• 28 januari 2016
• Florence Tonk

Felix Paleari. Foto door Wiep van Apeldoorn

Hij studeerde Mijnbouwkunde aan de TU Delft. In zijn eerste baan was hij bedrijfsleider bij een grote fabriek voor grondreiniging in Utrecht: “Echte doeners waren dat. Goede ervaring voor een ingenieur vers uit de collegebanken, meteen met de voeten in de klei.” Later werkte hij voor verschillende aannemers aan de Betuweroute en de HSL als werkvoorbereider, contractmanager en projectleider. In de afgelopen jaren was hij betrokken bij verschillende complexe projecten in de hoofdstad. Zo was hij projectleider bij de bouw van het metrostation Vijzelgracht voor project Noord/Zuidlijn. Welke tips heeft hij voor projectmanagers in de uitvoeringsfase? “Veel energie steken in de samenwerking en problemen zo vroeg mogelijk oplossen.”

Smeerolie

Felix is een projectenmens. “Je maakt echt iets van begin tot het eind.” Zijn ervaring aan de opdrachtnemerskant komt nog altijd van pas in het werk dat hij nu doet. “Iedere partij heeft een bepaald beeld, misschien zelfs vooroordelen over de ander. Dat kan heel bepalend zijn voor de relatie.” Wat typeert zijn aanpak? “Nieuwsgierigheid naar de ander, een open en empathische benadering. Ook vind ik het leuk om de schillen af te pellen om tot de kern van een probleem te komen. Als projectmanager zie ik mezelf als smeerolie voor een project. Het mooiste vind ik als ik mezelf overbodig kan maken.”

Vijzelgracht

De bouw van metrostation Vijzelgracht, waar hij van 2009 tot 2012 projectleider was, bleek een erg leerzame ervaring. Bij dit project waren de relaties tussen de opdrachtgever, de aannemer, de bewoners en de verschillende stadsdiensten volledig vastgelopen. “De verzakking van huizen op de Vijzelgracht vormde daarbij een dieptepunt. Allereerst moesten we natuurlijk zorgen dat het werk weer op orde kwam en dat het veilig was om verder te werken, zowel voor de omgeving als voor onze bouwers. Daarnaast was het erg belangrijk om te investeren in goede samenwerking met de opdrachtnemer om de vastgelopen werkrelatie weer vlot te trekken.”

Spiegelen

Hij leerde destijds veel van Gerard Scheffrahn, contractmanager van de diepe stations voor de Noord/Zuidlijn, waaronder het station Vijzelgracht. Een belangrijke les van Scheffrahn was om de opzet van de projectorganisatie en de organisatie van de aannemer aan elkaar te spiegelen. Bij problemen kijken de twee direct verantwoordelijken aan beide kanten eerst of zij het samen kunnen oplossen met de intentie om samen voor het beste resultaat te gaan. “Vaak lukt dat ook, maar als je er niet uitkomt ga je gezamenlijk naar de leidinggevenden aan beide kanten: gezamenlijke escalatie dus. Daarnaast moet je op zoek blijven naar gedeelde belangen en elkaar succes gunnen. Je mag het best oneens zijn met elkaar, zolang je maar blijft praten.”

Risico’s

De wij/zij-gedachte is een patroon waar veel mensen op terugvallen zodra een project tegenzit, aldus Felix. “Toch ligt daar juist niet de oplossing.” Hij werkte in het verleden zelf voor aannemers en die ervaring is waardevol in zijn huidige werk als projectmanager. Het verschaft hem inzicht in zowel de positie van opdrachtgevers als die van de opdrachtnemers: “Veel mensen hebben het vooroordeel dat aannemers alleen maar winst willen maken. Mijn ervaring is dat zij vaker bezig zijn om hun risico’s te minimaliseren. De opdrachtgever kan, soms meer dan hij zich bewust is, die risico’s beïnvloeden met het ontwerp, de randvoorwaarden en de snelheid van besluitvorming. Een aannemer moet aan de andere kant ook weten dat besluitvorming bij de opdrachtgever complex is omdat de opdrachtgever meerdere partijen bij elkaar moet brengen. Een realistisch contract afsluiten, en tijdens de uitvoering echt open staan voor elkaars problemen, is daarom erg belangrijk.”

Geen geknuffel

Feitelijk kent iedere contractvorm in een complexe stedelijke omgeving zijn uitdagingen bij de praktische uitvoering. Er spelen politieke belangen, budgettaire beperkingen, er zijn technische vraagstukken. Werk kan daardoor langer duren dan verwacht, stakeholders kunnen opspelen en besluitvormingsprocessen kunnen vertraging oplopen. Zowel de aannemer als de opdrachtgever hebben daar last van. Daarom is de nadruk op samenwerking zo cruciaal, welke contractvorm er ook is ingezet, aldus Felix. “Er is nooit één partij die een probleem heeft. De oplossing ligt in de erkenning van een gezamenlijk probleem.” Natuurlijk is samenwerken geen geknuffel. “Ieder heeft zijn eigen belangen, dat kan en dat moet ook. Neem elkaar wel serieus, vraag door en vraag waarom iemand iets zegt. ‘Ik begrijp je nog niet,’ is een goede zin. Maak problemen inzichtelijk van beide kanten. En laat ze vooral niet in de la liggen want dat is problemen bouwen voor de toekomst. Dan worden ze alleen maar groter. Het vertraagt, kosten lopen op en mensen verharden hun opstelling.”

Laat jezelf uitdagen

In een volgend project zou hij graag meer betrokken zijn in de voorfase. Hoe kun je de uitvoering zo goed mogelijk voorbereiden? Hij somt een aantal aandachtspunten op: “Kijk naar de kwaliteit van het contract dat je in de markt zet. Maak een helder programma van eisen, investeer daar voldoende tijd in. Zorg dat afspraken met stakeholders worden vastgelegd, ook over wat hun rol is tot en met de oplevering. Probeer zo concreet mogelijk te worden in een plan van aanpak, al kost dat meer tijd. Het scheelt later veel problemen bij de uitvoering. En tot slot: laat jezelf uitdagen. Zoals dat bijvoorbeeld wordt gedaan in de spiegels van Neerlands diep. Haal er andere mensen bij, bijvoorbeeld uit de uitvoering of uit de beheerfase. Laat hen naar je contract kijken en sta open voor kritische feedback. Van een ander kun je leren.”