Autoritair leiderschap werkt niet

Tijdens het onderzoek over de betekenis van ethische aspecten en onderliggende waarden tijdens de digitale transformatie, dat in opdracht van Neerlands diep werd uitgevoerd, gaven projectmanagers (anoniem) aan dat gezamenlijk reflecteren zeker een rol speelt in projecten. Autoritair leiderschap werkt niet bij projecten waarin digitalisering een (grote) rol speelt, licht een projectmanager bij Rijkswaterstaat toe: “Als je autoritair leiderschap gaat vertonen bij digitalisering, dan ga je tegen zoveel dingen aanlopen, dat gaat niet werken. Juist dat draagvlak en dat sociale aspect, maar ook de normeringen waarborgen, daar zit het ‘m in.” Welke eigenschappen zijn belangrijk? “Het uit handen geven van bepaalde beslissingen. Het is niet jouw beslissing, maar het is de beslissing van het team, waar iedereen het wel of niet over eens is. Daardoor gaan sommige dingen ook soms niet door, dat moet je ook kunnen accepteren.”

Daar speelt ethiek ook een rol bij, volgens een andere projectmanager, werkzaam voor een grote gemeente: “Ethiek is zelfs belangrijker dan kennis van zaken. Want stel je voor je zou helemaal niks van digitalisering af weten, maar je weet wel de juiste weg te bewandelen en draagvlak te creëren voor het product dat er moet komen, dan kom je verder dan dat je weet wat er moet komen, maar je weet niet de juiste route en de juiste waarden te hanteren. Die waarden heb je nodig bij dat draagvlak, als je wilt digitaliseren vanuit de publieke ruimte.” Het grootste voordeel is voor deze manager dat als het aan de voorkant goed is afgedekt, er minder beren op de weg komen dan wanneer je achteraf kijkt waar je nog rekening mee moet houden. “Als je dan iedereen er nog bij moet betrekken, dan is de ervaring dat het dan niet of heel moeizaam van de grond komt. Als je vooraf de tijd neemt om het te borgen en integreren kun je het voor 90% doen en voor 10% innovatief houden, zodat er nog wel wat ruimte is en niet alles vastgetimmerd is. Dan gaat het over de functionaliteit van de applicatie, maar niet de basis, de security en de privacy, dat soort normeringen staan gewoon vast. Daar wordt na opdrachtverlening of na de start niet meer aan gesleuteld.”

Gezamenlijk reflecteren is dus een belangrijke voorwaarde om ethische aspecten en onderliggende waarden een plek te geven in projecten. Dit was ook de conclusie van een onderzoek dat het Overlegorgaan Fysieke Leefomgeving begin 2021 deed in opdracht van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW) naar ethiek en digitalisering. Eén van de adviezen was: “Zorg dat ethische reflecties een vast onderdeel worden bij projecten met een digitale component.”

“Ethisch reflecteren verdient voortdurend aandacht. Het draagt bij aan de kwaliteit van projecten en beleid. Vanwege de invloed van digitalisering op publieke waarden, is het belangrijk dat ethische reflectie een vast onderdeel wordt in het werk van ambtenaren bij projecten met een digitale component. Het gaat hier om allerlei verschillende soorten projecten, bijv. een data-analyseproject waar grote hoeveelheden data worden geanalyseerd, inrichting van een proces of systeem waarbij automatisch en zonder tussenkomst van de mens bepaalde beslissing worden genomen of toepassing van een digitale technologie in de fysieke ruimte. Juist omdat bij deze projecten de technologie een grote (of onbedoelde) invloed kan hebben op publieke waarden. Als ethische reflecties geen vaste plek krijgen en het de bijsmaak van vrijblijvendheid krijgt, wordt het moeilijk om daar in een organisatie als IenW met schaarse tijd en middelen structureel ruimte voor te krijgen. Gebruik het als instrument in de beleid- en besluitvorming om beslisinformatie af te wegen en belangen op te halen. Organiseer deze gesprekken op verschillende momenten in het proces en doe ervaring op met verschillende methodes. Leidinggevenden moeten ervoor zorgen dat medewerkers zich vrij voelen om te reflecteren en ethiek in hun operationele werk toe te passen. Stimuleer dit en maak hier tijd voor beschikbaar.”

Ethische reflectie: hoe pak je het aan?

Er zijn verschillende manieren om te reflecteren, soms gaat het zelfs onbewust. Een projectmanager die al jaren meewerkt aan projecten en van alles heeft meegemaakt tijdens de uitoefening van zijn beroep, heeft ervaring opgedaan die níet gemakkelijk in regels te vatten is. Zo weet hij bijvoorbeeld vooraf al waar de knelpunten zitten in de samenwerking met de aannemer. Hij kan vervolgens moeilijk uitleggen hoe hij dit weet, het gaat grotendeels op basis van een onderbuikgevoel, een normatieve bron en een intern ‘weten’ hoe hij het aan moet pakken om ‘het goede’ te doen. Deze zogenaamde ‘tacit knowledge’, een begrip van Michael Polanyi uit zijn boek The Tacit Dimension, kan goed van pas komen, bijvoorbeeld als er snel ingegrepen moet worden bij een calamiteit en er geen tijd is om vooraf uitgebreid te overleggen over de aanpak.

