Nd Zomergast On Tour 2020

  • 17 september 2020
  • Milie Man

Tijdens de Nd Zomergast On Tour van maandag 24 tot en met donderdag 27 augustus 2020 deelden de projectmanagers van liefst twaalf grote publieke bouw- en infraprojecten uit het projectennetwerk van Neerlands diep hun dilemma’s, ervaringen en aanpak uit de praktijk met hun vakgenoten. Welke rol hebben de (onvoorziene) omstandigheden van COVID-19, stikstof of de andere kwesties gespeeld in deze bouwprojecten? En niet onbelangrijk: wat hebben de betrokkenen hiervan geleerd? 

Ook Neerlands diep wordt door de huidige omstandigheden op verschillende vlakken steeds uitgedaagd. Zo bleek tijdens deze Nd Zomergast On Tour de techniek van het Adobe Connect programma niet altijd optimaal te werken. Toch kijken wij terug op een rijke oogst aan verhalen over de recente ontwikkelingen in de bouwpraktijk. Op verzoek van Neerlands diep heeft hoogleraar André Dorée van de Universiteit Twente de vier onlinebijeenkomsten bijgewoond en op basis van zijn waarnemingen bijgaande synthese opgesteld.


Nd Zomergast ON TOUR. In vier middagen presenteerden twaalf projecten zich. Drie etappes waren volledig online en interactief. Na korte presentaties van de projecten, was er daarna ruimte voor verdieping in break out rooms. De vierde en laatste etappe was een fysieke bijeenkomst in een studio met gasten: de grande finale die via live-stream gevolgd kon worden.

Maandag 24 augustus. Vandaag is het de beurt aan de eerste drie projecten:

  • PHS Meteren-Boxtel: een spoorproject in de aanloopfase. De focus van de verdieping ligt op de selectie en contractering van het ingenieursbureau. Daarbij is erg veel aandacht gegeven aan leidende principes, normen en waarden voor samenwerking.
  • Uitbreiding sluis Eefde: de aanleg van een nieuwe sluis en de renovatie van de monumentale oude sluis. De nieuwe sluis is net klaar en direct is men gestart met de renovatie van de bestaande sluis. In de verdieping gaat het over de samenwerking en het opvangen van grote en kleine verrassingen.
  • SAA A9 Gaasperdammerweg: de langste landtunnel in Nederland. Recent opgeleverd. De verdieping gaat over het succes van de samenwerking.

Er zijn ca. 40 deelnemers en de discussies zijn levendig. Uiteraard komen twee thema’s snel aan de orde: ‘Stikstof’ en Covid-19. Deze twee thema’s hebben voor veel ontregeling gezorgd. Tegelijkertijd blijkt hoe veerkrachtig de teams en organisaties zijn. Deze ‘verrassingen’ zijn opgevangen met veel inzet en toewijding. Een aantal zaken waren opmerkelijk: bij de A9 moest de oplevering worden opgeschoven omdat de verkeerscentrale – door Covid-19 – niet voldoende snel nieuwe mensen kon opleiden. Bij de sluis Eefde bleek dat de storingsdiensten ‘gecompartimenteerd’ moesten worden: de dienst wordt in groepen verdeeld die elkaar niet mogen ontmoeten. “Je kunt immers niet hebben dat je alle storingsdienst medewerkers tegelijk in quarantaine moet zetten“. Een vergelijkbare ratio gold bij de verkeerscentrale. Dit maakt vitale functies meer kwetsbaar en minder flexibel; zeker als ze krap in personeel zitten. Dat geeft te denken.

In de break out sessies ging het veel en vaak over samenwerking. Over de noodzaak hiervoor goede condities te scheppen en doorlopend te investeren in de onderlinge verhoudingen.

Belangrijkste inzichten van deze eerste etappe: Meer dan in het verleden draait het om ‘één team’, ‘project centraal’, ‘projectbelang voorop’. In de laatste jaren is duidelijk de overtuiging gegroeid dat ‘samen’ tot betere oplossingen leidt.

