Nd Projectsturing: “De investering betaalt zich dubbel en dwars terug”

  • 28 september 2021
  • Florence Tonk

Het eerste leerprogramma Nd Projectsturing loopt een half jaar. Deelnemers krijgen meer inzicht in de samenwerking en sturing van hun projecten: Wat wordt er van je verwacht en wat heb je van elkaar nodig? Hoe versterk je de samenwerking en het (interne) opdrachtgeverschap? In de bossen bij Soesterberg werkt het Rijksvastgoedbedrijf (RVB) nauw samen met de Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) om Detentiecentrum Zeist te optimaliseren en aan te passen voor de toekomst. Twee projectmanagers van het Rijksvastgoedbedrijf en een strategisch adviseur huisvesting van het Ministerie van Veiligheid en Justitie, vertellen wat Nd Projectsturing hen oplevert.

Geïnterviewden:

  • Steven Lammerée, projectmanager bij het Rijksvastgoedbedrijf
  • Sander Scheltens, projectmanager bij het Rijksvastgoedbedrijf
  • Isaac Resleij, strategisch adviseur huisvesting bij het Ministerie van Veiligheid en Justitie, Dienst Justitiële Inrichtingen

Steven, Sander en Isaac werken samen, ieder vanuit hun eigen organisaties, aan de herinrichting van Kamp Zeist. Zo worden het huidige detentiecentrum en voormalig terrein van het Luchtvaartmuseum samengevoegd voor het realiseren van optimale huisvesting voor verschillende diensten van DJI, in combinatie met ruimte voor de natuur.

Behoefte aan inzicht

Hoewel het RVB eigenaar is van de gebouwen en de grond, betaalt DJI als opdrachtgever van het project de ontwikkelings- en bouwkosten. Dit kan de nodige uitdagingen opleveren in de projectsturing, vertellen de heren. Het team doet om twee redenen mee aan Nd Projectsturing, aldus Steven Lammerée: “Ten eerste behoefte aan inzicht in de keten van projectsturing. Hoe kunnen we elkaar helpen?  Ten tweede werd ook op hoger niveau het belang van samenwerking erkend en wilden we meer inzicht krijgen hoe we dit zo goed mogelijk konden vormgeven.” Aanjagers van de deelname aan het programma van Neerlands diep waren Diederik Leusink, opdrachtgever en plaatsvervangend directeur Facilitair, Huisvesting & Inkoop van DJI. En Michel van Erk, het sectiehoofd project DJI bij het RVB, die beide ook deelnemen aan het leerprogramma.

Politiek, planning, fundamentele keuzes

Sander Scheltens wilde graag een kijkje in de keuken bij DJI: “Wat gebeurt er als daar iets ter besluitvorming wordt voorgelegd?”  Isaac Resleij beschrijft de complexiteit van de opdracht van DJI: “De vraag naar celcapaciteit fluctueert sterk, afhankelijk van politieke en maatschappelijke factoren. Detentiecentrum Zeist is een groot complex en bij de ontwikkeling moeten we een paar fundamentele keuzes maken. Hoe wij die keuzes maken is voor het RVB niet altijd even inzichtelijk. Dan zitten Sander en Steven te wachten: wanneer komt er nou een besluit van DJI?” Deelnemen aan ND Projectsturing geeft Steven veel inzicht in hoe de besluitvorming bij DJI loopt. Isaac illustreert waarom die besluitvorming soms complex kan zijn. Bijvoorbeeld omdat de politiek de planning en inrichting van gebouwen kan beïnvloeden. Het zwaartepunt van beleid verschuift in de tijd. Dat kan leiden tot andere keuzes in hoe je een gevangenis of detentiecentrum inricht.  Sander beaamt dat dit lastig kan zijn voor hun projectopgave: “De koers wijzigt terwijl wij bezig zijn met de lange termijn.”

Zinvolle feedback

In het programma Nd Projectsturing zit onder meer een ‘Spiegel’ waarbij alle deelnemende teams uit verschillende projecten hun project presenteren en hun zelfbeeld tonen. De andere teams geven daar feedback op en tips, het spiegelbeeld. Deze Spiegel verschafte de samenwerkingspartners bij Kamp Zeist veel inzicht, in hun eigen project maar ook de zaken waar andere projecten tegenaan lopen. Isaac: “Dankzij de Spiegel kreeg ik meer begrip voor de positie van het RVB. Ze zijn een zeer dienstverlenende organisatie, zo ken ik Steven en Sander ook.” Steven beaamt dat: “Opdrachtgever Diederik Leusink, deed mee aan de Spiegel. Zijn conclusie was dat wij best wel wat strenger mogen zijn.”

Ook de feedback van de andere projecten die deelnemen aan het programma bleek erg zinvol. Sander: “Ze vertelden ons bijvoorbeeld dat we best wat meer piketpaaltjes mogen slaan. Tegelijkertijd zagen de andere teams dat onze samenwerking in Zeist ook heel goed loopt. Een goede tip, een plan waar we zelf al mee rondliepen, was om een stuurgroep in te richten waar alle interne opdrachtgevers bij elkaar zitten. Die maak je eigenaar van het plan. Aan deze stuurgroep gaan we nu voorrang geven.”

