• 09 juli 2013
• Manon Raats

Het zenuwcentrum op de VU tijdens het webinar. Foto: Guido Kwikkers

15.45: een half uur voor aanvang. Er gaat een kleine zucht van verlichting door de kamer als een van de medewerkers van de VU MediaXperience de juiste modemaansluiting weet te vinden. Er mogen dingen misgaan, zeker, het is immers een experiment. Maar het eerste webinar af te moeten lasten wegens het ontbreken van een internetverbinding, zou wel erg jammer zijn geweest. Terwijl Steven van Luipen en Guido Kwikkers (beiden King) alles opgelucht installeren, haalt Leonore koffie en showt Alfons zijn toga waarin hij zojuist een van zijn promovenda’s dokter heeft zien worden. ‘Dat is een van de mooiste rituelen van mijn vak.’

Projectrituelen

Het inzegenen van een tunnelboormachine. Een ballet van graafmachines bij de opening van een rondweg. Taart voor alle medewerkers als er een nieuwe projectfase aanbreekt. Allemaal rituelen waarmee successen gevierd worden en mijlpalen meerwaarde krijgen. Leonore van den Ende promoveert aan de VU bij hoogleraar Alfons van Marrewijk op rituelen bij transities in grote bouwprojecten. Zij verdiepte zich daarvoor in de projectrituelen die de Noord/Zuidlijn, Ruimte voor de Rivier en de Hanzelijn tijdens faseovergangen organiseerden. Het leidde tot een poging om wetenschappelijk te onderbouwen waarom rituelen zo belangrijk zijn in grote projecten, en waarom ze het waard zijn om te worden opgenomen in de begrotingen. En tot het onderwerp van dit allereerste webinar. Wat is de betekenis van projectrituelen? Waarom zijn ze belangrijk? Hoe kun je ze strategisch inzetten en wat moet je wel en wat vooral niet doen? Tijdens het driekwartier durende webinar werd hierover gepraat, gechat en gestemd.

16.00: Steven ziet op zijn scherm de eerste deelnemers binnenkomen. Rechtsonder in beeld is een chatscherm zichtbaar waarop alle deelnemers met elkaar en met Leonore en Alfons kunnen communiceren. Steven en Guido houden het scherm ook in de gaten. De vroege deelnemers horen nog geen geluid en vragen zich via de chat af of dat ook de bedoeling is. Deelneemster Hinke chat: “Is er nog een manier om het geluid te testen?” Guido zet zijn microfoontje aan: ‘Welkom Hinke’, zegt hij. Hinke typt: “Het werkt.” Leonore en Alfons zitten inmiddels samen achter een laptop. Ze hebben al een paar keer geoefend, maar het blijft spannend. Leonore: ‘Het lijkt me raar dat je straks de reacties van het publiek niet ziet.’

Online kennisdelen

Guido en Steven onderzoeken het webinar als een middel om online kennis te delen. Dit is onderdeel van een bredere verkenning naar de mogelijkheden van het online kennisdelen. Internet neemt een steeds belangrijkere plaats in in de wereld en dus ook in onze projecten. Toch blijkt uit onderzoek bij de achterban dat de online mogelijkheden nog maar mondjesmaat worden benut. Met het traject ‘online kennisdelen’ willen Neerlands diep onderzoeken of ze daar een rol in zouden moeten en kunnen spelen. En zo ja, wat kunnen ze dan doen om de online middelen te bevorderen. Guido en Steven zien het webinar als een kansrijk experiment. Guido: ‘Het is een goeie manier om snel, vanaf je eigen werkplek kennis op te doen, op een manier waarvoor je anders had moeten afreizen naar een zaaltje ergens in het land.’ Toch moeten we een webinar niet zien als een vervanging van fysieke bijeenkomsten, maar meer als een aanvulling, als één van de manieren om kennis te vergaren en te delen. Dit onderwerp is daar volgens de heren een goed voorbeeld van: het delen van tussentijdse onderzoeksresultaten, wat met dit webinar gebeurt, is iets waar King en RPA normaal gesproken geen fysieke bijeenkomst voor georganiseerd zouden hebben. Steven: ‘In dit geval is het dus eigenlijk meer een aanvulling op onze webartikelen over dit onderwerp en geen vervanging van een bijeenkomst.’ Guido: ‘De behoefte om samen te komen, zal denk ik altijd blijven.’

16.15: Zeventien van de twintig deelnemers hebben zich inmiddels aangemeld. In het zenuwcentrum zijn de posities ingenomen. De microfoons gaan aan en rechtsboven in beeld verschijnt een splitscreen. Met links de hoofden van Alfons en Leonore en rechts dat van Guido. Guido heet iedereen van harte welkom. Op zijn vraag of iedereen hem kan verstaan reageert 80 procent met ja. De overige 20 procent krijgt nog wat instructies van Steven. Maar ook de andere deelnemers komen met tips en trucs. Uiteindelijk haakt één deelnemer af omdat hij geluid in zijn laptop niet aan de praat krijgt.