Veel meer effort wordt gestoken in het vooraf maken van een goede exegese van hetgeen geklaard moet worden, het investeren in goede verhoudingen en het zorgen voor hoge mate van transparantie. Bij verrassingen eerst samen naar de beste oplossing kijken – ‘best for project’ – en dan pas naar de contractuele uitwerking. In de break out sessies komen daarvan sprekende voorbeelden naar voren.  Was dit ‘samen’ een aantal jaren geleden nog een belijdenis, nu lijkt het meer een overtuiging. Blijkbaar ervaren de partijen dat het op die manier beter werkt. De scepsis wordt overwonnen, de overtuiging groeit. Voorwaarde is wel dat de ‘achterbannen’ daartoe de ruimte bieden, geduld opbrengen en het vertrouwen schenken. Ook dat (b)lijkt meer en meer het geval.

Dinsdag 25 augustus. Op deze tweede dag van de tour presenteren zich opnieuw drie projecten plenair. Het centrale thema van deze etappe is “soepel bewegen in driehoek”  – de driehoek zijnde OG, ON en stakeholders. Wat is daarvoor het benodigd vakmanschap? Er zijn ruim 30 deelnemers.

Ellen Visser trapt af en brengt daarbij de Covid-19 in gesprek. Opnieuw (net als op dag 1) blijkt dat dit grote impact heeft gehad op projectteams, maar dat met veel extra effort en kunst en vliegwerk de deadlines grotendeels gehaald zijn. Belangrijke factoren daarin zijn [1] de wens van de ON de productie op peil te houden (“buiten moet het werk door”), [2] de flexibiliteit bij de opdrachtgevers om extra budgetruimte te scheppen (“het zou onredelijk zijn de opdrachtnemers geheel voor de Covid-19 problemen op te laten draaien”).

De drie projecten voor deze etappe zijn:

  • Spoorzone Groningen: Station Groningen was een kopstation en wordt een station waarin treinen kunnen doorrijden. Dat vraagt natuurlijk grote aanpassingen en nieuwe sporen. Het project heeft net een grote buitendienststelling (BDS) gehad. Het gedoe rondom die BDS is het onderwerp van de verdieping. In de planning was uitgegaan van 16 dagen BDS. Chronologisch: mislukte aanbesteding; onderhandse aanbesteding; gunning; opdrachtnemer meldt dat er niet 16 maar 34 dagen BDS nodig zijn. Dat was schrikken voor de opdrachtgever, want dit zou betekenen dat alle zorgvuldig gemaakte afspraken met de stakeholders (vooral de vervoerders) opnieuw moeten worden herzien. Het project legt uit wat dit teweeg bracht en hoe het uiteindelijk is uitgekomen op 28 dagen en inmiddels succesvol is afgerond, maar de financiële afwikkeling nog gaande is.
  • SAA A9 Badhoevedorp Holendrecht: onderdeel van het grotere SAA programma. De voorbereiding is zo goed als afgerond. Hopelijk kan volgend jaar met de uitvoering worden begonnen. De omgang met de vele stakeholders is onderwerp van de verdieping. SAA geeft mooie voorbeelden van werkwijzen om de stakeholders mee te nemen. Veel interactie en ook gericht op verkennen van toekomstige ontwikkelingen (en het waar mogelijk inpassen daarvan). Heel directe stakeholders wordt zelfs een plaats gegund in de dialoog fase met de aanbieders.
  • Aanpak Ring Zuid Groningen: het project richt zich op de renovatie en uitbouw van een stuk rondweg aan de zuidkant van Groningen is momenteel in uitvoering. De verdiepingscase richt zich op de omgang en afwikkeling van hinder en schade bij aanleg van een bouwkuip. Bij projecten zijn hinder en schade onvermijdelijk. Vanuit de ervaring met de NAM en de Gasunie zijn Groningers kritisch en gevoelig op gebied van schade en de afwikkeling ervan. Hoe zorg je dan als opdrachtgever en opdrachtnemer samen voor een goede afstemming en afwikkeling? Dan is het niet voldoende om te stellen dat het “binnen de norm” blijft. Hoe bepaal je dan als opdrachtgever en opdrachtnemer wat je meer biedt en wie dat afrekent?

Het waren boeiende presentaties en break out sessies. Welk beeld komt daaruit naar voren in relatie tot het dagthema “soepel bewegen in de driehoek”?

