Het is steeds gebruikelijker om met meerdere partijen samen te werken om een opdracht voor elkaar te krijgen: binnen de projectorganisatie, aan opdrachtnemerskant en aan opdrachtgeverskant. Elke partij heeft zijn eigen belangen, achterban en kijk op de wereld. Hoe kom je dan tot een succesvolle samenwerking? Je moet elkaar in ieder geval leuk (gaan) vinden. Enkele eenvoudige interventies kunnen daarbij helpen, ontdekte Paulien Timmer. Zij interviewde 100 echtparen die al meer dan 40 jaar gelukkig zijn getrouwd. In de Nieuwe Kerk in Den Haag onthult ze een voor een de drie meest onderschatte geheimen van een gelukkig huwelijk. De deelnemers van 28 projectteams vertalen deze vervolgens naar hun eigen werksituatie.

Paulien Timmer tijdens Nd Team 2018. Foto: Jorrit ’t Hoen

Geheel in lijn met het thema is Neerlands diep ook een ‘huwelijk’ aangegaan bij de organisatie van dit teamevent. Captain Co-Creation, hét netwerkcollectief voor young professionals uit de bouw- & infrasector, opereert als co-host en levert enkele tafelbegeleiders. De bijdrage van deze jonge medewerkers van overheid én markt smaakt naar meer, zo blijkt tijdens Nd Teams 2018.

“Neerlands diep is een netwerk, geen organisatie. … Jullie zijn dus Neerlands diep. Dat je binnen dit netwerk veel van elkaar kunt leren, heb ik zelf mogen ervaren binnen Nd Top. Ik nodig iedereen uit om actief mee te doen.” Alex Vermeulen, Interim directeur Neerlands diep

Alex Vermeulen tijdens Nd Teams 2018. Foto: Jorrit ’t Hoen

Samen saai

Alex Vermeulen had met een huwelijk van 40 jaar zo mee kunnen doen aan Timmers onderzoek. In zijn nieuwe functie als interim directeur van Neerlands diep staat hij in ieder geval in het hart van een meervoudige samenwerking. “Neerlands diep is een netwerk, geen organisatie”, schetst Vermeulen in zijn openingswoord. “Jullie zijn dus Neerlands diep. Dat je binnen dit netwerk veel van elkaar kunt leren, heb ik zelf mogen ervaren binnen Nd Top. Ik nodig iedereen uit om actief mee te doen.” Dat mogen de deelnemers meteen in de praktijk brengen. Verdeeld over 14 tafels gaan ze met elkaar in gesprek welke drie geheimen Timmer deze middag gaat onthullen. De tafel die dit het beste voorspelt, kan een prijs in de wacht slepen. Dit vooruitzicht maakt de tongen los. “Elkaar wel kwetsen, maar niet onnodig”, “Samen saai mogen zijn”, “Elkaar coachen” en “Je veilig voelen bij elkaar”; zomaar wat ‘pareltjes’ die komen bovendrijven. Kwinkslagen richting collega’s worden niet geschuwd. “Mark gaat straks vast op een knie nu hij zulke goede dingen over het huwelijk hoort.” De tijd is sneller op dan gedacht. Haastig zetten de deelnemers per tafel hun top drie geheimen op papier en leveren ze in.

‘Ceremoniemeester’ Maarten Kraneveld tijdens Nd Teams 2018. Foto: Jorrit ’t Hoen

Het eerste geheim is….

Ingeleid door dagvoorzitter en ceremoniemeester Maarten Kraneveld is het aan Paulien Timmer om het eerste onderschatte geheim van een gelukkig huwelijk te onthullen. Haar betoog maakt duidelijk dat ze bij het ontrafelen van de geheimen niet over één nacht ijs is gegaan. De 100 interviews zijn slechts een deel van de puzzel. Daarnaast ging de universitair geschoolde Timmer in de leer bij de belangrijkste wetenschapper op het gebied van relaties: de Amerikaan John Gottman. Gottman kwam na jarenlange observatie van stellen erachter dat je veilig voelen bij je partner het grootste geheim is van een gelukkig huwelijk. Maar in hoeverre is dit van toepassing op een samenwerking? Je partner kies je immers (meestal) zelf uit op basis van liefde, bij een contract is er hooguit sprake van een gearrangeerd huwelijk. Timmer presenteert een verrassend onderzoek. Hieruit blijkt dat partners na verloop van tijd gemiddeld tevredener zijn binnen een gearrangeerd huwelijk dan binnen een ‘liefdeshuwelijk’.

