Omgaan met het onverwachte: hoe adaptief en leergierig is onze sector?

  • 09 december 2020
  • Florence Tonk

De pandemie drukt ons met de neus op de feiten: aanpassingsvermogen, of adaptiviteit, is een belangrijke competentie in deze tijd van snelle, grote en soms onverwachte veranderingen. Zo zijn er meer uitdagingen: klimaatverandering, de energietransitie, nieuwe IT- en mobiliteitstechnologieën, een veranderende bevolkingssamenstelling. Bert de Groot, senior adviseur projectbeheersing Rijkswaterstaat, doet promotieonderzoek naar collectief leren in en de adaptiviteit van project-georiënteerde organisaties. Hoe kunnen we dat verbeteren? Hij wordt begeleid door Wim Leendertse, senior adviseur bij RWS en bijzonder hoogleraar aan de Rijksuniversiteit Groningen. Bert en Wim over het belang van soepel kunnen meebewegen met grote en snelle veranderingen.

Hoe wordt er geleerd in je organisatie en hoe adaptief zijn jullie? En welke rol spelen organisaties als Neerlands diep hierbij? Belangrijke vragen voor de grote uitdagingen waar we als sector voor staan. Ben jij ook nieuwsgierig naar de antwoorden op deze vragen? Vul dan de online vragenlijst in en help de sector vooruit.

Bert analyseert in zijn onderzoek hoe collectief leren plaatsvindt in project-georiënteerde organisaties en hoe dat de adaptiviteit beïnvloedt. Waarom is dat belangrijk om te weten?

“Als je als organisatie wilt evolueren dan moet je leren,” aldus Wim. ”Kennis ontwikkelen en toepassen in nieuwe contexten. Grofweg zijn er drie manieren om dat te doen: je kunt de kennis die je al hebt combineren, dat gebeurt veel binnen Neerlands diep. Je kunt nieuwe kennis in huis ontwikkelen, dat doet Rijkswaterstaat onder meer met innovatieve experimenten. Ten derde kun je kennis van buiten halen, bijvoorbeeld door kennis uit te wisselen met de markt. Maar hoe werken al deze communities of practice, zoals Neerlands diep, nou precies? Hoe wordt die kennis naar binnen gehaald? Wat geef je daarvoor terug? Die vragen onderzoekt Bert.” Bert vindt het interessant hoe de kennis van iemand die heeft deelgenomen aan een bijeenkomst, van Neerlands diep bijvoorbeeld, wordt verspreid naar de rest van het project of breder in de organisatie: “Heb je de mogelijkheden om dit te delen? Hoe doe je dat? En welk effect heeft dat?” Mensen in projecten hebben behoefte aan kennis om problemen mee op te lossen. Wim: “Dat is natuurlijk prachtig, maar hoe resoneert die kennis vervolgens in de organisatie als geheel? En kun je dit in onverwachte situaties in de toekomst opnieuw inzetten?”

Dan heb je het over het wiel opnieuw moeten uitvinden? Is er voldoende ruimte in projecten voor kennisborging als projecten vooral gedreven worden door targets, tijd en geld?

“Dat gaat inderdaad om het breder benutten van de aanwezige kennis in de organisatie,” zegt Bert, “maar ook hoe je leert voor de toekomst zonder dat er de urgentie is van een probleem dat opgelost moet worden.” Dat is waar adaptiviteit om de hoek komt kijken. Wim: “Dat zit ‘m ook in de competenties van mensen, je organisatie weerbaar maken. Onze sector heeft de neiging om te plannen en te programmeren. In de afgelopen jaren is alles lean en mean gemaakt. Daarmee zijn organisaties een soort lopende band geworden. Gebeurt er dan iets onverwachts dan loopt die band vast. Ook specifieke opdrachtgeverskennis is verdwenen. We moeten niet terug naar het oude systeem denk ik, maar onszelf wel anders gaan organiseren met aandacht voor adaptiviteit: hoe richt je je organisatie zo in dat je klappen kan opvangen? Hoe kun je de markt benutten voor de dingen waar de markt goed in is?”