Belangrijkste inzichten van deze tweede etappe: Ruud Stevers als gespreksleider gaf een mooie voorzet: “Als je het formalistisch doet, dan zet je de zaak klem”. “Naarmate je relaties niet voldoende traint en oefent, dan wordt die stijf en stram”. Je zou kunnen zeggen: Om soepelheid in de driehoek veilig te stellen, moet je uitgaan van de relaties en voorkomen dat de opstelling en interactie te formalistisch wordt.

Zoek in de relatie de toekomst: we kennen allen het adagium “regeren is vooruitzien”. Ga als project en team niet afwachten. Focus op de scope is prima, maar laat als project en team de toekomt tot je komen, of beter nog: “haal als project en team je de toekomst naar je toe”. Die toekomstgerichtheid biedt extra bewegingsruimte in de driehoek. Immers: als project ben je er tijdelijk. De stakeholders blijven. Hoe meer je de stakeholders iets kunt bieden voor de toekomst, hoe meer ze het (tijdelijk) ongemak die de opdrachtgever en opdrachtnemer veroorzaken accepteren.

Zorg ook dat in tijden van veel ‘binnenwerk’ de relatie met de stakeholders warm gehouden wordt en dat nieuwe relaties snel binnen de driehoek worden ‘ingehecht’. “Je moet de voortdurend de stakeholders erbij houden om te voorkomen dat die achter te raken”.

Woensdag 26 augustus.  Opnieuw drie mooie projecten. Grote projecten.

De projecten zijn uitgenodigd iets te vertellen over ‘gedoe’ vanuit een aantal sturende vragen: Waar schuurt het? Waar stroomt het? Waar ben je nieuwsgierig naar? Wat is bijzonder? Wat ga je anders doen? Er zijn een kleine 30 deelnemers.

Visser opent en benadrukt de kern van Neerlandsdiep: omgang met het onverwachte en leren van nieuwe dingen. Aan het eind van de sessie wordt geconstateerd hoe zeer dit nodig wordt geacht. Eerst is het woord weer aan de projecten. Ze presenteren de stand van zaken en geven antwoord op de sturende vragen.

  • Zeetoegang IJmond: het project is al enkele jaren in uitvoering en de contouren zijn inmiddels al goed zichtbaar. Belangrijk was en is de vlotte en veilige doorstroom van schepen. Provincie en Amsterdam betalen mee voor ‘meer sluis’ (groter en minder getijde afhankelijk). Het project heeft een aantal complicaties gekend, maar de samenwerking is goed gebleven.
  • Rotterdamsebaan: geboorde tunnel; meerdere jaren in uitvoering. Tevreden over de samenwerking ook door een hoog ambitieniveau op het vlak van duurzaamheid en vormgeving. Het is meer dan de tunnel: ook een veelheid van aanpassingen in de omgeving
  • A16 Rotterdam: het project is in uitvoering. De eerste civiele werken zijn in uitvoering gegaan.

Het is een boeiende sessie, rijk aan informatie en inzichten. Hierbij wat highlights:

  • Het (b)lijkt de opdrachtnemers maar niet te lukken op de grote projecten uit de rode cijfers te blijven. Aan de voorkant gaat iets mis met de inschatting van de risico’s. Bij grote complexe projecten worden de grenzen verlegd, maar in de voorbereiding wordt aangelopen tegen een tekort aan deskundigen en deskundigheid. Onder tijdsdruk is de analyse beperkt en worden risico’s onvoldoende herkent.
  • Er wordt veel verwacht van de tweefasen-aanpak in combinatie met een alliantie. Daarbij is wel zorg over de deskundigheid bij de opdrachtgever. Zonder deskundigheid brengt de tweefasen-aanpak geen groter inzicht in de analyse en herkenning van risico’s.
  • De krapte aan mensen en de operationele druk vormen een drempel voor kennisoverdracht, borging en uitwisseling. Het kost moeite jezelf en anderen vrij te maken voor kennisdeling. We zeggen wel als organisatie te willen leren, maar kunnen ons niet goed losmaken uit het produceren.
  • Opdrachtnemers – met een traditie als civiel aannemer – onderschatten de complexiteit van installatie, besturing en bediening. Voor de integratie moet software geschreven worden. Die software is hardware afhankelijk. Om besparingsredenen wordt de hardware zo laat mogelijk ingekocht. Gevolg: software is niet op tijd klaar; er is niet genoeg tijd om te testen, waardoor uitloop ontstaat.
  • Deze projecten investeren veel in de goede verhoudingen en samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Juist om in de spannende situaties door te kunnen werken, terwijl naar oplossingen worden gezocht voor de spanningsvelden
  • Corona is met veel inzet en toeschietelijkheid van de opdrachtgevers redelijk goed opgevangen. PFAS is een lastiger dossier

