• 08 december 2015
• Florence Tonk

Willem van Dongen in de stationshal van Delft.

Waarom een ICT-Spiegel?

“In februari 2015 werden in Delft de eerste tunnelbuis met twee sporen, en de stationshal, in gebruik genomen. Daarmee hebben we de grote ingebruikname van de Spoorzone Delft achter de rug. We wilden het proces van ontwerp, realisatie en ingebruikname van met name de ICT-systemen evalueren. Het betrof de Tunnel- en Stationsinstallaties, Telecom en Treinbeveiliging. We wilden een spiegel voorgehouden krijgen en de geleerde lessen delen en borgen voor de toekomst.

Het was een moeilijke operatie. In een tijd van 6 dagen kap je het stabiel functionerende traject Den Haag – Rotterdam af en sluit je het traject via de tunnel en het nieuwe station aan. Dan moet het werken, dan kan je niet meer terug. Het is een soort open hartoperatie op het drukste traject in Nederland. Dat beeld leidde tot eenzelfde missie voor alle betrokkenen: aannemers, opdrachtgevers, exploitatiepartijen, leidinggevenden. We voelden allemaal die druk. Het moet in één keer goed zijn.”

Wat leverde de Spiegel op?

“Uit de ICT-Spiegel kwam naar voren dat succes ook een gevolg is van schijnbare toevalligheden. Ik noem dat een schitterend ongeluk. De hoofdaannemer zou bijvoorbeeld de tunnel-technische installaties subcontracteren. Toen dat niet rond kwam, is gekozen om het in eigen hand te houden. Tegelijkertijd moest ProRail nog de besturing realiseren en was zich de risico’s van integratie met installaties zeer bewust. Daaruit is een integrale samenwerking ontstaan en die samenwerking werd een essentiële succesfactor in het project. In de ICT-Spiegel werd ons gevraagd of je zoiets structureel kunt maken. Ik geloof er heilig in dat dit kan. Creëer een bewustwording dat ICT de hersenen en zenuwsysteem zijn van het vervoersysteem. Daarmee zijn ze kritisch voor veiligheid en exploitatie, en dus een kerntaak voor de opdrachtgever/beheerder. Door een slimme combi met de opdrachtnemer en een inspirerende leiding kun je dat realiseren. Ook moet je de goede mensen op de juiste plek zetten, niet op afstand, niet diep weg gecontracteerd. Het is een kleine wereld, we komen allemaal uit dezelfde school, HSL, Betuweroute, gemixt met mensen die ervaring hadden in industriële toepassingen zoals offshore en de petrochemie. Dat kan een nadeel zijn als je in dogma’s blijft hangen. Maar de ambitie was inspirerend en de samenwerking, de dynamiek, de drive meer dan goed. Dat leidde tot succes.”

Ging de Spiegel dan niet meer over mensen dan over ICT?

“We hebben het niet zozeer gehad over ‘bits en bytes’ maar over de ontwikkeling en toepassing van tunnel-/stationsinstallaties en beveiliging van de spoortunnel. Dat is tien procent van je budget maar negentig procent van het effect. Bijvoorbeeld: er zit een man achter een scherm in bedienlocatie Utrecht, wat ziet hij, hoe gaat dat proces? Het Samenwerkingsteam heeft de besturing en installaties al in 2013 integraal getest met behulp van een schaalversie van de tunnel en station. Het doorlopen van exploitatie en calamiteitenscenario’s was heel belangrijk. Op deze manier was de tunnel en bedrijfsvoering feitelijk 2 jaar voor indienststelling al gereed en ontdaan van bugs. Rest nog de installatie ter plaatse, zoals je een booreiland of satelliet zou testen. Wij kozen voor samenwerking met de aannemer, hands-on. Samenwerken vanuit hetzelfde pand, de beheerder zat in huis, review teams met stakeholders. Zo werd het niet alleen een feestje van de bouwer maar van iedereen. En, niet onbelangrijk: we zijn binnen budget gebleven.”

Wat vond je lastig tijdens de ICT-Spiegel?

“We zijn als projectteam ontzettend blij met het resultaat. Maar hoe combineer je professionele bescheidenheid met trots en drive om dingen verder te brengen? We hebben in Nederland een cultuur van ‘doe maar normaal, dan doe je al gek genoeg’. Toch kun je ook heel veel leren van succesfactoren. En natuurlijk zijn er ook dingen misgegaan. Daar hebben we ook over gesproken: Hoe verwerk je dat in het recept?”

Wat zou je een volgende keer beter doen?

“Met name door problemen met de ICT treinbeveiliging gingen we van een voorbereidingstijd van vijf maanden terug naar acht weken. In de Spiegel wordt je dan gevraagd: ‘Hoe is je dat overkomen? Was dat wel verantwoord?’ Een legitieme vraag. Maar we hebben nooit een grens overschreden. We hebben intensief en zeer gestructureerd getest onder bedrijfsomstandigheden, echter niet op exploitatiesnelheid en in samenhang met het bestaande spoornet. De tunnel functioneerde als eilandbedrijf. Tijdens de eerste gebruiksperiode zijn daarom verwachte maar ook onverwachte storingen opgetreden. Gelukkig hadden we een quick response team ingericht voor dit soort ‘kinderziekten’, dus het was zo opgelost.”

Wat neem je persoonlijk mee uit deze Spiegel?

“Je krijgt waar je op focust. De wereld is complex, dus je ziet maar drie van de zes kanten van de kubus. Wij dachten bijvoorbeeld: brandmeldsystemen zijn een standaardtoepassing. Maar de toepassing en de wijze van operatie/beheer van standaardproducten bepalen de risico’s. Laat je dus helpen om alle zes kanten van de kubus te blijven zien, vraag iemand anders om mee te kijken. Een andere les vond ik dat niet de persoon/partij, maar de relatie met die persoon/partij de samenwerking bepaalt. Ook dit soort psychologische noties kwamen eruit na een dag spiegelen.”

Wat is de bijdrage van het Spiegelteam dat bestaat uit collega’s?

“We hadden weinig tijd. De Spiegel vond plaats op één dag en het Spiegelteam werkte zonder voorinformatie. De dag begon met zenden door ons. Er kwamen vragen om verheldering, we zagen verbazing. In de middag gingen we bij elkaar zitten om cijfers te geven en lessen te delen. Eén dag was iets te kort. Dit had een verkenning kunnen zijn voor een diepere Spiegel.”

Hoe kan je verder met de tips en conclusies?

“Die neem ik persoonlijk mee naar andere projecten. Ik vind het prettig dat er structuur komt in het denken over dit project. Maar ik vind het ook lastig om te bedenken hoe wij die kennis binnen ProRail structureel kunnen delen. Kennis zit aan mensen vast, alleen het recept is onvoldoende. Hoe borg je bepaalde kerncompetenties in je organisatiestructuur? Hoe geef je ICT en de toepassing ervan, de statuur, autoriteit en continuïteit die het nodig heeft? Rijkswaterstaat en ProRail zijn in Nederland de kennisdragers van de operatie van tunnels. Wij moeten aannemers op een functionele manier blijven uitdagen tunnels te bouwen, maar voor een deel weet je zelf al hoe het moet. Daarom moet je veel genuanceerder omgaan met contractering. Niet het contract moet leidend zijn, maar het resultaat!”

Uitkomsten Spiegel lezen en downloaden

Inmiddels is de evaluatie van ICT en Systeemintegratie terug te vinden op onze site. Je vindt het rapport hier.