Beter samenwerken door middel van systeemdenken: “Je krijgt een groter bewustzijn van je perspectief”

  • 24 maart 2020
  • Florence Tonk

Leerprogramma Nd Samenwerking Project-Lijn

Het tweede leerprogramma Nd Samenwerking Project-Lijn werd in februari afgesloten. Vier maanden lang kwamen in totaal vier teams uit projecten en het lijnmanagement bij elkaar. Twee keer een dagdeel ‘live’ en tussendoor drie keer in een besloten online sessie via Zoom. Centraal stond de methode van systeemdenken, ontwikkeld door Jaap Schaveling, hoogleraar Samenwerken & Leiderschap aan de Nyenrode Business Universiteit. Vanuit ProRail waren Bert Kassies, Bram ’t Mannetje en Mark Wienbelt als driemanschap van de partij. Zij vertellen waarom ze meededen, welke inzichten ze opdeden en wat ze daar binnen ProRail mee gaan doen.

Bram ’t Mannetje: Programmamanager Toegankelijkheid Stations, alumnus van het Brugprogramma (projectmanager)

Bram: “The system is in the room. Je hebt iedereen bij elkaar om een probleem te bespreken en dat is heel waardvol.”

Wie van jullie kwam op het idee om je in te schrijven voor dit leerprogramma?

“Als lijnmanager projecten ben ik altijd geïnteresseerd in de vraag waarom iets lukt en waarom iets niet lukt,” zegt Bert Kassies. “Hoe worden vraagstukken ervaren vanuit de lijn en hoe vanuit de projectenkant?” Een van zijn grote ambities is dat zijn projectenclubs integraler gaan werken, waarbij de scope van het beheer en de wensen van de stakeholders, zoals gemeenten, de NS en het ministerie, worden gecombineerd en geïntegreerd met wat de buitenwereld, de reiziger graag wil. “Hoe kun je integraler werken, zodat je al je stationsopgaven in zo kort mogelijke tijd kunt realiseren, waardoor je efficiënt werkt en de reiziger ongemak bespaart.”

Bert Kassies: Manager Projecten en alumnus van het Kernprogramma (lijnmanager)

 

Waarom specifiek dit team?

Bert vroeg in eerste instantie Bram ’t Mannetje om mee te doen. Als Programmamanager toegankelijkheid heeft Bram goed overzicht over alles wat er op verschillende stations moet gebeuren, van duurzaamheidsopgaven tot toegankelijkheid voor blinden en mensen in een rolstoel. Bram: “Ik had geen flauw idee waar ik ja tegen zei. Maar zodra duidelijk werd dat we over integrale projecten zouden gaan praten binnen dit leerprogramma, heb ik Mark Wienbelt er ook bij gevraagd.”

Mark Wienbelt is de spil voor het beheer, groot onderhoud en vervanging op de stations. Hij is interne opdrachtgever en heeft te maken met “functiewijzigingstrajecten vanuit verschillende stakeholders: het ministerie, de NS, gemeenten en ProRail. Hoe combineer je die wensen met de eigen vervangingsopgave?” Dat vraagt om goede samenwerking tussen project en lijn.

Mark Wienbelt: Manager Instandhouding, Groot Onderhoud en Vervanging (interne opdrachtgever)

 

Wat gaat daar wel eens mis, in die samenwerking?

De belangen van het beheer van de stations en de projecten op stations kunnen elkaar soms in de weg zitten. Als programmamanager kan Bram dan het gevoel krijgen dat mensen bij hem “op de bagagedrager springen.” Met vragen als: “O ben je daar bezig? Kan je dit er ook even bij doen?”

Ook wanneer de planning te heilig wordt gemaakt, kan het misgaan. Bram: “Dan krijg je bijvoorbeeld stations waarbij er twee hellingbanen voor rolstoelen zijn geplaatst, omdat een nieuwe hellingbaan plaatsen sneller gaat dan de oude aanpassen.” Dit voorbeeld gebruikte hij ook tijdens zijn eindpresentatie.

