Gedeelde basis met stakeholders

Waar het ene team startte met het programma omdat zij kansen zagen in het duurzaam hergebruiken van materialen, waarbij ze belangrijke stakeholders meenamen in hun ambitie, benutte een ander team het programma om beleid meer bij het project te betrekken, te werken aan een gedeeld verhaal en zo het draagvlak te verbreden. Weer een ander team vond een momentum waarbij de dialoog over gedeelde belangen en gezamenlijke ambities zorgden voor betrokken stakeholders, waarmee het project een belangrijke mijlpaal weet te halen.

In een half jaar tijd hebben de teams concrete stappen gezet en belangrijke resultaten geboekt in hun vraagstukken. “Onze casus was onmogelijk toen we begonnen, nu niet meer!” blikte een deelnemer terug.

Van ’scope vast’ naar ‘samen doen’

Zo ook het team van RJJI Den Hey-Acker. De Rijks Justitiële Jeugdinrichting in Breda ondergaat een grootschalige verbouwing, waarbij het team onder andere stuit op wat weerstand bij het betrekken van de hoofdstakeholders: de gebruikers. Het project had een lange aanloop door het uitgebreide onderzoek naar veiligheid, veel beleids- en personeelswisselingen en een scope die meer dan eens gewijzigd is sinds het in 2020 tot een officieel project is gemaakt.

Dave Geerlings, projectmanager vanuit Rijksvastgoedbedrijf vertelt: ‘De scope is nu helder en we zijn zo ver dat de gebruikers betrokken worden in het proces voor de verdere uitwerking van die scope. Daarbij heeft deelname aan dit programma zeker geholpen.’

Een impulsteam

Met de Nd Opgave-impuls doe je mee met een impulsteam. Daarin zitten 4 tot 8 directbetrokkenen rond de opgave. Dat kan zijn vanuit verschillende afdelingen, maar ook vanuit verschillende organisaties. In het geval van RJJI Den Hey-Acker bestond het team uit deelnemers van Rijksvastgoedbedrijf en Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI).

Het projectteam formuleerde een vraagstuk waarop ze een impuls nodig hebben: “Hoe kunnen wij gebruikers en hoofdstakeholders organiseren en activeren en zorgen dat zij bewust zijn van hun rollen en de mate van invloed op de verdere uitwerking van deze scope?”. Zoals gezegd zijn de hoofdstakeholders de gebruikers van het pand. Dat zijn in eerste instantie de medewerkers. Het inzicht is echter ontstaan dat dit ook de justitiabelen kunnen zijn door middel van een nader te onderzoeken vorm van participatie. Voor de start van het programma stuitte het team op een stroef proces rondom de mate van invloed en het proces tot uitvoer.

‘Hoewel de scope niet verandert, hebben de gebruikers wel degelijk invloed op de uitwerking, wat zelfs noodzakelijk is om tot een goed eindresultaat te komen,’ zegt Dave Geerlings. Zaak is nu om deze boodschap helder en duidelijk over te brengen aan de stakeholders en meer te focussen op de kansen dan de bedreigingen die worden ervaren door de stakeholders. Tijdens de multistakeholderdialoog in het programma zijn we met een deel van de stakeholders in gesprek gegaan: ze werden meegenomen in de achterliggende gedachten van de plannen, begrijpen beter de eerder gemaakte keuzes en kennen hun rol en ruimte van invloed in het proces.’

Dat gaf een positieve basis voor het projectteam voor de verdere uitwerking van de plannen met de stakeholders. Op korte termijn is een volgende multistakeholderdialoog gepland, met een grotere groep stakeholders. ‘Door het toegenomen vertrouwen en wederzijds begrip zijn we het project nu veel meer ‘samen aan het doen’’ sluit positief Dave af.