In 2017 interviewde ik het projectteam van de Entree, Michael was daarbij. Jiska en Martine traden een jaar later aan. In 2017 wilde Michael in het netwerk op zoek naar extra kennis op gebied van integrale veiligheid. Martine en Jiska deden het Brugprogramma en jullie namen onder meer deel aan Nd Teamleren. Hoe kijken jullie hier ruim vier jaar later op terug?

Michael: “Ik heb in 2017 een integraal veiligheidsplan geschreven en via Neerlands diep heb ik dat kunnen toetsen aan een plan dat ze bij Rijkswaterstaat hadden gemaakt.”

Voor Jiska stonden de sessies met Teamleren met stip bovenaan. “Het project kende een periode met veel verloop. Bij Teamleren moesten we een tijdlijn maken met sleutelmomenten. Door dit met elkaar te doen, ontwikkelden we een collectief geheugen. Dat was er daarvoor te weinig, vanwege het verloop. Aandacht besteden en bouwen aan een gezamenlijk geheugen is heel belangrijk. In ons project waren meerdere momenten waarin we een bepaalde richting kozen. Waarom deden we dat? Dat is heel belangrijk voor teamleden om te weten. Dat hoor je terug in de communicatie van alledag.”

Martine vond de ontmoetingen binnen het netwerk waardevol: “Bij Neerlands diep ontmoet je gelijkgestemden en projecten die tegen dezelfde zaken aanlopen. Daar leer je van en met die kennis en inzichten kun je je eigen project naar een hoger niveau tillen. Ik neem die ervaring ook zeker mee naar een nieuw project door te vertellen hoeveel de deelname aan het netwerk mij heeft gebracht. Je vergroot bovendien je eigen netwerk omdat je mensen ontmoet uit andere overheidsorganisaties met dezelfde rollen, andere contractmanagers in mijn geval. Door Teamleren maak je je eigen team beter, omdat je stilstaat bij de samenwerking en ziet dat andere teams tegen vergelijkbare zaken aanlopen. Wij vonden het zelfs jammer toen Teamleren na zeven sessies afgelopen was. Dus hebben we nog twee keer afgesproken met de mensen van Ring Zuid uit Groningen.”

Een flinke tijdsinvestering, zeven keer twee dagen op de hei voor het programma Teamleren?
Toch is dat het dubbel en dwars waard, aldus Martine. “Je stapt even van die rijdende trein die je project is. Wij werkten met Guido Kwikkers en Hélène Kleijne. Guido zorgt voor de rust, tijdens de sessies, met onder meer meditatietechnieken. Hélène is sterk in het analytische deel en ziet door haar ervaring heel snel waar je als team tegenaan loopt. Ze weet vaak de vinger op de juiste plek te leggen en geeft advies. Elke sessie staat er een ander onderwerp centraal waarbij we eerst een stuk theorie kregen. Je bent even weg van de inhoud van het werk en maar toch kom je vooruit, omdat het de samenwerking in je team echt versterkt.”

Waar hebben jullie binnen de Entree het meeste van geleerd?
Dat is toch wel het contract. Jiska: “Veel elementen hieruit zijn binnen onze gemeente voor het eerst zo gedaan. Je zou er het label experiment op kunnen plakken. Daar hebben we heel veel van geleerd. We hebben veel werk met verschillende onderdelen in één keer in de markt gezet waarop de aannemer een inschatting moest maken. De inschrijving van de aannemer was een zorgvuldig in elkaar gezet kaartenhuis. Maar in deze omgeving heb je voortdurend met wijzigingen te maken dus wij trokken er af en toe een kaart uit of voegden er een toe. Dat maakt het lastig om te blijven beheersen. Dat heb ik wel complex gevonden aan dit contract.”

Martine: “De grootte en de complexiteit van het werk in dit project is enorm. Dat houdt in dat je niet alles, tot in detail uit kan tekenen in het contract. Dan moet je goed kijken: waar zitten de risico’s en waar kan ik de teugels meer laten vieren? Het vraagt om vertrouwen in de opdrachtnemer. En pick your battles.”