Ook als er geen calamiteiten zijn, kan de situatie vragen om een inschatting door de projectmanager. Het vraagt wel om een andere benadering om deze kennis onderdeel te laten zijn van het projectmanagement, zonder dat het in regels gegoten of voorgeschreven kan worden. Het kan leiden tot verschillen in inzicht en morele ambiguïteit. Als hier gezamenlijk op gereflecteerd wordt is er sprake van ethische reflectie: samen toewerken naar betekenisgeving en een gezamenlijke moraal, door afspraken met elkaar te maken om de sociale veiligheid binnen teams te borgen. Deze hebben ook een verbindende werking, zodat de relatie in stand kan worden gehouden, ongeacht onderlinge verschillen. Dit kan worden bereikt door een -tijdelijke- afspraak van ‘agree to disagree’, waarbij de verschillen benoemd worden, maar niet direct hoeven worden ‘opgelost’. Daarbij kunnen het ‘goede’ doen en het ‘juiste’ beide meespelen.

Projectmanagers hebben bij projecten vaak te maken met verschillende ‘werelden’ en perspectieven. Door naar de wensen van omgevingspartijen te luisteren en de argumenten voor verschillende oplossingen met elkaar te delen, ontstaat er wederzijds begrip. Betrokken partijen spreken vanuit eerdere ervaringen. Dit wordt ook wel aangeduid met het begrip ‘reflection-on-action’, waarbij je achteraf terugblikt op wat er gebeurde. In verschillende situaties is het zinvol om de argumenten achteraf te bespreken, omdat beiden los van elkaar anders hadden gehandeld. Werd een beslissing genomen zonder de ander, dan was het besluit wellicht genomen op basis van ‘reflection-in-action’, een combinatie van anticiperen op de situatie, de ervaringen en de eerdergenoemde ‘tacit knowlegde’ van de betreffende projectmanager.

Als projectmanagers en het team met elkaar reflecteren op uiteenlopende praktijksituaties, kunnen zij zich gezamenlijk moreel oriënteren. Voor je hiermee start is het belangrijk om een goede sfeer te creëren, zoals één projectmanager tijdens het onderzoek omschreef: “Veiligheid en vertrouwen zijn belangrijke waarden; dus het creëren van een veilige basis, zodat iedereen kan zeggen wat gezegd moet worden en dat ieders inbreng telt. Projectendynamiek is soms heftig en er gebeuren dingen in projecten die mensen echt raken, dan moet je op je collega’s kunnen vertrouwen.”

Als uitgangspunt bij een gezamenlijke reflectie kun je onderdelen bespreken die stroef verlopen binnen een project. Wat vindt het team er zelf van? Is het herkenbaar, of juist helemaal niet? Zijn er andere ervaringen naast te plaatsen? Vanuit deze gesprekken kan ook met elkaar verkend worden welke waarden van belang zijn, door deze op basis van ervaringen vorm te geven en te beoordelen.

In- en uitsluitende werking van taal

De filosoof Charles Taylor spreekt in zijn boek Sources of the Self van een taalhorizon, die nodig is bij waardeoordelen. Achter deze taalhorizon bevindt zich de moraal, het ‘goede’. Volgens Taylor is het niet mogelijk om in je eentje een moraal te benoemen. Dit komt door de in- en uitsluitende werking van taal. Wat projectmanagers, het team en omgevingspartijen belangrijk vinden, komt alleen tot stand als er gezamenlijk een nieuw verhaal van wordt gemaakt. Wat bedoelen we met veiligheid en privacy? Wat hoort daar wel bij en wat niet? Welke gezamenlijke betekenis wordt eraan gegeven en welke afspraken maken we daarbij? Door waarden te verbinden aan de het project en aan elkaar, zijn het geen abstracte begrippen meer. De waarden komen dichterbij, waardoor het gedeelde waarden worden, die vervolgens ook sneller als persoonlijke waarden kunnen worden omarmd. Narrativiteit, verhalen op basis van eigen ervaringen, zijn daarbij belangrijk, omdat deze verbinden.

Bij het toepassen van digitale innovaties is het dus van belang dat er al vroeg zicht is op de ethische dilemma’s die er een rol bij (kunnen) spelen en dat daar op gereflecteerd wordt met het team en de omgeving. Als betrokkenen zich gezamenlijk bewust worden van ethische aspecten en onderliggende waarden in een project, kan niet alleen antwoord worden gegeven op de vraag of iets technologisch kan, maar ook of het wenselijk is.

Marianne Scheeper is adviseur en trainer en onlangs afgestudeerd als Toegepast Filosoof. Haar afstudeeronderzoek was in opdracht van Neerlands diep, getiteld: “Beweging van traditioneel naar digitaal leiderschap. Over de betekenis van ethische aspecten en onderliggende waarden voor de houding, het gedrag en leiderschap van projectmanagers tijdens de digitale transformatie.”