Belangrijkste inzichten van deze derde etappe: In de eerste etappe ging het over de samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer en het belang van goede relaties in het project en team. De tweede etappe breidde dat uit naar soepele samenwerking met de stakeholders. Deze derde etappe bracht ons verder naar de toekomst: “Hoe voorkomen we dat de zorgen van de huidige projecten ook de zorgen van de toekomst zijn?”. Grote projecten mobiliseren bijna alle deskundigen en deskundigheid. Ondanks dat worstelen deze projecten met problemen. Waar moet dat naar toe als de grijze golf de sector uitstroomt, de instroom te klein is en de werkenden te druk zijn om kennis te delen, uit te wisselen en te borgen?

We maken een slag naar meer relationeel werken: in het project en met de stakeholders. Oplossingsvermogen neemt toe. De ‘best for project’ staat meer centraal dan voorheen. Echter, de operationele druk is hoog en de ruimte voor groei in deskundigheid is klein. We moeten ons realiseren: alleen met meer aandacht voor opleiden, rekruteren, leren, reflecteren kunnen verwachten dat ‘best for project’ op termijn ook leidt tot ‘better projects’.

Donderdag 27 augustus. Dit is de dag van de Grande Finale: niet online, maar een ‘fysiek event’ in een studio. De moderator, sprekers en project vertegenwoordigers zijn in levenden lijve aanwezig. Tot ca. 120 mensen hebben de livestream (deels) bekeken.

De titel “Zomergast” doet een intieme opzet vermoeden, zoals bij het gelijknamige VPRO-programma op zomer-zondagavonden. Het format van deze Nd Zomergast ON TOUR is meer spectaculair. Het lijkt op DWDD; in dit geval N-DWDD: Neerlands diep Wereld Draait Door: Een grote tafel, publiek rondom, Maarten Kraneveld als host, een heuse cabaretier/komediant (Pieter Jouke) als side-kick. Deze NDWDD levert een programma met twee hoofd items: het Hoogwater beschermingsprogramma (HWBP) met het project Sterke Lekdijk, en de Amsterdamse combine van De Entree en Zuidasdok. De tafelgesprekken zijn omkleed met video’s, bespiegelingen van host en side kick, quizzen en columns. Bij NDWDD hoort de human-interest, dus waren er ook de nodige ‘wat ging er door je heen’-momenten.

Afwisselend was het. Alleen de muziek ontbrak aan het format. Waarom is er eigenlijk geen Neerlandsdiep Big Band of Projectmanagers koor ensemble? Want als één ding duidelijk wordt uit het hele Zomergast ON TOUR : er zit muziek in de projecten. Soms een valse noot. Echter, in de afgelopen jaren hebben de opdrachtgevers, opdrachtnemers en stakeholders steeds beter leren samenspelen. Het lukt steeds beter de moeilijkere stukken harmonieus te spelen.

Het thema voor deze NDWDD is “programmatisch werken“. Het HWBP is natuurlijk een voorbeeld van programmatisch werken bij uitstek. Voor de programma-rol is een volwaardig programmateam ingericht. Waarom? Nederland beschermen tegen het hoge water, een complexe opgave. Het programmatisch werken knipt de totale opgave in behapbare brokken. Het programmateam coördineert en zorgt daarnaast voor stimulans op innovatie en onderlinge synergie. Zuidasdok probeerde het eerst anders. Zuidasdok was als één grote complexe opgave, integraal uitbesteed. Blijkbaar was dit als ‘één brok project’ toch een maatje te groot en complex: niet behapbaar. Na een pijnlijk proces van contractontbinding wordt Zuidasdok nu ook een programma van meerdere projecten. Dat maakt ook de programmatische afstemming makkelijker met De Entree – het derde project dat vandaag in het spotlicht staat. Wat bleek: De Entree wordt beïnvloed door keuzes aan de Zuidas en zelfs door keuzes bij de Sterke Lekdijk. Boeiend.

