Nd Spiegel ‘Maak expliciet wat impliciet is’

25-10-2017
Noel Houben

 

De vernieuwing van het Leidseplein, belangrijk uitgaansgebied en visitekaartje van Amsterdam, staat op de drempel van een nieuwe fase. Voor projectmanager Jaco Perlot het aangewezen moment om in de Spiegel van Neerlands diep te kijken. Voor afstudeerder Thomas Hustinx was deze Nd Spiegel een belangrijk onderdeel van zijn onderzoek naar het effect van de reflectiemethodiek van Neerlands diep. Beiden zien voordelen én verbeterpunten.

Impressie vernieuwd Leidseplein Amsterdam

“In Amsterdam hechten we aan het organiseren van tegenspraak voor onze projecten”, vertelt Jaco Perlot. “Met een project als Vernieuwing Leidseplein zijn miljoenen euro’s gemeenschapsgeld gemoeid. Reden genoeg om eens te kijken of er nog blinde vlekken zijn. Mijn collega van het project De Rode Loper wees mij op de Nd Spiegel van Neerlands diep als middel om tegenspraak te organiseren. Hij had hier in 2015 goede ervaringen mee opgedaan. De Nd Spiegel sprak me meteen aan. Collega’s van andere projecten kijken kritisch hoe je als team functioneert. Daarbij komen ook onderwerpen als cultuur en organisatie aan bod, die vaak onderbelicht blijven bij andere methodieken.”

De Nd Spiegel vond plaats in het voorjaar van 2017. Een goed moment, omdat het project op 1 januari 2018 een nieuwe fase ingaat. “Twee van de vier deelprojecten zijn dan afgerond. We gaan vervolgens verder met een kleiner team. Nuttig om eens te kijken of we de juiste mensen voor nu, maar ook voor de toekomst aan boord hebben.”

Frisse blik

Voor Thomas Hustinx was de Amsterdamse Spiegel het sluitstuk van het onderzoek waarmee hij in september 2017 afstudeerde aan de TU Delft. Dit onderzoek voerde hij uit op verzoek van Neerlands diep. De centrale vraag van Hustinx’ scriptie: wat is het effect van de Spiegel van Neerlands diep op de deelnemers en hun projecten? “De methodiek is zeven jaar geleden bedacht en nooit wezenlijk veranderd”, schetst de voormalig student Construction Management and Engineering. “Neerlands diep vond het dan ook hoog tijd om de Nd Spiegel zelf eens een spiegel voor te houden. Als je steeds zegt dat reflectie belangrijk is, moet je dat zelf immers ook doen. Ik moest hier met een frisse, wetenschappelijke blik voor zorgen.”

Hustinx ging niet over een nacht ijs. De jonge wetenschapper interviewde programmamanager Jaap Verkade van Neerlands diep, die de Spiegel ontwikkelde. Hij deed een wetenschappelijke literatuurstudie, analyseerde de rapportages van Spiegels die in het verleden plaatsvonden en interviewde enkele deelnemers aan deze Spiegels. Ten slotte observeerde Hustinx de Nd Spiegel Vernieuwing Leidseplein van start tot finish. Met behulp van een korte vragenlijst bevroeg hij de deelnemers wat er anders en beter had gekund.

Werkzaamheden Vernieuwing Leidseplein

Leidraad

De Nd Spiegel Vernieuwing Leidseplein leverde een aantal nuttige aanbevelingen op, blikt projectmanager Perlot terug. Een belangrijke: maak meer expliciet wat impliciet is. “Een voorbeeld is de cultuur van het project. We werken goed en prettig samen. Maar we hebben nooit benoemd wat onze identiteit en kernwaarden zijn. Wanneer we de kernwaarden expliciet maken, geeft dit ons een leidraad. Je kunt elkaar er dan ook op aanspreken als houding en gedrag niet aan die waarden voldoen. We overwegen dit proces nu alsnog te doorlopen bij het project. Ik zal het in ieder geval meenemen als ik aan de vooravond van een nieuw project sta.”

