Er valt nog missiewerk te doen

  • 12 december 2013
  • Jenny Kamstra

Hoe ga je om met perceptieverschillen over complexiteit? Over deze en aanverwante vragen boog een zaal vol projectmanagers zich op donderdag 21 november tijdens een interactieve bijeenkomst in Utrecht. Bram Kool van de TU Delft presenteerde tijdens het Café College zijn onderzoek naar projectcomplexiteit bij vijf projecten. Jacco van der Vegte (Rijksvastgoedbedrijf) en Martin Schellekens (Heijmans) van het onderzochte project Nationaal Militair Museum zorgden voor de vertaalslag naar de praktijk. Wat vond procesmanager Annemarieke Loth van de Rijksvastgoedbedrijf ervan?

Pilot Energierijk, Den Haag.

Pilot Energierijk, Den Haag.

In de eerste fase van het onderzoek naar projectcomplexiteit bracht Marian Bosch-Rekveldt van de TU Delft de percepties over projectcomplexiteit bij 35 projecten in kaart. Er bleken toen opvallende verschillen te bestaan hoe de respondenten complexiteit ervoeren: ook als ze in hetzelfde project actief waren. Bram Kool ging in zijn vervolgonderzoek na waar de verschillende percepties van complexiteit vandaan komen, wat hier de gevolgen van zijn en hoe betrokkenen bij een project er in de praktijk mee omgaan. Hij werkte bij zijn onderzoek samen met Kennis in het groot (King) en de Rijksprojectacademie (RPA).

Annemarieke, wat verwachtte jij vooraf van het Café College?

“Ik was benieuwd naar het onderzoek én naar het verhaal van mijn collega Jacco. Ik heb bij de pilot EnergieRijk Den Haag op allerlei manieren met complexiteit te maken. Ik wilde dus wel eens horen hoe collega’s met dit onderwerp omgaan.”

Waar zit de complexiteit in jouw project?

“EnergieRijk Den Haag is een samenwerkingsverband tussen de Rijksgebouwendienst (Rgd), het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en de gemeente Den Haag. Samen onderzoeken we hoe we een duurzame energievoorziening kunnen realiseren voor de overheidspanden rondom station Den Haag Centraal. Daar betrekken we ook de markt bij. Alleen het aantal betrokken partijen zorgt al voor complexiteit. Iedereen heeft toch eigen wensen, eisen en belangen. Ook binnen één organisatie kunnen verschillende belangen spelen. Zo heeft de gemeente Den Haag bijvoorbeeld een belang als aandeelhouder van een energiemaatschappij. Aan de andere kant wil de gemeente ook gewoon de meest kostenefficiënte en duurzame oplossing. Binnen mijn eigen Rijksgebouwendienst bestaan er uiteenlopende opvattingen over de rol van de Rgd en de mate van publiek-private samenwerking. Daar komt nog eens bij dat het ontbreekt aan ervaring met energieprojecten en de dynamiek die hierbij hoort.”

Leverde het onderzoek nog eyeopeners op?

“Bram Kool noemde persoonlijke waarden als een mogelijke bron van perceptieverschillen over complexiteit. Dat herken ik van mezelf. Duurzaamheid ligt me na aan het hart. Mijn valkuil is dat ik hierdoor minder genegen ben om te luisteren naar mensen die anders naar het energievraagstuk kijken. Terwijl die ook met nuttige inzichten kunnen komen. Hier moet ik attent op zijn.”

Twee quotes uit de interviews die Bram Kool hield voor het onderzoek:
“Het doel is om percepties te vermijden en mensen op één lijn te krijgen. Je moet mensen daarom continu terugbrengen naar de basisstructuur en de complexiteit uitleggen.”

“Als de meningen niet uiteenlopen, gaat het mis. Het is nodig om dwarskijkers te hebben die naar de andere kant van een verhaal kijken.”

Omarmen of bestrijden: wat doe jij zelf?

“Bij EnergieRijk Den Haag herkennen we ons meer in de tweede quote. We omarmen perceptieverschillen over complexiteit dus. Er is daarom een klankbordgroep die ons kritisch volgt. Daarin zitten onder andere beleidsmakers van diverse ministeries. Een zelfde rol spelen werkgroepen bij deelprojecten, waarin ook verschillende organisaties vertegenwoordigd zijn. We hebben verder een marktconsultatie uitgevoerd. Daarbinnen hebben we marktpartijen bevraagd over ons voorlopige plan. Zien zij er brood in? Dat organiseren van kritisch vermogen is ook wel nodig bij EnergieRijk Den Haag. De leden van het projectteam hebben allemaal hetzelfde beeld voor ogen. Dan moet je waken voor tunnelvisie. Ik vond het wel fijn dat de meeste andere deelnemers aan het Café College ook voor omarmen kozen. Onze aanpak is blijkbaar zo gek nog niet.”