Eyeopener

Ook de voorbereiding van de Spiegel was verhelderend vertelt Sander. Hij deed dit samen met Diederik Leusink, van DJI. De tekst van Diederik was meteen al een eyeopener voor Steven. “Zij benaderen de verbouwing van Detentiecentrum Zeist als losse projecten, terwijl wij het als één locatie, één opgave, zien.” Zo wilde DJI een nieuwe schietbaan op een locatie waar het RVB natuurontwikkeling voor ogen had. De functionele eisen botsen op zo’n moment met de visie van het RVB, maar ook met het bestemmingsplan. Dus moet er een alternatieve plek voor de schietbaan worden bedacht. Meteen een mooie taak voor de nieuwe stuurgroep. Steven: “Wat we ook van de andere teams binnen het programma hebben geleerd is dat we geneigd zijn om te weinig achterom te kijken. Kijk maar eens naar dit semi-openbare gebouw waar we nu dit interview hebben. Het heeft een restaurant en vergaderzalen en dat is een succes onder de gebruikers. Je kijkt zelf teveel naar voren, naar wat je nog moet halen. Gelukkig kijkt DJI wel achterom, naar wat we samen al gerealiseerd hebben.”

Het levert energie op

Sander merkt op dat het goed is om buiten je eigen blikveld te kijken. “Zelfs de projecten die denken dat alles bij hen prima loopt, leren op zo’n dag veel.” Isaac knikt: “Juist als de samenwerking goed is kan het spannend worden zodra er een kink in de kabel komt. Wat doe je dan?” De heren raden andere projecten zeker aan om mee te doen aan het leerprogramma. “Je krijgt meer begrip voor elkaars uitdagingen en inzicht in interne structuren,” aldus Isaac. “Dat brengt je dichter bij elkaar.” En dat doe je niet in twee uur, voegt hij eraan toe. Het leerprogramma behelst dan ook zes keer een dag. Daar schrok Steven in eerste instantie van, “maar eigenlijk is een dag nog te kort als je eenmaal bij elkaar zit, er valt zoveel te bespreken. Bovendien levert het energie op. De investering betaalt zich dubbel en dwars terug.”

Over Nd Projectsturing

  • Wil jij ook meer inzicht verwerven in de dynamiek, rolopvatting en het samenspel rond de sturing van je project in praktijk?
  • Reflecteren op en leren van de projectsturing van andere teams?
  • Een spiegel voorgehouden krijgen van collega teams op thema’s die relevant zijn voor de sturing van jouw project?

Voor dit leertraject stel je een speciaal deelnemersteam samen met in totaal 3 tot 6 mensen. Dit zijn functionarissen die directe invloed hebben op de sturing van het project. Neerlands diep denkt graag mee over wie je afvaardigt. Denk aan rollen zoals die van interne (ambtelijk) opdrachtgever, projectmanager, (interne) klant, portfoliomanager, afdelingshoofd, directeur of verantwoordelijke vanuit de politieke lijn zoals wethouder of bestuursadviseur. Aan het leertraject doen vier teams mee. Teams leren met en van elkaar. Wil je meer informatie over het programma en over voorwaarden voor deelname neem dan contact op met programmamanager Alijd Bunge via alijd@neerlandsdiep.nl of 06-13268835.

Afbeelding 1: hoofdgebouw Detentiecentrum, Rijksvastgoedbedrijf.
Afbeelding 2: bestaande opstal, voormalig onderdeel van het MLM (Militair Luchtvaart Museum), Rijksvastgoedbedrijf.
Uitgelichte afbeelding: Impressie van toekomstvisie, Rijksvastgoedbedrijf.

Reageer

Ook interessant

  • Nieuws
  • Zuidwestboog Meteren sluit aan bij het Nd Projectennetwerk: “Werken in projecten is altijd nieuw dus heb je elkaar nodig om van te leren”

Zuidwestboog Meteren sluit aan bij het Nd Projectennetwerk van Neerlands diep. Het project vormt onderdeel van het landelijke Programma Hoogfrequent Spoorvervoer (PHS) en ligt op het tracé Meteren-Boxtel. Projectmanager Maarten Mulder en technisch manager Rolf Besemer, vertellen over werken vanuit ambitie, het belang van vragen stellen en de technische uitdagingen van dit project.

lees meer
  • Nieuws
  • De Nd Participatie Spiegel: een nieuwe methodiek bij Neerlands diep

Het is leerzaam, maar je hebt er ook lef voor nodig om vakgenoten te vragen jou een spiegel voor te houden. Bij het dijkversterkingsproject Gorinchem-Waardenburg van Waterschap Rivierenland gingen ze nog een stap verder. Om hun participatietraject te evalueren, lieten ze zich niet alleen door collega’s een spiegel voorhouden, maar ook door bestuurders en leden […]

lees meer
  • Nieuws
  • De digitale transformatie: niet altijd zichtbaar, wel aanwezig bij projectmanagement

Projectmanagers krijgen in toenemende mate te maken met de digitale transformatie. Hoe ga je om met de veranderingen, die bovendien in toenemende mate ethische aspecten bevatten? Wanneer doe je het als projectmanager ‘goed’? Marianne Scheeper, adviseur, trainer en filosoof sprak met diverse Nd alumni over de ethische kant van programmamanagement.

lees meer