• 12 februari 2015
• Jenny Kamstra

Herman de Bruine tijdens het Teamevent

De aanwezige projectteams waren op donderdagmiddag 29 januari zeer opmerkzaam in Driebergen. Ze kwamen bij elkaar om te netwerken, ervaringen uit te wisselen, maar ook om te leren. Hun dagelijks werk, het managen van grote en complexe projecten, vraagt al hun aandacht. Tijd voor reflectie tijdens een dag met gelijkgestemden. Een dag met vragen, maar ook met antwoorden.

Hoe gaat het bij jou?

Na de lunch reageerden deelnemers op een casus van collega’s. Bij deze workshops kwamen ook eigen voorbeelden aan bod. Josan Tielen en Cor Beekmans [Ruimte voor de Rivier] vertellen over wat hen opvalt: “Verrassend hoe werelden samenkomen. Je kunt vragen stellen en zo samen tot de kern komen. Rijkswaterstaat mocht meekijken bij een andere organisatie. Een incident werd als groot ervaren door de combinatie met een ander incident. De persoonlijke angst voerde de boventoon: het mág niet meer gebeuren! Terwijl het toch vaak een kwestie is van veerkrachtig reageren en verstoringen zien als een kans om te optimaliseren.”

Deelnemers ervaren het als aangenaam om in deze omgeving met elkaar van gedachten te wisselen. Zo ook Jean Buskens en Ton Swanenberg van IJsseldelta, een project van het programma Ruimte voor de Rivier: “Wij werken aan hetzelfde project en hebben elkaar een jaar niet gezien. Fijn om elkaar weer hier te treffen. Het is goed om open te zijn en elkaars projecten te bediscussiëren. We hebben lang gepraat over een palenplan en een plotselinge ontwikkeling in het project Zuidasdok. Dilemma’s worden hier transparant.”

Wat zeggen de deskundigen?

Twee experts geven de deelnemers tijdens het plenaire deel hun visie op projectmanagement. Herman de Bruine (docent projectmanagement aan de Haagse Hogeschool) vertelt over de term collectieve opmerkzaamheid en de vijf bijbehorende principes [zie kader]. Vooraf heeft hij de genodigden hierover via video’s geïnformeerd. Met een vleugje humor vertelt Herman over vliegdekschepen waar F14 Tomcats met volle vaart een remkabel oppakken. Hier staat een team van mensen klaar om deze vliegtuigen veilig aan de grond te zetten. Ze doen dit elke keer met evenveel enthousiasme alsof het de eerste keer is. Dit beeld laat je niet meer los.

De vijf principes bij collectieve opmerkzaamheid

• Wees gericht op verstoringen: zoek actief naar afwijkingen en maak ze bespreekbaar
• Wees terughoudend tot simplificeren: neem niets zomaar voor waar aan en waak voor snelle ondoordachte oplossingen
• Toon gevoeligheid voor de uitvoering: handel vanuit het hier en nu in directe interactie tussen medewerkers en leiding
• Werk aan toewijding aan veerkracht: laat ruimte voor variëteit en improvisatie om onverwachte gebeurtenissen in te dammen
• Respecteer expertise: gebruik specifieke kennis en kunde van anderen op basis van hun deskundigheid, los van hun hiërarchische positie

Huibert de Man (auteur en adviseur) zet het publiek aan het denken als hij vraagt om niet meteen een oplossing te bieden, maar terug te gaan naar het moment vlak vóór het misging. Wat waren je verwachtingen? Wat gebeurde er? Wat was de ‘bigger picture’? En waarom was het onverwacht? Beide heren laten de projectmanagers inzien dat je kunt terugvallen op je intuïtie, je onderstroom, een diepere kwaliteit die gerelateerd is aan je ervaring en bij ons allemaal aanwezig. Op het moment van het onverwachte, schieten sommigen misschien in een kramp, maar de meeste projectmanagers maken even een pas op de plaats, voordat ze overgaan tot oordeels- en besluitvorming.

Maarten Reinking [projectmanager Renovatie stalen bruggen bij Rijkswaterstaat] prijst de voorbereiding van het event: “De filmpjes vooraf geven alvast een beeld, en dat wordt bevestigd op de dag zelf. Flexibiliteit en adaptief vermogen zijn heel belangrijk bij ons werk. We zullen allemaal momenten (h)erkennen waarbij deze visies terugkomen. Ik hoop dat we dan niet ‘too busy flying a plane’ zijn.”

Hoe bevorder je collectieve opmerkzaamheid?

Aan de einde van de middag ging de groep uiteen voor vijf zeepkistsessies in vijf zalen. Op welke onderdelen kunnen we onszelf verbeteren? De zeepkistsessies gingen over fysieke signalen en stress, risicogestuurd werken, onbewuste processen, belemmerende overtuigingen en co-creatie door kunst. Eén van de sessies werd gegeven door Martin van Staveren. Hij geeft de deelnemers een nieuwe kijk op risicomanagement: “Om te beginnen is het raadzaam om in projectgroepen een gedeeld taalgebruik te hebben. Hebben we allemaal hetzelfde beeld bij een risico? Anders praten we zomaar niet over hetzelfde. Onzekerheid is ook zo’n term, waar de meningen over verschillen.” Martin legt uit dat onzekerheid ook positief kan zijn. Vraag jezelf maar eens af welke positieve effecten onzekerheid kan hebben. De deelnemers krijgen handvaten om hun projecten tot een succesvol eind te brengen.

Martin van Staveren pitched tijdens het Teamevent

Frank Scheffer, Joost Speekenbrink en Wouter de Vos [Renovatie stalen bruggen] praten nog even na: “Bij de zeepkistensessie over stress herkenden we onszelf enorm. Je gaat altijd maar door en door, terwijl de concentratie natuurlijk niet constant is. Dit event is wel een soort pauzemoment. We leren hier dat even ontspannen, niet hetzelfde is als niets doen, je doet energie op, om vervolgens weer door te gaan!”

De zeepkistsessie over het herkennen van stress met Tanya de Wit.

Wat ga je morgen anders doen?

Een Indiase goeroe sloot het Teamevent af. Hij blikte terug, relativeerde en maakte de tongen los voor de afsluitende borrel. Rean Vissers [A2 Maastricht] “Ik ben heel positief. Ik krijg energie van deze dag. Samen met gelijkgestemden zijn en van anderen leren. En ook bevestigd worden in wat je zelf doet. De middag vloog voorbij.”

Een Indiase goeroe sloot de middag af.