• 18 november 2013
• Jenny Kamstra

De complexiteit van projecten geldt vaak als boosdoener bij vertragingen en andere tegenvallers. Maar ervaren alle betrokkenen bij een project wel dezelfde complexiteit? En bestrijd je afwijkende percepties of omarm je ze juist? Bram Kool van de TU Delft presenteert tijdens het Café College van donderdag 21 november zijn onderzoeksresultaten bij vijf grote projecten. Jij kunt hier nog bij zijn! Jacco van der Vegte, procesmanager van de Rijksgebouwendienst voor het onderzochte project Nationaal Militair Museum, reageert donderdag op Brams bevindingen. Hij geeft hier alvast een voorproefje.

Nationaal Militair Museum

Wat is zo complex aan het Nationaal Militair Museum?

‘Het gaat om een DBFMO-contract. Dit betekent dat we ontwerp, bouw, financiën, onderhoud en exploitatie van het museum integraal in de markt hebben gezet voor een periode van 25 jaar. Dat is nooit eenvoudig. Bijzonder aan dit project is dat het winnende consortium ook de opdracht heeft gekregen om de museale inrichting te verzorgen. De bestaande collecties van het Legermuseum en het Militaire Luchtmachtmuseum worden samengevoegd. Ze gaan één collectie vormen met een nieuw, samenhangend verhaal. Geen dagelijkse kost voor het consortium van Heijmans.’

Met één gebouw is het qua ruimte wel te overzien…

‘Het NMM is niet alleen een gebouw. Er hoort een gebied van 45 hectare bij met evenemententerreinen, herdenkingsplekken, monumenten voor gevallenen en Defensierelikwieën als schuilkelders. We moeten ook rekening houden met flora en fauna. Want het museum bevindt zich in het hart van de Utrechtse Heuvelrug, onderdeel van de Ecologische Hoofdstructuur.’

Was het spannend om je hele hebben en houden bloot te geven voor het onderzoek?

‘Nee hoor. Opdrachtgever Defensie, mijn Rijksgebouwendienst en het uitvoerende consortium vinden het een interessante studie. Daar werken we graag aan mee. Voordeel is dat we nu op het project toegesneden resultaten en aanbevelingen krijgen. Bovendien, Neerlands diep is bij het onderzoek betrokken. De Rijksgebouwendienst is een partner van de Rijksprojectacademie, zelf heb ik er het Kernprogramma gevolgd. Ik ken de kwaliteit en gedrevenheid van deze mensen. Dat geeft vertrouwen.’

Liepen de percepties over complexiteit bij jouw project erg uiteen?

‘Dat viel reuze mee. Sowieso vonden alle geïnterviewden het project complex. Daarvoor maakte het niet uit bij welke organisatie zij werken. Natuurlijk zijn er wel nuanceverschillen wat de perceptie betreft. Die hangen vooral samen met de rol en taak van een projectmedewerker. De complexiteit zit voor mij als procesmanager vooral in het bewaken van de samenhang tussen alle activiteiten en mensen binnen het project. De projectmedewerker die de vraagspecificatie voor een nieuw ICT-systeem opstelt, ervaart complexiteit op een ander abstractieniveau.’

Komt die eensgezindheid binnen het project vanzelf?

‘Nee, zeker niet. Een groot, complex project heeft veel stakeholders, die er allemaal iets van vinden. Die moet ik als procesmanager meekrijgen om een succes van het project te maken. Dat kan door met hen samen het verhaal van het project te bouwen. Zo zorg je dat alle neuzen dezelfde kant op komen te staan: wat de projectcomplexiteit betreft, maar ook op andere vlakken. Dat gezamenlijke verhaal krijg je niet door één keer te praten met een wethouder of een gedeputeerde van de provincie. Want dan kan later wel eens blijken dat hij gemaakte afspraken heel anders interpreteert dan jij zelf. Je moet als projectmanager steeds in gesprek blijven met je omgeving. Dan ontstaat er minder ruis.’

Klinkt meer als het bestrijden dan het omarmen van verschillende percepties van complexiteit…

‘Ik ben een polderaar. Ik geloof in samen bouwen, samen begrippen definiëren. Daarmee omarm ik de percepties van anderen over complexiteit ook. Ik probeer op basis hiervan vervolgens wel tot een zekere gelijkgerichtheid te komen. Maar ik ga niet tot het uiterste om die te bereiken. Het is een illusie dat je alles kunt stroomlijnen. En er leiden meer wegen naar Rome. Duidelijkheid over de verschillen is wel belangrijk. Dan kun je hier rekening mee houden’

Helpt het onderzoek je project?

‘Dat proces loopt nog. Ik heb de uitkomsten pas net binnengekregen en moet ze nog nader bestuderen. Ik vertel hier tijdens het Café College graag meer over. Deelnemers kunnen dan ook horen of mijn perceptie over de projectcomplexiteit en die van het consortium echt hetzelfde zijn. Mijn counterpart bij Heijmans, projectdirecteur Martin Schellekens, reageert tijdens de bijeenkomst namelijk ook op het onderzoek.’

Wie mag dit Café College niet missen?

‘Het is interessant voor iedereen die in of in de omgeving van een project werkt. Of het project nu groot of klein is, je projectmanager, projectmedewerker of opdrachtgever bent: je loopt tegen complexiteit aan. Bram heeft een dwarsdoorsnede van projecten onderzocht. Daarom zit er voor iedereen wel een eyeopener bij. Zoiets van “daar moeten wij ook op letten”.’