• 24 februari 2014
• Jenny Kamstra

Maarten Reinking op Teamevent. Foto : Jorrit ’t Hoen

Procesmanager Marjon Vissers van ProRail is blanco naar de bijeenkomst van in Utrecht gekomen. “Projectmanager Ton Bierbooms, met wie ik samenwerk bij het project Programma Hoogfrequent Spoor (PHS) Den Bosch-Vught, heeft mij meegenomen. Het leek hem wel een interessant onderwerp voor mij. Daar heeft hij zeker gelijk in. De zachte kant is niet een onderdeel van mijn werk: het ís mijn werk.”

Begrip

Maarten vertelt tijdens het Café college dat zijn boek een hulpmiddel is voor betrokkenen bij een project. Het wil een gemeenschappelijke taal creëren om met elkaar in gesprek te gaan over de zachte aspecten rondom projecten. Dit moet leiden tot een goed functionerende samenwerking. Want samenwerken is essentieel als je complexe projecten succesvol wilt uitvoeren in een steeds complexere omgeving.

Marjon kan het belang van een goede samenwerking beamen. Als procesmanager is ze een verbindende schakel tussen de projectmanager en de uiteenlopende belangen die er spelen in de omgeving van een project. “De tijd dat je zomaar een spoorlijn door de achtertuin van mensen kon aanleggen, is al lang voorbij. Dat geldt zeker ook voor PHS Den Bosch-Vught. ProRail wil het spoor op dit traject uitbreiden om spoorboekloos reizen mogelijk te maken. Bewoners hebben zich verenigd in het comité Samen voor Vught. Zij pleiten voor verdiepte aanleg van het spoor door hun woonplaats. Het comité is goed georganiseerd, heeft de bevolking gemobiliseerd en de gemeente en provincie aan zijn kant gekregen. We kijken nu samen met de omgeving of zo’n verdiepte aanleg te financieren is. Door een relatie op te bouwen en elkaar mee te nemen in het proces, zorg je voor wederzijds begrip. Dat helpt ook bij de acceptatie als er uiteindelijk een oplossing uitrolt die niet helemaal overeenkomt met de wensen van de bewoners.”

Drive

Maarten doorspekt zijn verhaal op 13 en 20 februari met ervaringen uit zijn eigen praktijk. Daarnaast laat hij de deelnemers kritisch kijken naar hoe zij en hun projecten het doen op de acht aspecten van zijn model. Alle projectmedewerkers vullen een vragenlijst over Succesvol samenwerken in. Het blijkt dat vooral op de onderdelen omgaan met (verschillende) belangen, communiceren en elkaar aanspreken nog verbetering mogelijk is. De invloed van persoonlijke belangen op het resultaat van projecten is groot, weet Maarten uit ervaring. “Zo’n persoonlijk belang kan bijvoorbeeld ambitie zijn. Er is een aantal jonge jongens met een enorme drive actief bij mijn project. Ik weet dat ze geen jaren voor me blijven werken. Daar kan ik over treuren. Maar ik kan ook proberen om zo lang als het duurt optimaal gebruik te maken van hun drive.”

In kracht

Het onderwerp professionaliteit belicht Maarten aan de hand van een korte video met hockeycoach Marc Lammers. Interessant, vindt projectmanager Camiel Roskam van de gemeente Amsterdam. “Met de zachte aspecten van het projectmanagement ben ik al veel bezig. Als projectmanager voor het diepe station Rokin heb ik bijvoorbeeld de omslag in de beeldvorming rondom de Noord/Zuidlijn van dichtbij meegemaakt. Ook tijdens het Brugprogramma van de Rijksprojectacademie, dat ik heb gevolgd, was er aandacht voor samenwerken en de zachte kant. Toch bevatte het verhaal van Marc nog een eyeopener voor mij. Hij vertelde dat je niet voortdurend moet focussen op de zaken die niet goed gaan. Je moet juist ook aandacht besteden aan wat er wel goed loopt. Met zo’n positieve insteek gaan mensen vanzelf beter presteren. Ze komen in hun kracht. Dat zette me aan het denken. Ik kijk van nature ook eerder naar wat er niet zo goed is dan naar de zaken die prima lopen.”

Geen pilletje

Lees dit boek en alles komt goed: zo eenvoudig is het niet volgens Maarten. Openhartig vertelt de projectmanager tijdens het Café college over de problemen die hij bij zijn huidige project ondervindt met een aannemer. Ook in deze situatie heeft hij echter houvast aan zijn boek. “Er is altijd wel ergens een gezamenlijk belang te vinden, waardoor je nader tot elkaar komt. Daar moet ik de komende tijd maar eens naar op zoek gaan.”

Camiel herkent Maartens worsteling. “Dit is geen pilletje dat altijd werkt. Je invloed als projectmanager is begrensd. Op je projectteam heb je veel invloed, omdat je dit min of meer zelf kunt samenstellen. Op de aannemer en de omgeving van het project heb je veel minder greep. Je kunt dus wel beter en anders willen samenwerken. Maar het hangt af van met wie je te maken hebt en hoe open die mensen hiervoor staan, of dit ook echt lukt. Toch zijn er principes waar je altijd iets mee kunt. Als je zelf bijvoorbeeld wantrouwen uitstraalt, zul je ook wantrouwen van anderen terugkrijgen. Het is goed om je daar bewust van te zijn.”

Relaties

Wat de omgang met de omgeving van een project betreft, zou Maartens boek voor Marjon nog een tandje dieper mogen gaan. “Het is prima dat een projectmanager belangen in kaart brengt in een stakeholdersanalyse. Maar nog meer inzicht krijg je als je ook de onderlinge relaties in beeld brengt. Als je weet wie er wel en niet met elkaar door een deur kunnen, snap je beter hoe het speelveld van een project in elkaar zit. Het wordt dan duidelijk waarom sommige dingen lukken en andere juist niet. Natuurlijk hoef je als projectmanager niet van alle markten thuis te zijn. Bij dit soort zaken komt de expertise van een procesmanager bij ProRail of een omgevingsmanager bij Rijkswaterstaat van pas. Ik zou het leuk vinden om eens in discussie te gaan waar het werkgebied van de projectmanager eindigt en dat van de proces- of omgevingsmanager begint. Misschien dat King/RPA dit kan organiseren.”

Downloaden

De publicatie Succesvol samenwerken is hier te downloaden.