Ondanks de uitdaging van dit contract kijkt het team positief terug op de samenwerking met alle betrokken partijen.
Michael: “Als je kijkt naar welke prestatie we samen met de opdrachtnemer neerzetten, dan doen we het best goed. We hebben vertraging opgelopen en heel wat problemen opgelost, maar nooit stilgestaan en dat had makkelijk gekund. Dat zegt iets over hoe we samenwerken.” Het contract zette zwaar in op de samenwerking met de opdrachtnemer, vertelt Jiska: “Wat ik persoonlijk meeneem uit dit project is dat je van alles op papier kunt zetten aan de voorkant, ook de ambitie om te sturen met je contract. Maar wat écht het verschil maakt zijn de mensen die er zitten en de duo’s die samenwerken.”

Michael: “Die goede samenwerking geldt niet alleen voor de relatie opdrachtgever/opdrachtnemer maar met ook vergunningsinstanties, beheerders, GVB, Metro en Tram. Andere projecten benaderen ons nu ook met de vraag hoe wij dat hebben gedaan.”

De gewetensvraag: Wat hadden jullie anders willen doen?
Martine zou op dit moment niets kunnen bedenken: “We hebben meerdere momenten gehad waarbij we links of rechtsaf konden gaan. Keihard de confrontatie aangaan met de opdrachtnemer, of samen zoeken naar oplossingen. Voor mijn gevoel hebben we voornamelijk die laatste optie gekozen. Dat komt ook door eerdere ervaringen in andere projecten. Zo bleef de voortgang in het project behouden en daar ben ik best trots op.”

Michael had meer aandacht willen besteden aan de technisch inhoudelijke elementen van de aanbesteding. “Die was erg gericht op de samenwerking waardoor de technische elementen onvoldoende aan bod kwamen in de aanbesteding.” Ook had hij graag voor een tweefase aanpak gekozen als hij “van tevoren had geweten dat we twee jaar vertraging zouden oplopen op de aanbiedingsplanning van de opdrachtnemer. Zo hadden we het werk aan de voorkant beter kunnen specificeren. We hebben onderdelen in uitvoering genomen terwijl het ontwerp nog niet af was.” Jiska vraagt zich af of dit had uitgemaakt: “Het proces dat bij Zuidasdok van te voren bedacht was, is bij ons organisch gegroeid. Maar uiteindelijk hebben de partijen het proces Zuidasdok toch stilgelegd, dus alles aan de voorkant specificeren is geen garantie.”

Hebben jullie een ‘gouden tip’ voor projecten die aan het begin staan?
“De technisch inhoudelijke kenmerken goed in kaart hebben,” zegt Michael. “Wij dachten de grootste risico’s te lopen op samenwerking en omgeving. Dat bleek te kloppen, maar we liepen en lopen ook grote risico’s in de tramtechniek en de afbouw en ruwbouw van de fietsenstalling en het maaiveld. De aanleg van de tramsporen met 28 wissels was heel complex en heeft veel omgevingshinder tot gevolg gehad. Dat hebben we al doende moeten leren.” Jiska vult hem aan: “Juist in het werk aan het spoor en het maaiveld kwam de omgevingsfactor het meest naar voren. Het leek eenvoudig, maar het had de meeste impact. Achteraf had ik daarin andere accenten gelegd bij de aanbesteding.”

Waar zijn jullie het meest trots op, nu je terugkijkt?
“Dat we er iedere keer weer samen uit zijn gekomen,” zegt Martine direct. “Als er iets is waar we onszelf een schouderklop voor kunnen geven, is dat het,” vindt ook Michael. “Dat en de tevredenheid bij de interne en externe stakeholders.” Martine: “Ik ben er trots op dat we met z’n allen als team steeds weer de energie hebben om er tegenaan te gaan en er samen uit te komen.”

Dat vraagt ook de nodige veerkracht, vertelt Michael: “Om telkens weer de scope aan te passen. Maar het eindresultaat is er beter van geworden.”

Jiska is er bovendien trots op dat haar team uiteindelijk toch een stabiel team is geworden. “We hebben waanzinnig onder druk gestaan maar we hebben de eindstreep met elkaar gehaald.” Het is een project wat extra inzet van je verlangt, aldus Martine: “Het kan lastig en complex zijn, maar je leert ook veel.”

Bovendien is het team er trots op hoe het stationsgebied aan de centrumzijde er nu uitziet. Michael: “Wat eerst alleen op papier stond zien we nu op straat. Nieuwe bomen, veel meer groen. Groen aanbrengen in de stad levert kwaliteit op, en het is minder rommelig geworden.” Dat krijg je ook terug van stakeholders, aldus Martine.