Een andere aanbeveling uit de Nd Spiegel heeft te maken met de structuur van het project. Vernieuwing Leidseplein bestaat uit vier deelprojecten, die zich in een verschillende fasen bevinden. Alle deelprojecten functioneren goed, maar zouden nog meer kunnen profiteren van elkaars ervaringen. “We proberen nu bewuster iedereen geïnformeerd te houden. We sturen bijvoorbeeld iedere medewerker binnen het project de rapportages aan de opdrachtgever en aan het bestuur. Zo heeft iedereen het integrale beeld.” Ook op een ander vlak was de Nd Spiegel waardevol, betoogt Perlot. “Je maakt als team tijdens zo’n Spiegel een intensief en soms ook confronterend proces door. Je vindt iets van elkaar, collega’s vinden iets van ons, er gaan bordjes omhoog met cijfers… Het is niet altijd leuk, maar je groeit zo dichter naar elkaar toe.”

Holy grail

De positieve ervaringen van Perlot met de Nd Spiegel vinden weerklank in het onderzoek dat Hustinx uitvoerde. “De centrale onderzoeksvraag kan ik bevestigend beantwoorden: de Nd Spiegel heeft zeker effect. Wel nam ik het effect vooral waar op medewerkersniveau. In hoeverre projecten veranderden als gevolg van een Spiegel, bleek moeilijker hard te maken. Al ligt dat wel voor de hand: het zijn immers de medewerkers die de projecten maken.” Het effect op medewerkersniveau beperkt zich niet tot de aanbevelingen die ze meenemen uit een Nd Spiegel. “Mensen die elkaar ontmoeten tijdens een Spiegel, blijken elkaar later ook makkelijker te kunnen vinden. Ze bellen elkaar dan bijvoorbeeld op om te sparren over een knelpunt waar ze tegenaanlopen bij hun project.”

Volgens Hustinx voorzien de Nd Spiegels in een behoefte. “Andere methodieken als gate reviews en audits hebben een sterk beoordelende insteek. Dat kan de vrije gedachtenuitwisseling beperken. Bij de Nd Spiegel draait het vooral om leren en reflecteren. De insteek is breed en generalistisch. Naast harde komen ook zachte factoren aan de orde. Bijvoorbeeld de relatie tussen project en de projectomgeving. Dat is bij de andere methodieken minder het geval. Dit betekent niet dat de Spiegel een holy grail is. Soms wil je juist wel een oordeel kunnen vellen of wil je inzoomen op één aspect. Door verschillende reflectie- en beoordelingsmethodieken in te zetten op verschillende momenten, kun je echt stappen maken als project.”

Impressie Vernieuwing Leidseplein

Op z’n Amsterdams

Een verbeterpunt lag voor Perlot bij de tussenrapportage, waarin het team voor het eerst kennisnam van de bevindingen van de collega-spiegelaars. “Sommige teamleden kregen het in het stuk zwaar voor de kiezen. Dat viel ons rauw op het dak. Dit kwam deels omdat we niet wisten wat we moesten verwachten. Als we op voorhand hadden geweten dat de collega-spiegelaars met scherp zouden schieten en daarbij ook weleens mis zullen zitten, dan hadden we ons hierop kunnen instellen. Omdat de tussenrapportage enige weken voor de slotbijeenkomst werd rondgemaild, ontstond er het nodige rumoer in mijn team. De één was verontwaardigd, de ander opgelucht dat hij er voordelig uitkwam. Ik begrijp dat de tussenrapportage moet prikkelen en de discussie op gang moet brengen. Maar let op de timing van de verzending. Doe dit bijvoorbeeld pas aan de vooravond van de slotbijeenkomst. Dat voorkomt een hoop onrust. De eindrapportage vinden we trouwens een heel goed, solide stuk, met nuttige aanbevelingen. We vonden de inbreng van de collega’s van andere projecten en organisaties sowieso waardevol. In Amsterdam regelen we veel op z’n Amsterdams: op basis van relaties en onderlinge chemie. Andere partijen zijn meer van de procedures en rapporten. Zo maak je de zaken expliciet en creëer je houvast. Niet dat we nu allemaal dikke rapporten gaan schrijven. Maar de achterliggende gedachte nemen we wel mee.”

Stok achter deur

Ook Hustinx adviseert in zijn scriptie om de tussenrapportage korter voor de slotbijeenkomst toe te zenden. Daarnaast doet hij veel andere aanbevelingen om het effect van de ND Spiegels te vergroten. “Een belangrijke: je zou een half jaar na afronding nog eens bij het projectteam moeten nagaan wat het met de aanbevelingen uit de Spiegel heeft gedaan en wat daar het effect van is. Hier leer je van als Neerlands diep. Maar je creëert zo ook een stok achter de deur voor het project om echt iets te doen met de opgedane lessen. Het gevaar is anders dat dit in de hectiek van alledag op de achtergrond raakt. En dat zou zonde zijn. Je doet zo’n Spiegel niet voor niets. Je zou ook nog eens kritisch kunnen kijken naar de tien aspecten die bij een Spiegel worden uitgevraagd. Deelnemers vinden dit vaak te veel. Dit kun je deels ondervangen door aspecten samen te voegen: onder andere communicatie en omgevingsmanagement. Maar je zou ook kunnen besluiten om niet alle thema’s uit te vragen. Daarnaast vinden deelnemers sommige aspecten moeilijk te duiden. Wat wordt bijvoorbeeld bedoeld met innovatie?” Het gros van Hustinx’ aanbevelingen zal Neerlands diep op korte of langere termijn oppakken.

