- 08 juli 2014
- Jenny Kamstra
http://youtu.be/Mbw2_N5Gmv8
Agile werken en scrum
Scrummen is in de softwareontwikkeling groot geworden en later omarmd door andere vakgebieden. Betteke van Ruler heeft het naar het communicatievak vertaald. Agile is het gedachtegoed waar scrum uit voortkomt. Agile heeft een aantal basisprincipes. Zo gaat het om mensen en relaties, om hoe ze samenwerken en om het inspelen op verandering. Het is niet meer zo dat je een vooropgezet plan volgt. Vandaar dat van Ruler –een beetje provocerend- ook zei: ‘gooi het communicatieplan maar in de sloot’.
Scrumteam
Bij scrum leg je proces en inhoud bij twee verschillende personen neer. De inhoud is voor de producteigenaar. Die managet bijvoorbeeld de stakeholders. De scrummaster is verantwoordelijk voor het proces. Die staat garant voor het goed in het ritme komen van zo’n scrumteam. Een scrummaster kan projecten begeleiden waar hij inhoudelijk weinig van weet. Hij is er voor het proces. Door veel en voortdurend gesprekken te voeren weet de scrummaster precies wat de opdrachtgever wenst. Hij of zij voorkomt dat scrumsessies verzanden in inhoudelijke discussies en zorgt ervoor dat scrumsessies kort blijven. Een scrumteam is zelfsturend en multidisciplinair. ‘We denken niet in hele strakke rollen. Als je dus bijvoorbeeld als communicatieadviseur bij wilt springen op een andere rol, dan is daar ruimte voor.’ ‘Zorg ervoor dat bijvoorbeeld een omgevingsteam integraal onderdeel is van het project. Zet techneuten en omgevingsmanagers bij elkaar in een omgevings-scrumteam en maak ze gezamenlijk verantwoordelijk. Kijk bijvoorbeeld iedere maandagochtend wat er leeft in de omgeving en hoe je daar op dat moment flexibel mee om kunt gaan. Dat is mijn advies.’ Scrumteams maken sprints van 1, 2, 3 of meer weken, maar wel in een vast ritme. Aan het einde van elke sprint leveren zij een tussenproduct op.
Stakeholders
Of je stakeholders opneemt in het scrumteam hangt volgens Gidion af van de rol die zij vervullen. Diegene die coproduceren en mede verantwoordelijk zijn voor het eindresultaat neem je op in je scrumteam. Zeker wanneer van hen ook producten worden verwacht richting het eindresultaat. Andere stakeholders haal je erbij als een scrum is afgerond en een mijlpaal is behaald. Zo maak je ze deelgenoot van het proces.
Concrete voorbeelden
Gidion geeft drie concrete voorbeelden uit zijn praktijk. Een voorbeeld vanuit de gemeente Tilburg, het ontwerp van een brug in Alphen aan de Rijn door Grontmij en een voorbeeld van ZuidAsDok.
Spoorzone 013
In Tilburg ligt pal achter het station het vroegere werkterrein van Nedtrain. Dit terrein is enkele jaren geleden aangekocht door de gemeente Tilburg. De gemeente zoekt nu voor ieder monumentaal pand in Spoorzone 013 een nieuwe bestemming. Onlangs is de zoektocht naar een unieke gebruiker voor een specifiek stuk industrieel erfgoed gestart. De gemeente werkt samen met Gidion in scrums om de doorlooptijd van dit project zo kort mogelijk te houden. Dat is onder meer gelukt door degene die verantwoordelijk is voor de aanbesteding en de communicatieprofessionals in één scrumteam te zetten. Erop terugkijkend geeft de gemeente aan dat ze het gehele proces als zeer prettig hebben ervaren. De kwaliteit van producten verbeterde doordat ze gezamenlijk konden focussen.
Maximabrug Grontmij
Bij Grontmij heeft men al een scrummastergilde bestaande uit tien getrainde scrummasters. De projectmanager van de Maximabrug (brug in Alphen aan den Rijn) heeft niet het gehele project in scrum gedaan, maar wel een deel ervan, namelijk het opstellen van het contractdossier. De doorlooptijd hiervoor was vijf maanden en het is gelukt om het dossier onder hoge tijdsdruk te realiseren.
Zuidasdok
Zuidasdok is een samenwerking tussen Rijkswaterstaat, ProRail en de gemeente Amsterdam. De uitdaging hier is het integreren van het omgevingsmanagement in het project. Dat gebeurt onder meer met behulp van een agile tool, het spinnenweb (zie Presentatie Gidion). Zo’n spinnenweb geeft visueel weer wat er in de omgeving gebeurt. Een volgende stap is dat je je organisatie aanpast op je omgeving. ‘Hier adviseer ik het projectteam anders te laten werken. Zet ze bijeen en maak ze gezamenlijk verantwoordelijk voor de omgeving. Dus niet alleen de omgevings- en communicatiemanagers zijn verantwoordelijk voor de omgeving, maar ook de techneuten en de planners. Dan moet je dus écht anders gaan werken. En je moet wennen aan de nieuwe heartbeat, het sprintritme. Want je loopt niet meer zomaar binnen en roept iets tegen elkaar, maar gebruikt de korte scrumsessies, waar iedereen bij aanwezig is, om gestructureerd te bepalen hoe de situatie op dat moment is en wat er moet gebeuren.’
Kan scrum ook bij een project met een hele lange doorlooptijd?
Gidion: ‘Net als bij traditioneel projectmanagement weet je wel wat je nú moet doen. Als het goed is doe je tenslotte elke dag iets dat leidt tot het grote doel. Dat lange termijnperspectief zet je neer. Vervolgens vraag je jezelf wat je nú moet doen om daar te komen. Dat realiseer je in een scrum. En zo kom je stap voor stap tot je einddoel.’
Hoe te beginnen
Gidion hierover: ‘Denk eerst goed na waarom jij denkt dat scrum zou kunnen werken. Welke problemen zijn er? Kan scrum daarbij helpen? Want scrum is niet de oplossing voor alles. Maar denk je nog steeds dat scrum kan helpen, begin dan klein en met een concreet product. Het moet iets zijn waar je een opdrachtgever voor hebt. Bv. een website, of een aanbesteding. Dan laat je je opdrachtgever en je team kennismaken met het concept van scrummen. En ga dan aan de slag. Het is vooral een kwestie van veel oefenen. Het theoretisch kader is vrij eenvoudig, maar oefenen en scrum in de praktijk brengen dat is nu net de crux.’
