• 14 januari 2015
• Jenny Kamstra

Eric Smulders, projectmanager Maaswerken, Rijkswaterstaat

Management van het onverwachte is het thema van het Teamevent. Het klinkt tegenstrijdig en dat is het ook. Daarom spreekt programmamanager Maarten Kraneveld liever van ‘omgaan met het onverwachte’. ‘Onverwachte situaties zullen we nooit kunnen managen, want ze zijn immers onverwacht, maar we kunnen wel leren hoe we er beter mee om kunnen gaan.’

Hoe komen jullie op dit thema?

‘”Hoe kunnen we omgaan met onzekerheden?” Dit is een van de meest gestelde vragen onder projectmanagers uit ons netwerk. In ons Kernprogramma besteden we daarom al enige tijd aandacht aan dit thema en maken we gebruik van het gedachtegoed van Kathleen Sutcliffe en Karl Weick. In hun boek “Managing the Unexpected: Resilient Performance in an Age of Uncertainty” geven zij hiervoor een aantal interessante handvatten. Hier hebben we zulke goede reacties op gekregen, dat we dit thema verder willen uitwerken zodat niet alleen projectmanagers, maar ook projectteams met dit gedachtegoed aan de slag kunnen.’

Wat is voor jou de essentie van het gedachtegoed van Sutcliffe en Weick?

‘Ons werk en de wereld eromheen is de afgelopen jaren steeds complexer geworden. Om zo veel mogelijk grip te houden, bedenken we steeds meer procedures, structuren en systemen die ons helpen om de projecten te beheersen en de werkelijkheid te vereenvoudigen om deze overzichtelijk te houden. Oplossingen om tot onzekerheidsreductie te komen worden dan ook vaak gezocht in het steeds verder versterken en verbeteren van beheerssystemen. Dat is op zich begrijpelijk, maar het helpt maar ten dele. In dat versimpelen van die complexe werkelijkheid zit volgens Sutcliffe en Weick een grote valkuil. Namelijk dat systemen een doel op zich worden, waardoor de kritische beschouwing van wat er werkelijk aan de hand is verloren gaat.’

Weg met die systemen dus?

‘Nee, zeer zeker niet. We hebben ze nodig, maar we moeten ze niet leidend maken. Het zijn maar hulpmiddelen. Het uitgangspunt van het gedachtegoed van Sutcliffe en Weick is dat wij mensen de natuurlijke neiging hebben om bevestiging te zoeken van onze verwachtingen. Kleine afwijkingen ten opzichte van onze verwachtingen zien we vaak over het hoofd of we negeren ze. Of we leggen ze zo uit dat ze verklaarbaar zijn binnen het frame van het verwachte. Denk maar aan het gezegde: uitzonderingen bevestigen de regel. Wanneer je die verwachtingen ook nog in systemen giet, dan wordt dit gedrag alleen maar versterkt.’

Wat moeten we volgens hen dan wel doen?

‘Kernbegrippen in het gedachtegoed van Sutcliffe en Weick zijn opmerkzaamheid en veerkracht. Volgens hen moeten we op zwakke signalen dus niet zwak, maar juist heftig reageren. We moeten oog houden voor details, alert zijn op verstoringen en kleine fouten, zwakke signalen en afwijkingen serieus nemen en aannames ter discussie durven stellen. Hiervoor is het nodig voeling te houden met de inhoudelijke werkelijkheid in het hier en nu en je niet vast te blijven klampen aan een gecreëerde werkelijkheid uit de oorspronkelijke plannen. Veerkracht is nodig om een onverwachte situatie, als hij zich toch voordoet, snel onder controle te krijgen.’

Wat gaan jullie hiermee doen tijdens het Teamevent?

‘Het Teamevent vormt dit jaar een kick-off voor een langer programma dat de teams uit ons netwerk bij ons op maat kunnen samenstellen. Doel van deze kick-off is projectteams kennis te laten maken met het gedachtegoed en de principes van Sutcliffe en Weick. Aan de hand van voorbeelden uit hun eigen praktijk gaan we onderzoeken op welke manier deze andere wijze van kijken, verschil kan maken. Met teams die na deze eerste kennismaking meer willen, maken we dan vervolgens een programma op maat.

Wat betekenen de principes van Sutcliffe en Weick voor jou?

‘Het is een rijk onderwerp dat voor mij in essentie over leren gaat. Het gaat over kritisch beschouwen, niet blind routines en systemen volgen, maar daar zelf over na blijven denken en er met elkaar het gesprek over aan gaan.’

Eric Smulders, projectmanager Maaswerken Grens- en Zandmaas:
“Shit happens en dat blijft zo, maar het is wel een manier om beter met die shit om te gaan”

Eric Smulders is projectmanager Maaswerken Grens- en Zandmaas bij Rijkswaterstaat en maakte al eerder kennis met Karl Weick. Hij rondde in 2013 het Kernprogramma van Neerlands diep af. Zijn hoofdvraag tijdens de opleiding was: Hoe komt het nu dat ik als projectmanager ondanks alle maatregelen die ik neem nog steeds regelmatig verrast word? In zijn zoektocht naar antwoorden vond hij houvast in de theorie van Sutcliffe en Weick. Zoveel zelfs dat hij ook na het afronden van het programma binnen Rijkswaterstaat met collega’s een intervisieclubje is gestart waarmee hij de principes van Sutcliffe en Weick echt probeert toe te passen in de praktijk. Een keer per maand komen ze bijeen om daarover met elkaar van gedachte te wisselen.

