingen optreden die aan de programmadoelstelling raken. Het niet uitvoeren van een dijkversterking is voor het programma geen optie, omdat de veiligheidsketen zo sterk is als de zwakste schakel:

‘Door het niet uitvoeren van een project kan het zijn dat onze doelstellingen om tempo te maken in de serie dijkversterkingen in gevaar komt. Dan moet je kijken: zijn er nog alternatieven of moeten we het waterschap aan de afspraak houden?’

Het ingrijpen – of verleiden, zoals Roeland het liever noemt – kan bijvoorbeeld optreden als de stukken in het aanbestedings- en gunningsproces kwalitatief niet goed genoeg zijn. Dat levert grote risico’s op. Hij gaat dan het gesprek aan, en zo nodig escaleert hij naar bestuurlijk niveau.

Take-aways

Ten slotte geven Ine en Roeland een paar take-aways mee aan de kijkers:

  • Voor Ine is het geven en nemen: voeg je binnen je project naar de processen binnen het programma, maar benut ook het programma, met de kennis, hulp en tools die je daar kunt gebruiken.
  • Voor Roeland is belangrijk dat je begint met het doel, waar je gezamenlijk voor wilt staan, voordat je het programma start.
  • Ga gezamenlijk regelmatig naar buiten, naar waar het echt gebeurt.
  • In het programma werk je samen met verschillende besturen en organisaties, maar vergeet niet je eigen organisatie mee te nemen.
  • Aan de andere kant moet je ook niet de spelregels van je eigen organisatie centraal stellen in de samenwerking binnen het programma, maar het gezamenlijke programmabelang voorop stellen.


Lees ook het interview met Christa Kempenaar over hoe zij binnen Rijkswaterstaat aan programmamanagement werkt.

Neerlands diep organiseert regelmatig Nd Webinars. Op 27 juni is de volgende over samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer, en de invloed van de eigen (lijn)organisaties daarop. Voorinschrijven kan alvast hier.

Geef je reactie

Symposium Zuidasdok Alleen doen is geen optie

20-07-2017

Alleen doen is geen optie; de titel van het symposium vat in vijf woorden de samenwerkingsfilosofie van projectorganisatie Zuidasdok in Amsterdam samen. Mooie woorden die beklijven, maar wat betekenen ze in de praktijk? En kunnen anderen iets van die aanpak leren? Die en vele andere vragen passeerden de revue op het goed bezochte symposium dat Neerlands diep afgelopen 26 juni samen met Zuidasdok organiseerde.

Nd Webinar over samenwerking OG-ON terugkijken

4-07-2017

In het Nd Webinar op 27 juni ging het over samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer, en in het bijzonder over de invloed van de (lijn)organisatie daarop. Vanuit de praktijk van …

Paul Janssen over Nd Teamleren, het nieuwe programma bij Neerlands diep

29-06-2017

Zou het niet mooi zijn om de voordelen van de individuele programma’s aan de academie en het gezamenlijk leren van de team-activiteiten samen te voegen in één programma? Best of both worlds. Dat was de gedachte achter het nieuwe tweejarige programma Teamleren. De pilot is nu halverwege. Tijd dus om eens te kijken hoe het gaat. Wat houdt het programma precies in? En heeft het beste uit die twee werelden inderdaad het effect dat we voor ogen hadden? We gingen langs bij Paul Janssen, Projectdirecteur van de Rotterdamsebaan en deelnemer aan het programma.