Slimmer omgaan met Verzoeken tot Wijziging

  • 08 oktober 2015
  • Jenny Kamstra

“Het aanbrengen van structuur maakt dat we tijd winnen en dat verwachtingen beter op elkaar zijn afgestemd” zegt Thijs van Zeeburg, contractgemachtigde bij Rijkswaterstaat, over de wijze waarop Rijkswaterstaat tegenwoordig omgaat met Verzoeken tot Wijziging. Thijs zei dit tijdens het Café College over slimmer omgaan met Verzoeken tot Wijziging (VTW’s) dat Neerlands diep organiseerde. Daar vertelde een collega van Thijs, Ger Minholts, hoe Rijkswaterstaat het proces rond VTW’s stroomlijnt. Vanuit ProRail deed Johan de Vries uit de doeken hoe zij werken aan het reduceren van het aantal VTW’s.

kijfhoek 271104-001

Tegengaan van verspillingen

Het is natuurlijk van belang om wijzigingen op overeenkomsten goed te documenteren en een Verzoek tot Wijziging (VTW) is daar het aangewezen middel voor. Er zijn echter ook veel verzoeken tot wijziging die door velen als tijdrovend worden ervaren. ProRail werkt in een tweejarig programma aan het reduceren van het aantal VTW’s met 50%. Rijkswaterstaat werkt met name aan een snellere verwerkingstijd van VTW’s. Eén van de instrumenten die Rijkswaterstaat hiervoor gebruikt is het zogenoemde ‘groene kamer’ overleg, een term die te maken heeft met lean werken. Het gaat om een gestructureerde aanpak, gericht op snelle besluitvorming. Drie elementaire beslismomenten in het proces worden elk in zo’n ‘groene kamer’ afgehandeld. In de eerste groene kamer komt iedereen bijeen die betrokken is bij een VTW. Daar wordt in korte tijd bepaald of het daadwerkelijk om een VTW gaat. Soms blijkt het geen wijziging te zijn, maar staat het gewoon in het contract; dan ben je meteen klaar. De tweede groene kamer staat in het teken van het afstemmen van de inhoud van een VTW met de juiste personen. Alles wordt afgerond in de derde groene kamer, waar de binnengekomen VTW integraal wordt besproken en een besluit erover wordt genomen.

Sneller beslissen

De eerste groene kamer van Rijkswaterstaat is een element waarvan Johan de Vries van ProRail op dit moment binnen zijn verbeterprogramma bekijkt of en hoe dit binnen ProRail een bijdrage kan leveren. Johan vertelt: ‘Wij vragen de aannemer vaak om alvast te beginnen met de onderbouwing van een VTW. Dat betekent dat er al tijd in wordt gestoken. Ook wij kunnen bij ProRail sneller besluiten of het überhaupt een VTW is.’

Oorzaak achterhalen

Ook al zou de groene kamer een nieuw element zijn, ProRail boekt goede resultaten met het reduceren van VTW’s. De doelstelling van 50% reductie werd ruim anderhalf jaar geleden neergezet en nu is de reductie al 40%. Wat doet ProRail hiervoor? Johan vertelt twee sporen te bewandelen. ‘Aan de ene kant onderzoeken we waardoor de VTW’s van afgeronde projecten zijn veroorzaakt. In nieuwe projecten kunnen we deze VTW’s voorkomen door bijvoorbeeld het contract anders op te stellen. Aan de andere kant is er op iedere afdeling die een rol speelt bij het beoordelen van VTW’s, iemand verantwoordelijk gemaakt voor het uitwerken van initiatieven die het proces kunnen verbeteren en VTW’s kunnen voorkomen.’

Elke dag beter

Zo behaalt zowel ProRail, met een focus op het reduceren van het aantal VTW’s, als Rijkswaterstaat, met een focus op een sneller proces, goede resultaten. Ger Minholts van Rijkswaterstaat zegt: ‘VTW’s hebben een lange doorlooptijd en er zijn veel mensen bij betrokken. Het efficiënter inrichten van dit proces is een manier om verspillingen tegen te gaan en apparaatskosten te verminderen.’ Thijs van Zeeburg hierover: ‘Doordat je in de eerste groene kamer gezamenlijk besluit of een VTW gegrond is, ontstaat er daarna geen discussie meer hierover. En doordat iedereen verplicht is zich goed voor te bereiden op een groene kamer en te weten waar het over gaat, kunnen we snel beslissingen nemen.’

