- 23 december 2013
- Jenny Kamstra
De succesvolle formule van de Spiegel, waarbij een project zich in vier dagdelen laat spiegelen door zeven collega’s uit verschillende King-projecten, heeft er een variant bij: de Opdrachtgevers Spiegel. Hierin staat niet een heel project, maar een opdrachtgever centraal. De eerste die dat aandurfde was Henrike Branderhorst, intern opdrachtgever bij Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier. Samen met haar bestuurlijk opdrachtgever en projectmanager, liet zij zich een dag lang spiegelen door twee opdrachtgevers en twee projectmanagers uit vier andere projecten. Zij en een van de spiegelaars, Ton de Rijcke, vertellen hoe het was.
Zeewering bij Petten.
Waarom deden jullie mee aan de Opdrachtgevers Spiegel?
Henrike: ‘Ik doe ook het leertraject Opdrachtgeverschap van Neerlands diep. Toen ze daar vroegen wie in de spiegel wilde kijken, stak ik gelijk mijn vinger op. Mijn bestuurlijk opdrachtgever, mijn projectmanager en ik, werken al een aantal jaar samen aan het project Zwakke Schakel Hondsbossche en Pettemer Zeewering. En we staan nu op het punt om, weer in deze samenstelling, aan een nieuw project te beginnen. Een goed moment leek ons, om eens te kijken wat we goed gedaan hebben en wat er in het volgende project beter of slimmer kan.’
Ton de Rijcke is projectmanager bij het Ingenieursbureau van de gemeente Amsterdam (IBA). Op dit moment werkt hij vooral aan de Rode Loper: de herinrichting van het maaiveld boven de metrotunnels van de Noord/Zuidlijn. Hij was een van de eersten die reageerde op het verzoek van King/RPA om in het spiegelteam plaats te nemen.
Waarom?
Ton: ‘Ik vind het netwerk van King/RPA interessant en ben daarom altijd wel in voor dit soort uitwisselingen daarbinnen. Bovendien is het opdrachtgeverschap in de gemeente Amsterdam op dit moment erg in ontwikkeling. De gemeente is bezig met een grootschalige reorganisatie en dat betekent ook dat we het opdrachtgeverschap anders gaan inrichten in de stad. Ik volg dat op de voet en vind het daarom ook erg interessant om te horen hoe ze het elders doen.’
Was er een vraag waar jij vooraf graag antwoord op wilde hebben Henrike?
‘Ik ging er eigenlijk heel blanco heen. Een van de dingen die uit het leertraject van King/RPA naar voren kwam, is dat een goede invulling van de rol van de opdrachtgever heel belangrijk is voor het project, maar dat we vervolgens helemaal niet zo’n eenduidig beeld hebben bij hoe die invulling er dan uit moet zien. Voor projectmanagers is dat vrij goed gedefinieerd, maar voor opdrachtgevers niet. Wanneer doe je het nu goed? Waar begint je rol en waar stopt die? Over veel dingen ben ik best tevreden, maar er zijn natuurlijk ook dingen die beter, slimmer of anders kunnen en ik was ook wel benieuwd hoe anderen daar naar kijken.’
En wat hebben jullie eraan gehad?
Henrike: ‘Om te beginnen vond ik het al een hele leuke meerwaarde om eens een dag lang de tijd te nemen om als driemanschap te reflecteren en ook elkaar feedback te geven. Wij werken al een tijd samen, maar toch hoor je op zo’n dag weer dingen van elkaar die je niet wist of waarvan je denkt: goh, dat had je ook weleens mogen zeggen. Verder zijn het vooral heel concrete vragen geweest waar we mee aan de slag kunnen. Vragen als: Ben je echt de enige opdrachtgever of zijn er nog anderen die iets te zeggen hebben? Of hoe hebben jullie de afspraken onderling gemaakt en zijn die scherp genoeg? En wanneer escaleer je naar wie en wie is inhoudelijk op welk niveau verantwoordelijk? Leer je van je fouten? En zo ja hoe? Wat ook weer mooi werd bevestigd is dat je niet voor alles een tien hoeft te halen. De spiegel heeft geholpen om daarin verder prioriteiten te stellen en keuzes te maken. Ook heeft het ons bewuster bekwaam gemaakt, zodat we onze kwaliteiten in het volgende project doelgerichter in kunnen zetten.’
En Ton? Zijn er ook dingen die jij hebt kunnen meenemen voor je eigen project?
‘Het schema en de vragen die we gebruikten om de thematiek te bespreken, waren heel doeltreffend. Ik heb ze de dag erna direct aan mijn eigen opdrachtgever laten zien en die was ook enthousiast. We hebben afgesproken dat we binnenkort samen ook eens een gesprek met elkaar hebben over wat we van elkaar verwachten.’
Wat verwacht jij als projectmanager van een opdrachtgever?
‘Dat hij zich zo min mogelijk met de inhoud bemoeit. Hij is verantwoordelijk voor de contouren, maar de invulling daarvan is voor de projectmanager. De opdrachtgever ‘bewaakt’ het project naar buiten, zorgt voor bestuurlijk draagvlak en stroomlijnt de processen. En dat kan hij alleen als hij de juiste afstand heeft, betrokken, maar zonder in details te verzanden.’
Wat vonden jullie goed aan de Spiegel en wat minder?
Ton: ‘Een dag is eigenlijk best kort voor zoiets, waardoor we snel moesten schakelen. Doordat we er allemaal blanco ingingen, waren we aan het begin van de dag best veel tijd kwijt om het project te leren kennen en de positie van de opdrachtgever te vinden. Tijd die, als we allemaal van te voren wat huiswerk hadden gekregen, aan het einde van de dag ook hadden kunnen gebruiken voor de aanbevelingen en adviezen. Nu moet ik zeggen dat ik het zelf eigenlijk wel een leuke manier vond, want het zorgde er voor dat we allemaal met hetzelfde beeld van de situatie begonnen en we snel tot de kern kwamen. Maar ik vroeg me af of Henrike er ook zo over denkt of dat zij het liever anders had gewild?’
En?
Henrike: ‘Ik vond het ook niet zo’n bezwaar. Ik kijk vooral terug op een hele waardevolle dag. Ik vond het ontzettend inspirerend en leerzaam om zo uitgebreid gevoed te worden door een groep mensen van dit kaliber. Al die ervaring en expertise bij elkaar om ons te helpen, dat voelde heel rijk. Een ervaring die ik iedereen van harte aan kan bevelen.’
Meer weten
Ben je benieuwd naar deze of andere Spiegels van King/RPA? Neem dan contact op met Jaap Verkade via jaap@neerlandsdiep.nl, of Alijd Bunge via alijd@neerlandsdiep.nl.