Er zijn verschillende onderzoeken geweest die het belang van veiligheid in zakelijke samenwerkingen aantonen, schetst Timmer. Zo bleek een team van briljante chirurgen viermaal meer fouten te maken dan een team van gemiddelde chirurgen. De reden: de briljante chirurgen voelden zich niet veilig om hun even briljante collega’s aan te spreken. Je kwetsbaar opstellen kan de veiligheid vergroten, blijkt uit het voorbeeld van succesvolle zakenvrouw Sara Blakely. “Zij opent elke vergadering met een persoonlijke fout. Daardoor durven de mensen in haar bedrijf ook fouten toe te geven én risico’s te nemen. Want hun hoofd gaat er niet af als het fout gaat.”

Vergevingsgezind

Zo makkelijk is kwetsbaar opstellen nog niet, maakt de hierop volgende discussie duidelijk. Per tafel gaan twee teams in gesprek over de vraag: “Wanneer heb je voor het laatst een verkeerde beslissing genomen en kun je daar iets meer over vertellen?”. Daarbij komen kwetsbaar opstellen op persoonlijk niveau, teamniveau en in een meervoudige samenwerking aan de orde. In het gesprek tussen Oosterweelverbinding Antwerpen (BAM) en het Programma Sluizen van Rijkswaterstaat blijken er cultuurverschillen te bestaan tussen het Belgisch-Nederlandse en het volledig Nederlandse project. Respect voor autoriteit en deskundigheid en het gevoel dat eerlijkheid over fouten afgestraft wordt, maakt dat er bij de zuiderburen meer aarzelingen bestaan om je kwetsbaar op te stellen. Het kan ook ten koste gaan van je status als expert wanneer je (te) vaak fouten toegeeft.

“Ik vind het gevaarlijker fouten voor me te houden, dan om ze meteen toe te geven”, is een opmerking aan Nederlandse zijde. “Het risico bestaat anders dat ze erger worden.” “Rijkswaterstaat is behoorlijk vergevingsgezind. We hebben zelf vaak de meeste last van onze fouten”, is een andere observatie. Al lijkt het wel van het project en de context af te hangen hoe open je daadwerkelijk kunt zijn. Dit blijkt ook te gelden voor het kwetsbaar opstellen richting de aannemer. “Het is niet gewoon dat je alles open en bloot bespreekt met de aannemer. Je moet van beide kanten investeren in de relatie om dit mogelijk te maken.” De aanwezigheid van een pot voor onvoorziene zaken maakt een open gesprek in ieder geval een stuk makkelijker.

Op één locatie bij elkaar zitten met de aannemer kan ook een wereld van verschil maken, vertelt een deelnemer. “We hebben nu veel meer begrip voor elkaars werk en belangen.” Timmer geeft aan dat er sprake is van een drietrapsraket; door veiligheid geef je mensen de ruimte om zich kwetsbaar op te stellen. En wanneer er ruimte is om je kwetsbaar op te stellen, kun je elkaar ook vertrouwen.

Deelnemers met elkaar in gesprek tijdens Nd Teams 2018. Foto: Jorrit ’t Hoen

Het tweede geheim is…

In deel twee van haar betoog verlegt Timmer de aandacht naar geluk. De traditionele opvatting is dat geluk volgt op succes. Recent onderzoek toont echter aan dat het eerder andersom is; geluk komt vóór succes. Timmer laat het zien met hersenfoto’s. Wanneer je gelukkig bent, worden delen van de hersenen geactiveerd die te maken hebben met probleemoplossend vermogen, veerkracht en creativiteit. Bij stress is er juist weinig activiteit in deze nuttige delen van de hersenen. “Ook hormonen als dopamine en serotonine komen meer vrij als je gelukkig bent. Zij helpen je om betere resultaten te boeken.” Onderzoek maakt bovendien duidelijk dat gelukkige artsen twee keer sneller tot een goede diagnose komen dan minder gelukkige collega’s.

Het voorbeeld van Burt’s Bees laat zien dat geluk ‘maakbaar’ is. Dit Amerikaanse bedrijf stond voor een ambitieuze internationale uitbreiding. Het management besloot elke dag twee minuten te nemen om een medewerker in een e-mail persoonlijk te bedanken voor zijn of haar inzet voor Burt’s Bees. Het zorgde voor gelukkige medewerkers en mede daardoor voor een geslaagde expansie: zonder dat hier stress, dwingende e-mails en dergelijke aan te pas waren gekomen.

