Nd Samenwerking Project-Lijn

Elke projectmanager heeft ermee te maken: de dynamiek in de samenwerking tussen het project en de lijnorganisatie in al haar hoedanigheden. Hoe om te gaan met deze dynamiek is een thema dat breed leeft binnen het netwerk van Neerlands diep, niet alleen aan de kant van de projecten, maar ook binnen de lijnorganisaties zelf. Daarom heeft Neerlands diep een samenwerkingsprogramma project-lijn opgezet. Vijf gemengde teams gaan samen aan de slag om knelpunten of belemmeringen die zij in de onderlinge samenwerking ervaren te onderzoeken en zo mogelijk te verkleinen of zelfs weg te nemen. Grondslag voor het programma is systeemdenken van professor Jaap Schaveling, die in het programma een actieve rol vervult.

Voor wie en wat?

  • Een team van 2 tot maximaal 5 deelnemers;
  • Samengesteld uit vertegenwoordigers van project- én lijnorganisatie;
  • Met een relevant gezamenlijk vraagstuk dat actueel speelt in de onderlinge samenwerking;
  • Commitment van alle deelnemers om het gehele programma te doorlopen: aanwezig te zijn bij alle bijeenkomsten en online sessies, en tussentijds te werken aan de eigen casus in de praktijk.
  • Support vanuit de organisatie voor deelname aan het programma.

Het programma duurt ongeveer vijf maanden. Hierin gaan vijf teams aan de slag met een knelpunt of belemmering die zij in de dagelijkse dynamiek van het onderlinge samenspel ervaren. Elk team bestaat uit twee tot vijf mensen, met ten minste één vertegenwoordiger uit het project en één uit de lijnorganisatie. Uitgangspunt is dat projectmanagers die deelnemen zelf hun team samenstellen.

Inhoud

Projectorganisaties staan niet op zichzelf, maar maken onderdeel uit van grotere moederorganisaties. Deze kennen vele gezichten. Denk bijvoorbeeld aan de intern ambtelijk opdrachtgever, de (functiegerelateerde) lijnmanager, de beheerder, de beleids- of stafmedewerkers, functionarissen die allemaal vanuit hun eigen rol – bewust of onbewust – invloed uitoefenen op de wijze waarop een project gemanaged kan of moet worden. In het samenspel tussen project en lijnorganisatie zijn alle betrokkenen afhankelijk van elkaar. Ze maken immers allemaal deel uit van hetzelfde systeem. Daarmee houden ze – bedoeld of onbedoeld – patronen in stand die goede projectprestaties kunnen bevorderen, maar ook kunnen belemmeren.

Systeemdenken is een methode om zicht te krijgen op functionele en disfunctionele patronen en de onderliggende drijfveren. Vanuit dit inzicht kunnen systeemgerichte interventies worden ontworpen die kunnen leiden tot het duurzaam wegnemen van organisatorische belemmeringen. Jaap Schaveling, hoogleraar Samenwerken & Leiderschap aan de Nyenrode Business Universiteit, leidt de teams in het programma langs zeven stappen om structuren en patronen in het systeem te ontdekken en daarop interventies te plegen.

Ervaring deelnemers

In februari 2019 sloten we de pilot-uitvoering van programma Nd Samenwerking Project-Lijn (voormalig Verdiepingsprogramma Organisatiedynamiek) af, waarin vertegenwoordigers van verschillende project- en lijnorganisaties in gezamenlijke teams elk met een eigen vraagstukken aan de slag gingen.

Gemeente Amsterdam nam daarbij een capaciteitsvraagstuk onder de loep: “We ontdekten dat er achter het probleem waarmee we bij het Ingenieursbureau worstelen een groter en abstracter vraagstuk zit, dat speelt op het niveau van de hele gemeente. (…) Door de archetypen te doorlopen zie je waar de knoppen zitten waaraan je kunt draaien. (…) Ze laten onder andere zien wat jouw rol is als lijnmanager en projectmanager. En dat je, ondanks dat je je best doet, bijdraagt aan het probleem. Wanneer je dat inziet, kun je samen interventies formuleren die wél helpen.” Lees hier het hele artikel en ervaring van het team.

