- 28 mei 2019
- Thom Verheggen
De wereld was best overzichtelijk. En als we dan aan een groot project begonnen, dachten we lang en goed na, maakten we een gedetailleerd ontwerp en vertaalden we dat in harde afspraken. En als er dan toch iets anders liep dan verwacht, hadden we gelukkig die afspraken om op terug te vallen. Met heldere verantwoordelijkheden. Dat ging nooit helemaal goed, dus werden we na elk project nòg beter in het maken én uitbreiden van afspraken. Langzamerhand verschoof dat naar functioneel specificeren, maar de kern bleef hetzelfde: het nakomen van afspraken.
Maar de wereld is niet meer overzichtelijk. Veranderingen gaan razendsnel en op veel fronten tegelijkertijd. Projecten worden groter en veelomvattender. We besteden meer uit. Iedereen kijkt mee en vindt er wat van. Wat betekent dat? Nòg meer en complexere afspraken? Nòg meer dichttimmeren? En daarmee uiteindelijk onbeweeglijk worden in een beweeglijke wereld? Of erger nog: raakt de werkelijke opgave in de ijver van afspraken niet naar de achtergrond?
Projectmanagement van grote infrastructurele projecten staat voor dit lastige dilemma. Gaan we door op de ingeslagen weg of zoeken we naar een ander houvast? In het boek Anders Vasthouden, waaraan ik mocht meewerken, geeft Wouter Hart 9 sleutels die ons helpen bij het werken vanuit de bedoeling. Voor het Nd Webinar van 18 juni heb ik samen met Rudolf Cremer van Eindhoven van Neerlands diep verkend of deze sleutels ons ook kunnen helpen bij projectmanagement. Een paar wil ik er hier uit halen.
1. De werkelijke opgave
Vaak denken we dat de bedoeling of de opgave dat is wat we doen of opleveren. Daar kun je mooi afspraken over maken. Maar de werkelijke opgave ligt vaak een stap verder. Wat beoogden we ermee? Ik gebruik daar vaak het voorbeeld van de stadsreiniging voor. Is hun bedoeling dat ze de stad schoonmaken of is hun bedoeling een schone stad? In het eerste geval gaan ze hard aan het werk en kun je helder afspreken wat ieder moet doen. Maar het gaat natuurlijk om de schone stad. Als je daar op focust komen ook ineens heel andere mogelijkheden in beeld en wordt plotseling de hele stad potentiële bondgenoot. Wat is schoon? Wie kan wat doen? Is schoonhouden niet effectiever dan schoonmaken? Kortom, wat is de werkelijke opgave, de opdracht of de bedoeling ervan. En wat is het houvast voor de opdrachtgever en opdrachtnemer.
2. Een ander houvast
Als de werkelijke opgave geen rits van afspraken is, wat geeft dan voldoende houvast om mee aan de slag te gaan en op terug te vallen? Ten eerste is dat een gedeelde visie. Die visie is een combinatie van de werkelijke opgave en de belangrijkste sleutels om dat te laten lukken. Hoe sterker de visie gedeeld is en vanuit die visie gedacht en gewerkt wordt, hoe minder je hoeft terug te vallen op afspraken. Ten tweede is dat die visie ook daadwerkelijk leidend is. Ook als het moeilijk wordt, als zaken tegenvallen, juist dan. High trust, low tolerance. Ten derde zijn dat verhalen en voorbeelden van lastige dilemma’s waarbij we de visie leidend hebben laten zijn. Hoe meer en betere verhalen we hebben, hoe meer lading de visie krijgt en dus hoe meer houvast hij ieder biedt. Samen vormt dit houvast een soort kompas. Een mooie metafoor, omdat een kompas wel richting geeft, maar geen vastgelegde routebeschrijving is. Dat maakt dat we beter kunnen reageren in complexe projecten in een veranderende omgeving. En daarbij blijven heldere afspraken soms gewoon handig en nodig.
3. Van oplossing naar oplossend vermogen.
Elke leidinggevende staat bijna dagelijks voor dit dilemma: Gaan we voor het uitvoeren van de oplossing of voor het versterken van het oplossend vermogen van het team? De eerste biedt snel houvast en succes, maar creëert een cultuur van volgzaamheid (‘zeg jij het maar’). De tweede is juist wat onzekerder op korte termijn, maar brengt veel op op lange termijn en versterkt een cultuur van verantwoordelijkheid. Er is niet één beste manier, maar vaak kiezen we uit automatisme voor het eerste. Bewuster kiezen zou al veel opleveren.
In de voorbereiding op het aanstaande Nd Webinar over dit onderwerp, sprak ik met Jiska Beelen, projectmanager van de gemeente Amsterdam van het omvangrijke project De Entree Amsterdam. In de aanpak van dit project zijn veel elementen van Anders Vasthouden te herkennen. Belangrijk is geweest dat men beseft dat niet alles vooraf was vast te leggen en dat vertrouwen de belangrijkste basis was. Ook in een moeilijke fase heeft men juist verder geïnvesteerd in dat vertrouwen, de cultuur en het gemeenschappelijk kompas. Ogenschijnlijk ‘zachte zaken’ in een harde wereld. En dat terwijl de verleiding natuurlijk groot was om verder te gaan op basis van vergroot wantrouwen en beter dichtgetimmerde afspraken.
Elk dilemma, elke moeilijkheid, elke keuze, is een kans om de visie en gewenste cultuur te verstevigen of te verzwakken. Als je nog jaren samen verder moet en wil om iets moois te realiseren, is dat een belangrijk gegeven voor succes.
Impressie De Entree. Bron: https://www.amsterdam.nl/projecten/entree/