Foto: Jorrit ’t Hoen

Taart

Tijd voor de volgende opdracht. “Deel een overwinningsmoment binnen je project waar je echt blij van werd”, is de vraag waarover de deelnemers in gesprek gaan. Daarbij is er ook aandacht voor het creëren van plezier/geluk binnen een team en in een meervoudige samenwerking. Het blijkt een makkelijker gespreksonderwerp dan het vorige aan de tafel van Oosterweelverbinding Antwerpen en Programma Sluizen. De goedkeuringsbeslissing voor het Antwerpse project, het halen van de deadline bij een aanbesteding, een zwaarbevochten akkoord met een aannemer: aan geluksmomenten binnen de projectteams geen gebrek. Geluk blijkt bovendien ook in de projectenwereld maakbaar. Zo klaarde een zelfgebakken taart de sfeer op bij Oosterweelverbinding.

Het vieren van overwinningsmomenten met de omgeving is ingewikkelder. Een werkreis naar Zweden met belangrijke stakeholders brak binnen het project Schiphol-Amsterdam-Almere (SAA) het ijs tussen project en kritische stakeholders. “Daarna wisten we elkaar makkelijker te vinden, wisten we wie er belde als de telefoon ging.” “Bij ons is het een kwestie van ‘eerst maar eens laten zien wat jullie beloven’”, vertelt een vertegenwoordiger van Oosterweelverbinding. “Als we te veel feestjes gaan vieren, zien stakeholders dat eerder als een poging tot omkoping.”

Deelnemers in de kerkbanken. Foto: Jorrit ’t Hoen

Het derde geheim is…

Na de pauze onthult Timmer de gedachtegang achter de opdracht. Als je terugdenkt aan een overwinningsmoment, reageren je hersenen alsof dit nu gebeurt. Ook komt bij dit ‘herbeleven’ opnieuw dopamine en serotonine vrij. En daarnaast geeft het natuurlijk vertrouwen. Op team- en samenwerkingsniveau versterkt terugdenken aan gezamenlijke successen de onderlinge sociale banden. Dit alles helpt om nu opnieuw de klus te klaren.

Tijd om het derde geheim te onthullen, na veiligheid en geluk vóór succes. Dit geheim is waardering, stelt Timmer.

“De gouden regel is dat je de ander waardering geeft zoals je die zelf wilt ontvangen. Maar de platina regel is dat je waardering uit op de manier waarop die ander het wil ontvangen.”

Er zijn vijf talen van waardering, verwant aan de vijf talen van liefde die de Amerikaanse schrijver Gary Chapman onderscheidt: cadeautjes, quality time, positieve woorden, dienstbaarheid en fysieke aanraking.

Deelnemers delen hun voorkeursvorm van waardering. Foto: Jorrit ’t Hoen

Timmer laat de zaal in vijf stellingen steeds kiezen tussen twee vormen van waardering. Er blijken behoorlijke verschillen te bestaan tussen de deelnemers. Waar de een opbloeit bij een schouderklopje, zweert de volgende bij een positieve e-mail. En waar de een opleeft bij een bedankje, stelt de ander juist een wekelijks gesprekje op prijs over hoe het met hem of haar gaat. Deelnemers krijgen door de stellingen een uniek inkijkje in de voorkeuren van hun collega-teamleden wat waardering betreft.

Authenticiteit

Voldoende te bespreken dus bij de laatste opdracht. Naast individuele voorkeuren op het gebied van waardering komen ook het uiten van waardering binnen het team en in een meervoudige samenwerking aan de orde. Vooral het uiten van waardering richting de aannemer is soms nog een zoektocht, zo laat het gesprek zien tussen de teams van HOV in ’t Gooi (ProRail) en Knooppunt Hoevelaken (Rijkswaterstaat). “Cadeaus zijn in de samenwerking met de aannemer not done. Maar als ik mijn waardering uitspreek, merk ik dat dit wel degelijk iets doet.” Een deelnemer die zelf bij een marktpartij heeft gewerkt, waarschuwt: “Waardering geven is goed, maar ben er terughoudend in. Als je een marktpartij veel waardering geeft, voelt die zich vrijer om meerwerk te berekenen.” Voor anderen mag het juist een tandje meer. “Alleen maar zeggen ‘Het is conform eisen’, alleen maar betalen, dat is niet waardering tonen. We mogen onze waardering best meer uiten.”

Foto: Jorrit ’t Hoen

Hoe vaak moet je eigenlijk waardering uiten? Timmer introduceert de Losada ratio. “En als je negatieve feedback geeft, dan wordt die beter ontvangen en verwerkt als je eerst iets positiefs zegt”, vertelt Timmer. “Authenticiteit is heel belangrijk hierbij. Je moet dat positieve echt menen.”