Belangrijkste inzichten van deze Grande Finale NDWDD: Wederom blijkt Nederland een klein land waarin veel met veel samenhangt. Je kan nauwelijks overzien en voorzien wat wat zal beïnvloeden. Dat geeft te denken: als je je het belang van die beïnvloeding realiseert, als je de onderlinge samenhang tussen de projecten tot je laat doordringen…, dan moet misschien één van de centrale adagia van projectmanagement – “scope is heilig” – op de helling. Scope heeft centrale rol in ramen, budgetteren, contracteren, beheersen, afrekenen. Integraal uitbesteden maakt aanpassingen van de scope ingewikkelder: lastiger en vermoedelijk duurder. Juist op dat punt maakte De Entree de enige schelle noot van deze grande finale. Verder was deze NDWDD een wervelende show.

DE OOGST: Voor de afzonderlijke dagen is per dag een reflectie geschreven: bestaande uit een korte indruk van de sessie en de belangrijkste inzichten. Deze overall reflectie neemt die dag-reflecties als vertrekpunt en poogt daar een totaalbeeld van te maken. Wat komt dan naar voren? En… Wat kan en moet Neerlands diep met dat beeld? Ook zal kort gereflecteerd worden op het gekozen format.

Het zomergastprogramma was een proeverij. De deelnemers en kijkers kregen twaalf projecten voorgeschoteld in vier etappes. De twaalf waren een mooie doorsnede van grotere infrastructuurprojecten in Nederland, met een variatie van in voorbereiding, via in uitvoering tot bijna afronding. Ruim dertig sprekers waren gerekruteerd. Over het geheel hebben naar schatting tussen de 150 en 200 mensen op één of ander wijze deelgenomen.

De stand van project management anno 2020 …

De proeverij van twaalf projecten is een mooie steekproef uit de huidige praktijk. Wat kunnen we waarnemen en afleiden uit die steekproef?

  1. ‘best for project’: Meer dan in het verleden draait het om ‘één team’, ‘project centraal’, ‘project belang voorop’. In de laatste jaren is duidelijk de overtuiging gegroeid dat ‘samen’ tot betere oplossingen leidt. Veel meer effort wordt gestoken in vooraf maken van een goede exegese van hetgeen geklaard moet worden, het investeren in goede verhoudingen, en het zorgen voor hoge mate van transparantie. Bij verrassingen eerst samen naar de beste oplossing kijken – ‘best for project’ – en dan pas naar de contractuele uitwerking. Was dit ‘samen’ een aantal jaren geleden nog een belijdenis, nu lijkt het meer een overtuiging. Blijkbaar ervaren de partijen dat het op die manier beter werkt. De scepsis wordt overwonnen, de overtuiging groeit. Voorwaarde is wel dat de ‘achterbannen’ daartoe de ruimte bieden, geduld opbrengen en het vertrouwen schenken. Ook dat (b)lijkt meer en meer het geval. NB: Stikstof, PFAS en Covid-19 gooide zorgvuldige planningen overhoop. Om toch zoveel mogelijk door te kunnen werken werd veel flexibiliteit gevraagd. Deze noodzaak tot samen problemen oplossen heeft velen laten ervaren hoe het anders kan: productiever en plezieriger.
  2. ‘project are not islands’: vanuit de projecten wordt meer geïnvesteerd in de intensieve afstemming met stakeholders. Om soepelheid in de driehoek – ppdrachtgever, opdrachtnemer & stakeholders – veilig te stellen moet je uitgaan van de relaties en voorkomen dat de opstelling en interactie te formalistisch wordt. Zoek in de relatie de toekomst: ga als project en team niet afwachten. Die toekomstgerichtheid in overleg met de stakeholders biedt extra bewegingsruimte in de driehoek. Immers: als project ben je er tijdelijk. De stakeholders blijven. Hoe meer je de stakeholders iets kunt bieden voor de toekomst, hoe meer ze het (tijdelijk) ongemak die de opdrachtgever en opdrachtnemer veroorzaken accepteren. Zorg dat in tijden van veel ‘binnenwerk’ de relatie met de stakeholders wordt warm gehouden. “Je moet de voortdurend de stakeholders erbij houden om te voorkomen dat die achter te raken”.
  3. ‘better projects’: Grote projecten mobiliseren bijna alle deskundigen en deskundigheid. Ondanks dat worstelen deze projecten met problemen. Waar moet dat naar toe als de grijze golf de sector uitstroomt, de instroom te klein is en de werkenden te druk zijn om kennis te delen, uit te wisselen en te borgen? De ‘best for project’ staat meer centraal dan voorheen. Echter, de operationele druk is hoog en de ruimte voor groei in deskundigheid is klein. We moeten ons realiseren: alleen met meer aandacht voor opleiden, rekruteren, leren, reflecteren kunnen verwachten dat ‘best for project’op termijn ook leidt tot ‘better projects’.
  4. ‘complex and connected’: Nederland is een klein land waarin ingrepen en projecten samenhangen en elkaar beïnvloeden – in resources, processen en resultaten. Dus complex. Projecten gaan uit van een vaste scope en aanpassing daarvan is gedoe. Met ‘programmatisch werken’ komen we tot behapbare projecten en meer flexibiliteit in het bouwen aan de grotere opgave.

