‘We weten hoe het gaat. Hadden we het maar geregeld!’

  • 30 oktober 2014
  • Jenny Kamstra

Woensdag 8 oktober speelden 3 teams uit het netwerk van Neerlands diep de game Oplevering en Overdracht. De game is een uitwerking van het gedachtengoed van projectmanager Maaswerken Frans Hendrikx over oplevering en overdracht. Het doel van de game is het doorleven van het proces van O&O en expliciet samenwerken binnen het project. Zo kom je tot een efficiënte en volledige oplevering en overdracht tussen projectorganisatie, beheerder en opdrachtnemer.

Frans Hendrikx, Projectmanager Maaswerken.  Foto: Jeroen Kuit

Frans Hendrikx, Projectmanager Maaswerken. Foto: Jeroen Kuit

Voor aanbesteding

Teams van Hoogheemraadschap Schieland en Krimpenerwaard, Renovatie Stuwensemble Nederrijn en Lek (RSN) en Maasroute met hun beheerders gingen aan de slag met dit nieuwe teamtraject van Neerlands diep. Omdat deze projecten voor de aanbesteding van hun project zitten, lag het accent van de game op de condities voor een vliegende start voor O&O. Het doel is te komen tot een door alle partijen gedragen actieplan.

Eerste ronde

De eerste opdracht voor de drie teams was een gedragen lijst op te stellen van op te leveren en over te dragen onderwerpen. Tijdens het spel valt op dat het tot stand brengen van die gedragen lijst makkelijker gezegd is dan gedaan. De bekende paadjes worden routinematig gelopen: projectmanagementteam naar beheerder, projectmanagementteam naar aannemer. Jeroen van de Nadort, beheerder HHSK, hierover na afloop: ‘Wees niet bang, roep iedereen bij elkaar, zelfs als je niet de trekker bent maar vindt dat het nodig is.’

Scope

Theo Berends (RSN) heeft ervaring bij het project Julianakanaal (Maaswerken). In zijn project bleek het niet eenvoudig om duidelijkheid te krijgen over de scope van O&O.
Om vragen van stakeholders te voorkomen, legde hij niet alleen een scope-lijst maar ook een ‘non-scope lijst’ aan. Dat klinkt overbodig, maar geeft extra duidelijkheid. Theo: “Voor de beheerder is het belangrijk te weten wat hij krijgt en wat hij niet krijgt. In de praktijk komen er steeds weer vragen, schrijf op wat niet in de scope zit, dan wordt of blijft dit geen issue.”

Ideaal proces

Een belangrijke tip van Frans Hendrikx is tijdens de dialoogfase van het aanbestedingsproces te bespreken hoe het ideale proces van opleveren en overdragen eruit ziet. Dat zorgt voor duidelijkheid aan de voorkant en zorgt bij de start voor een bekende en gedragen werkwijze. Frans Hendrikx hierover: “Je ziet dat we in de aanbestedings- en uitvoeringspraktijk weer vaker nieuwe voorschriften meegeven. We schrijven bijvoorbeeld bij tunnels weer meer voor nadat we dit een betrekkelijk lange periode ‘aan de markt lieten’.”

Volgens Eelco Mulder (projectleider RSN) geldt de driehoek van O&O (projectorganisatie, beheerder en opdrachtnemer) ook voor andere issues en de dagelijkse gang van zaken in je project. “Als de beheerder een idee heeft over het ontwerp, waarom betrek je hem er dan niet bij voordat je de markt op gaat? Vertaal de scope van de beheerder in de contracteisen.”

Wat haal je uit het spel?

Jeroen van de Nadort: “Na vandaag heb ik me voorgenomen pro-actiever te worden in m’n eigen organisatie. Ik wil eerder betrokken worden en meeliften met het projectmanagementteam. Ik merk dat projectmanagementteams steeds meer procesgericht zijn en zich minder met techniek bezig houden. Ik kom zelf uit de techniek, en juist als beheerder moet ik dan zorgen dat ik aan tafel zit, want ik ben de ontvanger.”

Jeroen: “Een compleet dossier is toch geen ongewone wens. Als je iets koopt, wil je toch ook een gebruikershandleiding. Dat wil ik dus als beheerder ook.”

George Vesters (technisch manager HHSK): “We zitten kort op de aanbesteding. Het nu aanhaken van de beheerder is laat, maar nog niet té laat. Vanaf morgen ga ik de inhoudsopgave afstemmen met de beheerder. Ons project is de eerste van een reeks, onze O&O aanpak moet ‘standaard’ zijn voor toekomstige projecten.”

Eelco Mulder (RSN): “Duidelijkheid over afspraken, wie met wie communiceert en dat je afspraken nakomt. Dat vind ik belangrijk. Ook wil ik duidelijkheid over bij wie je moet zijn voor de vele afspraken en documenten: namen en rugnummers. Dat ontbreekt in de praktijk. Alleen al de zoektocht is tijdsverspilling.”

Maxwell Gibbs (RSN)
“De interventies in de game zetten je op scherp omdat je onverwachte gebeurtenissen direct moet managen. Die issues zorgen voor een versnelling van je leerproces.”

Meer weten?

Programmamanagers Marjan Lont en Guus Pieters van Neerlands diep begeleiden de bijeenkomst in samenwerking met Frans Hendrikx van Maaswerken en Rob van Kouwen van Multividuals. Meer info: guus@neerlandsdiep.nl.

Er is nog ruimte bij de sessie van dinsdag 4 november 2014.

Ken je een collega of een projectteam die zeker niet mag ontbreken? Laat hen zich aanmelden via info@neerlandsdiep.nl. De bijeenkomst is voor (oud-)deelnemers van Neerlands diep, academie voor publieke bouw- en infraprojecten, en van onze partners ProRail, Rijkswaterstaat, Rijksvastgoedbedrijf, de gemeenten Amsterdam, Rotterdam, Utrecht en Den Haag.

Reageer

Ook interessant

  • Anders samenwerken met je stakeholders in de Nd Opgave-impuls

In de Nd Opgave-impuls staat het werken aan een complexe opgave samen met het stakeholderveld centraal. Het programma helpt teams het veld in kaart te brengen, stakeholders uit te nodigen en collectief eigenaarschap te creëren rond een opgave. Vijf teams rondden het programma – tot dan nog de Nd Transitiechallenge – begin van dit jaar […]

lees meer
  • Zuidasdok OVT gespiegeld door collega’s

Station Amsterdam Zuid groeit snel en wordt naar verwachting het op een na grootste station in Amsterdam. Een gezamenlijk programma van Rijkswaterstaat, ProRail en Amsterdam richt zich op het ondergronds brengen van de A10-zuid bij de Zuidas. Het project Zuidasdok is in 2020 omgevormd tot een programma-organisatie met afzonderlijke projectonderdelen. Het eerste project, de OV […]

lees meer
  • Nieuws
  • Er was eens… Nd Teams 2024

De laven sliepen nog, Holle Bolle Gijs had zijn buik nog vol. De Efteling lag er nog stil bij toen een Arabische poortwachter op de vroege morgen de deelnemers van Nd Teams 2024 naar hun bestemming begeleidde. Sommigen konden hun bijna kinderlijke enthousiasme niet bedwingen. En terecht. Hoe vaak komt het nou voor dat je […]

lees meer