Bert: “We komen uit een tijd waarin projectmanagers allemaal hun eigen ding deden. Het integrale perspectief vraagt iets anders van de lijn, de beheerder, het ministerie en de projectmanager.” Mark: “Overzicht houden en keuzes maken, dat is wat er nodig is. Maar wij vielen volgens de theorie van Jaap Schaveling in de categorie, of het archetype ‘onbedoelde tegenstrevers’. Die werken volgens het principe: Ik heb mijn opdracht en alles wat daarbuiten ligt, beschouw ik als verstoring.”  De asset owner Mark en de projectmanager Bram zitten elkaar dan onbedoeld in de weg.

Welke inzichten hebben jullie hieruit meegenomen?

“Dat we ten eerste naar ieders overtuigingen moeten kijken,” zegt Mark. “En naar de onderliggende stromen, zoals je eigen planning en opdracht. Zo kan je in een tegenstrevende rol terechtkomen. Een projectmanager heeft per definitie meerdere opdrachtgevers. Richting onze financiers moeten we dezelfde boodschap uitstralen: We willen eerst overzicht van wat er nodig is op deze stations, en vervolgens gaan we het zo voorbereiden.” Bert beaamt dat: “Met elkaar uitstralen dat we een bepaalde aanpak hebben waar uiteindelijk iedereen beter van wordt.” Het perspectief van de reiziger centraal stellen helpt daarbij. Bram: “Hanteer je het perspectief van de reiziger, dan zit je als asset manager en projectmanager al snel op dezelfde lijn.”

Wat gaan jullie anders doen na deze leerlijn?

Bert: “Ik roep al jaren dat we integraal moeten gaan werken. Ik wil nu nog meer het gesprek aangaan hierover en onze inzichten uit dit programma gaan delen. Verder moeten we het systeem beter in beeld krijgen en daarmee de interventies om integraler te gaan werken.”
Bram: “Je moet gaan systeemdenken, zoals Jaap Schaveling dat heeft uitgelegd en in zijn boek beschreven. Niet denken in oplossingen en lapmiddelen.”

Mark: “Als je nadenkt over belemmerende overtuigingen, dan kun je het proces makkelijker inrichten. Bovendien is er geen interne opdrachtgever die alles weet.” Bert knikt: “Je hoort soms de roep om een interne opdrachtgever, maar die gaat het niet oplossen. Iedereen heeft zijn eigen expertise in te brengen en die moet je op elkaar afstemmen. Je kan niet meer zeggen: ik ben de opdrachtgever dus ik bepaal. Je moet meerdere perspectieven hanteren om een opgave te managen. Het is geen fabriek, zeg ik vaak. Je bent belanghebbende in het spel van vele partijen en geen fabriek waarin je iets maakt waar een ander om gevraagd heeft.”

Hoe werkten de online sessies met Zoom?
Bert vond dit “verrassend goed werken. Je bent vrij scherp en zakelijk, vrij direct ook in de communicatie.” Mark vond het mooi dat iedereen altijd van de partij was, soms vanuit huis: “Je ziet ook zo’n beetje hoe iedereen woont.” De sessies online liepen heel gestructureerd, de non-verbale communicatie viel weg, wat de gesprekken doelmatig maakte, met weinig ruis. In anderhalf uur werden vier casussen besproken en elk team kreeg feedback. Bram: “Je huiswerk bestond uit een reactie op de casus van een specifiek team, dat maakte het heel behapbaar.” Mark vat de Zoomsessies mooi samen: “Je bereidt je voor, je zendt en je ontvangt een cadeautje.”

Wat waren de lessons learned? Wat heeft dit programma met jullie als team gedaan?

Mark is bewuster geworden van hoe iedereen de neiging heeft om op zijn eigen eilandje te blijven zitten. Ik vraag nu regelmatig in een overleg: Zitten we nu in de binnenste of de buitenste cirkel?” Waarbij je in de buitenste cirkel op een lijn zit. “Je krijgt een groter bewustzijn van je perspectief.”