Eén mond

Tijd om een praktijkcasus onder de loep te nemen. Bij het realiseren van het nieuwe station van Breda ontstond een unieke meervoudige samenwerking tussen ProRail, NS en de gemeente Breda. Marie-Claire Horden van ProRail en Bertwin van Rooijen van de gemeente Breda vertellen tijdens het teamevent uitgebreid over hun aanpak. Een uitgebreid artikel over de ervaringen van de drie hoofdrolspelers (naast Horden en Van Rooijen, Pieter Akkermans van NS) en de bijbehorende leergeschiedenis kun je hier lezen.

In gesprek tijdens Nd Teams 2018 vlnr Paulien Timmer, Bertwin van Rooijen, Marie-Claire Horden, Maarten Kraneveld. Foto: Jorrit ’t Hoen

Horden en Van Rooijen herkennen enkele geheimen die Timmer deze middag onthulde van hun eigen project. Bijvoorbeeld het creëren van geluk met behulp van een overwinningsmoment. “Op een gegeven moment lag er een grote claim van de aannemer”, zegt Horden. “We hebben dat echt met zijn drieën opgelost.” “We waren er onderling in twee uur uit”, vult Van Rooijen aan. “Daar kijken we met trots op terug. We hebben ook altijd met één mond richting de omgeving gesproken. En dat terwijl de belangen van moederorganisaties ProRail, NS en gemeente zeker niet in alle situaties overeenkwamen.”

Dat ieder deed waar hij goed in was, leverde eveneens een bijdrage aan het ‘geluksgevoel’ binnen het project. “Bertwin nam de communicatie met de omgeving voor zijn rekening, Pieter de aannemerskant, ik stortte me op de projectbeheersingsaspecten”, aldus Horden. “Omdat we deden waar we goed in waren en dat ook van elkaar waardeerden, ben ik vier jaar met veel plezier naar Breda gereden.” “Maak je project belangrijker dan je ego. Samenwerken is leuk”, is de tip die ze aan de deelnemers aan het teamevent meegeeft. “Volg je eigen gevoel en blijf niet hangen in de rol die je inneemt als organisatie. Alleen door echt samen op te trekken kom je verder”, adviseert Van Rooijen.

Het formele deel van de dag eindigt met het bekendmaken van de tafel die de drie geheimen het beste had voorspeld. Een luidde Yes! klinkt als Maarten Kraneveld het verlossende woord spreekt. De winnaars ontvangen het boek Lang + Gelukkig uit de handen van auteur Timmer.

Maarten Reinking en Tjeerd Roozendaal tijdens Nd Teams 2018. Foto: Jorrit ’t Hoen.

Trots

Terwijl de deelnemers ontspannen napraten en zich in teamverband laten vereeuwigen in de photobooth, blijkt dat aan gelukkige huwelijken soms ook een eind komt. Maarten Reinking neemt tijdens deze Nd Teams afscheid als directeur van Neerlands diep. “Je mag trots zijn op wat jij en je team de afgelopen jaren hebben bewerkstelligd”, zegt Tjeerd Roozendaal, lid van de Raad van Toezicht van Neerlands diep. “Er staat een volwassen leerorganisatie met een meerjarenperspectief.” Zo bezien heeft het afscheidscadeau, het boek Lang + Gelukkig, net zo goed betrekking op Neerlands diep als op de scheidend directeur.

Veel deelnemers hebben zichtbaar nieuwe energie opgedaan tijdens Nd Teams 2018. Zo ook communicatieadviseur Ellen Le Rütte van het Rijksvastgoedbedrijf. “Het beeld van de gemeenschappelijke droom van stationsproject Breda spreekt me erg aan. Je ego’s, maar ook de moederorganisatie op de achtergrond zetten. En dan samen vol gaan voor het projectdoel. Je hebt een gedeeld belang. Als niet iedereen dat voelt, is er een grote kans dat het project faalt. Ik heb in het verleden in een project gezeten waarbinnen de teamleden zich niet veilig voelden. Uiteindelijk was het projectresultaat er wel, maar bleef die onveiligheid doorwerken. Het project kwam bijvoorbeeld meermaals negatief in de pers. Ik denk dat het niet vinden van een gedeeld belang een belangrijke oorzaak was voor deze perikelen. Het is iets waar ik bij mijn huidige en toekomstige projecten zeker op zal wijzen. Dat is het mooie van zo’n teamevent: even stil staan in de dagelijkse projecthectiek, je verhaal kunnen doen én leren van anderen.”

Fotogalerij Nd Teams 2018

Hieronder vind je een weergave van de foto’s die gemaakt zijn tijdens het event door fotograaf Jorrit ’t Hoen.

Deelnemers in de kerkbanken. Foto: Jorrit ’t Hoen