Gemiste kansen

De presentatie van Alfons en Leonore duurt drie kwartier. Hun hoofden met daaronder de chatfunctie blijven al die tijd in beeld. Op de overige driekwart van het scherm verschijnen hun powerpoint presentatie en de foto’s en filmpjes die ze willen laten zien. Door middel van vragen, polls en stellingen betrekken ze hun publiek. De deelnemers kunnen gedurende het hele webinar vragen stellen en opmerkingen maken op de chat. Alfons en Leonore vertellen hoe zij als antropologen naar rituelen kijken. En aan de hand van verschillende voorbeelden en filmpjes laten ze zien welke rituelen ze zijn tegen gekomen in hun onderzoek, hoe ze werden uitgevoerd en voor wie.

‘De behoefte aan het koppelen van rituelen aan belangrijke transitiemomenten zit in ons allemaal’, zegt Alfons. ‘Wanneer je aan die behoefte voorbij gaat, zullen je transities dus ook minder goed verlopen. We hebben veel geslaagde transitierituelen gezien, maar ook veel gemiste kansen.’ ‘Transitierituelen kunnen zorgen voor teamspirit, overdrachtsmomenten vergemakkelijken, trots en saamhorigheid creëren en draagvlak vergroten’, vertelt Leonore. ‘Ze helpen je bij het vertellen van je projectverhaal, geven duidelijkheid aan een proces en kunnen houvast geven voor betrokken.’ In haar onderzoek onderscheidt ze die doelgroepen: de bouwers, waarmee ze het hele projectteam bedoelt, de bobo’s waarmee ze doelt op bestuurders en wethouders en tenslotte de burgers. Het is volgens haar belangrijk dat je bij het vormgeven van rituelen, niet alleen goed in de gaten houdt of je ritueel aansluit bij de belevingswereld van je doelgroep, maar ook dat je de balans tussen de doelgroepen in de gaten houdt. ‘Betrek je iedereen op de juiste manier en op het juiste moment, dan hebben je rituelen het grootste effect.’

16.45: Deelnemer Bert op de chat: “Het is nu net of het ritueel een doel op zich wordt, een mijlpaal om te bereiken, terwijl een ritueel toch een bezegeling is van wat bereikt is.” ‘Heel goed Bert’, zegt Alfons ‘Dat is inderdaad een van de grootste fouten die je zou kunnen maken. Een ritueel moet ingebed zijn in een geheel en betekenis hebben voor de omgeving. Het louter functioneel inzetten van een ritueel moet je te allen tijde vermijden, het moment moet leidend zijn. Maar wat ons in dit onderzoek juist is opgevallen, is dat mensen die momenten te weinig herkennen. Dat projectmanagers veel meer momenten zouden kunnen aangrijpen om middels een ritueel het project weer wat positieve energie te geven, de saamhorigheid te vergroten of meer draagvlak te creëren.’

Experiment

Het webinar is slechts één van de middelen die de werkgroep online kennis delen wil gaan onderzoeken. Steven: ‘We zijn ook bezig met een Yammergroep (een soort online Facebook), online brainstorms en we haken aan bij diverse online kennisplatforms waarop we verschillende projecten van ons aan elkaar kunnen koppelen.’ In het kader van het experiment vraagt Guido aan het eind van het webinar dan ook nog een keer expliciet of alle deelnemers het meegestuurde evaluatieformulier willen mailen.

17.05: De camera’s en microfoons gaan uit. Weer een zucht. Opgetogen dit keer. Guido steekt een duim omhoog. Leonore klapt de laptop dicht. ‘Ik had veel meer contact met het publiek dan ik dacht’, zegt ze. ‘Die polls en stellingen werken ook goed, zeg.’ zegt Alfons. ‘Daar mogen er wel meer van in. Als ik dit nog eens doe wil ik nog meer interactie creëren en meer momenten inbouwen om de deelnemers te laten reageren.’ Hij lacht: ‘Maar ik vond het heel leuk. Het smaakt naar meer.’ In de mailbox van Guido vallen de eerst zes evaluatieformulieren. Met twee zevens, twee achten en twee negens zijn de reacties positief. Op het scherm van Steven verschijnt nog een chatbericht van Bert: “Ik was even offline. Ik moest van trein wisselen. Maar heel veel dank. Ik vond het geslaagd.” ‘Zo zie je maar’, zegt Guido: ‘Op deze manier levert een webinar haast tijd op.’