Bram vond het “een mooie oogst” dat het ministerie, zijn opdrachtgever, bij de startbijeenkomst was en bij de eindpresentatie. “Decompliceren en de essentie eruit halen,” zo vat hij zijn eindpresentatie samen, die 7 minuten duurde.

Bert wil de opgedane kennis overdragen aan de rest van zijn afdeling: “Het systeem is altijd groter dan je denkt. Hoe vertaal je dat in compacte acties en interventies, en hoe neem je anderen daarin mee?”

Mark is sinds het leerprogramma bewuster van zijn eigen rol. “Niet alleen vooruitkijken maar ook af en toe een terugblik werpen op succesvolle interventies. En meer aandacht voor de waaromvraag: waar doen we het voor?”

Waarom zou je andere teams aanraden om deel te nemen aan dit programma?

Bram: “The system is in the room. Je hebt iedereen bij elkaar om een probleem te bespreken en dat is heel waardvol. Dat komt normaliter niet veel voor.”

Bert: “Wie zijn het systeem? Beseft iedereen dat ze een rol hebben en samen het systeem vormen? Dat bewustzijn doe je op.” “Maar als je je aanmeldt, zorg dan dat je team ook echt uit mensen bestaat die verschillende rollen hebben,” voegt Mark daaraan toe.

Zijn er nog meer tips, tops?

Bert vond de periode, vier maanden, een commitment dat goed te doen was. Mark zou als tip willen meegeven om ook nog een “midterm meeting” in te lassen, om elkaar nog een keer face-to-face te treffen. “Je zou dit ook als intervisiemoment kunnen organiseren, waarbij je twee teams met elkaar laat afspreken op eigen locaties.”

Voor toekomstige deelnemers heeft Bram een tip: “Denk van tevoren goed na over het vraagstuk dat je inbrengt. Durf daarin de spanning tussen lijn en project terug te laten komen. Sommige teams kregen dat niet snel genoeg helder. Wij hadden een sterke focus op integraal werken en dat werkte voor ons heel goed.”

Enige durf is dus wel een vereiste?

Bram realiseerde zich dat je bij de eindpresentatie niet te veel de nuance op moest zoeken. “Ik sprak over ‘fuck-ups’ en dat had een functie. Door tegenstellingen te vergroten en kritisch te zijn kom je ergens. Daar leren anderen ook het meeste van. Bovendien word je niet afgerekend op wat je in zo’n leertraject met elkaar deelt.”

Bert: “Ik zou adviseren: doe het gewoon. Zo’n leerprogramma kost tijd maar je kan het er prima tussendoor fietsen en het levert echt wat op.”

Mark: “De efficiency van zo’n traject is mooi. Als je te voorzichtig gaat formuleren, is het moeilijker te doorgronden waar het écht over gaat.”

Tot slot nog een tip van Bram: “Als je je samen opgeeft, bespreek dan onderling dat je de spanning tussen project en lijn ook echt opzoekt. Dat het echt ergens over mag gaan.”

Reageer

Ook interessant

  • Nieuws
  • Nd Sociëteit: In balans met (on)rust

Wat vertelt je omgeving, je lichaam en je ademhaling over jouw immuun-functies? Op deze vraag raakt de gepassioneerde Bio-Hacker en sportcoach Sylvain Gaspersz bij de Nd Sociëteit niet over uitgepraat.

lees meer
  • Nieuws
  • Eerste Nd Sociëteit over leiderschap, ‘resultatitis’ en gestes

Nd Sociëteit heeft op 30 april haar deuren geopend! Via WebEx gingen de pioniers met elkaar in gesprek over leiderschap, geïnspireerd door filosoof René ten Bos. De virtuele ontmoeting wordt afgesloten met een informele Bring Your Own Borrel.

lees meer
  • Nieuws
  • “Deelname aan Nd Top is een cadeau”

Hoe hebben de kersverse alumni Simone Boogaard, Rob Peschier en Leo Smit , die samen in een support & challengegroep hebben gezeten, het leerprogramma van Nd Top ervaren? En wat zou de drive van deze toonaangevende spelers zijn om zich aan een leer- en ontwikkeltraject van anderhalf jaar te committeren?

lees meer