• 22 juni 2017
• Annemiek Verbeek

Metrostation Centraal Station. Foto: Jannes Linders

In een paar maanden tijd doorliepen project Noord/Zuidlijn, beheerder E&B, Vervoerregio, Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT) en eindgebruiker GVB cruciale procedures om voortijdig oplossingen te bedenken voor problemen en dilemma’s waar ze tegenaan kunnen lopen. Kirsten: ‘We kozen voor realtime simulatie en geen ‘pressure cooker’, waarbij je in korte tijd simuleert. We wilden het inpassen in ieders eigen processen en werkomgeving, om het zo realistisch mogelijk te maken.’

De game was het sluitstuk van een langer proces, waarbij voor elke stap richting indienststelling (22 juli 2018 is nog steeds de keiharde deadline) een gedetailleerd draaiboek op papier gezet werd. Teulen bracht die stappen visueel in beeld op een enorme hoofdplaat, waar het hele proces op stond, en gedetailleerdere deelplaten met kleuren, vakjes en omschrijvingen. ‘Wie zitten waar in het proces, wat zijn hun taken, hoe zijn ze te bereiken en met wie werken ze samen? Door alle antwoorden hierop inzichtelijk te maken, hoopten we dat het concreet werd voor alle betrokkenen. Tijdens het opmaken van de papierwinkel , ontstond het idee van een game; om op die manier het proces echt tot leven te wekken en zo het onderlinge vertrouwen in elkaar te vergroten. Want je weet na zo’n game niet alleen wat je zelf moet doen, maar je weet ook wat de anderen aan het doen zijn, en andersom weten zij dat ook van jou. In een complexe omgeving is dat lang niet altijd vanzelfsprekend.’

Nieuwe Wet Lokaal Spoor

Grote drijfveer voor de ontwikkeling van dit voor Metro en Tram (MET, Gemeente Amsterdam) nieuwe proces, is de Wet Lokaal Spoor die in december 2015 in werking trad. Daardoor veranderden er veel zaken rondom vergunning en indienststelling, maar welke, dat wist eigenlijk (nog) niemand. Kirsten: ‘Niemand wist hoe de wet precies ging uitpakken, maar we wisten wél dat de Noord/Zuidlijn het eerste project zou zijn dat onder de nieuwe voorwaarden opgeleverd ging worden. Een groot, kostbaar, politiek gevoelig en extreem complex project als de Noord/Zuidlijn; dat moet gewoon in een keer goed gaan. Ik ben toen samen met onder andere Jan-Peter aan de slag gegaan. Het nodige denk-, teken- en praatwerk later ontstond het idee om als voorbereiding een game uit te werken. Gelukkig wisten we, soms na wat overredingskracht, iedereen in de keten ervan te overtuigen mee te werken. Met behulp van Theo Heida van kennismanagement bij MET heeft de game de uiteindelijke vorm en inhoud gekregen.’

Leercurve omhoog

Kirsten rolt een grote rol papier uit, de hoofdplaat met in achttien stappen de acties die nodig zijn voor de indienststelling op 22 juli 2018. Voor elk van die stappen is ook een eigen deelstroomschema gemaakt, waarop in meer detail staat uitgewerkt wie wat moet doen om die stap succesvol af te ronden. ‘In de game hebben we twee onderdelen van het hele proces in parallelle blokken van zeven weken doorlopen – dezelfde tijd als er straks ook in het echt voor staat om deze fases te doorlopen. Hiermee moest blijken of, en in welke mate, dit gelukt is. Na elke stap kwamen we samen met de betrokkenen om het verloop en eventuele risico’s te bespreken, om zo meteen te leren voor de volgende stap. Zo kunnen we de leercurve met elke stap omhoog stuwen, omdat we kunnen voortbouwen op de ervaringen en lessen van al die deelblokjes. Met deze simulatie zijn we ruim op tijd voor het testbedrijf dat half augustus van start gaat. Tijdens het testbedrijf beginnen er steeds meer acties rondom indienststellen te lopen, tijdstechnisch zal de laatste fase (na proefbedrijf twee) het spannendst zijn, dan moet alles op zijn plek vallen.’

Inzicht in proces

De uiteindelijke game heeft één maand korter geduurd dan gepland. Een meevaller? Jan-Peter: ‘Al snel bleek dat alles heel soepel liep. Alle betrokkenen waren enthousiast en serieus. Ze zijn zich snel goed bewust geworden van hun plek en rol in het proces, en alle voorbeelddocumenten rondom het proces indienststellen van de Noord/Zuidlijn zijn nu in basis afgerond en hebben de beproeving doorstaan. Het grote beeld is dat we het indienststellingsproces prima aankunnen. Er zijn geen nieuwe grote risico’s aan het licht gekomen, en we zijn nu beter voorbereid op de risico’s die we al kenden. En omdat we tijdens het eerste deel van de game zoveel hebben geleerd, bleek de geplande risico-simulatiesessie welke we in die laatste maand hadden gepland, al niet meer nodig.’