Overall: de afgelopen jaren werd het beeld van projectmanagement bepaald door grote projecten met grote risico’s en grote worstelingen. De gevoelde onmacht heeft de beleving en aanpak van projecten in de afgelopen jaren doen verschuiven. Best for project is praktijk geworden: samenwerken gebeurt meer vanuit overtuiging. Was in verleden het bewaken van de scope repressief, nu ligt de nadruk op proactief. Betere relaties met de stakeholders leiden tot anticiperen en begeleiden van scopewijzigingen, die best for project worden geïntegreerd. Veranderingen op korte en lange termijn worden opgevangen met programmatisch werken.

De kern van Neerlandsdiep wordt wel eens samengevat als “de omgang met het onverwachte en het leren van nieuwe dingen”. Een aantal jaren geleden was dat het centrale thema binnen Neerlands diep. Deze Nd Zomergast ON TOUR laat iets moois zien: het recente projectmanagement heeft haar positie ten opzicht het onverwachte gewijzigd. Het onverwachte wordt niet langer genegeerd, maar wordt geaccepteerd en geadopteerd. Het blijkt veel effectiever om het onverwachte binnen je project te halen, dan het krampachtige te proberen het erbuiten te houden. Hoe? Door programmatisch werken, stakeholders goed betrekken, en samenwerken in het project. De etappes van deze zomertour maakte duidelijk welke omslag er wordt gemaakt. Het ligt op de weg van Neerlands diep om deze nieuwe ervaringen in de spotlight te zetten en de springplank te bieden naar leren, versterken, verspreiden en opleiden.

31 augustus 2020 | André Dorée


 

Reageer

Ook interessant

  • Nieuws
  • Alleen samen krijgen we corona onder controle

Neerlands diep heeft in afstemming met de raad van toezicht besloten om tot eind 2020 alle fysieke bijeenkomsten af te gelasten en waar mogelijk om te zetten naar een online variant. Dat sluit aan bij het dringende verzoek van het Kabinet en tevens bij het beleid dat onze partnerorganisaties voeren. Hoe moeilijk dit besluit ons ook valt, het terugdringen van corona staat ook voor ons voorop.

lees meer
  • Nieuws
  • ‘Participatie is serious business’

Het project Oostvaardersoevers beleeft eind juni een dubbele primeur: het is onderwerp van de eerste Nd Participatie Spiegel én van de eerste online Nd Spiegel van Neerlands diep. In drie korte sessies halen het omgevingsteam van het project en collega spiegelaars van andere projecten en organisaties veel nuttige adviezen en verbeterpunten op.

lees meer
  • Nieuws
  • Online leren in tijden van corona – en daarna

Neerlands diep draaide in coronatijden door. We schakelden vanaf medio maart in korte tijd over naar zo veel mogelijk onlineactiviteiten, raakten gewend aan het online faciliteren en leerden wat wel en niet online werkt. Voorlopig blijven we veel online werken en vallen we alleen terug op face-to-face als het echt nodig is. We ontwikkelen ons online repertoire intussen door en breiden onze gereedschapskist voor online leren gestaag uit. En we bouwen verder aan een toekomstvast en adaptief ontwerp van ons totaalprogramma, ook voor de periode na corona.

lees meer