Wat is het belang van dit onderzoek voor de projecten aangesloten bij Neerlands diep?

Bert wil inzicht krijgen in hoe Neerlands diep een rol speelt in het leren binnen én tussen organisaties. “Die inzichten deel ik ook graag weer met het netwerk. De situatie met corona speelt daarbij ook nog een rol in de kantlijn. We vragen mensen om de enquête in te vullen alsof er geen corona is. Omdat de situatie waar we nu in zitten niet representatief is. Maar ik vraag wel om aan te geven wat anders is door corona. Bijna alles gaat nu online, wat zijn de voordelen en nadelen daarvan als het gaat om leren?” Wim constateert dat projectmedewerkers in een spagaat zitten. “Ze zijn projectmedewerker maar ook organisatiemedewerker. Hoe positioneer je jezelf in die spagaat? Hoe kun je effectief deelnemen aan communities of practice zoals Neerlands diep en je organisatie helpen evolueren? Daar gaat dit onderzoek je ook bij helpen.

Wim Leendertse: “Nu scoor je als je adaptief bent maar je krijgt er geen ruimte voor. Wij hopen met de resultaten uit dit onderzoek meer ruimte voor projectmanagers te creëren.”

Waarom is het belangrijk dat mensen de enquête invullen?

“Leren over projecten heen is een belangrijk thema bij Rijkswaterstaat, maar staat ongetwijfeld ook bij partners als ProRail, gemeentes of het Rijksvastgoedbedrijf op de agenda,” zegt Bert. “Projecten zijn vaak eilandjes met sterke nadruk op het projectbelang. Dit onderzoek levert inzichten waardoor zowel projecten als organisaties als geheel beter kunnen presteren.”
Er is nog een belang, volgens Wim. “Adaptiviteit draagt een paradox in zich: het vraagt om ruimte! Adaptief zijn en leren kost tijd en geld. Projectmanagers worden juist afgerekend op: tijd, kwaliteit en geld. Feitelijk wordt het hen moeilijk gemaakt om adaptief te zijn. Daarom is het goed om het bewustzijn hierover te vergroten. Want nu scoor je als je adaptief bent maar je krijgt er geen ruimte voor. Wij hopen met de resultaten uit dit onderzoek meer ruimte voor projectmanagers te creëren.”

Wat is een van de grootste inzichten uit dit onderzoek tot nu toe, iets dat jullie nu al kunnen delen?

Communities of practice, zoals Neerlands diep, spelen volgens Bert een grote rol in het leren van mensen in projecten. “Ze halen je even uit de waan van de dag, geven je de ruimte om te reflecteren en leren. Maar hoe brengen mensen de kennis uit Neerlands diep en hun project verder binnen de moederorganisatie? Daar ben ik erg benieuwd naar.”

Uitgelichte afbeelding: Rijkswaterstaat / Joop van Houdt

Reageer

Ook interessant

  • Nieuws
  • LEFdijk toont durf op duurzaamheidsgebied: ‘Vrijheid en vertrouwen nodig om kansen te grijpen’

De derde editie van de Nd Duurzaamheidschallenge staat voor de deur. Maar wat levert dit intensieve, half jaar durende programma eigenlijk op? Pioniers Waldo Molendijk en Fernand Hoogeveen van Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden vertellen over hun deelname.

lees meer
  • Nieuws
  • ‘Bijna zoals in de echte wereld’: Virtual Reality bij Nd Digitaal Leiderschap

In de ontwikkel- en leerprogramma’s van Neerlands diep blijven we elkaar digitaal ontmoeten. Het programma Nd Digitaal Leiderschap (voorheen Nd Tech) experimenteerde met een innovatief alternatief: de wereld van Virtual Reality.

lees meer
  • Nieuws
  • Programma Fietsparkeren sluit aan “Standaardiseren én maatwerk leveren.”

ProRail Fietsparkeren sluit aan bij het projectennetwerk van Neerlands diep. Drie teamleden vertellen over samenwerking, cofinanciering, goed opdrachtgeverschap, maar ook over creatieve oplossingen en werken in coronatijd.

lees meer