De simulatie bracht wel een paar dingen aan het licht die aandacht vragen. Jan-Peter: ‘Het is bijvoorbeeld ontzettend belangrijk dat er van iedereen een vervanger bekend is, omdat we ons straks geen vertraging kunnen veroorloven vanwege vakanties of ziekte. Cruciaal daarbij is dat deze vervangers ook voldoende ingewerkt zijn in de materie, en weten wat ze moeten doen als ze een taak moeten overnemen.’ Verder blijkt ook dat je echt een overkoepelende kartrekker nodig hebt om het tempo erin te houden, om snel te kunnen schakelen bij afwijkingen en om steeds tijdig de afstemming te zoeken waar nodig. Jan-Peter: ‘Tijdens de game moesten Kirsten en ik continue mensen herinneren op het tijdig leveren van hun aandeel en hebben we verschillende partijen bijgestaan om hun aan te leveren documenten inhoudelijk aan te scherpen en beter aan te laten sluiten op de behoefte van vervolgstappen. Deze taak zullen we straks bij de daadwerkelijke indienststelling op ons blijven nemen.

En nu rustig afwachten tot het ‘echte werk’ begint? ‘Nee’, zegt Jan-Peter, ‘Met deze serious game hebben we de Happy-Flow ingeregeld, en het zou een wonder zijn in “grote projectenland” als alles ook precies gaat verlopen zoals nu voorzien. We gaan de geleerde lessen van de game verder uitwerken. De komende periode gaan wij onder andere samen met direct betrokkenen het stuk tussen het moment van Indienststellen en het uiteindelijke In-exploitatie-nemen van de metro nog wat verder onder de loep nemen. Met alle informatie zullen we dan het draaiboek en het risicodossier bijwerken, zodat we straks écht optimaal voorbereid zijn op het daadwerkelijke Indienststellingsproces voor de Noord/Zuidlijn.’

Behoeden voor vertragingen

Voor Kirsten is het met haar achtergrond in kunstmatige intelligentie en Information Science vanzelfsprekend om te denken in beelden en schema’s. Zelf kan ze de stroomschema’s ondertussen dromen, elke stap in het proces zit in haar brein vastgenageld. Voor Metro en Tram was het echter een nieuwe manier van werken en het doet haar deugd zoveel enthousiasme terug te krijgen van betrokkenen. Ook is er vanuit andere projecten interesse getoond in de werkwijze, zoals bijvoorbeeld het team dat aan project ERTMS, het nieuwe beveiligingssysteem op het spoor, werkt. Wellicht dat zij (een deel van) de methodiek overnemen. Voor de Noord/Zuidlijn is het voorbereiden van alle documenten die nodig zijn voor de indienststelling nu voor zo’n 80-90 procent klaar. Jan-Peter: ‘Het is echt een andere manier van denken en werken. Normaal werk je in een project de planning van A tot Z door richting die ene deadline. Nu hebben we al vroeg van tevoren alles voorbereid, ook door de complexiteit van het project, en kunnen we zien in welke tijdsperioden wrijving ontstaat – vertraging is en blijft immers het grootste risico bij de Noord/Zuidlijn. Zo ontdekten we dat de gemeenteraadsverkiezingen in maart 2018 de planning onder druk dreigde te zetten. Jan-Peter: ‘Voor de verkiezingen gaat de raad met reces. Dat betekent voor ons dat we al half januari onze aanvragen moeten indienen. Anders hadden we daar wat meer tijd voor gehad. Het is voor dat procesdeel ook wettelijk vastgelegd welke volgorde we moeten aanhouden, we kunnen niet zelf aan wat knoppen draaien omdat het beter uitkomt. Omdat we al snel zagen dat we hiermee in de knel konden komen, hebben we kunnen indikken en schuiven, waardoor het precies past. Zonder het duidelijke overzicht op de platen, waren we daar misschien wel later, of zelfs te laat, achter gekomen.’

Rust in beginfase

Voor het enthousiasme van de deelnemers hebben Kirsten en Jan-Peter wel moeten knokken; er waren in het begin de nodige twijfels over nut en noodzaak van dit toch vrij tijdsintensieve procedé. Kirsten: ‘Het duurde even voordat alle neuzen dezelfde kant op stonden. Veel partijen moesten eerst intern uitzoeken hoe ze daar instonden, je moet toch een deel van je werkwijze delen met de rest van de keten, dat voelde kwetsbaar. Dat proces kan je niet afdwingen. We zijn hier anderhalf jaar voor de uiteindelijke start van dit proces al mee begonnen; je moet geen haast hebben. Feitelijk vragen we andere partijen hulp bij ónze voorbereiding, we moesten ze overtuigen dat ook zij daar belang bij hadden. Toen het eenmaal concreter werd dat het echt een gedeeld belang betrof, kwamen het enthousiasme en de betrokkenheid vanzelf. Alle partners en stakeholders hebben meegedacht, we hebben elkaar goed leren kennen, en weten nu wat we straks ‘in het eggie’ aan elkaar hebben. Dat alleen al is enorm waardevol. Dat mensen nu zeggen: “Het is eigenlijk helemaal niet zo ingewikkeld als ik dacht”, dat zie ik dan als bewijs van succes. Dan betekent het dat ze nu inzicht hebben in het proces. Er zullen vast en zeker nog tegenslagen komen, maar dan weten we elkaar te vinden.’

Dit artikel verscheen eerder op de kenniswebsite van de Noord/Zuidlijn.