Blended bijeenkomsten

Er zijn twee bijeenkomsten van een dagdeel (een kick-off en een afsluiting) met tussentijds drie besloten online verdiepingssessies, waarin Jaap Schaveling de teams begeleidt en waarin de teams reflecteren op elkaars tussentijdse resultaten. Gedurende het programma worden de zeven stappen van het systeemdenken doorlopen. Tussen de bijeenkomsten en verdiepingssessies door experimenteren de teams met het geleerde in hun praktijk.

Als team doe je mee aan twee bijeenkomsten en drie online sessies.

Kick-off bijeenkomst

  • Maandag 16 september 2019, 13.00 – 17.00 uur

Online reflectiesessies – Tussentijdse resultaten presenteren en reflectie van de andere deelnemers en van Jaap Schaveling

  • Vrijdag 11 oktober 2019, 10.00 – 11.30 uur
  • Vrijdag 22 november 2019, 10.00 – 11.30 uur
  • Vrijdag 17 januari 2020, 10.00 – 11.30 uur

Afsluitende bijeenkomst

  • Donderdag 13 februari 2020, 13.00 – 17.00 uur

Verder bestaat het programma uit:

  • Een startgesprek samen met het team
  • Online uitleg van de theorie in webinars en/of e-learning
  • Tussentijdse opdrachten waarmee je stapsgewijs door het proces wordt geleid
  • Maximaal 4 uur tussentijdse coaching c.q. ondersteuning in zelf in te plannen sessies met Jaap Schaveling of een van de programmabegeleiders van 1 tot max. 2 uur (eventueel online)

Iedere deelnemer ontvangt het boek Systeemdenken van Jaap Schaveling.

Facts

  • 5 maanden
  • 5 teams (2 tot 5 deelnemers uit project en lijnorganisatie)
  • Een vraagstuk per team
  • Blended ondersteuning
  • Inspiratie en coaching Hoogleraar Jaap Schaveling
  • 2 bijeenkomsten
  • 3 online reflectiesessies

Wat levert deelname op?

  • Het programma biedt een uitgelezen kans om hardnekkige en repetitieve vraagstukken tot op systeemniveau te doorgronden en vanuit de daarmee verworven inzichten te werken aan duurzame en gedragen oplossingen
  • Het programma helpt over en weer meer begrip te krijgen tussen project- en lijnorganisatie. Het heeft ook positieve effecten op de onderlinge samenwerking.
  • Je krijgt dieper inzicht in knelpunten in de samenwerking, de onderliggende patronen en drijvende krachten die deze patronen in stand houden.
  • Je vergaart nieuwe handelings- en beïnvloedingsperspectieven, die je ook buiten de orde van het programma op andere vraagstukken in de praktijk kunt inzetten.

“Systeemdenken is een mooie manier om inzicht te krijgen in complexiteit en om je handelings- en waarnemingsrepertoire uit te breiden” Marten Klein, directielid van het ingenieursbureau van de gemeente Amsterdam en deelnemer eerste editie

Inschrijven

We vragen voor deelname dus:

  • Een team van 2 tot maximaal 5 deelnemers, samengesteld uit vertegenwoordigers van project- én lijnorganisatie, met een relevant gezamenlijk vraagstuk dat actueel speelt in de onderlinge samenwerking.
  • Commitment van alle deelnemers om het gehele programma te doorlopen: aanwezig te zijn bij alle bijeenkomsten en online sessies, en tussentijds te werken aan de eigen casus in de praktijk.
  • Support vanuit de organisatie voor deelname aan het programma.
  • Per team, ongeacht het aantal deelnemers, betaal je een bijdrage van € 2.500. We sturen voor aanvang van het programma een factuur aan de afdeling en het adres dat je bij inschrijving opgeeft.

Let op: er kunnen maximaal vijf teams meedoen. We streven in dit programma naar een goede verdeling van de deelnemende teams over de verschillende organisaties die bij Neerlands diep zijn aangesloten. Je kan je voor deze editie aanmelden tot 25 juli 2019 en hoort voor 1 augustus 2019 definitief of je kunt meedoen.

Meld je hier aan

 

  • Steven van Luipen
  • Programmamanager