Waarom spreken die principes van Sutcliffe en Weick jou zo aan?

‘Bij die hoofdvraag over hoe het nu komt dat ik regelmatig verrast word, zat altijd al een soort sluimerende tweede vraag: Ben ik eigenlijk wel zo verrast? Of heb ik die verrassingen misschien toch wel voelen aankomen?’

En?

‘Ik ontdekte bij mezelf al gauw een patroon. Dat de keren dat ik op een onaangename manier verrast werd, ik het eigenlijk altijd wel ergens heb aan voelen komen, maar dat ik kleine signalen en gebeurtenissen negeerde omdat ze niet pasten in mijn verwachting.’

Kun je een voorbeeld geven?

‘In mijn vorige project kregen we vertraging met de planstudie procedures, terwijl er al een contract met de aannemer lag. We hadden dit vooraf al als risico benoemd en met de aannemer besproken. Maar toen het puntje bij het paaltje kwam, wilde de aannemer de planning niet meer aanpassen en kregen we toch een conflict. Als ik daaraan terug denk, heb ik dat al veel eerder aan voelen komen. Er werden steeds vaker nieuwe problemen voorgelegd, afspraken werden verzet en de Raad van Bestuur bezocht regelmatig de keet. Allemaal signalen die ik heb genegeerd, maar die me, goedbeschouwd, al het gevoel hadden gegeven dat er iets niet klopte.’

Maar wat had je er aan gehad als je wel op die signalen was ingegaan, hadden ze zich dan wel ineens aan de afspraak gehouden, denk je?

Ik geloof niet dat je daarmee altijd kunt voorkomen dat er problemen ontstaan, maar als je signalen beter opmerkt kun je wel eerder en beter het gesprek aan gaan en zo de oplossingsruimte vergroten. Als je uitgaat van je eigen verwachtingen dan ben je ogenschijnlijk in control, maar in werkelijkheid heb je een eigen waarheid gecreëerd. Onze betrokkenheid is daarmee vaak ook onze valkuil. Wij staan zo achter de plannen die we maken dat ze ons soms ook blind maken.

Wat doe je met je intervisieclub?

‘Wat wij vooral doen is op basis van de principes van Sutcliffe en Weick het gesprek voeren. Vaak is de aanleiding dat er iets gebeurd is in een van onze projecten of in de organisatie. Zonder daar een oordeel over te hebben, bespreken we wat dat nu betekent en wat maakt dat wij reageren zoals we reageren of juist niet reageren. Daarnaast kijken we kritisch bij elkaar in de keuken. We bespreken met elkaar signalen en wijzen elkaar op elkaars blindheid.’

En je eigen teamleden? Wat merken zij ervan dat hun manager de bril van Sutcliffe en Weick heeft opgezet?

‘We hebben vaker het gesprek over ongrijpbare dingen. Over dingen die we vroeger juist niet bespraken, omdat we ze niet zo goed konden vatten of benoemen. Signalen is zelfs een agendapunt in de vergadering geworden. We kijken meer om ons heen, zijn meer bezig met wat programma’s en projecten in de buurt voor ons betekenen, leggen contact om te zorgen dat we betrokken worden. Er is een soort collectieve opmerkzaamheid aan het ontstaan in het team.’

Volgens Sutcliffe en Weick moet je op zwakke signalen niet zwak, maar heftig reageren. Maar hoe voorkom je dat je niet op alle zwakke slakken zout gaat leggen?

‘’Het is natuurlijk niet de bedoeling om op alle signalen heftig te reageren. Waar het om gaat is dat je opmerkzaam bent en het gesprek met elkaar voert. Het zit niet zo in onze genen en cultuur om onze onderbuikgevoelens met elkaar te bespreken, terwijl die toch heel vaak blijken te kloppen. Het is dus goed om die met elkaar te bespreken.’

Moeten we volgens jou nu massaal al ons risicomanagement en onze projectbeheersingssystemen overboord gooien en sturen volgens Sutcliffe en Weick?

‘Nee, voor mij is het iets dat je on top of doet. Maar het helpt je om scherp te blijven en de juiste vragen te stellen. Shit happens en dat blijft zo, maar het helpt je om beter met die shit om te gaan. Het zou toch mooi zijn als onverwachte gebeurtenissen, de betrouwbaarheid van projecten minder zouden beïnvloeden. Ik denk dat je met Sutcliffe en Weick daarin een heel eind kunt komen.’

Meer informatie?

Wil je meer weten over het teamprogramma? Neem dan contact op met Maarten Kraneveld via maarten@neerlandsdiep.nl of 06-24104140.