Anders samenwerken met je stakeholders in de Nd Opgave-impuls

  • 07 maart 2024
  • Sharon Fisser

In de Nd Opgave-impuls staat het werken aan een complexe opgave samen met het stakeholderveld centraal. Het programma helpt teams het veld in kaart te brengen, stakeholders uit te nodigen en collectief eigenaarschap te creëren rond een opgave. Vijf teams rondden het programma – tot dan nog de Nd Transitiechallenge – begin van dit jaar af en zetten waardevolle stappen in hun uiteenlopende opgaven. We blikken terug op de gemaakte stappen door de teams, met in het bijzonder team RJJI Den Hey-Acker.

Het laatste programma onder de naam Nd Transitiechallenge was weggelegd voor teams die een verandering teweeg wilden brengen in de opgave waar zij voor staan. De projecten A9 Badhoevedorp-Holendrecht, Gemaal IJmuiden, Sterke Lekdijk Wijk bij Duurstede – Amerongen, Rijks Justitiële Jeugdinrichting (RJJI) Den Hey-Acker en Groningen Spoorzone hebben weinig van elkaar weg, maar hebben toch een belangrijke gemene deler: ze willen met hun stakeholders in beweging komen. De teams proostten tijdens de slotsessie op 29 februari 2024 op de behaalde resultaten.

Start nieuwe editie

De multistakeholderbenadering is de rode draad door dit programma. Door het hele systeem in een ruimte te brengen, gedeelde ambities te formuleren en verantwoordelijkheid te nemen voor de opgave, geeft een team een impuls aan het ingebrachte vraagstuk. Op 5 september 2024 start de volgende editie. Wil jij ook een impuls geven aan de samenwerking met stakeholders binnen jouw opgave of project? Inschrijven is nog mogelijk tot en met 26 april 2024. Lees hier meer over de Nd Opgave-impuls of neem contact op met programmamanager Steven van Luipen.

Gedeelde basis met stakeholders

Waar het ene team startte met het programma omdat zij kansen zagen in het duurzaam hergebruiken van materialen, waarbij ze belangrijke stakeholders meenamen in hun ambitie, benutte een ander team het programma om beleid meer bij het project te betrekken, te werken aan een gedeeld verhaal en zo het draagvlak te verbreden. Weer een ander team vond een momentum waarbij de dialoog over gedeelde belangen en gezamenlijke ambities zorgden voor betrokken stakeholders, waarmee het project een belangrijke mijlpaal weet te halen.

In een half jaar tijd hebben de teams concrete stappen gezet en belangrijke resultaten geboekt in hun vraagstukken. “Onze casus was onmogelijk toen we begonnen, nu niet meer!” blikte een deelnemer terug.

Van ’scope vast’ naar ‘samen doen’

Zo ook het team van RJJI Den Hey-Acker. De Rijks Justitiële Jeugdinrichting in Breda ondergaat een grootschalige verbouwing, waarbij het team onder andere stuit op wat weerstand bij het betrekken van de hoofdstakeholders: de gebruikers. Het project had een lange aanloop door het uitgebreide onderzoek naar veiligheid, veel beleids- en personeelswisselingen en een scope die meer dan eens gewijzigd is sinds het in 2020 tot een officieel project is gemaakt.

Dave Geerlings, projectmanager vanuit Rijksvastgoedbedrijf vertelt: ‘De scope is nu helder en we zijn zo ver dat de gebruikers betrokken worden in het proces voor de verdere uitwerking van die scope. Daarbij heeft deelname aan dit programma zeker geholpen.’

Een impulsteam

Met de Nd Opgave-impuls doe je mee met een impulsteam. Daarin zitten 4 tot 8 directbetrokkenen rond de opgave. Dat kan zijn vanuit verschillende afdelingen, maar ook vanuit verschillende organisaties. In het geval van RJJI Den Hey-Acker bestond het team uit deelnemers van Rijksvastgoedbedrijf en Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI).

Het projectteam formuleerde een vraagstuk waarop ze een impuls nodig hebben: “Hoe kunnen wij gebruikers en hoofdstakeholders organiseren en activeren en zorgen dat zij bewust zijn van hun rollen en de mate van invloed op de verdere uitwerking van deze scope?”. Zoals gezegd zijn de hoofdstakeholders de gebruikers van het pand. Dat zijn in eerste instantie de medewerkers. Het inzicht is echter ontstaan dat dit ook de justitiabelen kunnen zijn door middel van een nader te onderzoeken vorm van participatie. Voor de start van het programma stuitte het team op een stroef proces rondom de mate van invloed en het proces tot uitvoer.

‘Hoewel de scope niet verandert, hebben de gebruikers wel degelijk invloed op de uitwerking, wat zelfs noodzakelijk is om tot een goed eindresultaat te komen,’ zegt Dave Geerlings. Zaak is nu om deze boodschap helder en duidelijk over te brengen aan de stakeholders en meer te focussen op de kansen dan de bedreigingen die worden ervaren door de stakeholders. Tijdens de multistakeholderdialoog in het programma zijn we met een deel van de stakeholders in gesprek gegaan: ze werden meegenomen in de achterliggende gedachten van de plannen, begrijpen beter de eerder gemaakte keuzes en kennen hun rol en ruimte van invloed in het proces.’

Dat gaf een positieve basis voor het projectteam voor de verdere uitwerking van de plannen met de stakeholders. Op korte termijn is een volgende multistakeholderdialoog gepland, met een grotere groep stakeholders. ‘Door het toegenomen vertrouwen en wederzijds begrip zijn we het project nu veel meer ‘samen aan het doen’’ sluit positief Dave af.

 

Reageer

Ook interessant

  • Meer grip op projectsucces door (wederzijds) begrip

“De realisatie van bouw- en infraprojecten kent een lange en rijke traditie. Een traditie die ons terugvoert naar de ‘Law-codes’ van koning Hammurabi (Babylonië, 1750 v. Chr.) waarin de eerste beginselen en afspraken voor samenwerking in de bouw terug te vinden zijn. Het succesvol realiseren van bouw- en infraprojecten in de huidige dynamische en complexe omgeving […]

lees meer
  • Een digitale revolutie

Een digitale revolutie. We zitten er middenin. Ook in de publieke bouw- en infraprojecten. Ervan weglopen? Dat kan. Toekijken en aanschouwen? Kan ook nog. Maar voor hoe lang nog? Het nu beetpakken, omarmen en uitdragen van technologische ontwikkelingen, is de optie waar de deelnemers van Nd Digitaal Leiderschap voor kozen. Want, het meebewegen in een […]

lees meer
  • Zuidasdok OVT gespiegeld door collega’s

Station Amsterdam Zuid groeit snel en wordt naar verwachting het op een na grootste station in Amsterdam. Een gezamenlijk programma van Rijkswaterstaat, ProRail en Amsterdam richt zich op het ondergronds brengen van de A10-zuid bij de Zuidas. Het project Zuidasdok is in 2020 omgevormd tot een programma-organisatie met afzonderlijke projectonderdelen. Het eerste project, de OV […]

lees meer