Deze Nd Masterclass is geïnitieerd door Marjan Lont en Joop Bos vanuit Neerlands diep in co-creatie met alumni Eric Smulders, Mark Eichner en Peter van Doorne. De zeventien alumni hebben ter voorbereiding van dit tweedaagse verdiepingsprogramma zich ingelezen in het boek ‘(Ont)keten, Implementeren van werken in Ketens’, geschreven door prof. dr. John Goedee van de universiteit Tilburg en Arnoud Entken.

“Wat een inspiratie in de groep! Mooi om met een groep betrokken en deskundige mensen 2 dagen door te brengen. Het geeft prachtige gesprekken, spontane intervisie, krachtige leerpunten en natuurlijk kennismaken met kleurrijke personen. Voor herhaling vatbaar! Het programma zat supermooi in elkaar.”

Dag 1: verdiepen en verbinden

Prof. dr. John Goedee werkt op twee universiteiten, maar eigenlijk is er ook nog een derde; een hybride universiteit. Daar zitten de mensen die los van systemen en gevestigde orde vooruit willen. Zijn passie is samenwerken en het analyseren daarvan. Hij reikte een denkraam en handvatten aan de deelnemers om effectief met de acht regierollen van samenwerking aan de slag te gaan.

Fase 1: analyseren van data

Analyseer de feitelijke informatie. Apps, mails, en andere communicatiemedium kunnen hierbij een bron zijn. Wie praat met wie? Op welk moment? Met welk doel? Via welk medium? Hieruit volgt bijvoorbeeld dat er veel gepraat wordt ‘over’ de klant en nauwelijks ‘met’ de klant. Een casus is een behandeling van een zaak, die een vertraging heeft opgelopen. Vraag niet een selectie van berichten, maar alle informatie. Gebruik daarbij de ruwe data. Je kunt vervolgens goed zien hoe het verloopt. Bijvoorbeeld; de directeur zegt “dit gaan we doen”, terwijl de medewerkers reageren met “dit gaan we niet doen”. Je merkt dat de klant niet letterlijk centraal staat en dat de klant nauwelijks benaderd is.

Fase 2: interpreteren en reflecteren

Wees eerlijk: wat niet goed is, is niet goed. Naar mate deskundigen specialistischer worden, hebben ze meer taal en jargon. Vorm een gezamenlijk analysekader. Ontdek patronen. Kijk zonder te oordelen.

Fase 3: inrichten en vooruitkijken

Signaleren, dossiervormen, weging, casusregie, uitvoering, evaluatie. Doe dit samen met de betrokkenen. Digitaliseer het schema en benoem de indicatoren.

Fase 4: monitoren en borgen

Benoem wat nodig is om het vervolg goed te laten verlopen.

Fase 5: conceptueel model

Maak een conceptueel model waarbij je inzoomt in resultaat, horizontaal samenwerken, referentiemodel en KPI’s.

John Goedee: “Vanuit de vraag is inrichting van samenwerking eigenlijk nooit een probleem. Wel als we starten vanuit een instituut. Ga van feitelijke ‘informatie’ naar krachtige ‘optimalisatie’. Ieder project heeft een ‘geboorteakte’, maar doorklief dat. Ga niet interpreteren wat je niet weet. Begin bij het echte begin.”

Op de eerste dag van deze Masterclass werd niet alleen stilgestaan bij de theorie. De groep maakte tevens een slag naar de praktijk. Dit aan de hand van het vraagstuk dat projectmanager VIA A15 Eric Smulders in bracht. De leerpunten die uit het verhaal naar voren zijn gekomen, waren onder andere: zorg voor kraaltjes en glitter-geld om iets extra’s te doen voor stakeholders en stijg uit boven de losse belangen en definieer een overstijgend belang.

Ook teammanager Peter van Doorne was bereid om zijn ervaring bij Tennet met de alumni te delen. Hij vertelde over een slimme werkwijze om met minder inspanning meer voor elkaar te krijgen. Volgens Peter hoef je niet voor elke losse klus alles op te tuigen. Je zou dit slimmer, uniformer en duidelijker kunnen doen. Een van zijn leerpunten is: alleen samenwerkprincipes benoemen is niet voldoende, concretiseer en visualiseer hoe je het met elkaar wil samenwerken.

“Het is een mooi geheel, meerdere facetten komen in beeld vanuit de theorie en vanuit de praktijk.”

Dag 2: verrijken en vernieuwen

Tijdens een wandeling van circa dertien kilometer langs de route Hierdense Beek en Veluwemeer maakten de alumni de vertaling naar de eigen casuïstiek. Daarbij reflecteerde eenieder zijn eigen leiderschap. Wat betekent mijn leiderschap en wat houdt dit in vanuit de acht regierollen van John Goedee?

“De beweging was er al, de masterclass heeft me geïnspireerd om verder te gaan.”

De belangrijkste les was dat samenwerking niet vanzelfsprekend is, omdat er altijd een dynamische spanning zit tussen eigenbelang en gezamenlijk belang. Daarom is samenwerking niet te ‘managen’, maar op zijn best te ‘regisseren’. Het gaat daarbij enerzijds om het inrichtingen (ontwerpen) van een samenhangend stelsel (model) van initiële intenties, doelen en afspraken vooraf, maar vooral ook om het ontwikkelen en onderhouden van de zakelijke relaties tijdens de samenwerking. Met de nadruk op onderhoud, omdat de kans op regressie in samenwerking groot is bij de gebruikelijke tegenvallers. De inrichting van de samenwerking is opgebouwd uit een negental onderdelen zoals het benoemen van de uiteindelijke klantvraag (outcome), het vaststellen van de benodigde intensiteit van de samenwerking, de noodzaak van het delen van informatie, het regelen van het mandaat, het organiseren van coördinatiemechanismen, het vaststellen van prestatie-indicatoren en het verduidelijken van de rollen. Regisseren vraagt om niet-positionele beïnvloeding, waarbij je jezelf een beetje (maar niet helemaal) los maakt van de eigen positie (detached involvement). Regisseren vraagt om aanvullende rollen en competenties ten opzichte van de gebruikelijke managementrollen.