Werkzaamheden bij project Vernieuwing Leidseplein

Ervaringsdeskundige

Raadt Perlot andere projecten aan om ook eens in Nd Spiegel van Neerlands diep te kijken? “Ze zouden het zeker moeten overwegen. Een project dat nog niet zolang loopt, kan de Spiegel gebruiken om de koers scherper te stellen. Ook een project dat aan de vooravond van een verandering staat, zoals mijn project, kan er zijn voordeel mee doen. Het is wel belangrijk dat je je goed realiseert wat er op je gaat afkomen. Heb je het als team nog niet zo fijn met mekaar, voel je je als projectmanager niet zo zeker? Dan zal er in zo’n Spiegel hard worden gedrukt op de pijnlijke plek. Daar moet je wel tegen kunnen. Praat er daarom eerst over met een ervaringsdeskundige en maak dan een bewuste afweging of je de Spiegel wilt doen of niet. Je kunt er veel uithalen, maar het is niet iets wat je er even tussendoor doet.”

Hustinx is inmiddels zelf aan de slag gegaan bij een project van een publieke opdrachtgever. Als management trainee bij Van Hattum en Blankevoort helpt hij een deelproject binnen Ruimte voor de Rivier uitvoeren. “Ook aan de aannemerskant is het nuttig om af en toe stil te staan, om te reflecteren op waar we mee bezig zijn en of dat beter zou kunnen. De mogelijkheden van de Spiegel houd ik dan ook zeker in gedachten.”

Het hele Spiegelverslag lezen van Leidseplein? Bekijk deze hier: Eindrapportage Nd Spiegel Vernieuwing Leidseplein_2017 Meer weten over het onderzoek van Thomas Hustinx? Zijn scriptie is hier te vinden. Hier vindt u een impressie van de werkzaamheden binnen Vernieuwing Leidseplein.  

Geef je reactie

Update – verder met lerend netwerk Duurzaamheid in projecten in 2018

19-01-2018

In 2017 bleek er tijdens Nd Zomergast behoefte om kennis en ervaringen uit te wisselen over de toepassing van duurzaamheidsmaatregelen in bouw- en infraprojecten. We organiseerden vervolgens met een gemotiveerde groep projectmanagers en beleidsadviseurs een co-creatieve sessie en een ontwerpatelier over het onderwerp, van waaruit het lerende netwerk Duurzaamheid in projecten ontstond en invulling kreeg. We stelden in deze twee sessies de veranderopgave scherp en bepaalden daarmee ons doel en onze volgende stappen. Daarmee gaan we nu in 2018 aan de slag.

Deel 2 Kijken in de Spiegel over ervaringen binnen Nd Brug

18-01-2018

Wat is de succesformule van Nd Brug? Kunnen een paard en een kudde schapen je helpen om meer inzicht te krijgen in jezelf? En hoe ga je om met de discrepantie tussen je ideaalbeeld en je perceptie van de werkelijkheid? Over deze en andere onderwerpen vertellen vier projectmanagers van drie organisaties in deel 2 van de korte film ‘Kijken in de Spiegel’. In dit deel staan hun (leer)ervaringen tijdens het volgen van Nd Brug centraal.

Maarten Reinking neemt afscheid als directeur Neerlands diep

21-12-2017

Na een kleine drie jaar zit mij avontuur bij Neerlands diep erop. Drie jaar die voor mij gepaard gingen met pieken en dalen, waarin ik veel geleerd heb en bovenal met trots op terug kan kijken. Met veel plezier en vertrouwen heb ik het stokje de afgelopen maand mogen overdragen aan Alex Vermeulen. Hij start per 1 januari als interim directeur van Neerlands diep. Voor nu wens ik jullie allen heerlijke feestdagen, met veel reflectie en een inspirerend en vooral ook weer lerend 2018.