Zit hier niet veel ‘wishful thinking’ bij?

“Ik twijfel niet aan de eerlijkheid van de deelnemers. Maar er was hier wel een groep vooruitstrevende projectmanagers van innovatieve projecten verzameld. Mijn persoonlijke beeld is dat veel overheidsprojectmanagers risico’s en weerstand liever mijden. Ze zijn nog een beetje bang voor de grote, boze buitenwereld.”

Jacco van der Vegte, procesmanager van de Rijksgebouwendienst voor het project Nationaal Militair Museum, over het ruimte geven aan de leden van zijn team, ook in gesprekken met het consortium:
“We hebben gewoon het risico genomen. De keerzijde is dat je steeds op het puntje van je stoel moet zitten, moet vragen wat iemand bedoelt en of hij dit met anderen heeft afgestemd. Maar door een echt open dialoog te voeren, begrijpen we elkaar en elkaars belangen beter. Als teamleden onderling én als opdrachtgever en opdrachtnemer.”

Durf jij zo te werken?

“Voor de dialoog met of consultatie van de markt start, bereid ik de stukken voor met het team. Eventuele perceptieverschillen komen dan al aan de orde. Normaal gesproken ga je dus met een gedeeld beeld de gesprekken met de markt in. Blijkt daar toch geen sprake van? In dat geval los ik het liever op in de dialoogfase dan dat het zich openbaart tijdens de uitvoering. Want voor je het weet heb je dan met faalkosten te maken. Het mooie aan de werkwijze van Jacco vind ik dat hij risico durft te nemen. Hij staat voor zijn keuzes. Gaat het verkeerd, dan lost hij het zelf op. Zo sta ik er ook in.”

Is de markt wel klaar voor die open dialoog?

“Je zou denken van wel als je het verhaal van Martin Schellekens tijdens het Café College hoorde. Maar er valt nog missiewerk te doen, merkte ik tijdens de marktconsultatie voor mijn eigen project. Sommige marktpartijen waren bang dat deelname aan de consultatie hen uitsloot van de aanbesteding. Anderen dachten weer dat ze kansloos zijn in die aanbesteding omdat ze niet waren uitgenodigd voor een rondetafelgesprek. De betrokken overheidsorganisaties vonden het trouwens ook lastig om onderscheid te maken tussen een marktconsultatie en een aanbesteding. We hebben heel wat juridische mitsen en maren gehoord.”

Kun je op deze manier ook samenwerken met andere stakeholders?

“Waarom niet? Bij EnergieRijk Den Haag in ieder geval wel. De partijen die bij de pilot zijn betrokken, hebben open en eerlijk hun belangen en dilemma’s op tafel gelegd. Niemand be- of veroordeelt de ander. We proberen elkaar juist te helpen.”

Ook interessant

  • Nieuws
  • Ethische reflecties als vast onderdeel van projecten

Technologische vernieuwingen kunnen van digitale leiders verlangen om buiten veilige kaders te treden. Bij innovatieve projecten kan nu eenmaal niet geput worden uit eerdere ervaringen en uitkomsten kunnen onzeker zijn, net als (onbedoelde) neveneffecten. In eerdere artikelen in deze reeks werd al toegelicht dat daar een andere houding bij past: van denken en handelen, van […]

lees meer
  • Terugblik op Kernprogramma 19-21: ‘Lessons learned’ en uitgelichte Kwesties

In oktober was er feest. Nd Kern 19-21 sloot het programma af met een certificaatuitreiking. De groep projectmanagers is verrijkt met nieuwe kennis om toe te passen in de praktijk. Een concreet uitvloeisel van een Kernprogramma is de ‘Kwestie’ die iedere deelnemer schrijft aan het eind van het programma. Hierin past een deelnemer de opgedane […]

lees meer
  • Nieuws
  • Nd Zomergast 2022: Innoveren in de praktijk

Niet één, maar meerdere zomergasten vulden het programma van Nd Zomergast afgelopen donderdag. Op ‘het toneel’ van NEXT Delft werden we onder begeleiding van Janine van Oosten (Neerlands diep) meegenomen langs verschillende casussen waar geïnnoveerd wordt in de praktijk. Een belangrijk thema waar nog veel te leren valt bleek bij deze enerverende bijeenkomst.

lees meer