Visueel management

Naast de groene kamer gebruikt Rijkswaterstaat nog een aantal instrumenten om het VTW-proces te bespoedigen. In het kader van visueel management wordt op de projectlocatie een fysiek bord geplaatst waarop de voortgang van alle VTW’s af te lezen is. ‘Meten is weten’, aldus Ger Minholts, wat betekent dat doorlooptijden van VTW’s worden gemeten zodat zichtbaar wordt dat de maatregelen werken.

Reageer

  1. Erwin Horsten schreef:

    VTW’s veroorzaken, los van de oorzaak, zeer regelmatig verstoringen van de processen. Worden in deze groene kamers, in kader van projectbelang cq. schadebeperkend handelen, tussen ON en OG ook (bindende) afspraken gemaakt over wel of niet doorgaan met werkzaamheden waarover (nog) geen overeenstemming tussen partijen is bereikt?

  2. Hallo Erwin, Ger Minholts antwoordt het volgende: de eerste groene kamer heeft alleen tot doel om te bepalen of een issue een wijziging is of niet. Als een issue geen wijziging is, maar bijvoorbeeld naar de mening van opdrachtgever behoort tot de contractscope, dan kan de opdrachtnemer contractueel verplicht worden om de werkzaamheden op sommatie van de opdrachtgever toch uit te voeren. Deze werkwijze is dan in het contract vastgelegd. In principe wordt bij een negatief besluit (= geen wijziging) gelijk duidelijk gemaakt of de werkzaamheden desondanks uitgevoerd moeten worden.

    Hartelijke groet,
    Steven van Luipen
    Programmamanager Neerlands diep

  3. Erwin Horsten schreef:

    Hallo Steven,
    Voor wat betreft zaken die geen Wijziging zijn, maar onderdeel van de contractscope, is dat uiteraard logisch en dient voldaan te worden aan wat contract vraagt. Ben je snel klaar, zoals hierboven al gesteld werd.
    Ik wilde echter weten hoe OG en ON er mee om gaan als er wel sprake is van een Wijziging, waardoor ON aanspraak kan maken op o.a. tijd en geld. Het afhandelen van een Wijziging kost tijd, vandaar dat naar versnelling van het proces word gezocht, dat is duidelijk. Mijn vraag blijft: Worden in deze groene kamers, in kader van projectbelang cq. schadebeperkend handelen, tussen ON en OG ook (bindende) afspraken gemaakt over wel of niet doorgaan met werkzaamheden waarover (nog) geen overeenstemming, in de vorm van een getekend CMF, tussen partijen is bereikt?
    M.vr.gr.
    Erwin

  4. Hallo Erwin, dit is de reactie op jouw follow-up: het doel van de groene kamer is besluitvorming en het parallel schakelen van handelingen die voorheen na elkaar uitgevoerd werden.
    Het is natuurlijk wel zo dat opdrachtgever schadebeperkend optreedt en bijvoorbeeld via een brief opdrachtnemer kan verzoeken om de werkzaamheden al vast op te starten en dat opdrachtgever zich garant stelt voor de gemaakte kosten tot de wijziging daadwerkelijk gesloten is.

    Mocht je nog vragen hebben, dan kan je Ger Minholts ook direct benaderen via ger.minholts@rws.nl.

    Steven van Luipen
    Neerlands diep

Ook interessant

  • Nieuws
  • Streven naar wendbaarheid én een stabiel proces: Project Blankenburgverbinding sluit aan bij Neerlands diep

In 2024 moeten de eerste auto’s door de tunnel van de Blankenburgverbinding rijden. Helene Moors, projectdirecteur, en Lucas van de Winckel, manager projectbeheersing, vertellen over hun ervaringen tot nu toe. Wat zijn hun ambities voor dit omvangrijke project en wat hebben zij al aan lessen geleerd die ze kunnen delen met het netwerk van Neerlands diep?

lees meer
  • Nieuws
  • Serie van Nd Webinars over vernieuwing van het vak

Neerlands diep wil het laatste half jaar van 2018 en 2019 actief en verfrissend bijdragen aan de ontwikkeling van het vak projectmanagement. Daarom organiseren we de komende anderhalf jaar, een serie van zes Nd Webinars waarin deze zoektocht centraal staat.

lees meer
  • Nieuws
  • Nd Zomergast 2018 over Samenwerken met de markt: ‘Uiteindelijk draait het om vertrouwen’

Het academisch jaar van Neerlands diep start op 30 augustus 2018 op een unieke locatie: de Gaasperdammertunnel in Amsterdam-Zuidoost, onderdeel van wegenprogramma Schiphol-Amsterdam-Almere (SAA). Met als hoofdgast, programmadirecteur van SAA Hans Ruijter.

lees meer